Salesmaster est une application de caisse (point de vente) pour les organisateurs d'événements, les festivals, les petits concerts, les marchés et les foires, sur Android, iPhone & iPad, Windows et Mac. Vous pouvez vendre des billets avec plusieurs tarifs, comme la prévente et le tarif sur place, suivre le stock de merchandising par taille, vendre à manger et à boire avec les ingrédients déduits du stock selon la recette, et voir le bénéfice net de chaque événement une fois les coûts enregistrés dans Finances. Les ventes continuent d'être enregistrées hors ligne jusqu'à 7 jours.
Les problèmes que tout organisateur d'événements connaît
Si l'un de ces points vous parle, cette page est faite pour vous.
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La cohue à l'ouverture des portes
Des centaines de personnes arrivent dans la première heure. Le caissier compte la monnaie, note tout sur papier et cherche le tarif enfant ou VIP pendant que la file s'allonge.
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Pas de réseau au moment du rush
Les champs, les halls et les plages ont rarement une bonne couverture, et c'est pire quand la foule arrive. Une caisse qui doit rester en ligne s'arrête de vendre précisément quand vous en avez besoin.
- 03
Rupture dans la taille que tout le monde veut
Le L est épuisé dès le premier jour alors que le XXL s'entasse. Sans stock par taille, vous ne le découvrez qu'après le départ des fans, et la prochaine commande d'impression se fait à l'aveugle.
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De belles ventes de billets, un bénéfice flou
L'argent des billets paraît énorme, mais il reste à payer la salle, la sono, l'éclairage, la sécurité, les autorisations et l'équipe. Sans coûts enregistrés, le bénéfice de l'événement reste une supposition.
Créer les billets comme des articles avec plusieurs tarifs
Dans Salesmaster, chaque type de billet est un article du Catalogue. Un billet journée avec trois prix n'a pas besoin de trois articles : créez un seul Billet journée avec les variantes Prévente, Normal et Sur place. Le caissier choisit la variante et le prix suit. Un pass 2 jours, un billet VIP et un billet enfant peuvent être des articles à part, car ce qu'ils incluent est différent.
Les services de l'entrée sont aussi des articles : le parking avec les variantes Moto et Voiture, la consigne ou les casiers, et la réentrée si vous la proposez. Ces billets et services sont créés comme des articles de type Service sans stock, car vous vendez un accès, pas une marchandise.
Regroupez tout dans des catégories comme Billets et entrée, Merchandising, et Boissons et restauration. Le caissier de l'entrée ouvre la catégorie des billets, le stand merch ouvre le merchandising. Le catalogue se synchronise sur les appareils de votre équipe : un prix modifié la veille de l'événement est le prix utilisé sur place.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Catégories et créez Billets et entrée, Merchandising, et Boissons et restauration.
- Étape 2: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez un article Billet journée dans Billets et entrée.
- Étape 3: Ajoutez les variantes Prévente, Normal et Sur place, chacune avec son prix.
- Étape 4: Ajoutez les autres articles, comme VIP, Enfant, Parking et Casier, puis vérifiez leur affichage sur l'écran Vente.
Vendre les billets rapidement à l'entrée
À l'ouverture des portes, la rapidité est primordiale. Sur l'écran Vente, le caissier touche Billet journée, choisit Sur place, augmente la quantité pour un groupe de cinq et sélectionne le mode de paiement. Aucun prix à retenir, aucune monnaie à calculer de tête.
Vous créez vous-même les modes de paiement, selon ce que vous acceptez sur place : espèces, carte, virement bancaire, paiement par QR code ou portefeuille électronique. Salesmaster n'est pas relié aux terminaux de carte ni aux prestataires de paiement : les paiements par carte et par QR code sont enregistrés comme mode de paiement une fois l'argent reçu. Les rapports montrent combien est entré par chaque mode, ce qui facilite le rapprochement avec la caisse et votre relevé bancaire après l'événement.
Comme preuve d'achat, le reçu peut s'imprimer sur une imprimante thermique Bluetooth ou être envoyé par WhatsApp, e-mail ou lien de reçu web. Attention : Salesmaster est une application de caisse, pas un système de billetterie électronique. Il ne scanne pas et ne valide pas les billets QR à l'entrée. Beaucoup d'organisateurs remettent un bracelet ou apposent un tampon sur la main une fois le reçu fait.
Le merchandising avec un stock par taille
Le merchandising est un stock physique : il se crée en produits avec stock. Un T-shirt du festival est un seul article avec des variantes de taille comme S / M, L / XL et XXL. Chaque variante a son prix, son coût et son stock : le XXL, plus cher à imprimer, peut se vendre plus cher, et vous savez toujours quelles tailles il reste.
Casquettes, tote bags, tours de cou et lots d'autocollants sont des produits classiques avec leur propre stock. Saisissez le stock initial quand les cartons arrivent de l'imprimeur. Chaque vente déduit le stock de la variante choisie, et à la fin du premier jour vous voyez quelles tailles sont parties et décidez s'il faut en rapporter de la réserve.
Si votre merch a des codes-barres, le caissier peut les scanner pour ajouter les articles au panier.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez T-shirt du festival comme produit avec stock.
- Étape 2: Ajoutez les variantes de taille, chacune avec son prix et son coût.
- Étape 3: Ouvrez Catalogue → Stock et saisissez le stock initial de chaque taille.
- Étape 4: À la fin de chaque journée, vérifiez le stock par variante avant de réapprovisionner le stand.
Buvette et restauration avec stock d'ingrédients par recette
Si vous tenez votre propre buvette, des articles comme le grand thé glacé, le latte glacé au sucre de palme et les hot-dogs grillés sont des articles Fait sur commande avec une recette. Vous saisissez une seule fois les ingrédients, comme les sachets de thé, le sucre en grammes, la glace et les gobelets, puis la quantité utilisée par portion.
Chaque gobelet vendu déduit ses ingrédients du stock, gobelets compris. En plein événement, vous voyez combien de glace ou de saucisses il reste et envoyez quelqu'un en racheter avant d'en manquer. Les boissons emballées comme l'eau en bouteille sont des produits classiques avec leur propre stock.
Comme les prix d'achat sont enregistrés, Salesmaster calcule le coût de chaque portion.
- Étape 1: Activez les articles fait sur commande, puis ouvrez Catalogue → Ingrédients.
- Étape 2: Ajoutez des ingrédients comme les sachets de thé, le sucre, la glace et les gobelets, avec leur stock initial et leur prix d'achat.
- Étape 3: Créez Grand thé glacé comme article Fait sur commande et remplissez sa recette par gobelet.
- Étape 4: Chaque fois que l'équipe rachète des fournitures, enregistrez l'achat pour que le stock et les coûts restent exacts.
Continuer à vendre quand le réseau décroche
Les sites d'événements sont souvent loin d'une couverture fiable, et des milliers de téléphones sur le même réseau le ralentissent encore plus. Dans Salesmaster, chaque vente est d'abord enregistrée sur l'appareil, puis envoyée dans le cloud quand la connexion revient. Le caissier de l'entrée n'a jamais besoin d'attendre le réseau pour vendre un billet.
Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours. Ensuite, l'application doit se connecter brièvement pour synchroniser et vérifier votre compte. Pour un événement d'un à trois jours, c'est largement suffisant. Vérifiez que chaque appareil est connecté et que le catalogue est synchronisé avant de partir sur le site, car la première synchronisation nécessite internet.
Après l'événement, connectez les appareils au Wi-Fi ou aux données mobiles. Toutes les ventes de l'entrée, du stand merch et de la buvette arrivent dans votre compte, et le rapport complet de l'événement s'ouvre sur l'appareil du propriétaire.
Les caissiers de l'équipe et des appareils séparés
Un compte Salesmaster se connecte sur un seul appareil à la fois. Si vous avez plusieurs points de vente, comme l'entrée et le stand merch, l'équipe sur les autres appareils utilise des comptes du personnel. Ajoutez les membres de l'équipe dans Personnel avec leur rôle, puis enregistrez leurs appareils. Le personnel se connecte avec un code PIN, et vous décidez de ce qu'il peut voir et modifier. Les comptes du personnel sont inclus dans Bronze Pro et Silver Pro.
Enregistrer les coûts de l'événement et voir le bénéfice net
Le bénéfice d'un événement n'apparaît qu'une fois les coûts saisis. Dans Finances, enregistrez les dépenses dans des catégories adaptées à votre événement : salle et sono, rémunération de l'équipe, sécurité, promotion, autorisations, et stock de merch et de restauration. Chaque dépense indique le portefeuille qui l'a payée, comme la caisse, un compte bancaire ou un portefeuille électronique, pour savoir où est passé l'argent.
Un acompte versé à la salle ou à la société de sonorisation s'enregistre simplement comme dépense au moment où vous le payez, avec « acompte » dans la note. Salesmaster ne suit pas ce que vous devez encore aux fournisseurs ni les cautions remboursables : notez le solde dû dans la note de la dépense et enregistrez le paiement final quand vous le faites.
Le rapport Finances affiche ensuite le chiffre d'affaires moins le coût des marchandises et les frais de fonctionnement : votre bénéfice net. La taxe sur les ventes que vous collectez, configurée dans Frais et charges (Taxe), apparaît à part et n'est pas comptée dans le bénéfice.
Rapports par jour d'événement et meilleures ventes
Les rapports sont disponibles par jour, semaine, mois et année. Pour un festival de deux jours, ouvrez le rapport quotidien de chaque jour et comparez : combien de billets vendus sur place, combien en prévente, et à quelle heure l'entrée était la plus chargée. Vous voyez aussi les ventes brutes et nettes, les remises, les taxes et les encaissements par mode de paiement.
La répartition du chiffre d'affaires par article montre ce qui a rapporté le plus : billets normaux, VIP, T-shirts ou lattes glacés.
Les rapports s'exportent en Excel ou en PDF pour les envoyer aux sponsors, aux co-organisateurs ou à une salle qui partage les recettes avec vous.
Se préparer avant le jour J
Configurez tout quelques jours avant l'événement, tant que vous avez une bonne connexion. Installez Salesmaster, créez un compte et montez le catalogue sur un ordinateur portable, c'est plus rapide : billets avec leurs variantes, parking, casiers, merch avec stock par taille, et boissons et restauration avec leurs recettes. Créez les modes de paiement que vous accepterez, et configurez la taxe sur les ventes si votre événement en applique une.
Ajoutez votre équipe dans Personnel, enregistrez leurs appareils et faites une courte répétition quelques jours avant : vendez un billet, un T-shirt et une boisson sur chaque appareil. Comme les rapports s'ouvrent par jour, la répétition ne se mélange pas aux ventes du jour J. Connectez une imprimante thermique Bluetooth si vous imprimez les reçus.
Le jour J, vous n'avez plus qu'à vendre. Ensuite, connectez chaque appareil à internet pour synchroniser les ventes, enregistrez les derniers coûts dans Finances et ouvrez les rapports pour voir le bénéfice de l'événement. Notre équipe est disponible sur WhatsApp si vous avez besoin d'aide pour monter votre catalogue.
Un exemple de catalogue d'événement
Servez-vous de ce tableau comme point de départ et remplacez les noms et les prix par vos propres billets et votre merch.
| Catégorie | Article | Variantes | Type d'article | Stock |
|---|---|---|---|---|
| Billets et entrée | Billet journée | Prévente, Normal, Sur place | Service | Sans stock |
| Billets et entrée | Pass 2 jours | - | Service | Sans stock |
| Billets et entrée | Billet VIP | - | Service | Sans stock |
| Billets et entrée | Parking | Moto, Voiture | Service | Sans stock |
| Billets et entrée | Consigne / Casier | - | Service | Sans stock |
| Merchandising | T-shirt du festival | S / M, L / XL, XXL | Produit | Par taille |
| Merchandising | Casquette brodée | - | Produit | À la pièce |
| Boissons et restauration | Grand thé glacé | - | Fait sur commande | Selon la recette |
| Boissons et restauration | Hot-dog grillé | - | Fait sur commande | Selon la recette |
| Boissons et restauration | Eau en bouteille | - | Produit | À la bouteille |
Les billets et services de l'entrée sont des articles de type Service sans stock. Si le nombre de billets est limité, surveillez les billets vendus dans le rapport quotidien pendant l'événement.
