Salesmaster adalah aplikasi kasir (POS) untuk lembaga kursus dan bimbingan belajar di Android, iPhone & iPad, Windows dan Mac. Paket kelas, biaya pendaftaran, les privat dan try out dibuat sebagai item jasa, modul dan seragam sebagai barang dengan stok, setiap pembayaran tercatat atas nama siswa, kuitansi dikirim lewat WhatsApp atau dicetak, dan pemilik melihat omzet serta laba bersih di laporan. Paket Gratis tersedia untuk mencoba.
Masalah yang biasa dihadapi bimbel dan lembaga kursus
Kalau salah satu dari ini terdengar akrab, halaman ini untuk Anda.
- 01
Pembayaran dicatat di buku kuitansi
Setiap awal bulan orang tua datang membayar, admin menulis kuitansi tangan, lalu menyalin ke buku besar. Satu kuitansi hilang, dan Anda tidak yakin siswa itu sudah bayar atau belum.
- 02
Harga paket berbeda-beda
SD, SMP dan SMA punya harga sendiri, SMA dibagi IPA dan IPS, les privat berbeda per jenjang, ditambah program intensif UTBK. Admin baru mudah salah menyebut harga.
- 03
Stok modul dan seragam tidak jelas
Modul semester dicetak per jenjang dan kaos seragam dipesan dalam jumlah tertentu. Tanpa catatan stok, Anda baru tahu modul SMP habis saat siswa baru mendaftar.
- 04
Siswa banyak, untungnya tidak kelihatan
Uang SPP masuk setiap bulan, tetapi honor pengajar, sewa ruko, listrik, cetak modul dan promosi juga keluar. Tanpa catatan pengeluaran, laba lembaga hanya perkiraan.
Paket kelas dan les privat sebagai item
Di Salesmaster, setiap program yang Anda jual dibuat sebagai item di Katalog. Paket Bulanan SD Kelas 4-6, Paket Bulanan SMP, Kelas Calistung TK dan Program Intensif UTBK 3 Bulan masing-masing menjadi satu item jasa dengan harganya sendiri. Kelompokkan dengan kategori seperti Kelas reguler, Les privat serta Pendaftaran & modul, supaya admin menemukannya dengan cepat di layar Penjualan.
Program yang punya beberapa pilihan harga cukup dibuat satu item dengan varian. Paket Bulanan SMA bisa punya varian Peminatan IPA dan Peminatan IPS. Les Privat ke Rumah punya varian SD, SMP dan SMA, dan Kursus Bahasa Inggris punya varian Kids dan Conversation. Admin memilih variannya, dan harganya ikut.
Satuan item bisa disesuaikan: bulan untuk paket bulanan, sesi untuk les privat dan kelas tambahan per pertemuan, paket untuk program intensif. Siswa yang ikut empat sesi les privat cukup dicatat dengan kuantitas 4.
- Langkah 1: Buka Katalog → Kategori, buat kategori Kelas reguler, Les privat serta Pendaftaran & modul.
- Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item, tambah setiap paket kelas dengan satuan bulan atau sesi.
- Langkah 3: Untuk program dengan beberapa harga, tambahkan varian seperti Peminatan IPA dan IPS.
- Langkah 4: Tambahkan juga item untuk biaya pendaftaran, try out dan tes minat bakat.
Siswa baru: pendaftaran, modul dan seragam dalam satu nota
Saat siswa baru mendaftar, biasanya ada beberapa hal yang dibayar sekaligus: biaya pendaftaran, bulan pertama, buku modul semester dan kaos seragam. Di layar Penjualan, admin memasukkan semuanya ke satu keranjang, lalu memilih atau menambah siswa sebagai pelanggan dengan nama dan nomor telepon orang tua.
Modul dan seragam adalah barang yang punya stok. Buku Modul Semester bisa dibuat dengan varian SD, SMP dan SMA, dan setiap varian punya harga, modal dan stoknya sendiri. Setiap modul terjual, stok varian itu berkurang, sehingga Anda tahu kapan harus mencetak lagi sebelum semester baru dimulai.
Pembayaran tercatat atas nama siswa. Di Pelanggan, Anda bisa membuka riwayat pembayaran siswa itu: kapan mendaftar, paket apa yang diambil, dan bulan mana saja yang sudah dibayar.
Pembayaran bulanan dan kuitansi untuk orang tua
Setiap kali orang tua membayar SPP bulanan, admin mencatatnya sebagai satu transaksi atas nama siswa. Tulis bulan yang dibayar di Catatan transaksi, misalnya "SPP Oktober", supaya riwayatnya mudah dibaca. Satu pembayaran dicatat utuh dalam satu transaksi; Salesmaster tidak mencatat cicilan atau pembayaran sebagian untuk satu nota.
