Aplikasi kasir untuk servis laptop & komputer

Masalah yang biasa dihadapi tempat servis laptop

Tempat servis menjual dua hal sekaligus: keahlian teknisi dan sparepart. Kalau salah satu dari ini terdengar akrab, halaman ini untuk Anda.

• 01

  Unit titipan menumpuk, catatannya di kertas

  Laptop pelanggan menunggu di rak dengan kertas tempel berisi nama dan keluhan. Saat pelanggan datang, penjaga harus mencari kertasnya dulu, dan harga yang dijanjikan sering lupa.

• 02

  Jasa dan sparepart tercampur dalam satu angka

  Ganti LCD ditulis satu harga di nota. Akhir bulan Anda tidak tahu berapa pendapatan dari jasa teknisi dan berapa dari selisih harga sparepart.

• 03

  Sparepart habis saat dibutuhkan

  Pelanggan butuh SSD 512 GB hari ini, dan ternyata stok di laci sudah kosong. Tanpa catatan stok per ukuran, belanja sparepart hanya mengandalkan ingatan.

• 04

  Uang tunai dan transfer sulit dicocokkan

  Sebagian pelanggan membayar tunai, sebagian transfer, sebagian lewat dompet digital. Malam hari, uang di laci tidak cocok dengan catatan, dan tidak ada yang tahu selisihnya dari mana.

Jasa servis dan sparepart di satu katalog

Mulailah dengan membagi katalog menjadi tiga kategori yang biasa ada di tempat servis: Jasa servis, Sparepart dan Upgrade. Kategori ini muncul sebagai tab di layar Penjualan, jadi penjaga toko menemukan jasa atau barang dalam satu atau dua ketukan.

Setiap jenis pekerjaan dibuat sebagai item bertipe Jasa, misalnya Cek & Diagnosa Kerusakan, Instal Ulang Sistem Operasi, Bersih Kipas & Ganti Pasta Thermal, atau Jasa Ganti Keyboard Laptop. Item Jasa tidak punya stok, jadi tidak ada angka stok yang perlu diurus. Isi juga harga modalnya kalau ada, misalnya pasta thermal yang terpakai, supaya laba per jasa terlihat.

Sparepart seperti LCD, keyboard, baterai dan adaptor charger dibuat sebagai barang dengan satuan pcs dan pelacakan stok. Barang upgrade seperti SSD dan RAM juga begitu. Dengan pemisahan ini, satu nota ganti LCD berisi dua baris: jasa pemasangan dan LCD-nya. Di laporan, keduanya terlihat terpisah.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Items → Kategori dan buat kategori Jasa servis, Sparepart dan Upgrade.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Items → Daftar Item, tambah setiap pekerjaan sebagai item Jasa dengan harga dan harga modalnya.
3. 3Langkah 3: Tambah setiap sparepart sebagai barang dengan satuan pcs, lalu nyalakan Pelacakan Stok.
4. 4Langkah 4: Isi stok awal sparepart sesuai jumlah yang ada di laci atau rak.

Varian untuk tingkat kerusakan dan ukuran sparepart

Banyak pekerjaan servis punya beberapa tingkat harga. Laptop mati total bisa selesai dengan perbaikan ringan, atau ternyata perlu perbaikan di IC motherboard yang jauh lebih rumit. Buat satu item Servis Laptop Mati Total dengan varian Ringan dan Mesin / IC motherboard, masing-masing dengan harganya. Setelah diagnosa, penjaga toko tinggal memilih varian yang sesuai.

Cara yang sama dipakai untuk sparepart. LCD Laptop 14 inci punya varian HD 30 pin dan Full HD IPS, SSD SATA 2,5 inci punya varian 256 GB dan 512 GB. Setiap varian punya harga jual, harga modal dan stoknya sendiri, sehingga Anda tahu SSD 512 GB tinggal dua sementara 256 GB masih banyak.

Stok tidak berpindah otomatis antarvarian. Kalau ada LCD yang salah dicatat sebagai varian lain, perbaiki dengan penyesuaian stok di kedua varian.

1. 1Langkah 1: Buka item di Katalog → Items → Daftar Item.
2. 2Langkah 2: Tambahkan varian, misalnya Ringan dan Mesin / IC motherboard, atau 256 GB dan 512 GB.
3. 3Langkah 3: Isi harga jual dan harga modal untuk setiap varian, lalu simpan.
4. 4Langkah 4: Untuk sparepart, isi stok setiap varian di Katalog → Inventaris → Stok.

DesktopHP

Layar penuh

Tambahan servis dengan add-on

Pelanggan sering minta hal kecil di luar pekerjaan utama: data dibackup dulu sebelum diinstal ulang, atau laptop harus selesai hari ini juga. Daripada membuat item baru untuk setiap kombinasi, buat grup add-on bernama Tambahan servis dan pasang ke jasa yang memakainya.

