Aplikasi kasir untuk usaha fotokopi & print

Masalah yang biasa dihadapi usaha fotokopi

Kalau salah satu dari ini terjadi di kios Anda, halaman ini untuk Anda.

• 01

  Menghitung lembar di tengah antrean

  Mahasiswa datang membawa modul 87 halaman, minta F4, sebagian bolak-balik, lalu dijilid. Penjaga menghitung di kalkulator sambil mesin berjalan, dan salah kali sedikit saja langsung jadi rugi.

• 02

  Harga beda per ukuran dan jenis

  Hitam putih A4, F4, bolak-balik, print warna teks atau gambar penuh, laminating KTP atau A4. Daftar harga di dinding sering tidak sama dengan yang diingat penjaga.

• 03

  Jilid skripsi ditinggal, catatan hilang

  Pesanan jilid hard cover dikerjakan besok, dicatat di kertas sobekan. Saat pemesan datang, catatannya terselip dan tidak jelas berapa eksemplar dan berapa totalnya.

• 04

  Omzet receh, biaya besar

  Transaksi seribu-dua ribu terkumpul banyak, tapi kertas, toner, servis mesin, listrik dan sewa kios juga besar. Tanpa catatan, Anda tidak tahu apakah bulan ini benar-benar untung.

Daftar harga per lembar: layanan sebagai item, ukuran sebagai varian

Di Salesmaster, setiap layanan adalah satu item di Katalog: Fotokopi Hitam Putih, Fotokopi Warna A4, Print Hitam Putih, Print Warna A4, Scan Dokumen ke PDF, Jasa Ketik, sampai Cetak Pas Foto. Satuannya bisa Anda tulis sesuai cara Anda menjual, misalnya lembar, halaman atau buku, sehingga kasir dan pembeli membaca angka yang sama.

Layanan yang harganya berbeda per ukuran cukup dibuat satu item dengan varian. Fotokopi Hitam Putih misalnya punya varian A4, F4 dan A4 bolak-balik, masing-masing dengan harga sendiri. Print Warna A4 bisa punya varian Teks & grafik dan Gambar penuh, karena tinta yang terpakai jauh berbeda. Kasir memilih variannya, harganya ikut, dan tidak ada lagi tebak-tebakan harga.

Kelompokkan item dengan kategori seperti Fotokopi, print & scan, lalu Jilid & laminating, lalu ATK. Di layar Penjualan, penjaga berpindah kategori dengan satu ketukan, jadi daftar yang panjang tetap mudah dicari saat antrean mahasiswa sedang ramai.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Kategori dan buat kategori Fotokopi, print & scan, Jilid & laminating, dan ATK.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item dan tambahkan setiap layanan dengan nama, satuan dan kategorinya.
3. 3Langkah 3: Untuk layanan dengan beberapa ukuran kertas, tambahkan varian seperti A4, F4 dan A4 bolak-balik dengan harga masing-masing.
4. 4Langkah 4: Periksa daftar di layar Penjualan dan pastikan harga sama dengan papan harga di kios.

DesktopHP

Layar penuh

Kasir cepat untuk ratusan lembar

Yang membuat kasir fotokopi berbeda adalah jumlahnya. Satu pembeli bisa membayar 240 lembar fotokopi, 2 jilid spiral dan satu map plastik. Di layar Penjualan, penjaga mengetuk item, memilih variannya, lalu mengisi jumlah lembar langsung, tanpa mengetuk berkali-kali. Total dihitung otomatis dan tampil jelas di layar.

Kalau ada permintaan khusus, tulis di Catatan transaksi, misalnya urutan halaman, bagian yang harus bolak-balik, atau warna sampul jilid. Catatan ini ikut tersimpan di transaksi, sehingga penjaga berikutnya juga bisa membacanya.

Salesmaster tidak memberi harga bertingkat otomatis untuk jumlah besar. Kalau Anda memberi harga khusus untuk fotokopi ratusan lembar, buat varian terpisah, misalnya A4 grosir, yang dipilih kasir saat jumlahnya memenuhi syarat. Cara lain adalah memberi potongan dari Diskon atau Potongan pada transaksi itu.

