Salesmaster adalah aplikasi kasir (POS) untuk optik dan toko kacamata di Android, iPhone & iPad, Windows dan Mac. Frame dibuat sebagai item dengan varian warna, lensa dengan varian jenis atau indeks, dan tambahan seperti warna gradasi atau lapisan antiair dibuat sebagai add-on yang harganya ditambahkan otomatis. Kacamata yang diambil beberapa hari kemudian disimpan dengan Bayar Nanti bersama catatan ukurannya, dan biaya seperti lab lensa dan refraksionis dicatat di Keuangan untuk melihat laba bersih.
Masalah yang biasa dihadapi toko optik
Satu kacamata terdiri dari beberapa bagian, dan sering baru selesai beberapa hari kemudian. Di situlah catatan kertas mulai kewalahan.
- 01
Satu kacamata, banyak komponen harga
Frame, lensa, anti refleksi, warna gradasi, kotak kacamata. Kalau semuanya dihitung manual di nota, satu komponen mudah lupa ditagih.
- 02
Ukuran lensa tercecer di kertas
Hasil cek ukuran ditulis di kartu kecil. Saat pelanggan kembali setahun kemudian, kartunya sudah hilang dan Anda harus mengukur ulang dari awal.
- 03
Pesanan jadi beberapa hari lagi
Lensa dipesan ke lab dan kacamata baru bisa diambil Kamis. Sementara itu, nota pesanan menumpuk di laci dan mudah tertukar.
- 04
Biaya lab dan gaji refraksionis memakan laba
Harga jual kacamata terlihat besar, tapi ada ongkos lab lensa, kurir, potong dan pasang lensa. Tanpa dicatat, laba bersih hanya tebakan.
Frame dengan varian warna
Kelompokkan barang dengan kategori seperti Frame kacamata, Lensa, Softlens & cairan, serta Aksesori & jasa. Kategori muncul sebagai tab di layar Penjualan, sehingga Anda menemukan frame atau lensa dalam satu atau dua ketukan.
Setiap model frame cukup dibuat satu item, dengan warna sebagai varian. Frame Metal Kotak bisa punya varian Hitam, Silver dan Gold, dan Frame Asetat Bulat varian Hitam, Cokelat Tortoise dan Bening. Setiap varian punya harga jual, harga modal dan stoknya sendiri, jadi Anda tahu warna apa yang tersisa di etalase.
Frame dengan satu pilihan saja, seperti Frame Titanium Ringan atau Frame Rimless, dibuat sebagai item biasa. Kacamata hitam siap pakai juga dibuat dengan cara yang sama.
- Langkah 1: Buka Katalog → Kategori, lalu buat kategori seperti Frame kacamata, Lensa dan Softlens & cairan.
- Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item, lalu tambah satu item untuk setiap model frame.
- Langkah 3: Tambahkan varian warna dengan harga jual dan harga modalnya.
- Langkah 4: Isi stok awal setiap warna sesuai isi etalase.
Lensa dengan varian jenis dan indeks
Lensa dijual sepasang, dan harganya bergantung pada jenis atau indeksnya. Buat Lensa Single Vision (sepasang) dengan varian Standar, Anti refleksi dan Filter cahaya biru. Lensa Photochromic bisa punya varian Indeks 1,56 dan Indeks 1,61, dan Lensa Progresif varian Reguler dan Premium.
Satuan item bisa diisi “pasang”, sehingga di detail transaksi terlihat jelas bahwa yang dijual adalah sepasang lensa. Setiap varian punya harga modal sendiri, sesuai harga dari lab atau distributor lensa.
Kalau lensa Anda dipesan per resep ke lab dan tidak disimpan sebagai stok, Anda tetap bisa membuatnya sebagai item. Harga modal yang Anda isi akan dipakai untuk menghitung laba kotor di laporan.
Tambahan lensa sebagai add-on
Pilihan tambahan seperti warna gradasi atau lapisan antiair tidak perlu dibuat sebagai lensa terpisah. Buat satu grup add-on, misalnya Tambahan lensa, dengan opsi Warna gradasi dan Lapisan antiair beserta tambahan harganya. Add-on dikelola di item lewat Kelola add-on, dan satu grup bisa dipasang ke beberapa jenis lensa sekaligus.
Saat transaksi, kasir memilih lensanya lalu mencentang tambahan yang diminta pelanggan. Harga add-on langsung ditambahkan ke total, jadi tidak ada lagi lapisan yang lupa ditagih.
- Langkah 1: Buka item lensa di Katalog → Daftar Item, lalu pilih Kelola add-on.
- Langkah 2: Buat grup Tambahan lensa dan isi opsinya, misalnya Warna gradasi dan Lapisan antiair.
- Langkah 3: Isi tambahan harga untuk setiap opsi.
- Langkah 4: Pasang grup yang sama ke jenis lensa lain yang menawarkan tambahan itu.
Frame, lensa dan ukuran dalam satu nota
Di layar Penjualan, kasir memilih frame, memilih lensa beserta add-onnya, dan menambahkan jasa seperti Cek Ukuran Kacamata kalau ada. Semuanya masuk ke satu keranjang dengan satu total.
Ukuran lensa bisa ditulis sebagai catatan di baris lensa, misalnya “R +1,75 L +2,00”. Catatan ini ikut tersimpan di transaksi. Salesmaster tidak punya kartu resep khusus, jadi catatan di transaksi inilah yang menjadi riwayat ukuran pelanggan.
Isi selalu nama dan nomor telepon pelanggan. Saat pelanggan kembali untuk mengganti lensa, cari namanya di Pelanggan, buka transaksi sebelumnya, dan ukuran lensanya terlihat di catatan.
Kacamata yang dibayar saat diambil
Kacamata dengan lensa pesanan biasanya baru jadi beberapa hari kemudian. Setelah frame, lensa dan catatan ukuran masuk ke keranjang, tekan Bayar Nanti dan beri nama pesanan, misalnya “Bu Ratna, progresif” dengan catatan “Ambil hari Kamis”. Pesanan ini muncul di daftar Pesanan Belum Dibayar.
Saat pelanggan datang mengambil kacamatanya, buka pesanannya, tambahkan barang lain kalau perlu, misalnya kotak kacamata atau cairan pembersih, lalu selesaikan pembayaran. Pesanan Bayar Nanti belum dihitung sebagai penjualan dan belum mengurangi stok sampai dibayar. Pesanan ini tersimpan di perangkat tempat dibuatnya, jadi selesaikan di perangkat yang sama.
Banyak optik meminta uang muka saat pemesanan. Salesmaster tidak mencatat pembayaran sebagian pada satu penjualan. Saat DP dibayar, jual item Jasa “Uang Muka / DP” seharga uang yang diterima, misalnya Rp500.000. Saat kacamata diambil, pakai Tambah Potongan untuk seluruh penjualan sebesar DP tadi sebelum menyelesaikan pembayaran, sehingga laci dan laporan cocok di kedua hari.
Pembayaran, diskon member dan struk
Buat metode pembayaran yang Anda terima, seperti tunai, transfer, QRIS, dompet digital atau kartu. Salesmaster tidak terhubung langsung ke mesin EDC, jadi setiap cara bayar dicatat sebagai metode yang Anda buat sendiri. Di laporan, uang masuk dipisah per metode.
Pelanggan tetap bisa diberi kartu member. Diskon untuk mereka dibuat sebagai potongan, misalnya Diskon Member, di Diskon atau Potongan, lalu kasir memilihnya saat transaksi. PPN diatur sekali di Katalog → Pajak, Biaya, Ongkos. Struk bisa dicetak di printer thermal atau dikirim lewat WhatsApp, email dan link struk web.
Refraksionis dan kasir
Pemilik masuk dengan akun utama, dan satu akun hanya aktif di satu perangkat pada satu waktu. Kasir atau refraksionis yang ikut mencatat penjualan diberi akun staf dengan PIN di perangkat kasir yang Anda daftarkan. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).
Kalau optik Anda juga melayani cek ukuran tanpa pembelian, jual Cek Ukuran Kacamata sebagai item jasa tersendiri dan tulis hasilnya di catatan transaksi. Pelanggan yang kembali beberapa minggu kemudian untuk memesan kacamata tetap bisa ditemukan riwayatnya lewat nama di Pelanggan, dan kasir tidak perlu mengukur ulang dari awal.
Biaya lab lensa, pengeluaran dan laba bersih
Catat pengeluaran optik di Keuangan: belanja frame dan lensa, ongkos lab lensa, gaji refraksionis dan kasir, sewa ruko dan listrik. Setiap pengeluaran punya kategori, dompet asal dan catatan, misalnya “Distributor frame” atau “Potong & pasang lensa”.
Laporan Keuangan menunjukkan omzet dikurangi HPP dan biaya operasional, yaitu laba bersih optik Anda. Laporan penjualan harian sampai tahunan menunjukkan frame dan jenis lensa mana yang paling banyak menyumbang pendapatan, dan bisa diekspor ke Excel atau PDF.
Aplikasi tetap bisa dipakai tanpa internet sampai 7 hari, lalu tersinkron saat tersambung. Data tersimpan di akun, jadi riwayat pelanggan dan ukuran lensanya tidak hilang kalau perangkat diganti.
Contoh susunan katalog toko optik
Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti frame, lensa dan harganya dengan barang di optik Anda.
| Kategori | Item | Varian | Add-on | Harga jual |
|---|---|---|---|---|
| Frame kacamata | Frame Metal Kotak | Hitam, Silver, Gold | - | Rp350.000 |
| Frame kacamata | Frame Anak Lentur | Biru, Pink, Hitam | - | Rp275.000 |
| Frame kacamata | Frame Titanium Ringan | - | - | Rp850.000 |
| Lensa | Lensa Single Vision (sepasang) | Standar, Anti refleksi, Filter cahaya biru | Warna gradasi, Lapisan antiair | Rp250.000 – Rp550.000 |
| Lensa | Lensa Progresif (sepasang) | Reguler, Premium | Warna gradasi, Lapisan antiair | Rp1.500.000 – Rp2.500.000 |
| Softlens & cairan | Softlens Warna Bulanan | Abu-abu, Cokelat, Biru | - | Rp95.000 |
| Softlens & cairan | Cairan Softlens | 120 ml, 360 ml | - | Rp45.000 – Rp95.000 |
| Aksesori & jasa | Cek Ukuran Kacamata | - | - | Rp30.000 |
Frame dibuat dengan varian warna dan lensa dengan varian jenis atau indeks. Tambahan seperti warna gradasi dan lapisan antiair dibuat sebagai add-on, dan cek ukuran serta servis dibuat sebagai item jasa.
Paket yang cocok untuk optik Anda
Optik yang melayani sekitar 4 sampai 5 pelanggan sehari mencatat kira-kira 130 transaksi sebulan.
| Paket | Harga | Transaksi / bulan | Akun staf | Cocok untuk |
|---|---|---|---|---|
| Gratis | Gratis | 30 | Pemilik saja | Untuk mencoba frame, lensa dan add-on sebelum dipakai sungguhan. |
| Solo Pro | Rp49.000/bulan | 3.000 | Pemilik saja | Optik kecil yang dijaga pemilik sendiri. |
| Bronze Pro | Rp69.000/bulan | 5.000 | 1 staf | Optik dengan satu kasir atau refraksionis di perangkat sendiri. |
| Silver Pro | Rp99.000/bulan | 8.000 | 2 staf | Optik dengan kasir dan refraksionis yang masing-masing memakai perangkat. |
Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →
Pertanyaan yang sering ditanya
- Bisakah frame dan lensa masuk dalam satu nota?
- Bisa. Pilih frame, lensa beserta add-onnya, dan jasa seperti cek ukuran di keranjang yang sama. Semuanya tercatat dalam satu transaksi dengan satu total.
- Di mana menyimpan ukuran lensa pelanggan?
- Salesmaster tidak punya kartu resep khusus. Tulis ukuran lensa sebagai catatan di baris lensa, misalnya “R +1,75 L +2,00”, dan isi nama pelanggan. Ukurannya bisa dilihat lagi di riwayat transaksi pelanggan.
- Bagaimana mencatat kacamata yang baru diambil beberapa hari lagi?
- Simpan keranjangnya dengan Bayar Nanti atas nama pelanggan, lalu selesaikan pembayaran saat kacamata diambil. Pesanan tersimpan di perangkat tempat dibuatnya dan belum dihitung sebagai penjualan sampai dibayar.
- Bisakah mencatat DP kacamata?
- Bisa, dengan dua langkah. Saat DP dibayar, jual item Jasa “Uang Muka / DP” seharga uang yang diterima. Saat kacamata diambil, jual pesanan Bayar Nanti dengan harga penuh, lalu pakai Tambah Potongan untuk seluruh penjualan sebesar DP.
- Bagaimana mengatur tambahan seperti anti refleksi atau warna gradasi?
- Jenis lensa utama dibuat sebagai varian, sedangkan tambahan yang bisa dipilih dibuat sebagai add-on di item lensa. Harga add-on ditambahkan otomatis ke total.
- Apakah optik tetap bisa berjualan saat internet mati?
- Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung.
Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →
