Aplikasi kasir untuk rental alat & perlengkapan

Masalah yang biasa dihadapi usaha rental alat

Kalau salah satu dari ini terjadi di usaha Anda, halaman ini untuk Anda.

• 01

  Harga sewa tergantung ukuran dan hari

  Tenda 3 x 3 berbeda harga dengan tenda 5 x 10, kursi polos berbeda dengan kursi bersarung. Kalau harga dihafal atau dicari di catatan, penawaran ke pelanggan bisa berbeda-beda.

• 02

  Satu acara, banyak baris tagihan

  Hajatan butuh tenda, 150 kursi, sound, operator dan ongkos antar. Menjumlahkan semuanya di kalkulator saat pelanggan menunggu mudah salah, dan jasa operator sering lupa ditagih.

• 03

  Bayar setelah acara, catatan tercecer

  Banyak pelanggan membayar setelah acara selesai. Kalau pesanannya hanya ditulis di buku atau chat, gampang lupa siapa yang belum membayar dan berapa totalnya.

• 04

  Omzet besar, biaya operasional juga besar

  Upah kru, solar truk, sewa gudang dan perbaikan terpal terus berjalan. Tanpa catatan pengeluaran, Anda tidak tahu berapa sebenarnya yang tersisa dari setiap bulan yang ramai.

Menyusun daftar barang sewa

Mulailah dari daftar harga sewa yang biasa Anda kirim ke pelanggan. Di Salesmaster, setiap barang sewa adalah satu item di Katalog. Kelompokkan dengan kategori seperti Tenda & kursi, Sound & proyektor, Genset & kipas, dan Antar & perlengkapan, supaya kasir atau admin menemukan barang dalam satu atau dua ketukan di layar Penjualan.

Isi satuan sewanya di setiap item: per hari untuk tenda, panggung dan genset, per buah untuk kursi dan meja lipat, per meter untuk karpet merah, per trip untuk antar dan pasang. Satuan ini ikut tampil di nota, sehingga pelanggan mengerti apa yang ia bayar.

Barang sewa sebaiknya dibuat sebagai item jasa, karena barangnya kembali ke gudang setelah acara. Barang yang benar-benar dijual dan habis, seperti baterai AA, cable ties atau lakban hitam, dibuat sebagai item barang dengan stok sendiri, sehingga stoknya berkurang setiap kali terjual.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Kategori, lalu buat kategori seperti Tenda & kursi dan Sound & proyektor.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item, lalu tambah barang sewa dengan nama, satuan sewa dan harganya.
3. 3Langkah 3: Tambahkan perlengkapan habis pakai seperti baterai dan lakban sebagai item barang dengan stok awal.
4. 4Langkah 4: Periksa layar Penjualan: semua barang harus muncul di kategori yang benar.

Satu barang, beberapa ukuran dan harga

Tenda lipat 3 x 3 m, tenda kerucut 4 x 6 m dan tenda dekor 5 x 10 m tidak perlu dibuat sebagai tiga item terpisah. Buat satu item Sewa Tenda dengan tiga varian. Setiap varian punya harga sendiri, sehingga kasir cukup memilih ukurannya dan harga ikut benar.

Cara yang sama dipakai untuk kursi futura polos dan bersarung, sound system kecil dan sedang, atau ongkos antar dan pasang dalam kota dan luar kota. Daftar barang jadi pendek, dan penawaran ke pelanggan selalu memakai harga yang sama.

Salesmaster tidak punya harga bertingkat otomatis. Kalau Anda memberi harga khusus untuk pesanan kursi dalam jumlah besar, buat varian tersendiri, misalnya Harga paket 100+, atau berikan potongan lewat Diskon atau Potongan saat transaksi.

1. 1Langkah 1: Buka item Sewa Tenda di Katalog → Daftar Item.
2. 2Langkah 2: Tambahkan varian untuk setiap ukuran, misalnya Tenda lipat 3 x 3 m.
3. 3Langkah 3: Isi harga sewa per hari untuk setiap varian, lalu simpan item.
4. 4Langkah 4: Buka layar Penjualan dan ketuk item itu: pastikan kasir diminta memilih ukuran.

DesktopHP

Layar penuh

Operator, teknisi dan solar sebagai add-on

Sound system sering disewa bersama operatornya, dan genset bersama teknisi serta solarnya. Supaya tidak lupa ditagih, buat semua tambahan ini sebagai add-on. Satu grup add-on bernama Operator bisa berisi Operator sound, Teknisi genset dan Solar genset 20 L, masing-masing dengan tambahan harganya sendiri.

Grup add-on dipasang ke item yang memakainya, misalnya Sewa Sound System, Sewa Genset, Sewa Proyektor + Layar dan Sewa Panggung. Saat kasir memasukkan sound system ke keranjang, pilihan operator langsung muncul dan harganya ditambahkan ke total.

Add-on dikelola di item masing-masing lewat Kelola add-on. Kalau tarif operator naik, Anda cukup mengubahnya di satu tempat.

1. 1Langkah 1: Buka item Sewa Sound System, lalu pilih Kelola add-on.
2. 2Langkah 2: Buat grup Operator dan tambahkan pilihan seperti Operator sound dan Teknisi genset dengan harganya.
3. 3Langkah 3: Pasang grup yang sama ke item genset, proyektor dan panggung.
4. 4Langkah 4: Coba di layar Penjualan: pilih sound system dan pastikan pilihan operator muncul.

DesktopHP

Layar penuh

Pesanan yang dibayar setelah acara

Di usaha rental, pesanan sering disusun beberapa hari sebelum acara dan baru dibayar setelah acara selesai. Untuk itu ada tombol Bayar Nanti. Susun keranjangnya seperti biasa, misalnya dua tenda, 150 kursi, satu sound system dan ongkos antar, lalu simpan dengan nama yang jelas, seperti Hajatan Bu Siti, Sabtu.

Pesanan tersimpan di daftar Pesanan Belum Dibayar. Kalau pelanggan menambah barang, buka pesanannya dan tambahkan. Setelah acara, buka lagi pesanan itu dan selesaikan pembayaran. Baru saat itulah pesanan tercatat sebagai penjualan.

Perlu dipahami batasannya. Pesanan Bayar Nanti adalah keranjang yang disimpan, bukan piutang: pesanan ini tersimpan di perangkat tempat dibuatnya, belum masuk laporan, dan tidak ada tagihan jatuh tempo yang dihitung aplikasi. Kalau Anda memberi tempo pembayaran ke EO atau perusahaan, catat tagihannya di luar aplikasi, lalu selesaikan pesanan di perangkat yang sama saat pembayaran diterima.

DesktopHP

Layar penuh

Barang keluar, barang kembali dan uang jaminan

Ada hal yang perlu Anda ketahui sejak awal: Salesmaster tidak melacak barang sewa mana yang sedang di luar dan kapan harus kembali, dan tidak mencatat uang jaminan. Aplikasi ini mencatat penjualan jasa sewa, bukan jadwal gudang.

Cara yang dipakai banyak usaha rental: tulis tanggal kirim dan tanggal ambil di catatan transaksi atau di nama pesanan Bayar Nanti, misalnya Kirim Jumat, ambil Minggu. Pesanan yang belum dibayar sekaligus menjadi daftar acara yang sedang berjalan.

Kalau Anda meminta uang jaminan, jangan dicampur dengan harga sewa. Tulis di catatan transaksi berapa jaminan yang diterima dan kapan dikembalikan. Kalau jaminan tidak kembali karena barang rusak, catat penggantiannya sebagai item terpisah, misalnya Ganti rugi kerusakan, dengan harga sesuai kesepakatan.

Pembayaran, pajak, ongkos antar dan nota

Atur metode pembayaran sesuai yang Anda terima, misalnya tunai, transfer bank dan QRIS. Metode ini Anda buat sendiri, dan laporan menunjukkan berapa uang masuk lewat masing-masing metode, sehingga setoran tunai dan saldo rekening mudah dicocokkan.

Kalau usaha Anda memungut PPN, atur sekali di Katalog → Transaksi → Pajak, Biaya, Ongkos, dan pajak dihitung otomatis. Ongkos antar bisa dibuat sebagai item dengan varian dalam kota dan luar kota, supaya jelas di nota, atau sebagai ongkos di menu yang sama.

Setelah dibayar, nota bisa dicetak di printer thermal Bluetooth atau USB, atau dikirim lewat WhatsApp, email dan link struk web berisi logo dan kontak usaha Anda. Pelanggan hajatan biasanya senang menerima nota lewat WhatsApp, karena mudah diteruskan ke keluarga yang ikut patungan.

