Aplikasi kasir untuk depot air minum isi ulang

Masalah yang biasa dihadapi depot air minum

Depot air terlihat sederhana: isi galon, terima uang. Tapi uang kecil yang berulang ratusan kali sebulan mudah bocor kalau tidak tercatat.

• 01

  Ratusan transaksi kecil, tidak ada catatan

  Satu galon hanya beberapa ribu rupiah. Karena kecil, sering tidak dicatat, dan di akhir bulan Anda tidak tahu sebenarnya berapa galon yang terjual.

• 02

  Tutup dan segel habis mendadak

  Air baku datang per tangki, tutup dan segel dibeli per bal. Tanpa hitungan pemakaian, stok baru ketahuan habis saat pelanggan sudah antre di depan mesin.

• 03

  Galon antar, bayarnya belakangan

  Pelanggan menelepon minta diantar tiga galon dan membayar saat galon sampai. Kalau hanya diingat atau ditulis di kertas, ada yang terlewat ditagih.

• 04

  Ramai, tapi untungnya tipis dan tidak jelas

  Setelah air baku, ganti filter, listrik pompa, sewa ruko, gaji operator dan bensin antar, sisa berapa per galon? Tanpa catatan pengeluaran, laba hanya perkiraan.

Menyusun katalog: isi ulang, galon baru, air kemasan dan layanan

Depot air minum biasanya menjual empat jenis hal: isi ulang galon, galon beserta perlengkapannya, air kemasan dan es, serta layanan seperti antar dan cuci galon. Buat empat kategori itu di Katalog supaya kasir menemukan item dalam satu ketukan di layar Penjualan, bahkan di jam sibuk pagi dan sore.

Isi ulang galon cukup dibuat satu item dengan varian. Kalau depot Anda menjual air mineral dan air RO, buat varian Air mineral dan Air RO, masing-masing dengan harganya sendiri. Kasir memilih variannya, harganya ikut. Hal yang sama berlaku untuk pelanggan yang datang tanpa galon: buat item Galon Baru + Isi dengan varian yang sama, supaya penjualan galon baru terpisah dari isi ulang di laporan.

Perlengkapan yang dijual apa adanya, seperti galon kosong, pompa galon manual atau elektrik, rak galon, dispenser meja dan tutup cadangan, dibuat sebagai item biasa dengan stoknya sendiri. Air minum cup dan botol per dus juga item biasa, dan kalau dusnya berbarcode, kasir bisa memindai barcode supaya lebih cepat.

Layanan seperti Antar Galon dan Cuci Galon Bagian Dalam tidak punya stok. Buat sebagai item layanan dengan harga per galon, lalu tambahkan ke keranjang sebanyak galon yang diantar atau dicuci.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Kategori, lalu buat kategori seperti Isi ulang galon, Galon & perlengkapan, Air kemasan & es, dan Layanan.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item, lalu tambahkan Isi Ulang Galon 19 L dengan varian Air mineral dan Air RO.
3. 3Langkah 3: Tambahkan galon baru, perlengkapan dan air kemasan sebagai item biasa beserta stok awalnya.
4. 4Langkah 4: Tambahkan Antar Galon dan Cuci Galon sebagai item layanan dengan harga per galon.

DesktopHP

Layar penuh

Stok air baku, tutup dan segel galon lewat resep

Yang dijual depot bukan barang jadi, melainkan air baku yang diolah lalu dimasukkan ke galon pelanggan. Karena itu, isi ulang galon paling pas dibuat sebagai item Racikan dengan resep. Catat bahan bakunya sekali: air baku dalam liter, lalu tutup galon, segel plastik dan tisu galon dalam pcs.

