Salesmaster est une application de caisse (point de vente) pour maisons d'hôtes, chambres chez l'habitant, B&B et petites auberges, sur Android, iPhone & iPad, Windows et Mac. Les chambres sont des articles vendus à la nuit avec des variantes semaine et week-end, les services aux clients et le café sont dans le même catalogue, la note d'un client peut rester ouverte avec Enregistrer la commande jusqu'au départ, et le bénéfice net apparaît dans le rapport Finances. Salesmaster n'a pas de calendrier de réservation : les réservations restent dans votre registre ou sur votre site de réservation.
Les soucis que toute maison d'hôtes connaît
Si vous vous reconnaissez dans l'un d'eux, cette page est pour vous.
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Des frais éparpillés jusqu'au départ
Un client reste trois nuits, loue un scooter deux jours, donne son linge à laver et prend le petit-déjeuner chaque matin. Quand tout est sur des bouts de papier séparés, il y a toujours quelque chose d'oublié au départ.
- 02
Les tarifs changent le week-end
Le vendredi et le samedi coûtent plus cher que les nuits de semaine, et la chambre familiale a encore un autre prix. Une nouvelle personne à la réception annonce le mauvais tarif plus souvent que vous ne le voudriez.
- 03
Un petit café que personne ne suit
Le café, le thé, les œufs et les bananes du petit-déjeuner s'épuisent sans prévenir. Impossible de dire si le café rapporte de l'argent ou seulement du travail.
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Complet, mais un bénéfice flou
L'argent des chambres arrive en espèces, par virement et par versements des sites de réservation. Après les salaires, l'électricité, l'eau, le linge et les commissions, que reste-t-il ? Sans suivi, le bénéfice n'est qu'une supposition.
Les chambres comme articles à la nuit, avec tarifs semaine et week-end
Dans Salesmaster, chaque type de chambre est un article du Catalogue avec la nuit comme unité. Chambre standard, Chambre deluxe et Chambre familiale sont chacune un article, avec les variantes Semaine et Week-end à leurs propres prix. Pour un séjour de trois nuits, la réception choisit la variante et saisit une quantité de 3.
Les chambres sont des articles de type Service sans stock, car ce que vous vendez est une nuitée, pas de la marchandise. Un client qui reste deux nuits en semaine et une nuit le week-end, ce sont simplement deux lignes : 2 × Semaine et 1 × Week-end. Le total se calcule tout seul.
Les services aux clients fonctionnent de la même façon : lit d'appoint à la nuit, départ tardif, blanchisserie à la livre, location de scooter à la journée et transferts aéroport au trajet. Les quantités du panier sont des nombres entiers : la blanchisserie se facture à la livre entière. Avec tous les prix dans le catalogue, la réception n'a jamais besoin de vous appeler pour savoir combien facturer.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Catégories et créez Chambres, Services aux clients, Cuisine et Boissons.
- Étape 2: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez chaque type de chambre avec la nuit comme unité.
- Étape 3: Ajoutez les variantes Semaine et Week-end, chacune avec son tarif à la nuit.
- Étape 4: Ajoutez des services comme le lit d'appoint, la blanchisserie et la location de scooter comme articles de type Service.
Les réservations : ce que l'application fait et ne fait pas
Soyons clairs dès le départ : Salesmaster est une application de caisse, pas un logiciel de gestion hôtelière. Il n'y a ni calendrier de réservation, ni vue des disponibilités, ni connexion automatique aux sites de réservation en ligne. Gardez vos réservations dans le registre, un tableur, ou le tableau de bord du site de réservation que vous utilisez déjà.
Ce que Salesmaster gère, c'est l'argent : facturer chambres, services et repas au bon prix, enregistrer comment les clients ont payé, imprimer ou envoyer les reçus, et construire vos rapports et votre bénéfice. Beaucoup de maisons d'hôtes utilisent les deux côte à côte : un outil de réservation pour le planning des chambres, Salesmaster pour la caisse.
