App POS cho dịch vụ cho thuê

Những nỗi khổ dịch vụ cho thuê nào cũng biết

Nếu bạn thấy mình trong những chuyện dưới đây, trang này dành cho bạn.

• 01

  Giá thay đổi theo kích cỡ và thời gian

  Rạp xếp 3 x 3 m không cùng giá với rạp khung 5 x 10 m, và ghế trơn không cùng giá với ghế có áo ghế. Khi bảng giá chỉ nằm trong đầu ai đó hoặc trong một file Excel cũ, báo giá mỗi lần mỗi khác.

• 02

  Một sự kiện, một hóa đơn dài

  Một bữa tiệc tại nhà cần hai rạp, 150 ghế, một dàn âm thanh, một kỹ thuật viên âm thanh và vận chuyển. Bấm máy tính cộng từng món trong lúc khách chờ rất dễ sai, và tiền công nhân sự là thứ hay bị quên tính nhất.

• 03

  Trả tiền sau sự kiện, ghi chép trên giấy

  Nhiều khách chỉ thanh toán khi sự kiện đã xong. Nếu đơn chỉ nằm trong cuốn sổ hay một đoạn tin nhắn, rất dễ quên ai còn nợ bao nhiêu.

• 04

  Tháng đông việc, chi phí cũng lớn

  Lương nhân sự, dầu xe tải, tiền thuê kho và sửa rạp không bao giờ ngừng. Không ghi chép chi phí, bạn không biết một tháng bận rộn thực sự lời được bao nhiêu.

Xây dựng danh sách đồ cho thuê

Bắt đầu từ bảng giá bạn vẫn gửi cho khách. Trong Salesmaster, mỗi món cho thuê là một mặt hàng trong menu Danh mục. Chia mặt hàng theo nhóm hàng như Rạp & bàn ghế, Âm thanh & màn chiếu, Điện & làm mát, và Vận chuyển & vật tư, để ai đứng quầy cũng tìm được món cần chỉ với một hai lần chạm trên màn hình Bán hàng.

Đặt đơn vị cho thuê cho từng mặt hàng: theo ngày với rạp, sân khấu và máy phát điện, theo chiếc với ghế hoặc bàn, theo mét với thảm lối đi, theo chuyến với vận chuyển và lắp dựng. Đơn vị hiện trên hóa đơn, nên khách thấy rõ mình đang trả tiền cho cái gì.

Đồ cho thuê nên tạo thành mặt hàng Dịch vụ, vì thiết bị sẽ quay về kho. Những thứ bạn thật sự bán và dùng hết, như pin AA, dây rút hay băng keo, là mặt hàng có tồn kho bình thường, nên tồn kho giảm mỗi lần bán ra.

1. 1Bước 1: Mở Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm hàng như Rạp & bàn ghế và Âm thanh & màn chiếu.
2. 2Bước 2: Mở Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng món cho thuê kèm tên, đơn vị cho thuê và giá.
3. 3Bước 3: Thêm vật tư tiêu hao như pin và băng keo làm mặt hàng có tồn kho với tồn kho ban đầu.
4. 4Bước 4: Kiểm tra màn hình Bán hàng: mọi mặt hàng phải nằm đúng nhóm hàng.

Một mặt hàng, nhiều kích cỡ và giá

Rạp xếp 3 x 3 m, rạp khung 4 x 6 m và rạp khung 5 x 10 m không cần là ba mặt hàng riêng. Hãy tạo một mặt hàng Cho thuê rạp với ba biến thể. Mỗi biến thể có giá riêng, nên thu ngân chọn kích cỡ là giá tự theo.

Cách làm tương tự dùng được cho ghế trơn và ghế có áo ghế, dàn âm thanh nhỏ và vừa, hay vận chuyển nội thành và ngoại tỉnh. Danh sách của bạn luôn gọn, và mọi báo giá đều dùng cùng một bảng giá.

Salesmaster không có giá bậc thang hay giá sỉ tự động. Nếu bạn có giá ưu đãi cho đơn ghế số lượng lớn, hãy tạo một biến thể riêng, ví dụ Giá gói từ 100 ghế, hoặc áp dụng giảm giá khi tính tiền.

1. 1Bước 1: Mở mặt hàng Cho thuê rạp từ Danh mục → Danh sách mặt hàng.
2. 2Bước 2: Thêm một biến thể cho mỗi kích cỡ, ví dụ Rạp xếp 3 x 3 m.
3. 3Bước 3: Nhập giá thuê theo ngày cho từng biến thể và lưu mặt hàng.
4. 4Bước 4: Chạm vào mặt hàng trên màn hình Bán hàng và kiểm tra thu ngân được hỏi chọn kích cỡ.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Nhân sự, kỹ thuật viên và nhiên liệu là Món thêm

Dàn âm thanh thường được thuê kèm kỹ thuật viên âm thanh, còn máy phát điện thì kèm thợ vận hành và nhiên liệu. Để không bỏ sót khoản nào, hãy tạo chúng thành Món thêm. Một nhóm Món thêm tên Nhân sự có thể gồm Kỹ thuật âm thanh, Thợ máy phát điện và Dầu diesel 20 lít, mỗi lựa chọn có giá cộng thêm riêng.

Gắn nhóm này vào những mặt hàng cần dùng, như Cho thuê dàn âm thanh, Máy phát điện 5.000 W, Máy chiếu & màn chiếu và Sân khấu lắp ghép. Khi thu ngân thêm dàn âm thanh vào giỏ, các lựa chọn nhân sự hiện ra ngay và giá được cộng vào tổng tiền.

Món thêm được quản lý trên từng mặt hàng. Nếu giá nhân sự thay đổi, bạn chỉ cần sửa ở một chỗ.

1. 1Bước 1: Mở mặt hàng Cho thuê dàn âm thanh và vào phần Món thêm.
2. 2Bước 2: Tạo nhóm Nhân sự và thêm các lựa chọn như Kỹ thuật âm thanh và Thợ máy phát điện kèm giá.
3. 3Bước 3: Gắn cùng nhóm đó vào các mặt hàng máy phát điện, máy chiếu và sân khấu.
4. 4Bước 4: Thử trên màn hình Bán hàng: thêm dàn âm thanh và kiểm tra các lựa chọn nhân sự có hiện ra.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Đơn thanh toán sau sự kiện

Trong nghề cho thuê, đơn thường được lên vài ngày trước sự kiện và thanh toán khi xong việc. Lưu đơn hàng sinh ra là để làm việc này. Tạo giỏ hàng như bình thường, ví dụ hai rạp, 150 ghế, một dàn âm thanh và vận chuyển, rồi lưu với một cái tên dễ nhận ra như Tiệc nhà chị Lan, T7.

Đơn hàng nằm chờ trong Đơn hàng đã lưu. Nếu khách thêm món, mở đơn ra và thêm vào. Sau sự kiện, mở lại đơn và hoàn tất thanh toán. Chỉ khi đó nó mới được ghi nhận là một đơn bán.

Hãy nắm rõ giới hạn. Đơn hàng đã lưu là một giỏ hàng được giữ lại, không phải hóa đơn công nợ hay khoản phải thu: nó nằm trên thiết bị đã tạo ra nó, chưa có trong báo cáo, và Salesmaster không có tính năng cho khách nợ, điều khoản thanh toán hay hạn thanh toán. Hãy thu tiền khi sự kiện kết thúc và hoàn tất trên cùng thiết bị đó.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Đồ đi, đồ về và tiền thế chân

Một điều cần biết ngay từ đầu: Salesmaster không theo dõi món đồ cho thuê nào đang ở ngoài hay khi nào phải trả về, và cũng không giữ tiền thế chân. App ghi nhận việc bán dịch vụ cho thuê, không phải lịch xuất nhập kho.

Cách nhiều tiệm cho thuê vẫn làm: ghi ngày giao và ngày lấy về vào ghi chú đơn bán hoặc tên đơn hàng đã lưu, ví dụ Giao T6, lấy về CN. Khi đó danh sách đơn hàng đã lưu chưa thanh toán cũng chính là danh sách các sự kiện đang diễn ra.

Nếu bạn nhận tiền thế chân, hãy để riêng với tiền thuê. Ghi chú trong đơn bán số tiền đã nhận và khi nào trả lại. Nếu đồ trả về bị hư, tính tiền bồi thường thành một mặt hàng riêng, ví dụ Phí hư hỏng, theo số tiền đã thỏa thuận.

Thanh toán, thuế bán hàng, vận chuyển và hóa đơn

Cài đặt các phương thức thanh toán bạn nhận, như tiền mặt, thẻ và chuyển khoản. Bạn tự tạo các phương thức này, và báo cáo cho thấy bao nhiêu tiền đã vào qua từng phương thức, nên đối chiếu tiền mặt và tiền vào ngân hàng rất dễ.

Nếu bạn thu thuế bán hàng, chỉ cần cài một lần và nó được tính trên mọi đơn bán. Vận chuyển có thể là một mặt hàng với biến thể nội thành và ngoại tỉnh, để hiện rõ trên hóa đơn.

Sau khi thanh toán, hóa đơn có thể in ra máy in nhiệt Bluetooth hoặc USB, hoặc gửi qua WhatsApp, email hay đường link hóa đơn web kèm logo và thông tin liên hệ của bạn. Khách tổ chức tiệc thường thích một hóa đơn có thể chuyển tiếp cho người cùng chia tiền.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Nhân viên văn phòng và nhân sự hiện trường

Mỗi tài khoản Salesmaster chỉ đăng nhập trên một thiết bị tại một thời điểm. Nếu người ở văn phòng hay ở kho cần nhận đơn trên thiết bị riêng, hãy thêm họ làm nhân viên và đăng ký thiết bị đó là thiết bị nhân viên. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN, và bạn quyết định họ được xem và sửa những gì. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Báo cáo cho thuê và lợi nhuận ròng

Báo cáo có theo ngày, tuần, tháng và năm. Bạn xem được tổng doanh thu, giảm giá, thuế bán hàng đã thu, phương thức thanh toán và doanh thu theo từng mặt hàng, nên biết món cho thuê nào mang về nhiều tiền nhất. Có thể là rạp, cũng có thể là dàn âm thanh kèm kỹ thuật viên.

Dịch vụ cho thuê có những chi phí không bao giờ xuất hiện trên hóa đơn: lương nhân sự dựng và tháo dỡ, dầu xe tải, tiền thuê kho, tiền điện, và tiền sửa chữa như vá bạt rạp hay sửa loa. Ghi chúng vào Tài chính kèm danh mục và ví đã chi, như tiền mặt tại tiệm, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử. Khi đó báo cáo Tài chính hiển thị doanh thu trừ chi phí hoạt động, chính là lợi nhuận ròng thật sự của bạn.

Báo cáo xuất ra Excel hoặc PDF, sẵn sàng gửi cho kế toán hoặc đối tác kinh doanh.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Bắt đầu trong một ngày, vẫn làm việc khi không có sóng

Bạn không cần đợi mùa vắng mới chuyển đổi. Cài Salesmaster trên điện thoại hoặc laptop ở văn phòng, tạo tài khoản, và nhập những món cho thuê chạy nhất cùng biến thể kích cỡ và Món thêm nhân sự. Phần còn lại thêm dần.

Địa điểm tổ chức sự kiện thường ở nơi sóng yếu. Đơn bán trong Salesmaster được lưu trên thiết bị trước và gửi lên đám mây khi có kết nối trở lại. Chế độ offline hoạt động tối đa 7 ngày; sau đó app cần kết nối một chút để đồng bộ.

Sau một hai tuần ghi đơn và chi phí, bạn sẽ có bức tranh rõ ràng: món cho thuê nào lời nhất, một sự kiện thật sự tốn bao nhiêu, và mỗi tháng còn lại bao nhiêu.

Ví dụ danh sách đồ cho thuê

Dùng bảng này làm điểm khởi đầu. Thay tên, kích cỡ và giá bằng của riêng bạn.

Đồ cho thuê là mặt hàng Dịch vụ vì thiết bị sẽ quay về. Vật tư tiêu hao bạn bán, như pin và băng keo, là mặt hàng có tồn kho riêng. Nhân sự và nhiên liệu được gắn vào dưới dạng Món thêm.

Gói nào phù hợp với dịch vụ cho thuê của bạn

Một tiệm cho thuê nhận hai, ba sự kiện mỗi ngày vào cuối tuần thường ghi nhận 50 đến 100 giao dịch mỗi tháng.

Gói nào cũng có tính tiền, menu Danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ offline. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Salesmaster có tính giá rạp theo kích cỡ được không?

Được. Tạo một mặt hàng Cho thuê rạp với mỗi kích cỡ là một biến thể. Mỗi biến thể có giá riêng, và thu ngân chọn kích cỡ trên màn hình Bán hàng.

Salesmaster có theo dõi thiết bị nào đang ở ngoài và khi nào phải trả về không?

Không. Salesmaster ghi nhận việc bán dịch vụ cho thuê, không phải lịch xuất nhập kho. Hãy ghi ngày giao và ngày lấy về vào ghi chú đơn bán hoặc tên đơn hàng đã lưu, ví dụ Giao T6, lấy về CN.

Tôi xử lý tiền thế chân hoặc tiền đặt cọc như thế nào?

Salesmaster không giữ tiền thế chân và không nhận thanh toán từng phần trên một đơn bán. Với tiền đặt cọc, hãy bán ngay như một mặt hàng Dịch vụ riêng tên Tiền đặt cọc với số tiền đã nhận. Khi khách thanh toán nốt, bán đơn với giá đầy đủ và dùng Thêm khấu trừ bằng số tiền đã cọc. Tiền thế chân được giữ bên ngoài app, còn phí hư hỏng có thể là một mặt hàng riêng.

Đơn hàng đã lưu có giống hóa đơn công nợ có hạn thanh toán không?

Không. Đơn hàng đã lưu là một giỏ hàng được giữ trên thiết bị đã tạo ra nó, và chưa phải đơn bán cho đến khi được thanh toán. App không có số dư công nợ, cho nợ hay hạn thanh toán theo khách hàng, nên hãy lên kế hoạch thu tiền khi sự kiện kết thúc.

Tôi tính tiền kỹ thuật viên âm thanh hay thợ máy phát điện như thế nào?

Tạo một nhóm Món thêm như Nhân sự với các lựa chọn như Kỹ thuật âm thanh và Thợ máy phát điện, rồi gắn vào mặt hàng dàn âm thanh và máy phát điện. Giá tự cộng vào tổng tiền.

Salesmaster có dùng được tại địa điểm sự kiện sóng yếu không?

Được. Đơn bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có kết nối trở lại. Chế độ offline hoạt động tối đa 7 ngày trước khi app cần kết nối.

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Sự kiện & bán véĐọc hướng dẫn
• Studio ảnh & quay phimĐọc hướng dẫn
• Tiệm in ấn & photocopyĐọc hướng dẫn
• Nhà nghỉ & điểm du lịchĐọc hướng dẫn