Di resep, tulis berapa banyak yang dipakai untuk satu galon. Contohnya, isi ulang air mineral memakai 19 liter air baku ditambah satu tutup, satu segel dan satu tisu. Kalau pengolahan air RO Anda membutuhkan lebih banyak air baku per galon, misalnya karena sebagian air terbuang saat penyaringan, tulis angka yang sesuai di resep varian Air RO. Setiap galon terjual, stok bahan baku berkurang sendiri sesuai resep variannya.

Saat tangki air baku datang atau Anda membeli tutup dan segel, catat pembeliannya beserta harganya. Salesmaster memakai harga itu untuk menghitung HPP satu galon, jadi Anda tahu modal nyata per galon, bukan perkiraan. Anda juga bisa melihat sisa air baku dan tutup galon sebelum benar-benar habis, sehingga pesan ke supplier bisa dilakukan lebih awal.

1. 1Langkah 1: Aktifkan item racikan, lalu buka Katalog → Inventaris → Bahan Baku.
2. 2Langkah 2: Tambahkan Air baku dalam liter, serta tutup galon, segel dan tisu dalam pcs, lengkap dengan stok awal dan harga belinya.
3. 3Langkah 3: Buka item Isi Ulang Galon 19 L dan isi resep untuk setiap varian.
4. 4Langkah 4: Setiap kali air baku atau tutup galon datang, catat pembeliannya supaya stok dan HPP tetap akurat.

DesktopHP

Layar penuh

Pesanan antar yang dibayar saat galon sampai

Banyak pelanggan depot memesan lewat telepon atau WhatsApp dan membayar saat galon diantar. Untuk itu ada tombol Bayar Nanti. Masukkan pesanan ke keranjang seperti biasa, misalnya tiga galon isi ulang dan tiga kali Antar Galon, lalu tekan Bayar Nanti dan beri nama pesanan yang jelas, contohnya Bu Dewi, antar 3 galon. Pesanan tersimpan di daftar Pesanan Belum Dibayar, dan kasir bisa langsung melayani pembeli berikutnya.

Saat pengantar kembali membawa uang, buka daftar Pesanan Belum Dibayar, pilih pesanannya, lalu selesaikan pembayaran dengan metode yang dipakai pelanggan. Kalau pelanggan menambah satu galon di tempat, tambahkan dulu ke pesanan sebelum dibayar.

Pesanan yang belum dibayar belum dihitung sebagai penjualan dan belum memotong stok, jadi laporan tetap bersih kalau pesanan batal. Pesanan ini tersimpan di perangkat tempat dibuatnya, jadi selesaikan pembayaran di perangkat yang sama, biasanya HP atau tablet di meja depot.

DesktopHP

Layar penuh

Pembayaran dan struk

Atur metode pembayaran yang Anda terima: tunai, transfer bank, dompet digital, atau metode lain yang Anda buat sendiri. Pembeli depot kebanyakan membayar tunai dengan uang pas, tetapi pelanggan langganan sering membayar lewat transfer. Di laporan, Anda melihat berapa uang yang masuk lewat masing-masing metode, jadi uang di laci dan saldo rekening mudah dicocokkan.

Kalau Anda memungut ongkos kirim dengan cara lain dari item Antar Galon, misalnya ongkos tetap per pengantaran, atur di Pajak, Biaya, Ongkos supaya dihitung otomatis. Diskon untuk pembelian banyak, seperti potongan untuk kantor yang mengambil puluhan galon seminggu, diatur di Diskon atau Potongan.

Struk bisa dicetak di printer thermal Bluetooth atau USB, atau dikirim lewat WhatsApp, email, atau link struk web. Untuk depot yang jarang mencetak struk, pengiriman lewat WhatsApp berguna bagi pelanggan kantor yang butuh bukti pembelian.

Pelanggan langganan: data, riwayat dan poin loyalitas

Depot air hidup dari pelanggan yang datang setiap minggu. Simpan data pelanggan saat transaksi, cukup nama dan nomor telepon, supaya riwayat belanjanya tercatat. Anda jadi tahu siapa yang rutin mengisi galon, berapa galon seminggu, dan siapa yang sudah lama tidak datang.