Les clients qui ont déjà payé via un site de réservation peuvent quand même être enregistrés dans Salesmaster, pour que votre chiffre d'affaires soit complet. Créez un mode de paiement comme « Site de réservation » et enregistrez la vente de la chambre avec. La commission que garde le site va dans Finances comme dépense.
Les notes de chambre réglées au départ
La plupart des clients paient à la fin de leur séjour. C'est à ça que sert Enregistrer la commande : le panier est gardé comme commande enregistrée sous le nom que vous lui donnez, par exemple « Chambre 3, départ dimanche ». Chaque fois que le client de la chambre 3 loue un scooter, donne son linge ou prend le petit-déjeuner, ouvrez cette commande et ajoutez l'article.
Au départ, ouvrez Commandes enregistrées, choisissez la chambre 3, passez les frais en revue avec le client, et encaissez avec le mode de paiement qu'il utilise. Le reçu peut s'imprimer ou partir par WhatsApp, avec chaque nuit et chaque service dessus.
Deux choses à garder en tête. Les commandes enregistrées restent sur l'appareil qui les a créées : gardez toutes les notes de chambre sur un seul appareil de la réception et réglez-les sur ce même appareil. Et une commande enregistrée n'est pas une vente et ne retire pas de stock tant qu'elle n'est pas payée : votre rapport du jour ne montre que les notes vraiment réglées.
Café et petit-déjeuner avec stock d'ingrédients par recette
Beaucoup de maisons d'hôtes ont une petite cuisine pour le petit-déjeuner, le café de l'après-midi ou un dîner simple. Les plats comme le riz frit à l'œuf, la soupe de nouilles, les pancakes à la banane, le café noir et le thé au gingembre sont des articles Fait sur commande avec une recette. Vous saisissez les ingrédients une fois, comme le riz cuit en grammes, les œufs à la pièce et l'huile de cuisson en millilitres, puis la quantité utilisée par portion.
Chaque portion vendue retire ses ingrédients du stock. Avant d'aller au marché, vous voyez ce qui s'épuise. Les boissons emballées comme l'eau en bouteille sont des produits ordinaires avec leur propre stock.
Comme les prix d'achat sont enregistrés, Salesmaster calcule le coût de chaque portion. Le petit-déjeuner ou le dîner payé à part s'ajoute simplement à la commande enregistrée de la chambre du client : tout se règle d'un coup au départ.
- Étape 1: Activez les articles Fait sur commande, puis ouvrez Catalogue → Ingrédients.
- Étape 2: Ajoutez des ingrédients comme le riz cuit, les œufs, l'huile de cuisson et le café, avec leur stock initial et leur prix d'achat.
- Étape 3: Créez le Riz frit à l'œuf comme article Fait sur commande et remplissez sa recette par assiette.
- Étape 4: Enregistrez chaque passage au marché comme un achat pour que le stock et les coûts restent justes.
Paiements, taxe et reçus pour les clients
Configurez les modes de paiement que vous acceptez : espèces, carte, virement, paiement par QR code ou site de réservation. Vous les créez vous-même. Salesmaster n'est pas relié aux terminaux de paiement ni aux sites de réservation : ces paiements s'enregistrent comme un mode de paiement une fois l'argent arrivé.
Si vous appliquez une taxe de séjour ou une taxe sur les ventes, réglez-la une fois dans Frais et charges (Taxe) et elle s'ajoute à chaque vente. Les remises, comme un tarif séjour à la semaine ou une remise pour les clients fidèles, se configurent dans Déductions.
Les voyageurs et les clients en déplacement professionnel demandent souvent un reçu. Il peut s'imprimer sur une imprimante thermique Bluetooth, ou partir par WhatsApp, par e-mail ou via un lien de reçu web avec le logo et les coordonnées de votre maison d'hôtes. Fini les reçus écrits à la main.
Personnel de réception et appareils séparés
Un compte Salesmaster se connecte sur un seul appareil à la fois. Si vous n'êtes pas toujours sur place, la personne à la réception utilise un compte du personnel sur l'appareil de la réception. Ajoutez-la au personnel avec un rôle, puis enregistrez l'appareil. Le personnel se connecte avec un code PIN, et vous décidez de ce qu'il peut voir et modifier. Les comptes du personnel sont inclus avec Bronze Pro et Silver Pro.
Chaque vente se synchronise sur le compte du propriétaire : vous voyez les ventes depuis votre propre appareil, même loin de l'établissement.
Frais de fonctionnement et bénéfice net de votre maison d'hôtes
Le bénéfice n'apparaît qu'une fois les coûts enregistrés. Dans Finances, enregistrez les dépenses dans des catégories adaptées : cuisine et boissons, salaires de la réception et du ménage, électricité et eau, blanchisserie du linge, produits d'accueil comme le savon et le shampoing, et commissions des sites de réservation. Chaque dépense indique le portefeuille qui l'a payée, comme la caisse, un compte bancaire ou un portefeuille électronique.
Le rapport Finances montre le chiffre d'affaires moins le coût des marchandises du café et les frais de fonctionnement : le bénéfice net de votre maison d'hôtes. La taxe collectée auprès des clients est affichée à part et n'est pas comptée dans le bénéfice.
Avec ce suivi, les questions auxquelles vous répondiez au feeling ont de vrais chiffres : quelle part de votre chiffre d'affaires part en commissions de réservation, s'il vaut mieux laver le linge sur place, et si le café vaut la peine d'être gardé.
Rapports pour les chambres, les services et le café
Les rapports sont disponibles par jour, semaine, mois et année. Vous voyez le chiffre d'affaires total, les ventes brutes et nettes, les remises, la taxe et l'argent reçu par mode de paiement. La répartition du chiffre d'affaires par article montre quels types de chambres rapportent le plus, et combien ajoutent les services aux clients et le café.
Comparez un mois de vacances chargé avec un mois calme pour décider de vos tarifs week-end ou d'une offre longue durée. Les rapports s'exportent en Excel ou en PDF, ou s'impriment sur l'imprimante thermique, pour les envoyer à votre comptable ou aux membres de la famille qui aident à tenir la maison.
Démarrez en un après-midi
Pas besoin de fermer pour commencer. Installez Salesmaster sur le téléphone, la tablette ou l'ordinateur de la réception, créez un compte, et saisissez vos types de chambres avec leurs tarifs, vos services aux clients et les articles du café les plus commandés. Créez les modes de paiement que vous acceptez, y compris votre site de réservation si vous en utilisez un.
Commencez par les arrivées du jour : créez une commande enregistrée au nom de chaque chambre et ajoutez les frais au fil du séjour. Au premier départ, comparez la note avec vos anciens relevés. Les ventes continuent d'être enregistrées même quand le Wi-Fi de la maison d'hôtes est coupé, et le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours.
Une fois la caisse devenue naturelle, passez aux ingrédients et aux recettes du café, puis à l'enregistrement des dépenses dans Finances. En une ou deux semaines, vous avez un suivi complet du chiffre d'affaires et du bénéfice. Notre équipe répond sur WhatsApp si vous avez besoin d'aide pour créer votre catalogue.
Un exemple de catalogue de maison d'hôtes
Servez-vous de ce tableau comme point de départ et remplacez les noms et les prix par vos propres chambres et services.
| Catégorie | Article | Unité | Variantes | Type d'article |
|---|---|---|---|---|
| Chambres | Chambre standard (ventilateur) | nuit | Semaine, Week-end | Service |
| Chambres | Chambre deluxe (climatisée) | nuit | Semaine, Week-end | Service |
| Chambres | Chambre familiale (4 personnes) | nuit | Semaine, Week-end | Service |
| Services aux clients | Lit d'appoint | nuit | - | Service |
| Services aux clients | Blanchisserie | livre | - | Service |
| Services aux clients | Location de scooter | jour | - | Service |
| Services aux clients | Transfert aéroport | trajet | - | Service |
| Cuisine | Riz frit à l'œuf | assiette | - | Fait sur commande |
| Boissons | Café noir javanais | tasse | - | Fait sur commande |
| Boissons | Eau en bouteille 1,5 L | bouteille | - | Produit |
Les chambres et les services sont des articles de type Service sans stock. Les plats du café sont des articles Fait sur commande, leurs ingrédients sortent donc du stock, et les boissons emballées sont des produits avec leur propre stock.