Quel forfait convient à votre événement
Estimez les ventes de tous vos points de vente. Un festival de deux jours avec une entrée, un stand merch et une buvette peut enregistrer environ 1 400 transactions dans le mois où il a lieu.
| Formule | Prix | Ventes / mois | Comptes employés | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratuit | 30 | Propriétaire seul | Pour tester le passage en caisse sur un petit marché ou lors d'une répétition. |
| Solo Pro | $4.90/mois | 3,000 | Propriétaire seul | Les petits événements avec un seul point de vente tenu par l'organisateur. |
| Bronze Pro | $6.90/mois | 5,000 | 1 employé | Les événements avec un caissier de l'équipe sur son propre appareil, par exemple à l'entrée. |
| Silver Pro | $9.90/mois | 8,000 | 2 employés | Les événements avec une entrée et un stand merch tenus par deux membres de l'équipe sur des appareils séparés. |
Chaque forfait inclut l'encaissement, le catalogue, les reçus, les rapports et le mode hors ligne. Vous pouvez changer de forfait à tout moment. Voir les tarifs →
Questions fréquentes
- Salesmaster peut-il scanner les billets QR à l'entrée ?
- Non. Salesmaster est une application de caisse pour vendre des billets sur place, pas un système de validation de billets électroniques. Une fois qu'un visiteur a payé, remettez-lui un bracelet ou un tampon, et imprimez ou envoyez le reçu comme preuve d'achat.
- L'entrée peut-elle continuer à vendre sans internet ?
- Oui. Les ventes sont enregistrées sur l'appareil et se synchronisent quand la connexion revient. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours. Vérifiez que les appareils sont connectés et que le catalogue est synchronisé avant l'événement, car la première synchronisation nécessite internet.
- Puis-je appliquer des prix différents pour la prévente, le tarif normal et la vente sur place ?
- Oui. Créez un seul article billet avec les variantes Prévente, Normal et Sur place, chacune avec son prix. Le caissier choisit la variante, et les rapports montrent les ventes de chacune.
- Salesmaster peut-il suivre le stock de T-shirts par taille ?
- Oui. Créez le T-shirt comme produit avec des variantes de taille. Chaque variante a son prix, son coût et son stock, et chaque vente déduit le stock de la taille choisie.
- Plusieurs caissiers peuvent-ils vendre en même temps à l'entrée et au stand merch ?
- Oui, avec des comptes du personnel. Un compte se connecte sur un seul appareil à la fois : l'équipe sur les autres appareils utilise donc des comptes du personnel avec un code PIN. Les comptes du personnel sont inclus dans Bronze Pro et Silver Pro, et chaque vente arrive dans le compte du propriétaire.
- Puis-je enregistrer les cautions des casiers ?
- Salesmaster ne suit pas les cautions remboursables. Si vous en prenez une, notez-la dans la note de la vente, ou facturez la location du casier sans caution pour que la caisse corresponde toujours à vos ventes.
- Comment voir le bénéfice d'un seul événement ?
- Enregistrez chaque coût de l'événement dans Finances, comme la salle, la sono, l'équipe, la sécurité et les autorisations. Le rapport Finances affiche le chiffre d'affaires moins le coût des marchandises et les dépenses, soit votre bénéfice net, et il s'exporte en Excel ou en PDF.
Besoin d'aide pour créer votre catalogue ? Écrivez à notre équipe sur WhatsApp →