Nyalakan Poin loyalitas untuk memberi alasan pelanggan kembali ke depot Anda. Aturannya Anda tentukan sendiri: berapa belanja untuk 1 poin, berapa nilai 1 poin saat ditukar, minimum poin yang boleh ditukar, dan batas potongan dari total belanja. Contohnya, 1 poin setiap belanja Rp5.000 dan 1 poin bernilai Rp500. Poin bertambah otomatis setiap transaksi, dan kasir tidak perlu menghitung apa pun saat pelanggan menukarnya.

Banyak depot juga menjual kartu langganan, misalnya Kartu Langganan 10 Galon. Kartu seperti ini bisa dijual sebagai item layanan. Perlu diketahui, Salesmaster tidak menghitung sisa jatah isi ulang di kartu tersebut secara otomatis. Cara yang praktis: catat pemakaian jatah dengan transaksi isi ulang dengan potongan penuh atas nama pelanggan itu, supaya riwayatnya terlihat di data pelanggan.

DesktopHP

Layar penuh

Operator depot dan akun staf

Pemilik masuk dengan akun utama. Satu akun hanya bisa masuk di satu perangkat pada satu waktu, jadi operator depot tidak perlu memakai akun Anda. Tambahkan operator sebagai staf, lalu daftarkan perangkat kasir untuknya. Staf masuk dengan PIN, dan Anda menentukan apa yang boleh mereka lihat dan ubah. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

DesktopHP

Layar penuh

Laporan penjualan, pengeluaran dan laba bersih

Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, metode pembayaran, dan pendapatan per item, jadi terlihat berapa yang datang dari isi ulang air mineral, isi ulang RO, galon baru, air kemasan dan layanan antar. Dari sini Anda bisa menilai apakah layanan antar sepadan dengan bensin dan waktu yang dipakai.

Untuk laba yang sebenarnya, catat pengeluaran di Keuangan: air baku per tangki, tutup dan segel, perawatan filter, gaji operator, listrik, sewa ruko dan bensin antar. Setiap pengeluaran punya kategori dan dompet asalnya, misalnya kas toko, rekening bank atau dompet digital. Laporan Keuangan lalu menunjukkan omzet dikurangi HPP dan biaya operasional, yaitu laba bersih depot Anda.

Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF untuk arsip, pengajuan pinjaman usaha, atau dibagikan ke keluarga yang ikut mengelola depot.

1. 1Langkah 1: Buka Keuangan dan buat kategori pengeluaran seperti Air baku, Perawatan filter, Gaji operator, Listrik, Sewa dan Bensin antar.
2. 2Langkah 2: Setiap kali membayar sesuatu, catat jumlahnya, kategorinya dan dompet asal uangnya.
3. 3Langkah 3: Di akhir bulan, buka laporan Keuangan untuk melihat omzet, HPP, biaya operasional dan laba.

DesktopHP

Layar penuh

Tetap jalan saat internet atau listrik bermasalah

Depot tidak boleh berhenti melayani hanya karena Wi-Fi mati. Transaksi di Salesmaster tersimpan di perangkat dulu dan dikirim ke cloud saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari; setelah itu aplikasi perlu tersambung ke internet sebentar untuk sinkronisasi. Pemakaian pertama juga membutuhkan internet.

Kalau listrik padam dan HP tetap menyala, kasir tetap bisa mencatat penjualan galon yang sudah terisi dan air kemasan. Karena data tersimpan di akun, bukan hanya di satu HP, catatan depot tidak hilang kalau perangkat rusak atau diganti. Masuk dengan akun yang sama di perangkat baru, dan data ikut pindah.

Mulai dalam satu hari

Anda tidak perlu menutup depot untuk mulai. Pagi sebelum buka, install Salesmaster di HP atau tablet di meja depot dan daftar akun. Masukkan item yang paling sering dijual dulu: isi ulang galon dengan variannya, galon baru, air kemasan dan layanan antar. Untuk depot, itu biasanya kurang dari 15 item.