DesktopHP

Layar penuh

Pesanan jilid dan print yang diambil besok

Jilid hard cover skripsi, print ratusan halaman atau jilid spiral dalam jumlah banyak jarang selesai saat itu juga. Untuk pesanan seperti ini, masukkan semua item ke keranjang lalu tekan Bayar Nanti. Beri nama pesanan yang mudah dicari, misalnya Dinda, skripsi 4 eks, dan tambahkan catatan seperti Selesai besok siang.

Pesanan itu masuk ke daftar Pesanan Belum Dibayar. Saat Dinda datang mengambil, buka pesanannya, tambahkan item kalau ia minta satu eksemplar lagi atau tambahan laminating, lalu selesaikan pembayaran. Baru pada saat itu pesanan dihitung sebagai penjualan.

Pesanan Bayar Nanti tersimpan di perangkat tempat pesanan itu dibuat. Jadi pakai satu perangkat kasir yang sama untuk menerima dan menyelesaikan pesanan jilid. Bayar Nanti juga bukan catatan utang: pesanan hanyalah keranjang yang disimpan sampai dibayar.

DesktopHP

Layar penuh

Stok ATK dan kertas rim

Banyak kios fotokopi juga menjual ATK: kertas HVS per rim, map plastik kancing, amplop cokelat, pulpen. Barang seperti ini dibuat sebagai item biasa dengan stok. Setiap kali terjual, stoknya berkurang sendiri, dan Anda bisa melihat sisa stok di Katalog → Inventaris → Stok sebelum belanja ke grosir.

Layanan fotokopi dan print sendiri dibuat sebagai item jasa tanpa stok, karena yang dijual adalah pekerjaannya. Kertas yang dipakai mesin tidak berkurang otomatis dari stok kertas rim yang Anda jual. Cara yang praktis: catat pembelian kertas dan toner sebagai pengeluaran di Keuangan, dan kalau Anda mengambil rim dari stok jualan untuk mesin, catat sebagai penyesuaian stok.

Dengan begitu, stok ATK di etalase tetap cocok dengan hitungan fisik, dan biaya kertas untuk mesin tetap masuk ke hitungan laba.

1. 1Langkah 1: Tambahkan ATK seperti Kertas HVS A4 70 g (1 rim), Map Plastik Kancing dan Amplop Cokelat F4 di Katalog → Daftar Item.
2. 2Langkah 2: Isi stok awal setiap barang di Katalog → Inventaris → Stok.
3. 3Langkah 3: Saat barang datang dari grosir, tambahkan stoknya supaya sisa stok tetap benar.
4. 4Langkah 4: Kalau rim diambil untuk mesin fotokopi, catat sebagai penyesuaian stok.

Pembayaran tunai, QRIS dan transfer

Pembeli fotokopi membayar dengan uang pas, QRIS atau transfer. Buat metode pembayaran sesuai yang Anda terima, lalu kasir tinggal memilihnya saat pembayaran. Untuk tunai, Salesmaster menghitung kembalian, jadi penjaga tidak perlu menghitung di kepala.

Setiap metode punya totalnya sendiri di laporan, sehingga uang di laci, saldo QRIS dan transfer masuk mudah dicocokkan di akhir hari. Salesmaster tidak terhubung langsung ke mesin EDC atau aplikasi pembayaran, jadi pembayaran lewat perangkat itu dicatat sebagai metode pembayaran biasa.

Struk bisa dicetak di printer thermal Bluetooth atau USB, atau dikirim lewat WhatsApp, email dan link struk web. Struk berguna untuk pembeli dari kantor yang perlu bukti untuk penggantian biaya.

Penjaga kios dan perangkat kasir

Kios fotokopi dekat kampus sering buka dari pagi sampai malam dengan dua penjaga bergantian. Tambahkan penjaga sebagai staf, daftarkan perangkat kasir untuk mereka, dan mereka masuk dengan PIN sesuai perannya. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

Pemilik bisa melihat semua transaksi dari perangkatnya sendiri, karena data tersinkron ke akun.

DesktopHP

Layar penuh

Kertas, toner, servis mesin: laba yang sebenarnya

Biaya terbesar usaha fotokopi bukan barang dagangan, melainkan kertas, toner, servis mesin, listrik dan sewa kios. Catat setiap pengeluaran di Keuangan dengan kategorinya, misalnya Kertas, toner & ATK, Gaji penjaga, Sewa kios, Listrik & internet, dan Servis mesin, serta dompet asalnya: kas toko, rekening bank atau dompet digital.