Salesmaster juga tidak membuat tagihan bulanan otomatis dan tidak mengirim pengingat jatuh tempo. Untuk melihat siapa yang sudah membayar bulan ini, buka Transaksi dan saring per tanggal, atau buka riwayat siswa di Pelanggan. Banyak bimbel tetap memakai daftar siswa per kelas dan mencentangnya dari data transaksi ini.
Setelah dibayar, kuitansi bisa dikirim ke orang tua lewat WhatsApp, email, atau link struk web yang memuat logo dan nama lembaga Anda. Kalau orang tua meminta kuitansi kertas, cetak di printer thermal Bluetooth atau USB.
- Langkah 1: Di layar Penjualan, pilih paket kelas yang dibayar dan pilih siswa sebagai pelanggan.
- Langkah 2: Tambahkan catatan bulan yang dibayar, misalnya SPP Oktober.
- Langkah 3: Pilih metode pembayaran seperti tunai, transfer atau QRIS, lalu selesaikan pembayaran.
- Langkah 4: Kirim kuitansi ke nomor WhatsApp orang tua.
Metode pembayaran yang Anda terima
Kebanyakan orang tua membayar lewat transfer bank atau QRIS, sebagian tunai di meja admin. Buat metode pembayaran sesuai yang Anda terima: tunai, transfer ke rekening lembaga, QRIS, atau dompet digital. Salesmaster tidak terhubung langsung ke bank atau aplikasi pembayaran, jadi admin memilih metode yang dipakai setelah memastikan uangnya masuk.
Di laporan, Anda melihat berapa uang yang masuk lewat masing-masing metode, sehingga saldo rekening, dompet digital dan uang tunai di laci mudah dicocokkan setiap akhir bulan. Potongan harga, misalnya diskon kakak-adik atau promo pendaftaran awal, diatur di Diskon atau Potongan.
Admin di meja depan
Pemilik lembaga sering juga mengajar, sehingga meja depan dijaga admin. Tambahkan admin sebagai staf dengan perannya sendiri, lalu daftarkan perangkat meja depan untuknya. Staf masuk dengan PIN, dan Anda menentukan apa yang boleh mereka lihat dan ubah. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).
Laporan pemasukan per program
Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, diskon, metode pembayaran, dan distribusi pendapatan per item. Terlihat program mana yang paling banyak menyumbang pemasukan: kelas reguler SMP, les privat, atau program intensif UTBK menjelang ujian.
Karena pembayaran bimbel sangat musiman, laporan bulanan dan tahunan membantu Anda melihat pola: pendaftaran ramai di awal tahun ajaran, les privat naik menjelang ujian, dan pemasukan turun saat libur panjang. Pola ini berguna untuk menentukan kapan membuka kelas baru atau memasang promosi.
Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF untuk dikirim ke yayasan, partner, atau akuntan.
Honor pengajar, sewa ruko dan laba bersih
Omzet belum tentu laba. Catat pengeluaran lembaga di Keuangan: honor pengajar, honor guru privat, sewa ruko, listrik dan internet, cetak modul dan seragam, promosi seperti brosur dan iklan, serta ATK kantor. Setiap pengeluaran punya kategori dan dompet asalnya, misalnya kas toko, rekening bank atau dompet digital.
Laporan Keuangan lalu menunjukkan pemasukan dikurangi modal barang dan biaya operasional, yaitu laba bersih lembaga Anda bulan itu. Dengan angka ini Anda bisa menilai apakah menambah pengajar atau membuka kelas baru masih menguntungkan.
- Langkah 1: Buka Keuangan dan buat kategori pengeluaran seperti Honor pengajar, Sewa ruko dan Promosi.
- Langkah 2: Catat setiap pengeluaran dengan jumlah, kategori dan dompet asalnya.
- Langkah 3: Di akhir bulan, buka ringkasan Keuangan untuk melihat laba bersih.
Mulai sebelum tahun ajaran baru
Waktu terbaik untuk pindah ke Salesmaster adalah sebelum masa pendaftaran. Install aplikasi di HP, tablet atau laptop meja depan dan daftar akun. Masukkan semua paket kelas dengan variannya, biaya pendaftaran, lalu modul dan seragam dengan stok awalnya. Siapkan metode pembayaran yang Anda terima.
Masukkan siswa lama ke Pelanggan saat mereka membayar bulan berikutnya, jadi Anda tidak perlu mengetik ulang semua data sekaligus. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari kalau internet di ruko sedang bermasalah. Setelah satu bulan, Anda sudah punya riwayat pembayaran siswa, stok modul dan laba lembaga yang lengkap.
Panduan langkah demi langkah untuk setiap fitur ada di Pusat Bantuan Salesmaster, dan tim kami bisa dihubungi lewat WhatsApp kalau Anda butuh bantuan menyusun katalog.
Contoh susunan katalog bimbel
Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti nama program dan harganya dengan milik lembaga Anda.
| Kategori | Item | Satuan | Varian | Tipe item |
|---|---|---|---|---|
| Kelas reguler | Paket Bulanan SMP | bulan | - | Jasa |
| Kelas reguler | Paket Bulanan SMA | bulan | Peminatan IPA, Peminatan IPS | Jasa |
| Kelas reguler | Program Intensif UTBK 3 Bulan | paket | - | Jasa |
| Kelas reguler | Kursus Bahasa Inggris | bulan | Kids, Conversation | Jasa |
| Les privat | Les Privat ke Rumah (90 menit) | sesi | SD, SMP, SMA | Jasa |
| Les privat | Les Privat Online (60 menit) | sesi | - | Jasa |
| Pendaftaran & modul | Biaya Pendaftaran Siswa Baru | siswa | - | Jasa |
| Pendaftaran & modul | Buku Modul Semester | buku | SD, SMP, SMA | Barang |
| Pendaftaran & modul | Kaos Seragam Bimbel | pcs | - | Barang |
Program kelas, les dan biaya pendaftaran dibuat sebagai jasa tanpa stok. Modul, seragam dan alat tulis dibuat sebagai barang, dan setiap varian modul punya stoknya sendiri.
Paket yang cocok untuk bimbel Anda
Hitung dulu jumlah pembayaran per bulan. Bimbel dengan sekitar 80 siswa aktif, ditambah les privat dan penjualan modul, mencatat kira-kira 100 sampai 150 transaksi sebulan.
| Paket | Harga | Transaksi / bulan | Akun staf | Cocok untuk |
|---|---|---|---|---|
| Gratis | Gratis | 30 | Pemilik saja | Untuk mencoba mencatat pembayaran siswa sebelum dipakai sungguhan. |
| Solo Pro | Rp49.000/bulan | 3.000 | Pemilik saja | Guru les atau bimbel kecil yang pembayarannya dicatat pemilik sendiri. |
| Bronze Pro | Rp69.000/bulan | 5.000 | 1 staf | Bimbel dengan satu admin di meja depan, pemilik memantau dari perangkatnya. |
| Silver Pro | Rp99.000/bulan | 8.000 | 2 staf | Lembaga kursus yang lebih besar, dengan dua admin atau dua meja pembayaran. |
Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →
Pertanyaan yang sering ditanya
- Apakah Salesmaster bisa mencatat SPP bimbel per siswa?
- Bisa. Setiap pembayaran dicatat sebagai transaksi atas nama siswa di Pelanggan, dengan catatan bulan yang dibayar. Riwayat pembayaran siswa bisa dibuka kapan saja dari data pelanggannya.
- Apakah Salesmaster membuat tagihan SPP otomatis setiap bulan?
- Tidak. Salesmaster tidak membuat tagihan berulang dan tidak mengirim pengingat jatuh tempo. Admin mencatat pembayaran saat orang tua membayar, lalu memeriksa siapa yang sudah bayar dari Transaksi atau riwayat siswa di Pelanggan.
- Bisakah orang tua membayar SPP secara dicicil?
- Satu transaksi dibayar utuh; Salesmaster tidak mencatat pembayaran sebagian untuk satu nota. Kalau lembaga Anda menerima cicilan, buat item seperti Cicilan Program Intensif dengan nominal per cicilan, lalu catat setiap cicilan sebagai transaksi tersendiri dengan catatan cicilan ke berapa.
- Apakah Salesmaster bisa mencatat absensi atau jadwal kelas?
- Tidak. Salesmaster adalah aplikasi kasir, jadi fokusnya pembayaran, stok modul dan laporan keuangan. Absensi dan jadwal kelas tetap dicatat dengan cara yang Anda pakai sekarang.
- Bisakah kuitansi dikirim ke WhatsApp orang tua?
- Bisa. Setelah pembayaran selesai, kuitansi bisa dikirim lewat WhatsApp, email, atau link struk web dengan logo lembaga Anda. Kuitansi kertas bisa dicetak di printer thermal Bluetooth atau USB.
- Bagaimana mencatat stok modul per jenjang?
- Buat Buku Modul Semester sebagai barang dengan varian SD, SMP dan SMA. Setiap varian punya harga, modal dan stoknya sendiri, dan stok berkurang setiap modul terjual.
Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →
