Salesmaster est une application de caisse (point de vente) pour les entreprises de location pour fêtes et événements, comme les tentes, chaises, scènes, sonorisations, projecteurs et groupes électrogènes, sur Android, iPhone & iPad, Windows et Mac. Chaque location est un article avec des variantes de taille à leurs propres prix, l'équipe et la livraison s'ajoutent en suppléments ou en articles, les commandes payées après l'événement sont gardées avec Enregistrer la commande, et les dépenses comme les salaires de l'équipe et le carburant du camion vont dans Finances, pour que vous voyiez votre bénéfice net. Le Forfait Gratuit vous permet d'essayer d'abord.
Les problèmes que toute entreprise de location connaît
Si l'un de ces points vous parle, cette page est faite pour vous.
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Les prix dépendent de la taille et de la durée
Une tente pliante de 10 x 10 ne se loue pas au prix d'une tente de réception de 16 x 33, et une chaise simple pas au prix d'une chaise avec housse. Quand les prix sont dans la tête de quelqu'un ou dans un vieux tableur, les devis dérivent.
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Un événement, un long ticket
Une fête au jardin demande deux tentes, 150 chaises, une sono, un technicien son et la livraison. Additionner tout cela à la calculatrice pendant que le client attend, c'est s'exposer aux erreurs, et le temps de l'équipe est la première chose qu'on oublie de facturer.
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Payé après l'événement, suivi sur papier
Beaucoup de clients règlent une fois l'événement terminé. Si la commande n'existe que dans un cahier ou une conversation par SMS, on perd vite la trace de qui doit encore quoi.
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Gros mois, grosses dépenses
Salaires de l'équipe, carburant du camion, loyer de l'entrepôt et réparations des tentes ne s'arrêtent jamais. Sans dépenses enregistrées, impossible de savoir ce qu'un mois chargé a vraiment rapporté.
Construire votre liste de location
Partez de la liste de prix que vous envoyez déjà à vos clients. Dans Salesmaster, chaque location est un article du Catalogue. Regroupez les articles en catégories comme Tentes et mobilier, Son et vidéo, Énergie et climatisation, et Livraison et fournitures, pour que la personne au comptoir trouve n'importe quel article en une ou deux touches sur l'écran Vente.
Définissez l'unité de location de chaque article : à la journée pour les tentes, les scènes et les groupes électrogènes, à la chaise ou à la table pour le mobilier, au pied pour un tapis de passage, au trajet pour la livraison et l'installation. L'unité apparaît sur le reçu : les clients voient exactement ce qu'ils paient.
Les locations fonctionnent mieux en articles de type Service, puisque le matériel revient à l'entrepôt. Ce que vous vendez et qui se consomme vraiment, comme les piles AA, les colliers de serrage ou le gaffer, sont des articles stockés classiques : leur stock baisse à chaque vente.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Catégories et créez des catégories comme Tentes et mobilier, et Son et vidéo.
- Étape 2: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez chaque location avec son nom, son unité de location et son prix.
- Étape 3: Ajoutez les consommables comme les piles et le ruban adhésif en articles stockés avec un stock initial.
- Étape 4: Vérifiez l'écran Vente : chaque article doit apparaître dans la bonne catégorie.
Un article, plusieurs tailles et plusieurs prix
Une tente pliante de 10 x 10 pieds, une tente de réception de 13 x 20 pieds et une de 16 x 33 pieds n'ont pas besoin d'être trois articles séparés. Créez un seul article Location de tente avec trois variantes. Chaque variante a son propre prix : le caissier choisit la taille et le prix suit.
Le même principe vaut pour les chaises simples et les chaises avec housse, les petites et moyennes sonos, ou la livraison locale et hors de la ville. Votre liste reste courte, et chaque devis utilise les mêmes prix.
Salesmaster n'a pas de tarif par paliers ou de prix de gros automatique. Si vous accordez un tarif spécial pour les grosses commandes de chaises, créez une variante distincte, par exemple Tarif forfait 100+, ou appliquez une remise à l'encaissement.
- Étape 1: Ouvrez l'article Location de tente depuis Catalogue → Liste des Articles.
- Étape 2: Ajoutez une variante par taille, par exemple Pliante 10 x 10 pieds.
- Étape 3: Saisissez le prix de location à la journée de chaque variante et enregistrez l'article.
- Étape 4: Touchez l'article sur l'écran Vente et vérifiez que le caissier doit bien choisir une taille.
Équipe, techniciens et carburant en suppléments
Une sono se loue souvent avec un technicien son, et un groupe électrogène avec un technicien et du carburant. Pour que rien de tout cela ne reste non facturé, configurez-les en suppléments. Un groupe de suppléments appelé Équipe peut contenir Technicien son, Technicien groupe électrogène et Gazole, 5 gallons, chacun avec son propre prix.
