Salesmaster là ứng dụng bán hàng (POS) cho nhà nghỉ, homestay, B&B và nhà trọ nhỏ, chạy trên Android, iPhone & iPad, Windows và Mac. Phòng là mặt hàng bán theo đêm với biến thể ngày thường và cuối tuần, dịch vụ cho khách và quán cà phê nằm chung một menu Danh mục, hóa đơn của khách có thể để mở bằng Lưu đơn hàng cho đến khi trả phòng, và lợi nhuận ròng hiện trong báo cáo Tài chính. Salesmaster không có lịch đặt phòng, nên việc đặt phòng vẫn ghi trong sổ khách hoặc trên trang đặt phòng.
Những nỗi lo nhà nghỉ nào cũng gặp
Nếu bạn thấy quen với những chuyện dưới đây, trang này dành cho bạn.
- 01
Tiền dịch vụ của khách rải rác đến lúc trả phòng
Khách ở ba đêm, thuê xe máy hai ngày, gửi đồ giặt và ăn sáng mỗi buổi. Khi mọi thứ ghi trên những tờ giấy riêng, lúc trả phòng kiểu gì cũng sót một khoản chưa tính.
- 02
Giá phòng cuối tuần khác ngày thường
Thứ Sáu và thứ Bảy đắt hơn ngày thường, phòng gia đình lại có giá khác nữa. Lễ tân mới vào hay báo nhầm giá hơn bạn mong muốn.
- 03
Quán cà phê nhỏ không ai theo dõi
Cà phê, trà, trứng và chuối cho bữa sáng hết lúc nào không hay. Bạn không biết quán có lời hay chỉ thêm việc.
- 04
Kín phòng mà không rõ lời bao nhiêu
Tiền phòng đến từ tiền mặt, chuyển khoản và tiền trang đặt phòng trả về. Trừ lương, điện, nước, giặt ga gối và hoa hồng thì còn lại bao nhiêu? Không có sổ sách, lợi nhuận chỉ là đoán.
Phòng là mặt hàng tính theo đêm, có giá ngày thường và cuối tuần
Trong Salesmaster, mỗi loại phòng là một mặt hàng trong menu Danh mục với đơn vị là đêm. Phòng Tiêu chuẩn, Phòng Deluxe và Phòng Gia đình mỗi loại là một mặt hàng, có biến thể Ngày thường và Cuối tuần với giá riêng. Khách ở ba đêm thì lễ tân chọn biến thể và nhập số lượng 3.
Phòng là mặt hàng Dịch vụ không tính tồn kho, vì thứ bạn bán là một đêm lưu trú chứ không phải hàng hóa. Khách ở hai đêm ngày thường và một đêm cuối tuần chỉ là hai dòng: 2 × Ngày thường và 1 × Cuối tuần. Tổng tiền tự cộng.
Dịch vụ cho khách cũng vậy: giường phụ theo đêm, trả phòng muộn, giặt đồ cho khách theo kg, thuê xe máy theo ngày và đưa đón sân bay theo chuyến. Số lượng trong giỏ là số nguyên, nên giặt đồ được tính theo kg tròn. Khi mọi giá đã có trong danh mục, lễ tân không bao giờ phải gọi hỏi bạn tính bao nhiêu.
- Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm Phòng, Dịch vụ cho khách, Bếp và Đồ uống.
- Bước 2: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng loại phòng với đơn vị là đêm.
- Bước 3: Thêm biến thể Ngày thường và Cuối tuần, mỗi biến thể có giá một đêm riêng.
- Bước 4: Thêm các dịch vụ như giường phụ, giặt đồ cho khách và thuê xe máy dưới dạng mặt hàng Dịch vụ.
Về việc đặt phòng: làm được gì và không làm được gì
Nói rõ ngay từ đầu: Salesmaster là ứng dụng bán hàng, không phải phần mềm quản lý khách sạn. Không có lịch đặt phòng, không có màn hình xem phòng trống và không tự động kết nối với các trang đặt phòng trực tuyến. Hãy tiếp tục ghi đặt phòng trong sổ khách, bảng tính hoặc trang quản lý của trang đặt phòng bạn đang dùng.
Phần Salesmaster lo là chuyện tiền: tính tiền phòng, dịch vụ và đồ ăn đúng giá, ghi lại khách trả bằng cách nào, in hoặc gửi hóa đơn, và lập báo cáo cùng lợi nhuận. Nhiều nhà nghỉ dùng song song cả hai: một công cụ đặt phòng để xếp lịch phòng, Salesmaster cho quầy thu ngân.
Khách đã trả qua trang đặt phòng vẫn có thể ghi vào Salesmaster để doanh thu của bạn đầy đủ. Tạo một phương thức thanh toán như “Trang đặt phòng” và ghi bán phòng bằng phương thức đó. Phần hoa hồng trang giữ lại thì ghi vào Tài chính như một khoản chi phí.
Hóa đơn tiền phòng thanh toán khi trả phòng
Phần lớn khách trả tiền vào cuối kỳ lưu trú. Lưu đơn hàng sinh ra để làm việc đó: giỏ hàng được giữ thành một đơn hàng đã lưu theo tên bạn đặt, ví dụ “Phòng 3, trả phòng Chủ nhật”. Mỗi lần khách phòng 3 thuê xe máy, gửi đồ giặt hay ăn sáng, bạn mở đơn đó và thêm mặt hàng.
Khi trả phòng, mở Đơn hàng đã lưu, chọn phòng 3, cùng khách xem lại các khoản rồi thanh toán bằng phương thức khách dùng. Hóa đơn có thể in ra hoặc gửi qua WhatsApp, ghi đủ từng đêm và từng dịch vụ.
Có hai điều cần nhớ. Đơn hàng đã lưu nằm trên thiết bị đã tạo ra nó, nên hãy giữ mọi hóa đơn phòng trên một thiết bị ở quầy lễ tân và thanh toán trên chính thiết bị đó. Và đơn hàng đã lưu chưa phải là một lần bán, chưa trừ tồn kho cho đến khi được thanh toán, nên báo cáo trong ngày chỉ hiện những hóa đơn đã thực sự thanh toán.
Quán cà phê và bữa sáng, trừ kho nguyên liệu theo công thức
Nhiều nhà nghỉ có một bếp nhỏ cho bữa sáng, cà phê buổi chiều hoặc bữa tối đơn giản. Các món như cơm chiên trứng, phở, bánh chuối, cà phê đen và trà gừng là mặt hàng Món pha chế có công thức. Bạn nhập nguyên liệu một lần, như cơm theo gam, trứng theo quả và dầu ăn theo ml, rồi nhập lượng dùng cho một phần.
Mỗi phần bán ra tự trừ nguyên liệu khỏi tồn kho. Trước khi đi chợ, bạn thấy ngay thứ gì sắp hết. Đồ uống đóng chai như nước suối là sản phẩm thường, có tồn kho riêng.
Vì giá nhập được ghi lại, Salesmaster tính ra giá vốn của từng phần. Bữa sáng hay bữa tối tính riêng chỉ cần thêm vào đơn tiền phòng đã lưu của khách, nên mọi thứ được thanh toán một lần khi trả phòng.
- Bước 1: Bật mặt hàng làm theo đơn, rồi mở menu Danh mục → Tồn kho → Nguyên liệu.
- Bước 2: Thêm nguyên liệu như cơm, trứng, dầu ăn và cà phê, kèm tồn kho ban đầu và giá nhập.
- Bước 3: Tạo Cơm chiên trứng là mặt hàng Món pha chế và điền công thức cho một đĩa.
- Bước 4: Ghi mỗi lần đi chợ thành một lần nhập hàng để tồn kho và chi phí luôn chính xác.
Thanh toán, thuế và hóa đơn cho khách
Thiết lập các phương thức thanh toán bạn nhận: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, thanh toán QR hoặc trang đặt phòng. Bạn tự tạo các phương thức này. Salesmaster không kết nối với máy quẹt thẻ hay trang đặt phòng, nên các khoản đó được ghi theo phương thức thanh toán khi tiền đã về.
Nếu bạn thu thuế lưu trú hoặc thuế bán hàng, thiết lập một lần trong Phí hoặc Thuế và thuế sẽ được cộng vào mọi lần bán. Giảm giá, như giá ở theo tuần hay ưu đãi cho khách quay lại, được thiết lập trong Khoản khấu trừ.
Khách du lịch và khách công tác thường xin hóa đơn. Hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth, hoặc gửi qua WhatsApp, email hay đường link hóa đơn web có logo và thông tin liên hệ của nhà nghỉ bạn. Không còn phải viết hóa đơn tay.
Nhân viên lễ tân và thiết bị riêng
Một tài khoản Salesmaster chỉ đăng nhập trên một thiết bị mỗi lúc. Nếu bạn không phải lúc nào cũng có mặt, lễ tân dùng tài khoản nhân viên trên thiết bị ở quầy. Thêm họ làm nhân viên với một vai trò, rồi đăng ký thiết bị. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN, và bạn quyết định họ được xem và sửa những gì. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro và Silver Pro.
Mọi lần bán đều đồng bộ về tài khoản chủ, nên bạn xem được doanh số từ thiết bị của mình, kể cả khi không có mặt ở nhà nghỉ.
Chi phí vận hành và lợi nhuận ròng của nhà nghỉ
Lợi nhuận chỉ hiện ra khi chi phí được ghi lại. Trong Tài chính, ghi chi phí theo các nhóm phù hợp: bếp và đồ uống, lương lễ tân và buồng phòng, điện và nước, giặt ga gối, đồ dùng trong phòng như xà phòng và dầu gội, và phí trang đặt phòng. Mỗi khoản chi có ví đã dùng để trả, như két tiền, tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử.
Báo cáo Tài chính cho thấy doanh thu trừ giá vốn của quán và chi phí vận hành: chính là lợi nhuận ròng của nhà nghỉ. Thuế thu của khách được hiện riêng và không tính vào lợi nhuận.
Có sổ sách này, những câu hỏi trước đây bạn trả lời theo cảm tính sẽ có con số thật: bao nhiêu phần doanh thu đi vào hoa hồng đặt phòng, có nên tự giặt ga gối không, và quán cà phê có đáng giữ không.
Báo cáo cho phòng, dịch vụ và quán cà phê
Báo cáo có theo ngày, tuần, tháng và năm. Bạn thấy tổng doanh thu, doanh số gộp và thuần, giảm giá, thuế, và tiền vào theo từng phương thức thanh toán. Doanh thu chia theo mặt hàng cho thấy loại phòng nào mang về nhiều nhất, và dịch vụ cho khách cùng quán cà phê góp thêm bao nhiêu.
So sánh tháng cao điểm dịp lễ với tháng vắng khách để quyết định giá cuối tuần hay ưu đãi ở dài ngày. Báo cáo có thể xuất ra Excel hoặc PDF, hoặc in bằng máy in nhiệt, để gửi kế toán hay người nhà cùng trông coi nhà nghỉ.
Bắt đầu chỉ trong một buổi chiều
Bạn không cần đóng cửa để bắt đầu. Cài Salesmaster trên điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop ở quầy lễ tân, tạo tài khoản, rồi nhập các loại phòng kèm giá, các dịch vụ cho khách và những món khách hay gọi ở quán. Tạo các phương thức thanh toán bạn nhận, kể cả trang đặt phòng nếu bạn có dùng.
Bắt đầu với các khách nhận phòng hôm nay: tạo một đơn hàng đã lưu đặt theo tên từng phòng và thêm các khoản trong suốt kỳ lưu trú. Ở lần trả phòng đầu tiên, so hóa đơn với sổ sách cũ. Việc bán hàng vẫn được lưu kể cả khi Wi-Fi nhà nghỉ bị mất, và chế độ ngoại tuyến hoạt động đến 7 ngày.
Khi đã quen tay với quầy thu ngân, chuyển sang nguyên liệu và công thức cho quán, rồi đến ghi chi phí trong Tài chính. Chỉ sau một hai tuần, bạn đã có sổ sách đầy đủ về doanh thu và lợi nhuận. Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng trên WhatsApp nếu bạn cần giúp thiết lập danh mục.
Ví dụ danh mục cho nhà nghỉ
Dùng bảng này làm điểm khởi đầu, rồi thay tên và giá bằng phòng và dịch vụ của bạn.
| Nhóm hàng | Mặt hàng | Đơn vị | Biến thể | Loại mặt hàng |
|---|---|---|---|---|
| Phòng | Phòng Tiêu chuẩn (quạt) | đêm | Ngày thường, Cuối tuần | Dịch vụ |
| Phòng | Phòng Deluxe (máy lạnh) | đêm | Ngày thường, Cuối tuần | Dịch vụ |
| Phòng | Phòng Gia đình (4 người) | đêm | Ngày thường, Cuối tuần | Dịch vụ |
| Dịch vụ cho khách | Giường phụ | đêm | - | Dịch vụ |
| Dịch vụ cho khách | Giặt đồ cho khách | kg | - | Dịch vụ |
| Dịch vụ cho khách | Thuê xe máy | ngày | - | Dịch vụ |
| Dịch vụ cho khách | Đưa đón sân bay | chuyến | - | Dịch vụ |
| Bếp | Cơm chiên trứng | đĩa | - | Món pha chế |
| Đồ uống | Cà phê đen | ly | - | Món pha chế |
| Đồ uống | Nước suối 1,5 L | chai | - | Sản phẩm |
Phòng và dịch vụ là mặt hàng Dịch vụ không tính tồn kho. Món ăn của quán là mặt hàng Món pha chế nên nguyên liệu được trừ khỏi tồn kho, còn đồ uống đóng chai là sản phẩm có tồn kho riêng.