Quel forfait pour votre maison d'hôtes
Comptez les ventes, pas les clients. Une maison d'hôtes d'environ huit chambres, dont les clients prennent aussi le petit-déjeuner et des services, enregistre à peu près 140 transactions par mois.
| Formule | Prix | Ventes / mois | Comptes employés | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratuit | 30 | Propriétaire seul | Pour essayer les notes de chambre et le départ avant de l'utiliser pour de vrai. |
| Solo Pro | $4.90/mois | 3,000 | Propriétaire seul | Maisons d'hôtes où le propriétaire tient la réception. |
| Bronze Pro | $6.90/mois | 5,000 | 1 employé | Hébergements avec une personne à la réception sur l'appareil de la réception. |
| Silver Pro | $9.90/mois | 8,000 | 2 employés | Hébergements avec une réception et un café tenus par deux membres du personnel sur des appareils séparés. |
Chaque forfait inclut l'encaissement, le catalogue, les reçus, les rapports et le mode hors ligne. Vous pouvez changer de forfait à tout moment. Voir les tarifs →
Questions fréquentes
- Salesmaster a-t-il un calendrier de réservation ou une vue des disponibilités ?
- Non. Salesmaster est une application de caisse, sans calendrier de réservation ni vue des disponibilités. Gardez le planning de vos chambres dans un registre ou sur un site de réservation, et utilisez Salesmaster pour facturer les chambres, les services et le café.
- Comment garder la note d'un client ouverte jusqu'au départ ?
- Utilisez Enregistrer la commande et nommez la commande d'après la chambre, par exemple « Chambre 3, départ dimanche ». Ajoutez les services et les repas pendant le séjour, puis encaissez au départ. Les commandes enregistrées restent sur l'appareil qui les a créées : réglez-les sur ce même appareil.
- Puis-je appliquer des tarifs différents en semaine et le week-end ?
- Oui. Créez chaque type de chambre comme un article avec les variantes Semaine et Week-end, chacune avec son tarif à la nuit. La réception choisit la variante et saisit le nombre de nuits.
- Puis-je enregistrer un acompte de réservation ou une caution pour la clé ?
- Salesmaster n'accepte pas de paiements partiels sur une même vente et ne suit pas les acomptes. Vendez un acompte de réservation tout de suite comme un article séparé de type Service appelé « Acompte » pour le montant reçu ; au départ, réglez la note de la chambre à son prix complet avec Ajouter une déduction égale à l'acompte. Une caution remboursable pour la clé peut aller dans la note de la vente.
- Comment enregistrer les clients qui ont payé via un site de réservation ?
- Créez un mode de paiement comme « Site de réservation » et enregistrez la vente de la chambre avec. Salesmaster ne se connecte pas automatiquement aux sites de réservation. Enregistrez la commission qu'ils gardent comme dépense dans Finances.
- Salesmaster continue-t-il de fonctionner quand le Wi-Fi tombe ?
- Oui. Les ventes sont gardées sur l'appareil et se synchronisent au retour de la connexion. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours avant que l'application doive se connecter pour synchroniser.
- Puis-je garder un œil sur la maison d'hôtes quand je suis absent ?
- Oui. La réception utilise un compte du personnel sur l'appareil de la réception, et chaque vente se synchronise sur le compte du propriétaire. Les comptes du personnel sont inclus avec Bronze Pro et Silver Pro.
Besoin d'aide pour créer votre catalogue ? Écrivez à notre équipe sur WhatsApp →
