Aplikasi kasir untuk fisioterapi & terapis

Masalah yang biasa dihadapi praktik fisioterapi

Kalau salah satu dari ini terdengar akrab, halaman ini untuk Anda.

• 01

  Tarif sesi berbeda antarterapis

  Asesmen awal, sesi 60 menit, terapi manual, sport massage, taping satu atau dua area. Kalau tarif hanya diingat, pasien bisa ditagih berbeda untuk layanan yang sama tergantung siapa yang bertugas.

• 02

  Paket sesi sulit dilacak

  Pasien membayar paket 10 sesi di awal, lalu datang seminggu dua kali. Tanpa catatan yang rapi, Anda dan pasien bisa berbeda hitungan tentang berapa sesi yang tersisa.

• 03

  Alat latihan terjual tanpa catatan

  Kinesio tape, resistance band, foam roller dan deker lutut dijual di ruang praktik. Uangnya masuk ke laci, tetapi tidak ada yang tahu kapan stoknya perlu dipesan lagi.

• 04

  Honor terapis dan bensin kunjungan rumah

  Honor fisioterapis, gaji admin, sewa ruko dan bensin untuk kunjungan rumah keluar setiap bulan. Tanpa catatan pengeluaran, laba praktik hanya perkiraan.

Menyusun daftar sesi terapi

Mulailah dari daftar tarif praktik Anda. Di Salesmaster, setiap layanan dibuat sebagai satu item di Katalog dengan tipe Jasa: asesmen awal, sesi fisioterapi 60 menit, terapi manual 45 menit, latihan terapi 45 menit, sport massage & stretching, dan fisioterapi anak. Jasa tidak memakai stok, jadi cocok untuk layanan yang dihitung per sesi.

Kelompokkan dengan kategori seperti Sesi terapi, Paket & kunjungan rumah, dan Alat latihan. Admin atau terapis cukup mengetuk kategori di layar Penjualan lalu memilih layanannya. Tarifnya selalu sama, siapa pun yang mencatat.

Setiap jasa bisa punya modal per satuan, misalnya perkiraan biaya gel ultrasound, tisu atau tape yang dipakai dalam satu sesi. Dengan modal ini, laporan bisa menunjukkan laba kotor per layanan, bukan hanya omzetnya.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Kategori, lalu buat kategori seperti Sesi terapi, Paket & kunjungan rumah dan Alat latihan.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item, tambah setiap sesi sebagai item Jasa dengan tarif dan modal per satuan.
3. 3Langkah 3: Tulis durasi di nama layanan, misalnya Terapi Manual 45 menit, supaya pasien tahu apa yang dibayar.
4. 4Langkah 4: Coba di layar Penjualan: pilih satu sesi, lalu periksa total di keranjang.

Satu layanan, beberapa pilihan tarif

Beberapa layanan tarifnya bergantung pada luas pekerjaan. Kinesio taping untuk satu area dan dua area, misalnya, memakai tape dan waktu yang berbeda. Buat satu item Kinesio Taping dengan varian Satu area dan Dua area, masing-masing dengan harga dan modalnya sendiri.

Cara yang sama berlaku untuk barang. Deker lutut yang dijual dalam ukuran S/M dan L/XL dibuat sebagai satu item dengan dua varian, dan setiap varian punya stoknya sendiri. Jadi Anda tahu ukuran mana yang hampir habis sebelum pasien memintanya.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Daftar Item dan pilih layanan atau barang yang punya beberapa pilihan.
2. 2Langkah 2: Tambahkan varian, misalnya Satu area dan Dua area, dengan harga dan modal masing-masing.
3. 3Langkah 3: Untuk barang dengan ukuran, isi stok awal di setiap varian.
4. 4Langkah 4: Simpan, lalu coba di layar Penjualan: pilih variannya dan pastikan harga ikut berubah.

DesktopHP

Layar penuh

Paket 5 dan 10 sesi, dan cara mencatat sisa sesi

Banyak pasien memilih paket karena lebih hemat. Di Salesmaster, paket dibuat sebagai satu item Jasa, misalnya Paket 5 Sesi Fisioterapi dan Paket 10 Sesi Fisioterapi. Pasien membayar paket di awal, dan pendapatannya tercatat di hari itu.

Perlu dikatakan terus terang: Salesmaster tidak punya penghitung sesi otomatis atau saldo paket per pasien. Setelah paket dibayar, aplikasi tidak mengurangi sisa sesi setiap kali pasien datang. Cara praktis yang bisa Anda pakai: tulis di catatan transaksi saat paket dibayar, misalnya "Paket 10 sesi, mulai 2 Oktober", lalu pantau sisa sesi dengan kartu kontrol sederhana yang disimpan pasien atau buku di meja admin.

Karena setiap kunjungan dari paket tidak menghasilkan pembayaran baru, kunjungan itu tidak otomatis muncul sebagai transaksi. Banyak praktik menyimpan daftar sisa sesi di buku atau kartu kontrol, dan menulis sisa sesi di catatan transaksi setiap kali pasien membeli sesi tambahan atau alat latihan. Pilih satu cara, lalu pakai secara konsisten oleh semua terapis.

Pembayaran di akhir sesi dan kunjungan rumah

Setelah sesi selesai, admin membuka layar Penjualan, memilih sesi yang dilakukan, menambahkan alat latihan kalau pasien membelinya, lalu memilih nama pasien. Tambahkan Catatan kalau perlu, misalnya nama terapis yang bertugas.

Untuk kunjungan rumah, terapis bisa mencatat pembayaran langsung dari HP-nya di rumah pasien, asalkan perangkat itu terdaftar sebagai perangkat staf. Transaksi tersimpan meski sinyal di lokasi sedang lemah, dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari.

Atur metode pembayaran yang Anda terima, seperti tunai, transfer bank, QRIS atau kartu. Struk bisa dicetak di printer thermal, atau dikirim lewat WhatsApp dan email, termasuk link struk web berisi rincian sesi yang dibayar.

DesktopHP

Layar penuh

Stok alat latihan yang dijual ke pasien

Alat seperti kinesio tape, resistance band, foam roller, hot & cold pack, deker lutut dan bola pijat karet dibuat sebagai item Barang. Nyalakan Lacak stok, dan setiap kali terjual, stoknya berkurang otomatis. Riwayat stok menunjukkan kapan barang masuk dan keluar.

Tape yang dipakai dalam sesi, bukan dijual, juga mengurangi stok di rak. Catat pemakaian seperti ini sebagai penyesuaian stok secara berkala, misalnya setiap akhir minggu, supaya angka di aplikasi tetap sama dengan isi lemari.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Daftar Item, pilih alat latihan, lalu aktifkan Lacak stok.
2. 2Langkah 2: Buka Inventaris → Stok dan masukkan stok awal setiap barang atau varian.
3. 3Langkah 3: Simpan toko tempat Anda membeli alat di Inventaris → Supplier.
4. 4Langkah 4: Setiap barang datang, catat stok masuk dengan harga belinya.

Riwayat pembayaran dan kunjungan pasien

Pilih atau tambahkan nama pasien di setiap transaksi. Cukup nama dan nomor telepon. Di menu Pelanggan, Anda bisa membuka satu pasien dan melihat riwayat transaksinya: tanggal kunjungan, sesi yang dibayar, paket yang dibeli, dan alat yang dibawa pulang.

Riwayat ini berguna saat pasien menanyakan tagihan atau saat Anda ingin menghubungi pasien yang sudah lama tidak datang. Riwayat ini adalah catatan pembayaran, bukan catatan perkembangan terapi. Simpan hasil asesmen dan catatan terapi di sistem atau berkas yang Anda pakai untuk itu, bukan di catatan transaksi.

DesktopHP

Layar penuh

Terapis, admin dan perangkat kasir

Pemilik praktik masuk dengan akun utama. Admin atau terapis yang menerima pembayaran memakai akun staf di perangkatnya sendiri, karena satu akun hanya masuk di satu perangkat pada satu waktu. Staf masuk dengan PIN, dan Anda menentukan apa yang boleh mereka lihat dan ubah. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

DesktopHP

Layar penuh

Laporan pendapatan per layanan

Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, laba kotor, grafik transaksi harian, metode pembayaran, dan distribusi pendapatan per item. Terlihat apakah pendapatan terbesar datang dari sesi di tempat, paket, kunjungan rumah, atau penjualan alat latihan.