Laporan Keuangan lalu menunjukkan omzet dikurangi biaya, yaitu laba bersih kios Anda bulan ini. Kalau servis mesin tiba-tiba mahal di satu bulan, Anda langsung melihat pengaruhnya. PPN yang dipungut, kalau Anda memungutnya, dipisah dari laba karena bukan milik usaha.

DesktopHP

Layar penuh

Laporan harian dan musim ramai

Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, diskon, pajak, metode pembayaran dan distribusi pendapatan per item. Di kios kampus, grafik harian biasanya naik tajam saat musim ujian, pendaftaran dan wisuda, dan turun saat libur semester.

Pola ini membantu Anda menentukan kapan menambah stok kertas, kapan menjadwalkan servis mesin, dan kapan perlu dua penjaga. Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF, atau dicetak di printer thermal.

DesktopHP

Layar penuh

Mulai tanpa menutup kios

Mulailah dari papan harga di dinding. Masukkan layanan yang paling sering dipakai dulu: fotokopi hitam putih, print, jilid dan laminating, lengkap dengan variannya. ATK bisa menyusul di jam sepi. Transaksi di Salesmaster tersimpan di perangkat dulu, jadi kasir tetap jalan kalau internet kios putus, dan mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung untuk sinkronisasi.

Di hari pertama, catat semua penjualan di Salesmaster dan cocokkan laporan harian dengan uang di laci. Setelah seminggu, mulai catat pengeluaran kertas dan toner di Keuangan. Dalam sebulan, Anda punya gambaran lengkap: layanan mana yang paling menguntungkan dan berapa laba kios yang sebenarnya.

Contoh susunan layanan fotokopi

Pakai tabel ini sebagai titik awal, lalu sesuaikan nama dan harga dengan papan harga kios Anda.

Layanan dibuat sebagai item jasa tanpa stok. ATK yang dijual apa adanya dibuat sebagai barang dengan stok, supaya sisa stoknya terlihat sebelum belanja.

Paket yang cocok untuk usaha fotokopi Anda

Kios fotokopi dekat kampus yang melayani sekitar 45 pembeli sehari mencatat kira-kira 1.300 transaksi sebulan.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Bisakah Salesmaster memberi harga berbeda untuk A4, F4 dan bolak-balik?

Bisa. Buat satu item, misalnya Fotokopi Hitam Putih, lalu tambahkan varian A4, F4 dan A4 bolak-balik dengan harga masing-masing. Kasir memilih varian dan mengisi jumlah lembar, totalnya dihitung otomatis.

Apakah ada harga otomatis lebih murah untuk fotokopi dalam jumlah banyak?

Tidak ada harga bertingkat otomatis. Buat varian terpisah, misalnya A4 grosir, yang dipilih kasir untuk pesanan besar, atau beri potongan dari Diskon atau Potongan pada transaksi itu.

Bagaimana mencatat pesanan jilid yang diambil besok?

Masukkan itemnya ke keranjang lalu tekan Bayar Nanti, dengan nama pesanan seperti Dinda, skripsi 4 eks. Pesanan tersimpan di perangkat itu dan belum dihitung sebagai penjualan sampai dibayar saat diambil.

Apakah stok kertas berkurang setiap kali fotokopi?

Tidak otomatis. Layanan fotokopi adalah item jasa tanpa stok. Catat pembelian kertas dan toner di Keuangan, dan kalau Anda mengambil rim dari stok jualan untuk mesin, catat sebagai penyesuaian stok.

Bisakah pembeli membayar dengan QRIS?

Bisa, sebagai metode pembayaran yang Anda buat sendiri. Salesmaster tidak terhubung langsung ke penyedia QRIS, jadi kasir memilih metode QRIS setelah pembayaran diterima, dan totalnya terlihat terpisah di laporan.

Apakah kasir tetap jalan kalau internet kios mati?

Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung ke internet.

Bisakah dua penjaga memakai perangkat masing-masing?

Bisa, lewat akun staf. Satu akun hanya masuk di satu perangkat pada satu waktu, jadi penjaga memakai akun staf di perangkat yang terdaftar. Akun staf tersedia di Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• Percetakan & digital printingBaca panduan
• Studio foto & videografiBaca panduan
• Laundry kiloanBaca panduan
• Warnet & game centerBaca panduan