Aplikasi kasir untuk servis elektronik rumah tangga

Masalah yang biasa dihadapi tempat servis elektronik

Tempat servis elektronik bekerja di bengkel sekaligus di rumah pelanggan. Kalau salah satu dari ini terdengar akrab, halaman ini untuk Anda.

• 01

  Harga servis tergantung ukuran unit

  Ganti backlight TV 32 inci dan 50 inci jelas berbeda harganya. Kalau tidak ada daftar harga yang sama untuk semua teknisi, pelanggan bisa mendapat harga berbeda untuk pekerjaan yang sama.

• 02

  Unit titipan tanpa catatan rapi

  TV, mesin cuci dan dispenser menunggu di bengkel dengan kertas bertuliskan nama pemiliknya. Saat pelanggan menelepon, tidak ada yang tahu berapa tagihannya dan kapan selesai.

• 03

  Biaya kunjungan sering lupa ditagih

  Teknisi datang ke rumah, mengecek, dan ternyata unit harus dibawa ke bengkel. Biaya cek dan kunjungan terlewat karena pekerjaan utamanya belum selesai.

• 04

  Freon, bensin dan upah menggerus untung

  Tabung freon, pipa AC, bensin dua motor dan upah helper keluar setiap minggu. Tanpa catatan pengeluaran, Anda tidak tahu berapa sebenarnya laba dari satu pekerjaan.

Daftar jasa dan sparepart di satu katalog

Bagi katalog menjadi kategori sesuai jenis pekerjaan Anda, misalnya Servis TV & mesin cuci, Servis AC, dan Sparepart. Kategori ini muncul sebagai tab di layar Penjualan, sehingga penjaga bengkel menemukan jasa atau barang dalam satu atau dua ketukan.

Setiap pekerjaan dibuat sebagai item bertipe Jasa, misalnya Servis Dispenser, Cuci AC Split, Bongkar Pasang AC, atau Servis Alat Kecil untuk kipas, rice cooker dan setrika. Item Jasa tidak punya stok. Isi harga modalnya kalau ada bahan yang selalu terpakai, supaya laba per jasa terlihat.

Sparepart seperti lampu backlight TV, kapasitor AC, motor drain mesin cuci, timer mesin cuci dan thermostat kulkas dibuat sebagai barang dengan pelacakan stok. Dengan begitu, satu nota servis berisi jasa dan sparepart sebagai baris terpisah, dan laporan menunjukkan pendapatan jasa dan penjualan sparepart secara terpisah.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Items → Kategori dan buat kategori Servis TV & mesin cuci, Servis AC, dan Sparepart.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Items → Daftar Item, tambah setiap pekerjaan sebagai item Jasa dengan harga dan harga modalnya.
3. 3Langkah 3: Tambah sparepart sebagai barang dengan satuan pcs, set atau meter, lalu nyalakan Pelacakan Stok.
4. 4Langkah 4: Isi stok awal sparepart sesuai jumlah yang ada di bengkel.

Varian untuk ukuran TV dan jenis mesin

Harga servis sering tergantung ukuran atau jenis unit. Buat satu item Servis TV LED (ganti backlight) dengan varian 32 inci, 43 inci dan 50 inci ke atas, masing-masing dengan harganya. Servis Mesin Cuci bisa punya varian 2 tabung dan Top / front loading, dan Isi Freon AC punya varian Tambah freon dan Isi penuh.

Dengan varian, semua teknisi dan penjaga memakai daftar harga yang sama. Setelah unit dicek, cukup pilih varian yang sesuai, dan harganya langsung masuk ke keranjang.

Sparepart juga bisa bervariasi. Lampu Backlight TV LED (1 set) punya varian 32 inci dan 43 inci, masing-masing dengan harga, harga modal dan stoknya sendiri. Stok tidak berpindah otomatis antarvarian, jadi kesalahan catat diperbaiki dengan penyesuaian stok.

1. 1Langkah 1: Buka item di Katalog → Items → Daftar Item.
2. 2Langkah 2: Tambahkan varian, misalnya 32 inci, 43 inci dan 50 inci ke atas.
3. 3Langkah 3: Isi harga jual dan harga modal untuk setiap varian, lalu simpan.
4. 4Langkah 4: Untuk sparepart, isi stok setiap varian di Katalog → Inventaris → Stok.

