Salesmaster est une application de caisse (POS) pour les imprimeries et les centres de reprographie, sur Android, iPhone & iPad, Windows et Mac. Chaque prestation d'impression est un article avec sa propre unité (mètre carré, feuille, boîte ou paquet), les matières et les options recto ou recto verso sont des variantes, et la PAO, les finitions et l'express sont des suppléments. Les travaux imprimés avant paiement sont gardés avec Enregistrer la commande, la papeterie se vend avec son propre stock, et Finances affiche votre bénéfice net une fois l'encre, les supports et l'entretien des machines enregistrés.
Les problèmes que toute imprimerie connaît
Si l'un de ces cas arrive à votre comptoir, cette page est pour vous.
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Un prix différent pour chaque travail
Vinyle standard ou épais, pelliculé ou non, cartes recto ou recto verso. Quand les prix sont dans la tête de l'opérateur, le même client peut payer deux prix différents deux jours différents.
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PAO et finitions jamais facturées
L'opérateur met le fichier en page, ajoute des œillets et des fourreaux, puis remet la bâche au prix de l'impression seule. Le travail en plus part gratuitement.
- 03
Des travaux en attente, des bons introuvables
Les bâches d'une entreprise sont pour demain, le mémoire d'un étudiant doit être relié avant seize heures. Les travaux non payés sont notés sur des post-it, et quand le client arrive, personne ne retrouve le bon.
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Encre et supports coûtent cher, le bénéfice reste flou
Les rouleaux de vinyle, l'encre éco-solvant, le papier cartonné et l'entretien des machines absorbent beaucoup d'argent. Les ventes ont l'air bonnes, mais sans dépenses enregistrées, vous ne savez pas ce qu'il reste vraiment.
Créer un catalogue avec les bonnes unités
Une imprimerie vend des choses qui se mesurent de façons très différentes. Les bâches et les autocollants se facturent au mètre carré, les affiches à la feuille, les cartes de visite à la boîte de 100, les flyers et les faire-part au paquet, la reliure au livre. Dans Salesmaster, chaque prestation est un article du Catalogue avec sa propre unité. Le caissier saisit simplement la quantité, par exemple 6 mètres carrés de bâche ou 2 boîtes de cartes, et le total suit.
Regroupez les articles dans des catégories comme Grand format, Impression et copie, Finitions et Papeterie. L'opérateur trouve alors n'importe quoi en un ou deux appuis sur l'écran Vente, même avec trois clients qui attendent au comptoir.
Pour les bâches sur mesure, calculez d'abord la surface et arrondissez au mètre carré entier supérieur, car les quantités du panier sont des nombres entiers : une bâche de 3 mètres sur 1 fait 3 mètres carrés, et une bâche de 1,5 mètre sur 1,5 se facture 3. Les formats standard souvent commandés, comme le X-banner avec support ou le roll-up, sont plus pratiques en articles à part avec un prix fixe : personne n'a à refaire le calcul à chaque fois.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Catégories et créez Grand format, Impression et copie, Finitions et Papeterie.
- Étape 2: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez chaque prestation avec son nom, son unité (mètre carré, feuille, boîte, paquet, livre) et son prix.
- Étape 3: Ajoutez les formats standard comme les X-banners et les roll-ups en articles avec un prix à la pièce.
- Étape 4: Faites une vente test sur l'écran Vente pour vérifier que les unités et les totaux sont corrects.
Matières, recto verso et couleur en variantes
Peu de travaux d'impression n'ont qu'un seul prix. Une bâche peut être en vinyle standard, en vinyle épais ou en tissu. Les cartes de visite peuvent être recto, recto verso, ou recto verso avec finition mate. L'impression de documents change entre noir et blanc et couleur. Dans Salesmaster, ces options sont les variantes d'un seul article, chacune avec son propre prix.
Le caissier choisit la variante et le prix suit. Votre liste d'articles reste courte et facile à parcourir, et chaque opérateur facture le même prix pour le même travail.
Bon à savoir : Salesmaster ne baisse pas les prix automatiquement selon la quantité. Si vous proposez un tarif dégressif, créez-le comme une variante à part, par exemple « Photocopie – plus de 100 pages », et l'opérateur la choisit quand la commande y a droit. Ou accordez une remise avec les Déductions.
PAO, finitions et délais en suppléments
Une bonne partie des revenus d'une imprimerie vient des extras. Un client arrive sans fichier et a besoin d'une mise en page. Une bâche a besoin d'œillets ou de fourreaux. Une boîte de cartes de visite est voulue dans trois heures. Tout cela fonctionne très bien en suppléments, qui sont facturés à chaque fois qu'ils sont choisis.
Créez un groupe PAO avec Fichier du client (gratuit), Mise en page simple et Création complète, limité à un seul choix. Créez un groupe Finitions bâche avec Œillets et Fourreaux, où les deux peuvent être choisis. Ajoutez ensuite un groupe Délai avec Lendemain et Express, 3 heures.
Un groupe de suppléments peut être rattaché à de nombreux articles. Le groupe PAO, par exemple, s'applique d'un coup aux bâches, autocollants, cartes de visite, flyers, faire-part et affiches. Les suppléments se gèrent depuis l'article lui-même, dans Gérer les suppléments.
