Aplikasi kasir untuk jasa pengiriman & ekspedisi

Masalah yang biasa dihadapi loket ekspedisi

Kalau salah satu dari ini terjadi di loket Anda, halaman ini untuk Anda.

• 01

  Tarif berbeda untuk setiap tujuan

  Dalam kota, satu provinsi, Pulau Jawa, Sumatra: semuanya punya tarif per kilo yang berbeda. Kalau admin mencari tarif di kertas yang ditempel di dinding, antrean sore makin panjang.

• 02

  Ongkos tambahan sering lupa ditagih

  Packing kayu, bubble wrap, kardus, jemput paket dan asuransi barang. Satu saja lupa dimasukkan, keuntungan kiriman itu habis.

• 03

  Kardus dan lakban habis mendadak

  Pelanggan datang membawa barang tanpa kemasan, ternyata kardus ukuran sedang sudah habis. Tanpa catatan stok, belanja kemasan selalu terlambat.

• 04

  Uang loket ramai, labanya tidak jelas

  Setoran harian kelihatan besar, tapi masih ada gaji kurir dan admin, bensin armada, servis motor dan sewa ruko. Tanpa catatan pengeluaran, laba hanya perkiraan.

Menyusun layanan kirim dan kemasan

Mulailah dari daftar tarif yang sudah Anda pakai. Di Salesmaster, setiap layanan adalah satu item di Katalog. Kelompokkan dengan kategori seperti Kirim paket, Kargo laut, darat & udara, dan Packing & kemasan, supaya admin loket menemukan layanan dalam satu atau dua ketukan di layar Penjualan.

Layanan kirim seperti Paket Reguler, Paket Kilat 1 Hari, Dokumen / Amplop dan Jemput Paket ke Rumah dibuat sebagai item jasa, dengan satuan kg, amplop atau trip. Kemasan yang Anda jual, seperti kardus, lakban cokelat, karung plastik dan kotak styrofoam, dibuat sebagai item barang dengan stok sendiri.

Jasa packing yang memakai tenaga dan bahan, seperti packing kayu atau bungkus bubble wrap per meter, bisa dibuat sebagai item jasa dengan harganya sendiri. Dengan begitu setiap ongkos tambahan muncul sebagai baris terpisah di nota, dan pelanggan melihat rinciannya dengan jelas.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Kategori, lalu buat kategori seperti Kirim paket dan Packing & kemasan.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item, lalu tambah layanan kirim dengan satuan kg, amplop atau trip.
3. 3Langkah 3: Tambahkan kardus, lakban dan karung sebagai item barang dengan stok awal.
4. 4Langkah 4: Buka layar Penjualan dan pastikan setiap layanan muncul di kategori yang benar.

DesktopHP

Layar penuh

Tarif per tujuan dengan varian

Tarif Paket Reguler ke dalam kota Pontianak, Kalimantan Barat, Pulau Jawa dan Sumatra / Sulawesi tidak perlu dibuat sebagai empat item. Buat satu item Paket Reguler dengan empat varian tujuan, masing-masing dengan harga per kilogramnya sendiri. Admin memilih tujuan, lalu harganya ikut.

Cara yang sama dipakai untuk kargo laut dan udara ke Jakarta atau Surabaya, dokumen dalam kota dan luar kota, atau packing kayu kecil, sedang dan besar. Daftar layanan tetap pendek, dan setiap admin memakai tarif yang sama.

Perlu diketahui: Salesmaster tidak menghitung tarif otomatis dari kota tujuan atau dari sistem kurir lain. Varian tujuan adalah daftar yang Anda susun sendiri, dan admin yang memilihnya. Kalau tarif berubah, ubah harga di varian tersebut.

1. 1Langkah 1: Buka item Paket Reguler di Katalog → Daftar Item.
2. 2Langkah 2: Tambahkan varian untuk setiap tujuan, misalnya Dalam kota Pontianak dan Pulau Jawa.
3. 3Langkah 3: Isi harga per kilogram untuk setiap varian, lalu simpan.
4. 4Langkah 4: Coba di layar Penjualan: ketuk Paket Reguler dan pastikan admin diminta memilih tujuan.

DesktopHP

Layar penuh

Menghitung berat, minimum kargo dan asuransi

Karena harga layanan dibuat per kilogram, admin cukup menimbang paket di timbangan loket lalu mengisi jumlahnya sesuai berat. Paket 3 kg ke Pulau Jawa berarti Paket Reguler varian Pulau Jawa dengan jumlah 3, dan totalnya dihitung otomatis. Jumlah di keranjang selalu bilangan bulat, jadi paket 2,4 kg dibulatkan ke atas menjadi 3 kg, seperti kebiasaan loket pada umumnya. Salesmaster tidak terhubung ke timbangan digital, jadi berat diketik oleh admin.

Untuk kargo dengan berat minimum, seperti kargo laut minimal 10 kg, tulis syaratnya di nama item supaya admin selalu ingat, misalnya Kargo Laut (min. 10 kg). Aplikasi tidak memaksa berat minimum, jadi aturan ini dijalankan oleh admin.

Asuransi barang bisa dibuat sebagai item per kelipatan nilai barang, misalnya Asuransi Barang per Rp1 juta. Barang senilai Rp3 juta berarti jumlah 3. Isi nilai barang dan isi paket di catatan transaksi supaya tersimpan bersama nota.

Stok kardus, lakban dan karung

Kemasan adalah barang yang benar-benar habis terjual, jadi buat sebagai item barang dengan stok. Kardus bisa punya varian ukuran kecil, sedang dan besar, dan setiap varian punya stok dan harga sendiri. Setiap kali kardus sedang terjual, stok kardus sedang berkurang satu.

Saat Anda membeli kemasan dari pemasok, tambahkan stoknya lewat Katalog → Inventaris → Stok, dan catat pembayarannya di Keuangan. Dengan begitu Anda tahu kapan kardus hampir habis sebelum pelanggan datang membawa barang tanpa kemasan.

Lakban dan bubble wrap yang dipakai untuk membungkus paket pelanggan, bukan dijual per gulung, bisa dicatat sebagai pengeluaran kemasan di Keuangan. Kalau ingin stoknya tetap akurat, kurangi stoknya dengan penyesuaian stok secara berkala.

Pembayaran, nota dan catatan paket

Atur metode pembayaran yang Anda terima, misalnya tunai, QRIS dan transfer bank. Metode ini Anda buat sendiri, dan laporan menunjukkan berapa uang yang masuk lewat masing-masing metode, sehingga setoran loket dan saldo rekening mudah dicocokkan.

Kalau Anda memungut PPN, atur sekali di Katalog → Transaksi → Pajak, Biaya, Ongkos, dan pajak dihitung otomatis. Isi catatan transaksi dengan nama penerima, kota tujuan dan isi paket, supaya setiap nota bisa ditelusuri kalau ada pertanyaan dari pelanggan.

Nota bisa dicetak di printer thermal Bluetooth atau USB, atau dikirim lewat WhatsApp, email dan link struk web dengan logo dan kontak loket Anda. Pengirim yang berjualan online biasanya lebih suka nota lewat WhatsApp untuk arsip mereka.

DesktopHP

Layar penuh

Pengirim tetap: riwayat dan poin loyalitas

Loket ekspedisi hidup dari pengirim yang datang setiap minggu, terutama penjual online. Simpan data pelanggan saat transaksi, cukup nama dan nomor telepon, dan riwayat kirimnya tersimpan. Anda bisa melihat siapa yang paling sering mengirim dan berapa total belanjanya.

Nyalakan Poin loyalitas di Bisnis → Poin loyalitas untuk memberi alasan pengirim kembali ke loket Anda. Anda menentukan aturannya sendiri: berapa belanja untuk 1 poin, berapa nilai 1 poin, minimum poin yang boleh ditukar, dan batas potongan dari total belanja. Poin bertambah otomatis setiap transaksi.

Salesmaster tidak mencatat saldo utang pelanggan. Pengirim langganan yang biasa membayar mingguan tetap dicatat per transaksi saat dibayar, dan tagihan mingguannya dicatat di luar aplikasi. Bayar Nanti hanya menyimpan keranjang di perangkat loket sampai dibayar, bukan buku tagihan.

DesktopHP

Layar penuh

Admin loket dan kurir

Satu akun Salesmaster masuk di satu perangkat pada satu waktu. Kalau admin loket memakai perangkat sendiri, tambahkan ia sebagai staf dan daftarkan perangkatnya sebagai perangkat staf. Staf masuk dengan PIN, dan Anda menentukan apa yang boleh ia lihat dan ubah. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

DesktopHP

Layar penuh

Laporan pengiriman dan laba bersih

Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, pajak, metode pembayaran dan pendapatan per layanan, sehingga terlihat apakah paket reguler, kargo atau jasa packing yang paling banyak menyumbang omzet.

Untuk laba yang sebenarnya, catat pengeluaran di Keuangan: kardus dan kemasan, gaji kurir dan admin, bensin armada, servis motor kurir, sewa ruko serta listrik dan internet. Setiap pengeluaran punya kategori dan dompet asalnya, misalnya kas toko, rekening bank atau dompet digital. Laporan Keuangan lalu menunjukkan omzet dikurangi biaya, yaitu laba bersih loket Anda.

Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF, misalnya untuk mencocokkan setoran dengan mitra ekspedisi yang Anda wakili.

DesktopHP

Layar penuh

Mulai dalam satu hari, tetap jalan saat internet putus

Anda tidak perlu menutup loket untuk mulai. Install Salesmaster di HP, tablet atau laptop loket, daftar akun, lalu masukkan layanan yang paling sering dipakai: Paket Reguler dengan varian tujuan, dokumen, packing kayu dan kardus. Layanan lain bisa ditambahkan di sela jam sepi.

Transaksi tersimpan di perangkat dulu dan dikirim ke cloud saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari; setelah itu aplikasi perlu tersambung ke internet sebentar untuk sinkronisasi. Jadi loket tetap melayani walau Wi-Fi mati di jam ramai.

Setelah satu atau dua minggu, cocokkan laporan harian dengan uang di laci dan mulai catat pengeluaran di Keuangan. Dari situ Anda tahu layanan mana yang paling menguntungkan dan berapa laba loket setiap bulan.

Contoh susunan layanan ekspedisi

Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti tujuan dan tarifnya dengan daftar harga loket Anda.

Layanan kirim dan jasa packing dibuat sebagai item jasa dengan harga per satuan. Kemasan yang dijual, seperti kardus dan lakban, dibuat sebagai item barang dengan stok per varian.

Paket yang cocok untuk loket Anda

Loket yang melayani sekitar 30 pengirim sehari mencatat kira-kira 900 transaksi sebulan.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Bisakah Salesmaster menghitung ongkos kirim per kilogram?

Bisa. Buat layanan dengan satuan kg dan harga per kilogram, lalu isi jumlah sesuai berat paket yang sudah dibulatkan ke kilogram penuh, karena jumlah di keranjang selalu bilangan bulat. Tarif per tujuan dibuat sebagai varian yang dipilih admin.

Apakah Salesmaster membuat nomor resi dan pelacakan paket?

Tidak. Salesmaster adalah aplikasi kasir, bukan sistem pelacakan. Kalau Anda memakai resi dari sistem lain, tulis nomornya di catatan transaksi.

Apakah tarif bisa terhubung otomatis dengan kurir atau ekspedisi lain?

Tidak. Tidak ada integrasi dengan sistem kurir. Anda menyusun tarif sendiri sebagai varian tujuan, dan mengubah harganya kalau tarif berubah.

Bisakah stok kardus dihitung per ukuran?

Bisa. Buat item Kardus dengan varian kecil, sedang dan besar. Setiap varian punya stok dan harga sendiri, dan stok berkurang setiap kali terjual.

Bagaimana dengan pelanggan yang membayar mingguan?

Salesmaster tidak punya buku utang pelanggan. Catat setiap kiriman sebagai transaksi saat dibayar, dan catat tagihan mingguan di luar aplikasi. Bayar Nanti hanya menyimpan keranjang di perangkat loket sampai dibayar: pesanan ini belum dihitung sebagai penjualan dan harus diselesaikan di perangkat yang sama.

Apakah loket tetap bisa melayani saat internet mati?

Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung ke internet.

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• Percetakan & digital printingBaca panduan
• Fotokopi & printBaca panduan
• Rental alat & perlengkapanBaca panduan
• Event & tiketBaca panduan