Karena paket tercatat di hari pembayarannya, bulan dengan banyak penjualan paket akan terlihat lebih ramai daripada jumlah kunjungannya. Ingat hal ini saat membandingkan bulan ke bulan. Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF untuk akuntan atau mitra usaha.

DesktopHP

Layar penuh

Honor terapis, bensin kunjungan rumah dan laba bersih

Catat pengeluaran praktik di Keuangan: kinesio tape dan resistance band, gel ultrasound dan tisu, honor fisioterapis, gaji admin, sewa ruko, listrik dan air, serta bensin untuk kunjungan rumah. Setiap pengeluaran punya kategori dan dompet asalnya, misalnya kas toko, rekening bank atau dompet digital.

Laporan Keuangan menunjukkan pendapatan dikurangi modal dan biaya operasional, yaitu laba bersih praktik. Dari situ Anda bisa menilai, misalnya, apakah tarif kunjungan rumah sudah menutup biaya bensin dan waktu perjalanan terapis.

1. 1Langkah 1: Buka Keuangan dan atur dompet seperti kas toko, rekening bank dan dompet digital.
2. 2Langkah 2: Buat kategori pengeluaran seperti Gaji fisioterapis, Alat & bahan terapi dan Bensin home visit.
3. 3Langkah 3: Catat setiap pengeluaran dengan kategori, dompet dan catatan singkat.
4. 4Langkah 4: Di akhir bulan, periksa pendapatan, biaya operasional dan laba bersih.

DesktopHP

Layar penuh

Contoh susunan layanan fisioterapi

Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti nama layanan dan tarifnya dengan daftar praktik Anda sendiri.

Sesi, paket dan kunjungan rumah dibuat sebagai Jasa tanpa stok. Alat latihan yang dijual ke pasien dibuat sebagai Barang dengan Lacak stok, dan barang berukuran memakai varian dengan stok sendiri.

Paket yang cocok untuk praktik Anda

Praktik yang melayani sekitar 5 pasien sehari mencatat kira-kira 125 sampai 150 transaksi sebulan, termasuk penjualan paket dan alat latihan.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Apakah Salesmaster bisa menghitung sisa sesi paket pasien secara otomatis?

Tidak. Paket dijual sebagai satu item Jasa, dan aplikasi tidak menyimpan saldo sesi per pasien. Catat sisa sesi di kartu kontrol atau buku praktik, dan tulis juga di catatan transaksi saat pasien melakukan pembayaran berikutnya.

Bisakah Salesmaster dipakai untuk jadwal terapi?

Salesmaster tidak punya fitur jadwal atau janji temu. Pakai kalender atau cara yang sudah berjalan untuk jadwal, dan pakai Salesmaster untuk mencatat pembayaran setelah sesi.

Apakah catatan perkembangan terapi bisa disimpan di Salesmaster?

Salesmaster mencatat tagihan dan pembayaran, bukan catatan terapi. Riwayat di menu Pelanggan berisi sesi dan barang yang dibayar. Simpan hasil asesmen di sistem atau berkas yang Anda pakai untuk itu.

Bagaimana mencatat pembayaran saat kunjungan rumah?

Terapis mencatat penjualan dari HP yang terdaftar sebagai perangkat staf. Kalau sinyal lemah, transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari.

Bisakah pasien membayar sebagian dulu untuk paket?

Bisa, dengan dua transaksi. Saat pasien membayar uang muka, jual item Jasa Uang Muka / DP seharga uang yang diterima. Saat pasien melunasi, jual paketnya dengan harga penuh dan tambahkan potongan sebesar DP lewat Tambah Potongan. Laci dan laporan cocok di kedua hari, dan nama pasien bisa ditulis di nama pesanan Bayar Nanti.

Apakah stok kinesio tape berkurang kalau dipakai di dalam sesi?

Stok berkurang otomatis saat tape dijual sebagai barang. Tape yang dipakai di dalam sesi dicatat sebagai penyesuaian stok secara berkala, misalnya setiap akhir minggu.

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• Klinik & praktik dokterBaca panduan
• Gym & pusat kebugaranBaca panduan
• Studio yoga & pilatesBaca panduan
• Toko alat kesehatanBaca panduan