DesktopHP

Layar penuh

Biaya cek dan kunjungan ke rumah

Untuk pekerjaan di rumah pelanggan, seperti cuci AC atau servis kulkas yang sulit dibawa, buat item Jasa Biaya Cek / Kunjungan ke Rumah dengan harga tetap. Masukkan item ini ke keranjang setiap kali teknisi berangkat, supaya biaya kunjungan selalu tertagih, baik unitnya langsung diperbaiki maupun dibawa ke bengkel.

Kalau ongkos kunjungan tergantung jarak, buat varian seperti Dalam kota dan Luar kota. Cara lain adalah memakai ongkos di Katalog → Transaksi → Pajak, Biaya, Ongkos, yang ditambahkan ke transaksi.

Bensin dan parkir teknisi bukan bagian dari tagihan pelanggan. Catat sebagai pengeluaran di Keuangan, supaya terlihat apakah biaya kunjungan sudah menutup ongkos di jalan.

Unit titipan dan pekerjaan di rumah dengan Bayar Nanti

Pelanggan biasanya membayar saat unit dikembalikan atau pekerjaan selesai. Saat unit masuk, masukkan jasa dan sparepart yang disepakati ke keranjang, lalu tekan Bayar Nanti dan beri nama yang jelas, misalnya "Bu Siti, TV 43 inci" dengan catatan "Selesai Kamis". Untuk pekerjaan di rumah, pakai nama seperti "Rumah Bu Dewi, 2 AC".

Kalau teknisi menemukan kerusakan lain, misalnya motor drain dan timer mesin cuci sekaligus, buka lagi pesanannya dari daftar Pesanan Belum Dibayar, tambahkan sparepart yang dipakai, dan simpan. Saat pelanggan membayar, selesaikan pesanannya dan kirim struk lewat WhatsApp.

Pesanan Bayar Nanti hanya keranjang yang disimpan. Pesanan ini tersimpan di perangkat tempat dibuatnya, belum dihitung sebagai penjualan dan belum memotong stok sampai dibayar, jadi selesaikan di perangkat yang sama. Ini bukan buku utang, dan satu penjualan tidak bisa dibayar sebagian. Kalau ada uang muka, jual item Jasa "Uang Muka / DP" seharga uang yang diterima, lalu saat pelunasan tekan Tambah Potongan sebesar DP tadi.

1. 1Langkah 1: Masukkan jasa, biaya kunjungan dan sparepart yang disepakati ke keranjang.
2. 2Langkah 2: Tulis keluhan, kelengkapan unit dan perkiraan selesai di catatan.
3. 3Langkah 3: Tekan Bayar Nanti dan isi nama pelanggan beserta jenis unitnya.
4. 4Langkah 4: Saat unit dikembalikan, buka daftar Pesanan Belum Dibayar dan selesaikan pembayaran.

DesktopHP

Layar penuh

Stok sparepart dan belanja ke toko sparepart

Setiap sparepart yang terjual memotong stok barang atau varian yang dipakai. Di Katalog → Inventaris → Stok, Anda melihat sisa kapasitor, timer, thermostat dan backlight, sehingga barang yang sering dibutuhkan bisa dibeli lagi sebelum habis di tengah pekerjaan.

Simpan toko sparepart langganan di Katalog → Inventaris → Supplier dan catat stok masuk setiap kali belanja. Sparepart yang rusak saat dipasang dicatat sebagai penyesuaian stok.

Bahan habis pakai seperti freon, pipa dan isolasi AC bisa dicatat dua cara. Pipa AC + Kabel + Isolasi dijual per meter sebagai barang dengan stok. Freon yang dipakai sedikit-sedikit lebih praktis dicatat sebagai pengeluaran saat membeli tabung, lalu harga modalnya diperkirakan di varian Isi Freon AC.

Pembayaran, struk dan riwayat servis

Metode pembayaran dibuat sendiri oleh pemilik, misalnya tunai, QRIS dan transfer bank. Teknisi yang menerima transfer di rumah pelanggan cukup memilih metode Transfer saat pesanan diselesaikan. Di laporan, uang dari setiap metode terlihat terpisah.

Setiap transaksi tersimpan di Transaksi dengan jasa, sparepart, catatan dan metode pembayarannya. Salesmaster tidak punya fitur garansi khusus, jadi tulis masa garansi di catatan transaksi, misalnya "Garansi 1 bulan". Kalau pelanggan kembali dengan keluhan yang sama, cari transaksinya untuk melihat apa yang sudah diganti.

Struk bisa dicetak di printer thermal Bluetooth atau USB, atau dikirim lewat WhatsApp, email atau link struk web yang memuat logo dan kontak bengkel Anda.

DesktopHP

Layar penuh

Teknisi, penjaga bengkel dan perangkat kasir

Pemilik memakai akun utama. Penjaga bengkel atau teknisi yang menerima pembayaran ditambahkan sebagai staf dengan perannya dan PIN sendiri, lalu perangkat kasir didaftarkan untuk mereka. Satu akun hanya bisa masuk di satu perangkat pada satu waktu, jadi HP teknisi memakai akun staf. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

DesktopHP

Layar penuh

Laporan pekerjaan terbanyak

Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, penjualan kotor dan bersih, diskon, pajak, metode pembayaran, dan item yang paling banyak menyumbang omzet. Terlihat juga musim ramai, misalnya cuci AC di musim kemarau atau servis mesin cuci di musim hujan.

Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF, atau dicetak di printer thermal.

DesktopHP

Layar penuh

Pengeluaran, laba bersih dan mode offline

Di Keuangan, catat pengeluaran dengan kategori dan dompetnya: belanja sparepart, freon & bahan, upah teknisi, sewa bengkel dan bensin kunjungan. Dompet bisa berupa kas toko, rekening bank atau dompet digital. Ringkasan Keuangan menunjukkan omzet dikurangi HPP sparepart dan biaya operasional, yaitu laba bersih usaha servis Anda.

Teknisi yang bekerja di rumah pelanggan dengan sinyal lemah tetap bisa mencatat transaksi. Data tersimpan di perangkat dan dikirim ke cloud saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari; setelah itu aplikasi perlu tersambung sebentar untuk sinkronisasi.

DesktopHP

Layar penuh

Contoh susunan katalog servis elektronik

Pakai tabel ini sebagai titik awal, lalu ganti nama, varian dan harganya dengan layanan dan sparepart Anda sendiri.

Pekerjaan dibuat sebagai item Jasa tanpa stok, sparepart sebagai barang dengan stok. Bahan yang dipakai sedikit-sedikit, seperti freon dari tabung, lebih praktis dicatat sebagai pengeluaran di Keuangan.

Paket yang cocok untuk usaha servis Anda

Tempat servis yang mengerjakan 3 sampai 5 pekerjaan sehari, di bengkel maupun di rumah pelanggan, mencatat kira-kira 100 sampai 150 transaksi sebulan.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Bisakah jasa servis dan sparepart masuk ke satu nota?

Bisa. Buat pekerjaan sebagai item Jasa dan sparepart sebagai barang dengan stok. Keduanya masuk ke keranjang yang sama, jadi pelanggan menerima satu struk, sementara laporan memisahkan pendapatan jasa dan penjualan sparepart.

Harga servis TV tergantung ukuran. Bagaimana mengaturnya?

Buat satu item jasa dengan varian ukuran, misalnya 32 inci, 43 inci dan 50 inci ke atas, masing-masing dengan harganya. Setelah unit dicek, penjaga atau teknisi memilih varian yang sesuai.

Bisakah teknisi mencatat transaksi di rumah pelanggan?

Bisa, dengan akun staf di HP teknisi yang didaftarkan sebagai perangkat kasir. Satu akun hanya bisa masuk di satu perangkat pada satu waktu. Pesanan Bayar Nanti tersimpan di perangkat tempat dibuatnya, jadi selesaikan pesanan di perangkat yang sama.

Bagaimana kalau pelanggan membayar DP untuk sparepart?

Salesmaster tidak mencatat pembayaran sebagian di satu penjualan dan tidak punya buku utang. Saat DP dibayar, jual item Jasa "Uang Muka / DP" seharga uang yang diterima, dan tulis nama pelanggan di nama pesanan Bayar Nanti. Saat pekerjaan selesai, jual pesanan dengan harga penuh lalu tekan Tambah Potongan sebesar DP tadi, supaya laci kas dan laporan cocok di kedua hari.

Apakah Salesmaster bisa mencatat garansi servis?

Tidak ada fitur garansi khusus. Tulis masa garansi di catatan transaksi. Saat pelanggan kembali, cari transaksinya di Transaksi untuk melihat tanggal, jasa dan sparepart yang dipasang.

Apakah usaha servis tetap bisa berjalan kalau internet mati?

Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung ke internet untuk sinkronisasi.

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• Servis laptop & komputerBaca panduan
• Servis HPBaca panduan
• Toko elektronikBaca panduan
• Toko lampu & alat listrikBaca panduan