Di contoh toko kami, grup Tambahan servis berisi Backup data dulu (+Rp50.000), Express hari ini (+Rp75.000) dan Pasang antivirus gratis (Rp0). Add-on dengan harga nol tetap berguna: pilihannya tercatat di transaksi, jadi teknisi tahu apa yang sudah dijanjikan kepada pelanggan.

Add-on diatur dari item itu sendiri lewat Kelola add-on. Satu grup bisa dipasang di banyak jasa sekaligus, misalnya Instal Ulang Sistem Operasi, Jasa Ganti LCD Laptop dan Servis Engsel & Casing Laptop.

DesktopHP

Layar penuh

Unit titipan dengan Bayar Nanti

Di tempat servis, pembayaran biasanya terjadi saat unit diambil, bukan saat diterima. Untuk itu ada tombol Bayar Nanti. Saat laptop masuk, penjaga memasukkan jasa yang disepakati ke keranjang, lalu menyimpannya sebagai Pesanan Belum Dibayar dengan nama yang jelas, misalnya "Dita, laptop mati". Tulis keterangan di catatan pesanan, seperti "Estimasi 3 hari", dan catatan per baris seperti "Charger ikut dititip".

Kalau teknisi menemukan kerusakan tambahan, buka lagi pesanannya, tambahkan jasa atau sparepart yang diperlukan, dan simpan. Saat pelanggan datang, pilih pesanannya dari daftar Pesanan Belum Dibayar, cek isinya bersama pelanggan, lalu selesaikan pembayaran.

Pesanan Bayar Nanti bukan catatan utang. Pesanan ini hanya keranjang yang disimpan, tersimpan di perangkat tempat dibuatnya, dan belum dihitung sebagai penjualan atau memotong stok sampai dibayar. Karena itu, simpan dan selesaikan pesanan di perangkat kasir yang sama. Salesmaster tidak mencatat pembayaran sebagian di satu penjualan, jadi kalau pelanggan memberi uang muka, jual item Jasa "Uang Muka / DP" seharga uang yang diterima. Saat unit diambil, jual servisnya dengan harga penuh lalu tekan Tambah Potongan sebesar DP tadi.

1. 1Langkah 1: Di layar Penjualan, masukkan jasa yang disepakati ke keranjang.
2. 2Langkah 2: Tambahkan catatan seperti kelengkapan unit, keluhan, atau nomor seri.
3. 3Langkah 3: Tekan Bayar Nanti dan isi nama pelanggan beserta jenis unitnya.
4. 4Langkah 4: Saat unit diambil, buka daftar Pesanan Belum Dibayar, lengkapi isinya, lalu selesaikan pembayaran.

DesktopHP

Layar penuh

Stok sparepart dan belanja ke supplier

Setiap sparepart yang terjual memotong stok varian yang dipakai. Kalau Anda memasang SSD 512 GB, stok 512 GB berkurang satu, sedangkan 256 GB tetap. Di Katalog → Inventaris → Stok, Anda melihat sisa setiap sparepart, sehingga barang yang cepat habis seperti adaptor charger, baterai dan RAM bisa dipesan lagi sebelum kosong.

Simpan toko sparepart dan distributor langganan di Katalog → Inventaris → Supplier. Saat kiriman datang, tambahkan stok masuk untuk setiap varian. Sparepart yang rusak saat dipasang, atau selisih setelah hitung ulang laci, dicatat sebagai penyesuaian stok.

Untuk sparepart yang baru dipesan setelah pelanggan setuju, misalnya LCD dengan ukuran yang jarang, tambahkan dulu ke katalog lalu masukkan ke pesanan Bayar Nanti pelanggan itu. Saat barangnya datang, catat stok masuk, sehingga stok tetap cocok ketika pesanan dibayar.

Pembayaran, struk dan riwayat servis

Buat metode pembayaran sesuai yang Anda terima, misalnya tunai, QRIS, transfer bank atau kartu. Metode ini dibuat sendiri oleh pemilik; Salesmaster tidak terhubung langsung ke mesin EDC atau penyedia pembayaran, jadi setiap pembayaran dicatat dengan memilih metodenya. Di laporan, Anda melihat berapa uang yang masuk lewat masing-masing metode.

Kalau usaha Anda memungut PPN, atur sekali di Katalog → Transaksi → Pajak, Biaya, Ongkos, dan pajaknya dihitung otomatis. Struk bisa dicetak di printer thermal Bluetooth atau USB, atau dikirim lewat WhatsApp, email atau link struk web yang memuat logo dan kontak toko Anda.

Setiap transaksi tersimpan di Transaksi dengan jasa, sparepart, catatan, pajak dan metode pembayarannya. Kalau pelanggan kembali dengan keluhan yang sama, cari transaksinya dan lihat apa yang sudah dikerjakan. Salesmaster tidak punya pencatatan garansi khusus, jadi tulis masa garansi di catatan transaksi, misalnya "Garansi jasa 30 hari".

