Salesmaster es una app de punto de venta (POS) para posadas, casas de huéspedes, bed & breakfasts y hoteles pequeños, en Android, iPhone y iPad, Windows y Mac. Los cuartos son artículos que se venden por noche con variedades entre semana y fin de semana, los servicios para huéspedes y la cafetería viven en el mismo catálogo, la cuenta de un huésped se puede dejar abierta con Guardar pedido hasta el check-out, y la ganancia neta aparece en el reporte de Finanzas. Salesmaster no tiene calendario de reservas, así que las reservas siguen en tu libreta de huéspedes o en tu sitio de reservas.
Problemas que toda posada conoce
Si alguno te suena, esta página es para ti.
- 01
Cargos regados hasta el check-out
Un huésped se queda tres noches, renta una motoneta dos días, manda ropa a lavar y desayuna todas las mañanas. Cuando todo está en papelitos separados, siempre se queda algo sin cobrar al salir.
- 02
Las tarifas cambian el fin de semana
Viernes y sábado cuestan más que entre semana, y el cuarto familiar tiene otra tarifa. Un recepcionista nuevo da el precio equivocado más seguido de lo que quisieras.
- 03
Una cafetería chiquita que nadie controla
El café, el té, los huevos y los plátanos del desayuno se acaban sin avisar. No sabes si la cafetería deja dinero o solo da trabajo.
- 04
Casa llena, ganancia poco clara
El dinero de los cuartos entra en efectivo, por transferencia y en pagos de sitios de reservas. Después de sueldos, luz, agua, ropa de cama y comisiones, ¿qué queda? Sin registros, la ganancia es una suposición.
Cuartos como artículos por noche, con tarifa entre semana y de fin de semana
En Salesmaster, cada tipo de cuarto es un artículo del Catálogo con la noche como unidad. Cuarto Estándar, Cuarto Deluxe y Cuarto Familiar son un artículo cada uno, con las variedades Entre semana y Fin de semana a su propio precio. Para una estancia de tres noches, la recepción elige la variedad y pone una cantidad de 3.
Los cuartos son artículos de tipo servicio sin inventario, porque lo que vendes es una noche de estancia, no mercancía. Un huésped que se queda dos noches entre semana y una de fin de semana son simplemente dos líneas: 2 × Entre semana y 1 × Fin de semana. El total se suma solo.
Los servicios para huéspedes funcionan igual: cama extra por noche, salida tardía, lavandería por kilo, renta de motoneta por día y traslados al aeropuerto por viaje. Las cantidades del carrito son números enteros, así que la lavandería se cobra por kilo completo. Con todos los precios en el catálogo, la recepción nunca tiene que llamarte para preguntar cuánto cobrar.
- Paso 1: Abre Catálogo → Categorías y crea Cuartos, Servicios para huéspedes, Cocina y Bebidas.
- Paso 2: Abre Catálogo → Lista de Artículos y agrega cada tipo de cuarto con la noche como unidad.
- Paso 3: Agrega las variedades Entre semana y Fin de semana, cada una con su tarifa por noche.
- Paso 4: Agrega servicios como cama extra, lavandería y renta de motoneta como artículos de tipo servicio.
Sobre las reservas: qué hace y qué no hace
Para que quede claro desde el principio: Salesmaster es una app de punto de venta, no un sistema de gestión hotelera. No tiene calendario de reservas, ni vista de disponibilidad de cuartos, ni conexión automática con sitios de reservas en línea. Lleva tus reservas en la libreta de huéspedes, en una hoja de cálculo o en el panel del sitio de reservas que ya usas.
De lo que se encarga Salesmaster es del lado del dinero: cobrar cuartos, servicios y comida al precio correcto, registrar cómo pagaron los huéspedes, imprimir o mandar recibos, y armar tus reportes y tu ganancia. Muchas posadas usan las dos cosas juntas: una herramienta de reservas para la agenda de cuartos y Salesmaster para la caja.
Los huéspedes que ya pagaron por un sitio de reservas también se pueden registrar en Salesmaster, así tus ingresos quedan completos. Crea un método de pago como “Sitio de reservas” y registra con él la venta del cuarto. La comisión que se queda el sitio va en Finanzas como gasto.
Cuentas de cuarto pagadas al check-out
La mayoría de los huéspedes paga al final de su estancia. Para eso está Guardar pedido: el carrito se guarda como pedido guardado con el nombre que le pongas, por ejemplo “Cuarto 3, sale domingo”. Cada vez que el huésped del cuarto 3 renta una motoneta, manda ropa a lavar o desayuna, abre ese pedido y agrega el artículo.
Al hacer check-out, abre Pedidos guardados, elige el cuarto 3, revisa los cargos con el huésped y completa el cobro con el método que use. El recibo se puede imprimir o mandar por WhatsApp, con cada noche y cada servicio.
Dos cosas a tomar en cuenta. Los pedidos guardados viven en el dispositivo donde se crearon, así que lleva todas las cuentas de cuarto en un solo dispositivo de recepción y cóbralas en ese mismo dispositivo. Y un pedido guardado no es una venta ni descuenta inventario hasta que se paga, así tu reporte del día solo muestra las cuentas que de verdad se cobraron.
Cafetería y desayunos con inventario de ingredientes por receta
Muchas posadas tienen una cocinita para el desayuno, el café de la tarde o una cena sencilla. Platillos como arroz frito con huevo, sopa de fideos, hot cakes de plátano, café negro y té de jengibre son artículos Preparados al momento con una receta. Capturas los ingredientes una sola vez, como arroz cocido en gramos, huevos por pieza y aceite en mililitros, y luego cuánto usa una porción.
Cada porción vendida descuenta sus ingredientes del inventario. Antes de ir al mercado, puedes ver qué se está acabando. Las bebidas empacadas, como el agua embotellada, son productos normales con su propio inventario.
Como los precios de compra quedan registrados, Salesmaster calcula el costo de cada porción. El desayuno o la cena que se pagan aparte simplemente se agregan al pedido guardado del cuarto del huésped, así todo se cobra junto al hacer check-out.
- Paso 1: Activa los artículos preparados al momento y luego abre Catálogo → Ingredientes.
- Paso 2: Agrega ingredientes como arroz cocido, huevos, aceite y café, con su inventario inicial y precio de compra.
- Paso 3: Crea Arroz frito con huevo como artículo Preparado al momento y llena su receta por plato.
- Paso 4: Registra cada compra en el mercado para que el inventario y los costos estén al día.
Pagos, impuestos y recibos para huéspedes
Configura los métodos de pago que aceptas: efectivo, tarjeta, transferencia, pago con QR o un sitio de reservas. Tú mismo los creas. Salesmaster no está conectado a terminales de tarjeta ni a sitios de reservas, así que esos pagos se registran como método de pago una vez que el dinero llegó.
Si cobras un impuesto de hospedaje o sobre ventas, configúralo una vez en Cargos / Impuesto y se suma a cada venta. Los descuentos, como una tarifa por estancia semanal o un descuento para huéspedes que regresan, se configuran en Deducciones.
Los viajeros y los huéspedes de negocios muchas veces piden recibo. Se puede imprimir en una impresora térmica Bluetooth, o mandar por WhatsApp, correo o un enlace de recibo web con el logo y los datos de contacto de tu posada. Se acabaron los recibos a mano.
Personal de recepción y dispositivos separados
Una cuenta de Salesmaster inicia sesión en un solo dispositivo a la vez. Si no siempre estás en el lugar, el recepcionista usa una cuenta de personal en el dispositivo de recepción. Agrégalo como personal con un rol y luego registra el dispositivo. El personal entra con un PIN, y tú decides qué pueden ver y cambiar. Las cuentas de personal vienen con Bronce Pro y Plata Pro.
Cada venta se sincroniza con la cuenta del dueño, así puedes ver las ventas desde tu propio dispositivo, aunque estés lejos de la posada.
Gastos de operación y la ganancia neta de tu posada
La ganancia solo se ve cuando registras los gastos. En Finanzas, registra los gastos en categorías que te sirvan: cocina y bebidas, sueldos de recepción y limpieza, luz y agua, lavado de ropa de cama, amenidades como jabón y shampoo, y comisiones de sitios de reservas. Cada gasto lleva la billetera de donde se pagó, como la caja, una cuenta de banco o una billetera digital.
El reporte de Finanzas muestra los ingresos menos el costo de la mercancía de la cafetería y los gastos de operación: la ganancia neta de tu posada. El impuesto cobrado a los huéspedes se muestra por separado y no cuenta como ganancia.
Con estos registros, las preguntas que antes contestabas por intuición tienen números reales: cuánto de tus ingresos se va en comisiones de reservas, si te conviene lavar la ropa de cama tú mismo y si vale la pena mantener la cafetería.
Reportes de cuartos, servicios y cafetería
Hay reportes por día, semana, mes y año. Ves los ingresos totales, las ventas brutas y netas, los descuentos, el impuesto y el dinero que entró por cada método de pago. El desglose de ingresos por artículo muestra qué tipos de cuarto dejan más, y cuánto suman los servicios para huéspedes y la cafetería.
Compara un mes de temporada alta con uno tranquilo para decidir tus tarifas de fin de semana o una oferta para estancias largas. Los reportes se pueden exportar a Excel o PDF, o imprimir en la impresora térmica, para mandarlos a tu contador o a los familiares que te ayudan a llevar el lugar.
Empieza en una tarde
No necesitas cerrar para empezar. Instala Salesmaster en el celular, la tablet o la laptop de la recepción, crea una cuenta y captura tus tipos de cuarto con sus tarifas, tus servicios para huéspedes y lo que más piden de la cafetería. Crea los métodos de pago que aceptas, incluido tu sitio de reservas si usas uno.
Empieza con los check-ins de hoy: crea un pedido guardado con el nombre de cada cuarto y agrega los cargos conforme avanza la estancia. En el primer check-out, compara la cuenta con tus registros anteriores. Las ventas se siguen guardando aunque se caiga el internet de la posada, y el modo sin conexión funciona hasta 7 días.
Cuando la caja ya se sienta natural, sigue con los ingredientes y recetas de la cafetería, y luego con el registro de gastos en Finanzas. En una o dos semanas tendrás registros completos de ingresos y ganancia. Nuestro equipo está en WhatsApp si necesitas ayuda para armar tu catálogo.
Ejemplo de catálogo para una posada
Usa esta tabla como punto de partida y cambia los nombres y precios por los de tus cuartos y servicios.
| Categoría | Artículo | Unidad | Variedades | Tipo de artículo |
|---|---|---|---|---|
| Cuartos | Cuarto Estándar (ventilador) | noche | Entre semana, Fin de semana | Servicio |
| Cuartos | Cuarto Deluxe (A/C) | noche | Entre semana, Fin de semana | Servicio |
| Cuartos | Cuarto Familiar (4 personas) | noche | Entre semana, Fin de semana | Servicio |
| Servicios para huéspedes | Cama extra | noche | - | Servicio |
| Servicios para huéspedes | Lavandería | kg | - | Servicio |
| Servicios para huéspedes | Renta de motoneta | día | - | Servicio |
| Servicios para huéspedes | Traslado al aeropuerto | viaje | - | Servicio |
| Cocina | Arroz frito con huevo | plato | - | Preparado al momento |
| Bebidas | Café negro de Java | taza | - | Preparado al momento |
| Bebidas | Agua embotellada 1.5 L | botella | - | Producto |
Los cuartos y servicios son artículos de tipo servicio sin inventario. Los platillos de la cafetería son artículos Preparados al momento, así sus ingredientes se descuentan del inventario, y las bebidas empacadas son productos con su propio inventario.
Qué plan le queda a tu posada
Cuenta ventas, no huéspedes. Una posada de unos ocho cuartos, cuyos huéspedes también piden desayuno y servicios, registra alrededor de 140 transacciones al mes.
| Plan | Precio | Ventas / mes | Cuentas de personal | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratis | 30 | Solo el dueño | Para probar las cuentas de cuarto y el check-out antes de usarlo en serio. |
| Solo Pro | $4.90/mes | 3,000 | Solo el dueño | Posadas donde el dueño atiende la recepción. |
| Bronze Pro | $6.90/mes | 5,000 | 1 empleado | Hospedajes con un recepcionista en el dispositivo de recepción. |
| Silver Pro | $9.90/mes | 8,000 | 2 empleados | Hospedajes con recepción y cafetería atendidas por dos personas en dispositivos separados. |
Todos los planes incluyen cobro, catálogo, recibos, reportes y modo sin conexión. Puedes cambiar de plan cuando quieras. Ver precios →
Preguntas frecuentes
- ¿Salesmaster tiene calendario de reservas o vista de disponibilidad de cuartos?
- No. Salesmaster es una app de punto de venta, sin calendario de reservas ni vista de disponibilidad. Lleva la agenda de tus cuartos en una libreta de huéspedes o en un sitio de reservas, y usa Salesmaster para cobrar cuartos, servicios y cafetería.
- ¿Cómo dejo abierta la cuenta de un huésped hasta el check-out?
- Usa Guardar pedido y ponle al pedido el nombre del cuarto, por ejemplo “Cuarto 3, sale domingo”. Agrega servicios y comidas durante la estancia y completa el cobro al hacer check-out. Los pedidos guardados viven en el dispositivo donde se crearon, así que cóbralos en ese mismo dispositivo.
- ¿Puedo cobrar tarifas distintas entre semana y en fin de semana?
- Sí. Configura cada tipo de cuarto como un artículo con las variedades Entre semana y Fin de semana, cada una con su propia tarifa por noche. La recepción elige la variedad y pone el número de noches.
- ¿Puedo registrar un anticipo de reserva o un depósito por la llave?
- Salesmaster no acepta pagos parciales en una venta ni lleva control de depósitos. Vende el anticipo de reserva en ese momento como un artículo de tipo Servicio llamado “Anticipo” por el monto recibido; al hacer check-out, cobra la cuenta del cuarto a precio completo con Agregar Deducción por el monto del anticipo. Un depósito reembolsable por la llave se puede anotar en la nota de la venta.
- ¿Cómo registro a los huéspedes que pagaron por un sitio de reservas?
- Crea un método de pago como “Sitio de reservas” y registra con él la venta del cuarto. Salesmaster no se conecta automáticamente con sitios de reservas. Registra la comisión que se quedan como gasto en Finanzas.
- ¿Salesmaster sigue funcionando si se cae el internet?
- Sí. Las ventas se guardan en el dispositivo y se sincronizan cuando vuelve la conexión. El modo sin conexión funciona hasta 7 días antes de que la app necesite conectarse para sincronizar.
- ¿Puedo estar al pendiente de la posada cuando no estoy?
- Sí. La recepción usa una cuenta de personal en el dispositivo de recepción, y cada venta se sincroniza con la cuenta del dueño. Las cuentas de personal vienen con Bronce Pro y Plata Pro.
¿Necesitas ayuda para armar tu catálogo? Escríbele a nuestro equipo por WhatsApp →