Di hari pertama, jalankan kasir seperti biasa dan catat setiap galon, sekecil apa pun nilainya. Malamnya, buka laporan harian dan cocokkan dengan uang di laci. Setelah kasir lancar, lanjutkan ke bahan baku dan resep untuk air baku, tutup dan segel, lalu mulai mencatat pengeluaran di Keuangan. Dalam satu atau dua minggu, Anda sudah punya catatan galon terjual, stok bahan dan laba yang lengkap.

Panduan langkah demi langkah untuk setiap fitur ada di Pusat Bantuan Salesmaster, dan tim kami bisa dihubungi lewat WhatsApp kalau Anda butuh bantuan menyusun katalog.

Contoh susunan katalog depot air minum

Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti nama dan harganya dengan yang berlaku di depot Anda.

Isi ulang dibuat sebagai Racikan supaya stok air baku, tutup, segel dan tisu yang terpotong. Galon kosong, pompa dan air kemasan dijual apa adanya, jadi dibuat sebagai item biasa dengan stok sendiri. Layanan tidak punya stok.

Paket yang cocok untuk depot Anda

Hitung dulu jumlah pembeli per hari. Depot yang melayani sekitar 40 pembeli sehari mencatat kira-kira 1.200 transaksi sebulan.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Bisakah Salesmaster membedakan harga isi ulang air mineral dan air RO?

Bisa. Buat satu item Isi Ulang Galon dengan varian Air mineral dan Air RO, masing-masing dengan harga sendiri. Kasir memilih varian saat transaksi, dan laporan menunjukkan penjualan setiap varian.

Apakah stok air baku dan tutup galon bisa berkurang otomatis?

Bisa, lewat resep. Buat isi ulang sebagai item Racikan, lalu tulis berapa liter air baku serta berapa tutup, segel dan tisu yang dipakai per galon. Setiap galon terjual, stok bahan baku berkurang sesuai resep variannya.

Bagaimana mencatat galon yang diantar dan dibayar belakangan?

Pakai tombol Bayar Nanti dan beri nama pesanan, misalnya Bu Dewi, antar 3 galon. Saat uang diterima, buka daftar Pesanan Belum Dibayar dan selesaikan pembayarannya. Pesanan tersimpan di perangkat tempat dibuatnya, jadi selesaikan di perangkat yang sama.

Bisakah Salesmaster menghitung sisa jatah kartu langganan 10 galon?

Tidak secara otomatis. Kartu langganan bisa dijual sebagai item layanan, tetapi sisa jatahnya tidak dihitung aplikasi. Catat setiap pengambilan sebagai transaksi atas nama pelanggan itu dengan potongan penuh, supaya riwayat pemakaiannya terlihat di data pelanggan. Sebagai alternatif, Poin loyalitas bisa dipakai untuk memberi isi ulang gratis setelah sejumlah pembelian.

Apakah depot tetap bisa berjualan kalau internet mati?

Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung ke internet untuk sinkronisasi.

Bisakah operator depot memakai HP sendiri sementara pemilik memantau dari rumah?

Bisa, lewat akun staf. Satu akun hanya masuk di satu perangkat pada satu waktu, jadi pemilik tetap memakai akun utama dan operator masuk sebagai staf dengan PIN di perangkat kasir yang didaftarkan. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

Berapa biaya aplikasi kasir Salesmaster untuk depot air minum?

Salesmaster bisa dicoba dengan paket Gratis. Harga dan batas setiap paket Pro tercantum di tabel paket di halaman ini; depot dengan operator biasanya memakai Bronze Pro atau Silver Pro.

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• Agen gas LPG & air galonBaca panduan
• Warung sembakoBaca panduan
• Toko kelontongBaca panduan
• MinimarketBaca panduan