Rattachez le groupe aux articles qui l'utilisent, comme Location de sono, Groupe électrogène 5 000 W, Projecteur et écran, et Scène. Quand le caissier ajoute une sono au panier, les options d'équipe apparaissent aussitôt et le prix s'ajoute au total.
Les suppléments se gèrent sur chaque article. Si le tarif de votre équipe change, vous le mettez à jour à un seul endroit.
- Étape 1: Ouvrez l'article Location de sono et allez dans ses suppléments.
- Étape 2: Créez un groupe Équipe et ajoutez des options comme Technicien son et Technicien groupe électrogène avec leurs prix.
- Étape 3: Rattachez ce même groupe à vos articles groupe électrogène, projecteur et scène.
- Étape 4: Testez sur l'écran Vente : ajoutez la sono et vérifiez que les options d'équipe apparaissent.
Les commandes payées après l'événement
Dans la location, une commande se prépare souvent plusieurs jours avant l'événement et se paie une fois celui-ci terminé. C'est à cela que sert Enregistrer la commande. Composez le panier comme d'habitude, par exemple deux tentes, 150 chaises, une sono et la livraison, puis enregistrez-le sous un nom clair comme Fête de Mme Siti, sam.
La commande attend dans Commandes enregistrées. Si le client ajoute quelque chose, ouvrez la commande et ajoutez-le. Après l'événement, rouvrez la commande et finalisez le paiement. Ce n'est qu'à ce moment-là qu'elle est enregistrée comme une vente.
Connaissez les limites. Une commande enregistrée est un panier mis de côté, pas une facture ni une créance : elle reste sur l'appareil qui l'a créée, elle n'apparaît pas encore dans vos rapports, et Salesmaster ne gère ni le crédit client, ni les conditions de paiement, ni les échéances. Encaissez le paiement à la fin de l'événement et finalisez-le sur le même appareil.
Matériel sorti, matériel rendu et cautions
À savoir dès le premier jour : Salesmaster ne suit pas quels articles de location sont actuellement sortis ni quand ils doivent revenir, et il ne conserve pas de cautions. Il enregistre la vente d'une location, pas un planning d'entrepôt.
Ce que font beaucoup de loueurs à la place : noter les dates de livraison et de reprise dans la note de la vente ou dans le nom de la commande enregistrée, par exemple Livraison ven., reprise dim. Votre liste de commandes enregistrées non payées sert alors aussi de liste des événements en cours.
Si vous prenez une caution, gardez-la séparée du prix de location. Notez dans la vente combien vous avez reçu et quand elle est rendue. Si du matériel revient abîmé, facturez le remplacement comme un article à part, par exemple Frais de dommages, au montant convenu.
Paiements, taxe, livraison et reçus
Créez les modes de paiement que vous acceptez, comme les espèces, la carte et le virement bancaire. C'est vous qui créez ces modes, et les rapports montrent combien est entré par chacun : les espèces et les dépôts bancaires se rapprochent facilement.
Si vous appliquez une taxe, réglez-la une fois et elle se calcule sur chaque vente. La livraison peut être un article avec des variantes locale et hors de la ville, pour qu'elle apparaisse clairement sur le ticket.
Une fois la vente payée, le reçu s'imprime sur une imprimante thermique Bluetooth ou USB, ou part par WhatsApp, e-mail ou lien de reçu web avec votre logo et vos coordonnées. Les clients qui organisent une fête préfèrent souvent un reçu qu'ils peuvent transférer à ceux qui partagent les frais.
Personnel de bureau et équipe
Un compte Salesmaster ne se connecte que sur un appareil à la fois. Si quelqu'un au bureau ou à l'entrepôt doit prendre des commandes sur son propre appareil, ajoutez-le dans Personnel et enregistrez cet appareil comme appareil du personnel. Le personnel se connecte avec un code PIN, et c'est vous qui décidez de ce qu'il peut voir et modifier. Les comptes du personnel sont inclus dans Bronze Pro (1 membre du personnel) et Silver Pro (2 membres du personnel).
Rapports de location et bénéfice net
Les rapports sont disponibles par jour, semaine, mois et année. Vous voyez le chiffre d'affaires total, les remises, la taxe collectée, les modes de paiement et le chiffre d'affaires par article : vous savez quelles locations rapportent le plus. Ce sont peut-être les tentes, ou peut-être la sono avec son technicien.
Une entreprise de location a des frais qui n'apparaissent jamais sur un ticket : les salaires de l'équipe pour le montage et le démontage, le gazole du camion, le loyer de l'entrepôt, l'électricité, et les réparations comme rapiécer la toile d'une tente ou réparer une enceinte. Enregistrez-les dans Finances avec une catégorie et le portefeuille dont ils proviennent, comme la caisse, le compte bancaire ou le portefeuille électronique. Le rapport Finances affiche alors le chiffre d'affaires moins les frais de fonctionnement, c'est-à-dire votre vrai bénéfice net.
Les rapports s'exportent en Excel ou en PDF, prêts pour votre comptable ou un associé.
Démarrez en une journée, continuez à travailler sans réseau
Pas besoin d'attendre la basse saison pour changer. Installez Salesmaster sur le téléphone ou le portable du bureau, créez un compte et saisissez les locations qui sortent le plus souvent, avec leurs variantes de taille et leurs suppléments d'équipe. Ajoutez le reste au fur et à mesure.
Les lieux d'événements sont souvent loin d'un bon réseau. Dans Salesmaster, les ventes sont d'abord enregistrées sur l'appareil, puis envoyées dans le cloud dès le retour de la connexion. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours ; au-delà, l'application a besoin d'une courte connexion pour se synchroniser.
Après une ou deux semaines à enregistrer commandes et dépenses, vous aurez une image claire : quelles locations rapportent le plus, ce que coûte vraiment un événement, et ce qui reste chaque mois.
Exemple de liste de location
Servez-vous de ce tableau comme point de départ. Remplacez les noms, les tailles et les prix par les vôtres.
| Catégorie | Article | Unité | Variantes | Type d'article |
|---|---|---|---|---|
| Tentes et mobilier | Location de tente | jour | Pliante 10 x 10 pieds, Réception 13 x 20 pieds, Réception 16 x 33 pieds | Service |
| Tentes et mobilier | Location de chaise pliante | chaise | Simple, Avec housse | Service |
| Tentes et mobilier | Scène 13 x 20 pieds | jour | - | Service |
| Son et vidéo | Location de sono | jour | Petite, Moyenne | Service |
| Son et vidéo | Projecteur et écran | jour | - | Service |
| Énergie et climatisation | Groupe électrogène 5 000 W | jour | - | Service |
| Livraison et fournitures | Livraison et installation | trajet | Locale, Hors de la ville | Service |
| Livraison et fournitures | Piles AA, lot de 4 | lot | - | Produit |
Les locations sont des articles de type Service, car le matériel revient. Les consommables que vous vendez, comme les piles et le ruban adhésif, sont des articles stockés avec leur propre stock. L'équipe et le carburant sont rattachés en suppléments.
Quel forfait pour votre entreprise de location
Une entreprise de location qui gère deux ou trois événements par jour le week-end enregistre généralement 50 à 100 transactions par mois.
| Formule | Prix | Ventes / mois | Comptes employés | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratuit | 30 | Propriétaire seul | Pour essayer votre liste de location et vos reçus avant de vous lancer pour de bon. |
| Solo Pro | $4.90/mois | 3,000 | Propriétaire seul | Entreprises de location où le propriétaire prend toutes les commandes. |
| Bronze Pro | $6.90/mois | 5,000 | 1 employé | Entreprises avec une personne au bureau qui prend les commandes sur son propre appareil. |
| Silver Pro | $9.90/mois | 8,000 | 2 employés | Entreprises avec du personnel au bureau et à l'entrepôt sur des appareils séparés. |
Chaque forfait inclut l'encaissement, le catalogue, les reçus, les rapports et le mode hors ligne. Vous pouvez changer de forfait à tout moment. Voir les tarifs →
Questions fréquentes
- Salesmaster peut-il fixer le prix des tentes selon leur taille ?
- Oui. Créez un seul article Location de tente avec une variante par taille. Chaque variante a son propre prix, et le caissier choisit la taille sur l'écran Vente.
- Salesmaster suit-il le matériel sorti et sa date de retour ?
- Non. Salesmaster enregistre les ventes de location, pas un planning d'entrepôt. Notez les dates de livraison et de reprise dans la note de la vente ou dans le nom de la commande enregistrée, par exemple Livraison ven., reprise dim.
- Comment gérer les cautions ou les acomptes ?
- Salesmaster ne conserve pas de cautions et n'accepte pas de paiement partiel sur une même vente. Pour un acompte, vendez-le immédiatement comme un article de type Service distinct appelé Acompte pour le montant reçu. Quand la commande est soldée, vendez-la à son prix complet avec Ajouter une déduction égale à l'acompte. Les cautions se gèrent en dehors de l'application, et les frais de dommages peuvent être un article à part.
- Une commande enregistrée équivaut-elle à une facture avec conditions de paiement ?
- Non. Une commande enregistrée est un panier conservé sur l'appareil qui l'a créée, et ce n'est pas une vente tant qu'elle n'est pas payée. Il n'y a ni solde de créances, ni crédit, ni échéance par client : prévoyez d'encaisser le paiement à la fin de l'événement.
- Comment facturer un technicien son ou un technicien groupe électrogène ?
- Créez un groupe de suppléments comme Équipe avec des options comme Technicien son et Technicien groupe électrogène, et rattachez-le à vos articles sono et groupe électrogène. Le prix s'ajoute automatiquement au total.
- Salesmaster fonctionne-t-il sur les lieux d'événements où le réseau est faible ?
- Oui. Les ventes sont enregistrées sur l'appareil et se synchronisent dès le retour de la connexion. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours avant que l'application ait besoin de se connecter.
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