DesktopHP

Layar penuh

Teknisi, penjaga toko dan akun staf

Pemilik memakai akun utama. Penjaga toko atau teknisi yang ikut menerima pembayaran ditambahkan sebagai staf dengan perannya dan PIN sendiri, lalu perangkat kasir didaftarkan untuk mereka. Satu akun hanya bisa masuk di satu perangkat pada satu waktu, jadi perangkat tambahan memakai akun staf. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

DesktopHP

Layar penuh

Laporan jasa, sparepart dan laba bersih

Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, penjualan kotor dan bersih, pajak, metode pembayaran, dan item yang paling banyak menyumbang omzet. Karena jasa dan sparepart adalah item terpisah, terlihat apakah toko Anda lebih hidup dari keahlian teknisi atau dari penjualan barang upgrade.

Untuk laba yang sebenarnya, catat pengeluaran di Keuangan dengan kategori dan dompetnya: belanja sparepart, gaji teknisi, sewa ruko, listrik & internet, serta alat & bahan seperti pasta thermal dan timah solder. Dompet bisa berupa kas toko, rekening bank atau dompet digital. Ringkasan Keuangan menunjukkan omzet dikurangi HPP sparepart dan biaya operasional, yaitu laba bersih tempat servis Anda.

Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF untuk dikirim ke akuntan atau partner usaha.

DesktopHP

Layar penuh

Mulai dalam satu hari, tetap jalan saat offline

Mulailah dari jasa yang paling sering dikerjakan, biasanya cek kerusakan, instal ulang dan bersih kipas, lalu sparepart yang selalu Anda simpan di laci. Masukkan harganya, hitung stok sparepart, dan jalankan kasir seperti biasa. Katalog yang panjang lebih cepat diisi di laptop Windows atau Mac.

Unit yang sudah dititipkan sebelum Anda memakai Salesmaster bisa dimasukkan satu per satu sebagai pesanan Bayar Nanti, supaya tidak ada yang terlewat saat pelanggan datang.

Kalau internet toko terputus, transaksi tetap tersimpan di perangkat dan dikirim ke cloud saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari; setelah itu aplikasi perlu tersambung sebentar untuk sinkronisasi. Karena data tersimpan di akun, catatan toko tidak hilang kalau perangkat kasir rusak atau diganti.

Contoh susunan katalog servis laptop

Pakai tabel ini sebagai titik awal, lalu ganti nama dan harganya dengan layanan dan sparepart Anda sendiri.

Jasa dibuat sebagai item Jasa tanpa stok, sparepart sebagai barang dengan stok. Tambahan seperti backup data atau pengerjaan express dibuat sebagai add-on yang dipasang di jasa terkait.

Paket yang cocok untuk tempat servis Anda

Tempat servis yang menyelesaikan 3 sampai 5 unit sehari, ditambah penjualan sparepart dan aksesoris, mencatat kira-kira 100 sampai 150 transaksi sebulan.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Bisakah jasa servis dan sparepart masuk ke satu nota?

Bisa. Buat jasa sebagai item Jasa dan sparepart sebagai barang dengan stok. Keduanya dimasukkan ke keranjang yang sama, sehingga pelanggan menerima satu struk, sementara laporan tetap memisahkan pendapatan jasa dan penjualan sparepart.

Bisakah mencatat nomor seri dan kelengkapan laptop yang dititipkan?

Salesmaster tidak punya kolom khusus untuk nomor seri atau tiket servis. Tulis nomor seri, keluhan dan kelengkapan, seperti charger atau tas, di catatan pesanan Bayar Nanti atau catatan baris. Catatan itu ikut tersimpan di transaksi saat dibayar.

Bagaimana kalau pelanggan membayar uang muka?

Salesmaster tidak mencatat pembayaran sebagian di satu penjualan. Saat DP dibayar, jual item Jasa "Uang Muka / DP" seharga uang yang diterima, misalnya Rp200.000, dan tulis nama pelanggan di nama pesanan Bayar Nanti. Saat unit diambil, selesaikan pesanan dengan harga penuh dan tekan Tambah Potongan sebesar DP tadi. Pesanan Bayar Nanti bukan catatan utang dan tersimpan di perangkat tempat dibuatnya.

Apakah Salesmaster bisa mencatat garansi servis?

Tidak ada fitur garansi khusus. Tulis masa garansi di catatan transaksi, misalnya "Garansi jasa 30 hari". Saat pelanggan kembali, cari transaksinya di Transaksi untuk melihat tanggal, jasa dan sparepart yang dipasang.

Harga servis tergantung kerusakan. Bagaimana mengaturnya?

Buat satu item jasa dengan varian untuk setiap tingkat pekerjaan, misalnya Ringan dan Mesin / IC motherboard, masing-masing dengan harganya. Setelah diagnosa, penjaga memilih varian yang sesuai. Biaya cek kerusakan bisa dibuat sebagai item Jasa tersendiri.

Apakah tempat servis tetap bisa mencatat transaksi kalau internet mati?

Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung ke internet untuk sinkronisasi.

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• Servis HPBaca panduan
• Toko komputer & laptopBaca panduan
• Servis elektronik rumah tanggaBaca panduan
• Toko CCTV & perangkat jaringanBaca panduan