- Étape 1: Ouvrez la Bâche vinyle dans Catalogue → Liste des Articles et choisissez Gérer les suppléments.
- Étape 2: Créez un groupe PAO avec Fichier du client, Mise en page simple et Création complète, et autorisez un seul choix.
- Étape 3: Créez un groupe Finitions bâche avec Œillets et Fourreaux et leurs prix.
- Étape 4: Créez un groupe Délai avec Lendemain et Express, 3 heures, et rattachez-le aux autres articles qui le proposent.
Imprimé d'abord, payé au retrait
Certains travaux se paient sur place, comme des copies ou quelques pages imprimées pendant que le client attend. D'autres sont produits d'abord : des bâches pour l'événement d'une entreprise, trois exemplaires reliés d'un mémoire, des faire-part de mariage. Pour ceux-là, utilisez Enregistrer la commande. Ajoutez tout au panier, puis enregistrez-le sous un nom comme « Société Sinar Abadi, bâches » ou « Bayu, mémoire x3 ».
Quand le travail est prêt et que le client passe, ouvrez Commandes enregistrées, choisissez la commande, ajoutez ce qu'il faut en plus, comme une réimpression, et encaissez le paiement. Une commande enregistrée n'est comptée comme une vente qu'une fois payée : vos rapports ne montrent que l'argent réellement encaissé.
Les commandes enregistrées restent sur l'appareil qui les a créées : prenez et terminez donc la commande sur le même appareil du comptoir. Cette fonction garde un panier jusqu'au paiement ; ce n'est ni un suivi des créances clients ni une facture pour les clients professionnels.
Papeterie et articles de vente avec leur propre stock
Beaucoup d'imprimeries vendent aussi du papier à la ramette, des chemises, des stylos et d'autres fournitures de bureau. Ce sont des articles de type Produit classiques, avec leur propre stock. Chaque vente les déduit du stock, et vous pouvez voir ce qu'il reste dans Catalogue → Stock.
Quand une livraison de votre fournisseur arrive, enregistrez le stock ajouté. Si des articles sont abîmés ou disparaissent, enregistrez un ajustement de stock. Vous savez ainsi quand recommander avant que l'étagère soit vide.
Les prestations d'impression fonctionnent autrement : bâches, cartes et impression de documents sont des articles de type Service, sans stock. Les rouleaux de vinyle, l'encre et le papier utilisés en production sont enregistrés comme dépenses dans Finances, pour que leur coût apparaisse quand même dans votre bénéfice.
Paiements, taxe sur les ventes et reçus
Créez les modes de paiement que vous acceptez : espèces, carte, virement, portefeuilles électroniques ou autre. Les entreprises paient souvent par carte ou par virement, les étudiants plus souvent en espèces. Les rapports affichent chaque mode séparément, ce qui facilite le rapprochement entre le tiroir-caisse et votre solde bancaire.
Si vous appliquez une taxe sur les ventes, réglez-la une seule fois dans Catalogue → Frais et charges (Taxe) et elle s'ajoute à chaque vente. Des frais de livraison ou de pose peuvent aussi s'y configurer. Une fois le paiement fait, le reçu peut s'imprimer sur une imprimante thermique Bluetooth ou USB, ou partir par WhatsApp, par e-mail ou via un lien de reçu web avec le logo de votre boutique. Les clients professionnels ont généralement besoin de ce reçu pour leurs notes de frais.
Opérateurs et appareils du personnel
Le propriétaire se connecte avec le compte principal, et un compte n'est actif que sur un appareil à la fois. Les opérateurs qui prennent les commandes et l'argent n'ont pas besoin de vos identifiants : ajoutez-les au personnel et enregistrez un appareil de caisse pour eux. Le personnel se connecte avec un code PIN et ne voit que ce que son rôle autorise. Les comptes du personnel sont inclus dans Bronze Pro (1 membre du personnel) et Silver Pro (2 membres du personnel).
Rapports de ventes et bénéfice après encre et supports
Les rapports sont disponibles par jour, semaine, mois et année : chiffre d'affaires total, ventes brutes et nettes, remises, taxes, modes de paiement et chiffre d'affaires par article. Vous voyez si l'essentiel de votre argent vient du grand format, de l'impression pour les entreprises ou des copies du quotidien. Les périodes chargées apparaissent aussi, comme les remises de diplôme, les élections, la rentrée et les fêtes.
Enregistrez les dépenses dans Finances : encre et supports, salaires, loyer, électricité et internet, entretien des machines. Chaque dépense a une catégorie et la caisse qui l'a payée. Finances affiche alors le chiffre d'affaires moins les frais de fonctionnement, c'est-à-dire le bénéfice net de votre boutique. Les rapports s'exportent en Excel ou en PDF pour votre comptable ou votre associé.
Démarrez en une journée, continuez hors ligne
Installez Salesmaster sur un téléphone, une tablette ou un ordinateur Windows ou Mac au comptoir, et créez un compte. Saisissez d'abord les travaux que vous faites le plus : bâches, impression de documents, copies, cartes de visite et reliure, avec leurs variantes et leurs suppléments. Les articles moins courants, comme les tampons ou les faire-part, peuvent s'ajouter entre deux travaux.
Si internet ou le Wi-Fi coupe, les ventes restent enregistrées sur l'appareil et partent dans le cloud au retour de la connexion. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours ; ensuite, l'application doit se connecter un moment pour synchroniser. Si vous voulez de l'aide pour créer votre catalogue, notre équipe est sur WhatsApp.
Un exemple de catalogue pour imprimerie
Servez-vous de ce tableau comme point de départ et remplacez les noms et les prix par les vôtres.
| Catégorie | Article | Unité | Variantes | Suppléments |
|---|---|---|---|---|
| Grand format | Bâche vinyle | mètre carré | Vinyle standard, Vinyle épais, Bâche tissu | PAO, Finitions bâche, Délai |
| Grand format | Autocollant vinyle | mètre carré | Non pelliculé, Pelliculé mat | PAO, Délai |
| Grand format | X-banner avec support | pièce | - | PAO, Délai |
| Impression et copie | Cartes de visite (boîte de 100) | boîte | Recto, Recto verso, Recto verso mat | PAO, Délai |
| Impression et copie | Flyers A5 (paquet de 100) | paquet | Recto, Recto verso | PAO, Délai |
| Impression et copie | Impression de documents | page | Noir et blanc, Couleur | - |
| Finitions | Reliure | livre | Couverture souple, Spirale, Couverture rigide | - |
| Finitions | Plastification | feuille | - | - |
| Papeterie | Papier pour copieur (500 feuilles) | ramette | - | - |
Les prestations d'impression sont des articles de type Service, sans stock. La papeterie, comme le papier à la ramette, les chemises et les stylos, est un produit avec son propre stock.
Quel forfait pour votre imprimerie
Une imprimerie qui traite environ 14 travaux par jour enregistre à peu près 400 transactions par mois. Un comptoir de copies très fréquenté peut en faire bien plus : comptez les paiements par jour.
| Formule | Prix | Ventes / mois | Comptes employés | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratuit | 30 | Propriétaire seul | Pour essayer un catalogue d'impression et les commandes enregistrées avant de vous lancer pour de vrai. |
| Solo Pro | $4.90/mois | 3,000 | Propriétaire seul | Petites boutiques où le propriétaire tient le comptoir. |
| Bronze Pro | $6.90/mois | 5,000 | 1 employé | Boutiques avec un opérateur sur son propre appareil au comptoir. |
| Silver Pro | $9.90/mois | 8,000 | 2 employés | Boutiques plus fréquentées avec deux opérateurs sur des appareils séparés. |
Chaque forfait comprend l'encaissement, le catalogue, les reçus, les rapports et le mode hors ligne. Vous pouvez changer de forfait à tout moment. Voir les tarifs →
Questions fréquentes
- Salesmaster peut-il facturer les bâches au mètre carré ?
- Oui. Créez un article bâche avec le mètre carré comme unité, et un prix au mètre carré pour chaque matière sous forme de variante. L'opérateur saisit la surface arrondie à un nombre entier, par exemple 3 pour une bâche de 3 mètres sur 1, et le total est calculé.
- Le prix des copies peut-il baisser automatiquement pour les grandes quantités ?
- Non. Salesmaster n'a pas de paliers de prix selon la quantité. Créez une variante dégressive à part que l'opérateur choisit, ou appliquez une remise avec les Déductions.
- Comment facturer la PAO et les finitions ?
- Créez des groupes de suppléments comme PAO, Finitions bâche et Délai, et rattachez-les aux articles concernés avec Gérer les suppléments. Le prix de chaque supplément choisi s'ajoute au total.
- Puis-je prendre un travail maintenant et faire payer le client au retrait ?
- Oui, avec Enregistrer la commande. La commande est enregistrée au nom du client et se rouvre depuis Commandes enregistrées au retrait. Elle reste sur l'appareil qui l'a créée et n'est comptée comme une vente qu'une fois payée.
- Salesmaster peut-il suivre les acomptes ou les factures des clients professionnels ?
- Non. Chaque vente est payée en totalité, et il n'y a pas de suivi des créances clients. Un acompte se vend comme un article de type Service à part, appelé « Acompte », puis se déduit du prix complet de la commande avec Ajouter une déduction au paiement du solde.
- Le stock de papier et d'encre baisse-t-il automatiquement à chaque impression ?
- Le stock baisse automatiquement pour les produits que vous vendez, comme les ramettes de papier ou les chemises. Les fournitures de production comme les rouleaux de vinyle et l'encre sont enregistrées comme dépenses dans Finances, pour que leur coût entre dans votre bénéfice.
- Salesmaster fonctionne-t-il sur l'ordinateur de mon comptoir ?
- Oui. Salesmaster fonctionne sur Windows et Mac, ainsi que sur Android, iPhone et iPad. Un compte n'est actif que sur un appareil à la fois ; les appareils supplémentaires des opérateurs utilisent des comptes du personnel.
Besoin d'aide pour créer votre catalogue ? Écrivez à notre équipe sur WhatsApp →