DesktopHP

Layar penuh

Admin, kru dan akun staf

Satu akun Salesmaster masuk di satu perangkat pada satu waktu. Kalau admin di kantor atau gudang perlu mencatat pesanan dari perangkatnya sendiri, tambahkan ia sebagai staf dan daftarkan perangkatnya sebagai perangkat staf. Staf masuk dengan PIN, dan Anda menentukan apa yang boleh ia lihat dan ubah. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

DesktopHP

Layar penuh

Laporan sewa dan laba bersih

Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, diskon, pajak yang dipungut, metode pembayaran dan pendapatan per item, sehingga terlihat barang mana yang paling sering disewa. Mungkin tenda yang paling banyak menghasilkan, atau justru sound system dengan operatornya.

Usaha rental punya biaya yang tidak kelihatan di nota: upah kru bongkar pasang, solar truk, sewa gudang, token listrik dan perbaikan alat seperti tambal terpal atau servis speaker. Catat semua ini di Keuangan dengan kategori dan dompet asalnya, misalnya kas toko, rekening bank atau dompet digital. Laporan Keuangan lalu menunjukkan omzet dikurangi biaya operasional, yaitu laba bersih usaha Anda.

Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF untuk dikirim ke partner usaha atau untuk menghitung bagi hasil dengan pemilik alat yang menitipkan barangnya.

DesktopHP

Layar penuh

Mulai dalam satu hari, tetap jalan tanpa sinyal

Anda tidak perlu menunggu musim sepi untuk pindah ke Salesmaster. Install aplikasi di HP atau laptop admin, daftar akun, lalu masukkan barang sewa yang paling sering keluar, lengkap dengan varian ukuran dan grup add-on operator. Barang lain bisa ditambahkan sambil jalan.

Lokasi acara sering jauh dari sinyal. Transaksi di Salesmaster tersimpan di perangkat dulu dan dikirim ke cloud saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari; setelah itu aplikasi perlu tersambung ke internet sebentar untuk sinkronisasi.

Setelah satu atau dua minggu mencatat pesanan dan pengeluaran, Anda sudah punya gambaran yang jelas: barang mana yang paling menguntungkan, berapa biaya satu acara, dan berapa laba setiap bulan.

Contoh daftar barang sewa

Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti nama, ukuran dan harganya dengan daftar sewa Anda.

Barang sewa dibuat sebagai item jasa karena kembali ke gudang. Perlengkapan yang dijual habis, seperti baterai dan lakban, dibuat sebagai item barang dengan stok sendiri. Operator dan solar dipasang sebagai add-on.

Paket yang cocok untuk usaha rental Anda

Usaha rental alat yang melayani dua sampai tiga acara sehari di akhir pekan biasanya mencatat 50 sampai 100 transaksi sebulan.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Bisakah Salesmaster mencatat harga sewa tenda per ukuran?

Bisa. Buat satu item Sewa Tenda dengan varian untuk setiap ukuran. Setiap varian punya harga sendiri, dan kasir cukup memilih ukurannya di layar Penjualan.

Apakah Salesmaster bisa melacak barang yang sedang disewa dan jadwal kembalinya?

Tidak. Salesmaster mencatat transaksi sewa, bukan jadwal gudang. Tulis tanggal kirim dan tanggal ambil di catatan transaksi atau di nama pesanan Bayar Nanti, misalnya Kirim Jumat, ambil Minggu.

Bagaimana mencatat uang jaminan atau DP sewa?

Salesmaster tidak mencatat uang jaminan dan tidak mendukung pembayaran sebagian pada satu transaksi. Untuk DP, jual item Jasa "Uang Muka / DP" seharga uang yang diterima, lalu saat pelunasan jual sewanya dengan harga penuh dan tekan Tambah Potongan sebesar DP tadi. Jaminan cukup ditulis di catatan pesanan. Ganti rugi kerusakan bisa dibuat sebagai item terpisah.

Apakah pesanan Bayar Nanti sama dengan piutang?

Tidak. Pesanan Bayar Nanti adalah keranjang yang disimpan di perangkat tempat dibuatnya dan belum dihitung sebagai penjualan. Tidak ada saldo piutang atau tanggal jatuh tempo per pelanggan. Tagihan bertempo dicatat di luar Salesmaster.

Bagaimana menagih jasa operator sound atau teknisi genset?

Buat grup add-on seperti Operator dengan pilihan Operator sound dan Teknisi genset, lalu pasang ke item sound system dan genset lewat Kelola add-on. Harganya ditambahkan otomatis ke total.

Apakah Salesmaster jalan di lokasi acara yang sinyalnya lemah?

Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung ke internet.

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• Event & tiketBaca panduan
• Rental konsol gameBaca panduan
• Studio foto & videografiBaca panduan
• Jasa pengiriman & ekspedisiBaca panduan