Aplikasi kasir untuk klinik & praktik dokter

Masalah yang biasa dihadapi klinik

Kalau salah satu dari ini terdengar akrab, halaman ini untuk Anda.

• 01

  Tagihan ditulis tangan di akhir kunjungan

  Konsultasi, cek gula darah, lalu obat batuk dan plester. Kalau petugas administrasi menjumlahkan di kertas, antrean pembayaran jadi lama dan salah hitung mudah terjadi saat pasien sedang ramai.

• 02

  Tarif tindakan berbeda-beda

  Rawat luka kecil dan luka sedang tarifnya lain, scaling dan tambal gigi juga berbeda. Kalau daftar tarif hanya ada di kepala dokter atau di kertas tempel, pasien bisa ditagih berbeda untuk layanan yang sama.

• 03

  Stok obat bebas di etalase tidak terpantau

  Paracetamol, oralit dan vitamin dijual setiap hari, tetapi baru ketahuan habis saat pasien memintanya. Pesanan ke distributor jadi mendadak dan tidak ada catatan berapa yang sebenarnya terjual.

• 04

  Pendapatan ramai, sisa uangnya tidak jelas

  Honor dokter, gaji perawat, sewa ruko, listrik dan biaya angkut limbah medis keluar setiap bulan. Tanpa catatan pengeluaran, pemilik klinik tidak tahu berapa laba yang benar-benar tersisa.

Menyusun daftar layanan: konsultasi, cek dan tindakan

Mulailah dari daftar tarif yang sudah dipakai klinik Anda. Di Salesmaster, setiap layanan dibuat sebagai satu item di Katalog dengan tipe Jasa. Jasa tidak memakai stok, jadi cocok untuk konsultasi dokter umum, konsultasi dokter gigi, surat keterangan sehat, cek tensi, cek gula darah, cek kolesterol dan cek asam urat.

Kelompokkan layanan dengan kategori seperti Konsultasi, Cek kesehatan, Tindakan, dan Obat bebas & vitamin. Di layar Penjualan, petugas cukup mengetuk kategori lalu memilih layanannya, sehingga tagihan satu pasien selesai dalam beberapa ketukan.

Setiap jasa bisa punya modal per satuan, misalnya biaya bahan habis pakai untuk satu kali cek gula darah seperti strip tes dan lancet. Dengan modal ini, laporan bisa menunjukkan laba kotor per layanan, bukan hanya omzetnya.

Tarif yang sering dipakai cukup dimasukkan sekali. Kalau suatu saat tarif berubah, ubah harga di item itu, dan transaksi berikutnya langsung memakai tarif baru. Transaksi lama tetap tercatat dengan tarif saat itu.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Kategori, lalu buat kategori seperti Konsultasi, Cek kesehatan, Tindakan dan Obat bebas & vitamin.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item, tambah layanan dengan tipe Jasa, lengkap dengan tarif dan modal per satuan.
3. 3Langkah 3: Tambahkan obat bebas dan vitamin sebagai item Barang dengan harga jual dan harga belinya.
4. 4Langkah 4: Coba di layar Penjualan: ketuk satu layanan dan satu obat bebas, lalu periksa totalnya.

Satu tindakan, beberapa tingkat tarif

Banyak tindakan di klinik punya tarif bertingkat. Rawat luka kecil dan luka sedang, misalnya, memakai waktu dan bahan yang berbeda. Daripada membuat dua item terpisah, buat satu item Rawat Luka dengan varian. Setiap varian punya harga dan modalnya sendiri.

Saat pasien selesai ditangani, petugas memilih Rawat Luka lalu memilih variannya. Harga mengikuti varian yang dipilih, sehingga tidak ada lagi tebak-tebakan tarif atau selisih antara dokter jaga pagi dan sore.

Cara yang sama bisa dipakai untuk tindakan gigi atau layanan lain yang tarifnya bergantung pada tingkat pekerjaan. Buat nama varian yang jelas dan mudah dipahami petugas administrasi, bukan istilah yang hanya dipahami dokter.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Daftar Item dan pilih tindakan yang punya beberapa tingkat tarif.
2. 2Langkah 2: Tambahkan varian, misalnya Luka kecil dan Luka sedang, dengan harga dan modal masing-masing.
3. 3Langkah 3: Simpan, lalu coba di layar Penjualan: pilih tindakan dan variannya, dan pastikan harganya ikut berubah.

DesktopHP

Layar penuh

Satu tagihan untuk jasa dan obat bebas

Alur yang dipakai banyak klinik kecil: pasien mendaftar, diperiksa dokter, lalu kembali ke meja administrasi untuk membayar. Di meja itu, petugas membuka layar Penjualan, memasukkan konsultasi atau cek yang dilakukan, menambahkan obat bebas atau vitamin yang dibeli pasien, lalu memilih nama pasien.

Tambahkan Catatan kalau perlu, misalnya nama dokter yang menangani atau nomor antrean. Catatan ini ikut tersimpan di transaksi, jadi mudah dicari lagi kalau pasien menanyakan tagihannya.

Obat bebas dengan barcode di kemasan bisa dipindai dengan kamera HP atau pemindai barcode, sehingga petugas tidak perlu mencari nama produk satu per satu. Salesmaster mencatat tagihan dan pembayaran. Pemeriksaan, diagnosis dan catatan klinis tetap menjadi urusan dokter dan sistem rekam medis klinik.

DesktopHP

Layar penuh

Metode pembayaran dan struk untuk pasien

Atur metode pembayaran yang diterima klinik Anda: tunai, transfer bank, QRIS, kartu, atau metode lain yang Anda buat sendiri. Di laporan, Anda bisa melihat berapa uang masuk lewat setiap metode, sehingga setoran tunai dan mutasi rekening mudah dicocokkan di akhir hari.

Setelah dibayar, struk bisa dicetak di printer thermal Bluetooth atau USB, atau dikirim lewat WhatsApp dan email. Pasien juga bisa menerima link struk web berisi rincian jasa dan obat yang dibayar. Struk ini berguna bagi pasien yang ingin mengajukan penggantian biaya ke kantornya.

Salesmaster tidak terhubung dengan sistem BPJS atau asuransi. Kalau klinik Anda melayani pasien dengan penjamin, catat pembayaran dari penjamin sebagai metode pembayaran tersendiri, dan kelola klaimnya di sistem yang diminta penjamin. Dengan begitu, laporan tetap memisahkan uang dari pasien umum dan dari penjamin.

DesktopHP

Layar penuh

Stok obat bebas, vitamin dan bahan habis pakai

Etalase obat bebas di klinik kecil sering menjadi sumber pendapatan tambahan, tetapi juga sumber kebocoran. Nyalakan Lacak stok pada item seperti paracetamol, obat batuk sirup, oralit, vitamin C dan plester luka. Setiap kali terjual, stoknya berkurang otomatis, dan riwayat stok menunjukkan kapan barang masuk dan keluar.

Saat pesanan dari distributor datang, catat stok masuk dengan harga belinya. Simpan distributor Anda di daftar Supplier supaya mudah dilihat dari mana barang dibeli. Kalau ada barang rusak atau dipakai untuk keperluan klinik sendiri, catat sebagai penyesuaian stok supaya angka di aplikasi sama dengan isi rak.

Salesmaster mencatat jumlah stok per barang. Salesmaster tidak mencatat tanggal kedaluwarsa produk, jadi periksa tanggal di kemasan secara rutin. Aplikasi kasir ini juga bukan pengganti prosedur penyimpanan obat di klinik Anda.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Daftar Item, pilih obat bebas, lalu aktifkan Lacak stok.
2. 2Langkah 2: Buka Inventaris → Stok dan masukkan stok awal setiap barang.
3. 3Langkah 3: Tambahkan distributor di Inventaris → Supplier.
4. 4Langkah 4: Setiap barang datang, catat stok masuk supaya jumlahnya sesuai dengan etalase.

Riwayat pembayaran setiap pasien

Pilih atau tambahkan nama pasien di setiap transaksi. Cukup nama dan nomor telepon. Di menu Pelanggan, Anda bisa membuka satu pasien dan melihat riwayat transaksinya: kapan datang, layanan apa yang dibayar, obat bebas apa yang dibeli, dan berapa totalnya.

Riwayat ini membantu bagian administrasi, misalnya saat pasien meminta salinan struk kunjungan bulan lalu atau menanyakan berapa kali ia sudah cek kolesterol tahun ini. Karena data tersimpan di akun, riwayat ini tidak hilang kalau HP kasir diganti.

Perlu diingat, riwayat di Salesmaster adalah riwayat pembayaran, bukan rekam medis. Jangan menulis diagnosis atau hasil pemeriksaan di catatan transaksi. Simpan data klinis di sistem rekam medis yang memenuhi aturan yang berlaku untuk klinik Anda.

Petugas administrasi dan perangkat kasir

Pemilik klinik masuk dengan akun utama. Petugas administrasi atau perawat yang menerima pembayaran tidak perlu memakai akun Anda. Tambahkan mereka sebagai staf, daftarkan perangkat kasir untuk mereka, dan tentukan apa yang boleh dilihat dan diubah. Satu akun hanya masuk di satu perangkat pada satu waktu, jadi perangkat tambahan memakai akun staf. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

DesktopHP

Layar penuh

Laporan pendapatan per layanan

Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, laba kotor, grafik transaksi harian, metode pembayaran, dan distribusi pendapatan per item. Dari sini terlihat apakah pendapatan klinik lebih banyak datang dari konsultasi, cek kesehatan, tindakan, atau penjualan obat bebas.

Informasi ini membantu keputusan sehari-hari, misalnya kapan perlu menambah jam praktik dokter gigi atau apakah etalase obat bebas masih layak diperbesar. Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF untuk dikirim ke akuntan atau mitra pemilik klinik.

DesktopHP

Layar penuh

Honor dokter, pengeluaran klinik dan laba bersih

Biaya terbesar klinik biasanya bukan obat, melainkan honor dokter dan gaji perawat. Catat semuanya di Keuangan: order obat dari distributor, strip tes dan kasa, honor dokter umum, honor dokter gigi, gaji perawat, sewa ruko, listrik dan air, serta biaya angkut limbah medis. Setiap pengeluaran punya kategori dan dompet asalnya, misalnya kas toko, rekening bank atau dompet digital.

Laporan Keuangan lalu menunjukkan pendapatan dikurangi modal dan biaya operasional, yaitu laba bersih klinik Anda. Dengan begitu, Anda tahu apakah kenaikan pasien bulan ini benar-benar menambah laba atau hanya menambah honor yang harus dibayar.

1. 1Langkah 1: Buka Keuangan dan atur dompet seperti kas toko, rekening bank dan dompet digital.
2. 2Langkah 2: Buat kategori pengeluaran seperti Dokter & perawat, Sewa ruko dan Limbah medis.
3. 3Langkah 3: Catat setiap pengeluaran dengan kategori, dompet dan catatan singkat.
4. 4Langkah 4: Di akhir bulan, periksa pendapatan, modal, biaya operasional dan laba bersih.

DesktopHP

Layar penuh

Contoh susunan layanan klinik

Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti nama layanan dan tarifnya dengan daftar klinik Anda sendiri.

Layanan dibuat sebagai Jasa, jadi tidak memakai stok. Obat bebas dan vitamin yang dijual di etalase dibuat sebagai Barang dengan Lacak stok, supaya stoknya berkurang setiap terjual.

Paket yang cocok untuk klinik Anda

Hitung dulu jumlah pembayaran per hari. Klinik yang melayani sekitar 20 sampai 25 pasien sehari mencatat kira-kira 700 transaksi sebulan.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Apakah Salesmaster bisa dipakai sebagai rekam medis?

Tidak. Salesmaster adalah aplikasi kasir untuk tagihan dan pembayaran. Riwayat di menu Pelanggan hanya berisi transaksi: layanan dan obat bebas yang dibayar. Diagnosis dan hasil pemeriksaan tetap disimpan di sistem rekam medis klinik Anda.

Bisakah jasa konsultasi dan obat bebas masuk dalam satu tagihan?

Bisa. Buat layanan sebagai item Jasa dan obat bebas sebagai item Barang. Di layar Penjualan, keduanya bisa dimasukkan ke keranjang yang sama, lalu dibayar dan dicetak dalam satu struk.

Apakah Salesmaster terhubung dengan BPJS atau asuransi?

Tidak. Kalau ada pembayaran dari penjamin, buat metode pembayaran tersendiri untuk penjamin itu dan catat transaksinya dengan metode tersebut. Pengajuan klaim tetap dilakukan di sistem yang diminta penjamin.

Bisakah Salesmaster membuat jadwal janji temu pasien?

Salesmaster tidak punya fitur jadwal atau antrean janji temu. Pakai cara yang sudah berjalan di klinik Anda untuk jadwal, dan pakai Salesmaster untuk mencatat pembayaran setelah pasien dilayani. Nomor antrean bisa ditulis di catatan transaksi.

Bagaimana mencatat honor dokter dan biaya limbah medis?

Catat di Keuangan sebagai pengeluaran, dengan kategori seperti Dokter & perawat atau Limbah medis dan dompet asal uangnya. Laporan Keuangan lalu menunjukkan laba bersih setelah semua biaya itu.

Apakah klinik tetap bisa menerima pembayaran saat internet mati?

Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung ke internet untuk sinkronisasi.

Bisakah dua petugas memakai perangkat masing-masing?

Bisa, lewat akun staf. Satu akun hanya masuk di satu perangkat pada satu waktu, jadi petugas memakai akun staf di perangkat yang didaftarkan. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• Apotek & toko obatBaca panduan
• Toko alat kesehatanBaca panduan
• Fisioterapi & terapisBaca panduan
• Toko suplemen & nutrisiBaca panduan