Gói nào hợp với nhà nghỉ của bạn
Hãy đếm số lần bán, không phải số khách. Một nhà nghỉ khoảng tám phòng, khách còn gọi bữa sáng và dịch vụ, ghi khoảng 140 giao dịch mỗi tháng.
| Gói | Giá | Giao dịch / tháng | Tài khoản nhân viên | Phù hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Free | Miễn phí | 30 | Chỉ chủ cửa hàng | Để thử hóa đơn phòng và trả phòng trước khi dùng thật. |
| Solo Pro | $4.90/tháng | 3,000 | Chỉ chủ cửa hàng | Nhà nghỉ mà chủ tự đứng quầy lễ tân. |
| Bronze Pro | $6.90/tháng | 5,000 | 1 nhân viên | Cơ sở lưu trú có một lễ tân dùng thiết bị ở quầy. |
| Silver Pro | $9.90/tháng | 8,000 | 2 nhân viên | Cơ sở lưu trú có quầy lễ tân và quán cà phê do hai nhân viên phụ trách trên hai thiết bị riêng. |
Gói nào cũng có thanh toán, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ ngoại tuyến. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →
Câu hỏi thường gặp
- Salesmaster có lịch đặt phòng hay màn hình xem phòng trống không?
- Không. Salesmaster là ứng dụng bán hàng, không có lịch đặt phòng và không có màn hình xem phòng trống. Hãy giữ lịch phòng trong sổ khách hoặc trang đặt phòng, và dùng Salesmaster để tính tiền phòng, dịch vụ và quán cà phê.
- Làm sao để giữ hóa đơn của khách mở cho đến khi trả phòng?
- Dùng Lưu đơn hàng và đặt tên đơn theo phòng, ví dụ “Phòng 3, trả phòng Chủ nhật”. Thêm dịch vụ và bữa ăn trong suốt kỳ lưu trú, rồi thanh toán khi trả phòng. Đơn hàng đã lưu nằm trên thiết bị đã tạo ra nó, nên hãy thanh toán trên chính thiết bị đó.
- Tôi có thể đặt giá khác nhau cho ngày thường và cuối tuần không?
- Có. Thiết lập mỗi loại phòng là một mặt hàng với biến thể Ngày thường và Cuối tuần, mỗi biến thể có giá một đêm riêng. Lễ tân chọn biến thể và nhập số đêm.
- Tôi có thể ghi tiền cọc đặt phòng hoặc tiền cọc chìa khóa không?
- Salesmaster không nhận thanh toán một phần cho một lần bán và không theo dõi tiền cọc. Hãy bán ngay tiền cọc đặt phòng dưới dạng một mặt hàng Dịch vụ riêng tên “Tiền cọc” đúng số tiền đã nhận; khi trả phòng, thanh toán hóa đơn phòng theo giá đầy đủ kèm Thêm khấu trừ bằng số tiền cọc. Tiền cọc chìa khóa sẽ hoàn lại thì có thể ghi trong ghi chú của lần bán.
- Ghi khách đã trả qua trang đặt phòng như thế nào?
- Tạo một phương thức thanh toán như “Trang đặt phòng” và ghi bán phòng bằng phương thức đó. Salesmaster không tự động kết nối với các trang đặt phòng. Ghi phần hoa hồng họ giữ lại thành chi phí trong Tài chính.
- Salesmaster có chạy tiếp khi mất Wi-Fi không?
- Có. Việc bán hàng được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ ngoại tuyến hoạt động đến 7 ngày trước khi ứng dụng cần kết nối để đồng bộ.
- Tôi có thể theo dõi nhà nghỉ khi đi vắng không?
- Có. Lễ tân dùng tài khoản nhân viên trên thiết bị ở quầy, và mọi lần bán đều đồng bộ về tài khoản chủ. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro và Silver Pro.
Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →
