Pansiyonlar ve küçük oteller için POS uygulaması

Her pansiyonun bildiği sorunlar

Bunlardan biri size tanıdık geliyorsa, bu sayfa sizin için.

• 01

  Çıkışa kadar dağınık misafir masrafları

  Bir misafir üç gece kalır, iki gün motosiklet kiralar, çamaşır verir ve her sabah kahvaltı eder. Hepsi ayrı fişlerde olunca çıkışta bir şey mutlaka hesaba girmez.

• 02

  Hafta sonu fiyatlar değişir

  Cuma ve cumartesi hafta içinden pahalıdır, aile odası ise yine farklıdır. Resepsiyondaki yeni kişi istediğinizden daha sık yanlış fiyat söyler.

• 03

  Kimsenin takip etmediği küçük bir kafe

  Kahvaltılık kahve, çay, yumurta ve domates habersiz biter. Kafenin para mı kazandırdığını yoksa sadece iş mi çıkardığını bilemezsiniz.

• 04

  Dolu ev, belirsiz kâr

  Oda parası nakit, havale ve rezervasyon sitesi ödemeleri olarak gelir. Maaşlar, elektrik, su, çarşaf ve komisyonlardan sonra ne kalır? Kayıt olmadan kâr bir tahmindir.

Hafta içi ve hafta sonu fiyatlarıyla geceli kalem olarak odalar

Salesmaster'da her oda tipi, Katalog'da birimi gece olan bir kalemdir. Standart Oda, Deluxe Oda ve Aile Odası her biri tek bir kalemdir; kendi fiyatlarıyla Hafta içi ve Hafta sonu çeşitleri vardır. Üç gecelik bir konaklama için resepsiyon çeşidi seçer ve adet olarak 3 girer.

Odalar stoksuz hizmet kalemleridir, çünkü sattığınız mal değil bir gecelik konaklamadır. İki hafta içi ve bir hafta sonu gecesi kalan misafir sadece iki satırdır: 2 × Hafta içi ve 1 × Hafta sonu. Toplam kendiliğinden oluşur.

Misafir hizmetleri de aynı şekilde çalışır: gecelik ilave yatak, geç çıkış, kiloyla misafir çamaşırı, günlük motosiklet kiralama ve sefer başına havalimanı transferi. Sepet adetleri tam sayıdır, bu yüzden misafir çamaşırı tam kilo üzerinden ücretlendirilir. Her fiyat katalogda olunca resepsiyon ne kadar alacağını sormak için sizi aramak zorunda kalmaz.

1. 1Adım 1: Katalog → Kategoriler'i açın ve Odalar, Misafir hizmetleri, Mutfak ve İçecekler kategorilerini oluşturun.
2. 2Adım 2: Katalog → Ürün Listesi'ni açın ve her oda tipini birimi gece olarak ekleyin.
3. 3Adım 3: Her biri kendi gecelik fiyatıyla Hafta içi ve Hafta sonu çeşitlerini ekleyin.
4. 4Adım 4: İlave yatak, misafir çamaşırı ve motosiklet kiralama gibi hizmetleri hizmet kalemi olarak ekleyin.

BilgisayarTelefon

Tam ekran

Rezervasyonlar hakkında: ne yapar, ne yapmaz

Baştan netleştirelim: Salesmaster bir POS (satış noktası) uygulamasıdır, otel yönetim sistemi değildir. Rezervasyon takvimi, oda doluluk görünümü ya da online rezervasyon sitelerine otomatik bağlantı yoktur. Rezervasyonlarınızı misafir defterinde, bir tabloda ya da zaten kullandığınız rezervasyon sitesi panelinde tutun.

Salesmaster'ın üstlendiği işin para tarafıdır: odaları, hizmetleri ve yemekleri doğru fiyattan hesaba geçirmek, misafirlerin nasıl ödediğini kaydetmek, fiş basmak ya da göndermek, raporlarınızı ve kârınızı oluşturmak. Birçok pansiyon ikisini yan yana kullanır: oda planı için bir rezervasyon aracı, kasa için Salesmaster.

Bir rezervasyon sitesi üzerinden zaten ödeme yapmış misafirler de Salesmaster'a kaydedilebilir; böylece cironuz eksiksiz olur. “Rezervasyon sitesi” gibi bir ödeme yöntemi oluşturun ve oda satışını onunla kaydedin. Sitenin kestiği komisyon Finans'a gider olarak girer.

Çıkışta ödenen oda hesapları

Misafirlerin çoğu konaklamanın sonunda öder. Siparişi kaydet bunun içindir: sepet, verdiğiniz adla kayıtlı sipariş olarak tutulur, örneğin “Oda 3, pazar çıkış”. Oda 3'teki misafir her motosiklet kiraladığında, çamaşır verdiğinde ya da kahvaltı ettiğinde o siparişi açın ve kalemi ekleyin.

Çıkışta Kayıtlı siparişler'i açın, oda 3'ü seçin, masrafları misafirle birlikte gözden geçirin ve kullandığı yöntemle ödemeyi tamamlayın. Fiş, her gece ve hizmet üzerinde olacak şekilde basılabilir ya da WhatsApp ile gönderilebilir.

Aklınızda tutmanız gereken iki şey var. Kayıtlı siparişler oluşturuldukları cihazda durur; bu yüzden tüm oda hesaplarını tek bir resepsiyon cihazında tutun ve aynı cihazda kapatın. Ayrıca kayıtlı sipariş satış değildir ve ödenene kadar stok düşmez; günlük raporunuz yalnızca gerçekten kapanmış hesapları gösterir.

BilgisayarTelefon

Tam ekran

Tarifle malzeme stoku tutulan kafe ve kahvaltı

Birçok pansiyonun kahvaltı, ikindi kahvesi ya da basit bir akşam yemeği için küçük bir mutfağı vardır. Menemen, mercimek çorbası, muzlu pankek, Türk kahvesi ve zencefilli çay gibi yemek ve içecekler tarifli Siparişe özel kalemlerdir. Malzemeleri bir kez girersiniz, örneğin gramla domates, adetle yumurta ve mililitreyle zeytinyağı; sonra bir porsiyonun ne kadar kullandığını.

Satılan her porsiyon malzemelerini stoktan düşer. Pazara gitmeden önce neyin azaldığını görürsünüz. Pet şişe su gibi paketli içecekler kendi stoku olan normal ürünlerdir.

Alış fiyatları kaydedildiği için Salesmaster her porsiyonun maliyetini hesaplar. Ayrıca ödenen kahvaltı ya da akşam yemeği misafirin kayıtlı oda siparişine eklenir; çıkışta her şey bir seferde kapanır.

1. 1Adım 1: Siparişe özel kalemleri açın, sonra Katalog → Envanter → Malzemeler'i açın.
2. 2Adım 2: Domates, yumurta, zeytinyağı ve kahve gibi malzemeleri açılış stoku ve alış fiyatıyla ekleyin.
3. 3Adım 3: Menemen'i Siparişe özel kalem olarak oluşturun ve porsiyon başına tarifini doldurun.
4. 4Adım 4: Stok ve maliyetler doğru kalsın diye her pazar alışverişini alım olarak kaydedin.

BilgisayarTelefon

Tam ekran

Misafirler için ödemeler, vergi ve fişler

Kabul ettiğiniz ödeme yöntemlerini kurun: nakit, kart, havale/EFT, QR ödeme ya da rezervasyon sitesi. Bunları kendiniz oluşturursunuz. Salesmaster kart terminallerine ya da rezervasyon sitelerine bağlı değildir; bu ödemeler para geldikten sonra bir ödeme yöntemi olarak kaydedilir.

Konaklama ya da satış vergisi alıyorsanız Ücretler ve Masraflar veya Vergiler bölümünde bir kez tanımlayın, her satışa eklenir. Haftalık konaklama fiyatı ya da tekrar gelen misafir indirimi gibi indirimler Kesintiler'de kurulur.

Gezginler ve iş seyahatindeki misafirler çoğu zaman fiş ister. Fiş Bluetooth termal yazıcıdan basılabilir ya da WhatsApp, e-posta veya pansiyonunuzun logosu ve iletişim bilgilerini taşıyan bir web fiş bağlantısıyla gönderilebilir. Elle yazılan makbuzlara son.

Resepsiyon personeli ve ayrı cihazlar

Bir Salesmaster hesabı aynı anda tek cihazda oturum açar. Her zaman tesiste değilseniz, resepsiyondaki kişi resepsiyon cihazında bir personel hesabı kullanır. Onu bir rolle personel olarak ekleyin, sonra cihazı kaydedin. Personel PIN ile giriş yapar; neyi görüp neyi değiştirebileceklerine siz karar verirsiniz. Personel hesapları Bronze Pro ve Silver Pro ile gelir.

Her satış işletme sahibinin hesabına senkronize olur; tesisten uzaktayken bile satışları kendi cihazınızdan görebilirsiniz.

BilgisayarTelefon

Tam ekran

İşletme giderleri ve pansiyonunuzun net kârı

Kâr ancak giderler kaydedilince görünür. Finans'ta giderleri uygun kategorilere kaydedin: mutfak ve içecekler, resepsiyon ve kat görevlisi maaşları, elektrik ve su, çarşaf yıkama, sabun ve şampuan gibi oda malzemeleri ve rezervasyon sitesi komisyonları. Her giderin ödendiği cüzdan da kaydedilir; kasa, banka hesabı ya da e-cüzdan gibi.

Finans raporu ciroyu, kafenin mal maliyetini ve işletme giderlerini düşerek gösterir: pansiyonunuzun net kârı. Misafirlerden toplanan vergi ayrı gösterilir ve kâr sayılmaz.

Bu kayıtlarla eskiden hisle cevapladığınız sorular gerçek rakamlara kavuşur: cironuzun ne kadarı rezervasyon komisyonlarına gidiyor, çarşafları kendiniz mi yıkamalısınız, kafe tutmaya değer mi.

BilgisayarTelefon

Tam ekran

Odalar, hizmetler ve kafe için raporlar

Raporlar gün, hafta, ay ve yıl bazında görülebilir. Toplam ciroyu, brüt ve net satışları, indirimleri, vergiyi ve ödeme yöntemine göre gelen parayı görürsünüz. Kalem bazında ciro dağılımı, hangi oda tiplerinin en çok kazandırdığını, misafir hizmetlerinin ve kafenin ne kadar eklediğini gösterir.

Hafta sonu fiyatlarına ya da uzun konaklama teklifine karar vermek için yoğun bir tatil ayını sakin bir ayla karşılaştırın. Raporlar muhasebecinize ya da işletmeye yardım eden aile üyelerine göndermek için Excel veya PDF olarak dışa aktarılabilir ya da termal yazıcıdan basılabilir.

BilgisayarTelefon

Tam ekran

Bir öğleden sonrada başlayın

Başlamak için kapatmanıza gerek yok. Salesmaster'ı resepsiyondaki telefona, tablete ya da dizüstü bilgisayara kurun, bir hesap oluşturun ve oda tiplerinizi fiyatlarıyla, misafir hizmetlerinizi ve misafirlerin en çok sipariş ettiği kafe kalemlerini girin. Kullanıyorsanız rezervasyon siteniz dahil, aldığınız ödeme yöntemlerini oluşturun.

Bugünkü girişlerle başlayın: her oda için adını taşıyan bir kayıtlı sipariş oluşturun ve konaklama ilerledikçe masrafları ekleyin. İlk çıkışta hesabı eski kayıtlarınızla karşılaştırın. Pansiyonun Wi-Fi'ı kesilse bile satışlar kaydedilmeye devam eder; çevrimdışı mod 7 güne kadar çalışır.

Kasa doğal gelmeye başlayınca kafe malzemelerine ve tariflerine, sonra giderleri Finans'a kaydetmeye geçin. Bir iki hafta içinde ciro ve kârın eksiksiz kaydına sahip olursunuz. Kataloğunuzu kurarken yardım gerekirse ekibimiz WhatsApp'ta.

Örnek bir pansiyon kataloğu

Bu tabloyu başlangıç noktası olarak kullanın, adları ve fiyatları kendi oda ve hizmetlerinizle değiştirin.

Odalar ve hizmetler stoksuz hizmet kalemleridir. Kafe yemekleri Siparişe özel kalemlerdir, böylece malzemeleri stoktan düşer; paketli içecekler kendi stoku olan ürünlerdir.

Pansiyonunuza hangi paket uyar

Misafirleri değil satışları sayın. Misafirleri kahvaltı ve hizmet de alan, yaklaşık sekiz odalı bir pansiyon ayda kabaca 140 işlem kaydeder.

Her pakette satış, katalog, fiş, rapor ve çevrimdışı mod vardır. Paketinizi istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Fiyatları gör →

Sık sorulan sorular

Salesmaster'da rezervasyon takvimi ya da oda doluluk görünümü var mı?

Hayır. Salesmaster bir POS uygulamasıdır; rezervasyon takvimi ve doluluk görünümü yoktur. Oda planınızı misafir defterinde ya da rezervasyon sitesinde tutun, odaları, hizmetleri ve kafeyi hesaba geçirmek için Salesmaster'ı kullanın.

Bir misafirin hesabını çıkışa kadar nasıl açık tutarım?

Siparişi kaydet'i kullanın ve siparişe odanın adını verin, örneğin “Oda 3, pazar çıkış”. Konaklama boyunca hizmet ve yemekleri ekleyin, çıkışta ödemeyi tamamlayın. Kayıtlı siparişler oluşturuldukları cihazda durur, bu yüzden onları aynı cihazda kapatın.

Hafta içi ve hafta sonu için farklı fiyat alabilir miyim?

Evet. Her oda tipini, her biri kendi gecelik fiyatıyla Hafta içi ve Hafta sonu çeşitleri olan tek bir kalem olarak kurun. Resepsiyon çeşidi seçer ve gece sayısını girer.

Rezervasyon kaporası ya da anahtar depozitosu kaydedebilir miyim?

Salesmaster tek satışta kısmi ödeme almaz ve depozito takip etmez. Rezervasyon kaporasını alınan tutar kadar “Kapora” adlı ayrı bir Hizmet kalemi olarak hemen satın; çıkışta oda hesabını tam fiyatıyla, kaporaya eşit bir Kesinti Ekle ile kapatın. İade edilecek anahtar depozitosu satış notuna yazılabilir.

Rezervasyon sitesi üzerinden ödeyen misafirleri nasıl kaydederim?

“Rezervasyon sitesi” gibi bir ödeme yöntemi oluşturun ve oda satışını onunla kaydedin. Salesmaster rezervasyon sitelerine otomatik bağlanmaz. Sitenin kestiği komisyonu Finans'a gider olarak kaydedin.

Wi-Fi kesilince Salesmaster çalışmaya devam eder mi?

Evet. Satışlar cihaza kaydedilir ve bağlantı gelince senkronize olur. Çevrimdışı mod, uygulamanın senkronizasyon için bağlanması gerekene kadar 7 güne kadar çalışır.

Uzaktayken pansiyonu takip edebilir miyim?

Evet. Resepsiyon, resepsiyon cihazında bir personel hesabı kullanır ve her satış işletme sahibinin hesabına senkronize olur. Personel hesapları Bronze Pro ve Silver Pro ile gelir.

Kataloğunuzu kurmak için yardım mı lazım? Ekibimize WhatsApp’tan yazın →

Salesmaster kullanan benzer işletmeler

• Etkinlik ve biletlemeRehberi oku
• Kiralama işletmeleriRehberi oku
• Çamaşırhaneler ve kuru temizlemecilerRehberi oku
• Fotoğraf ve video stüdyolarıRehberi oku