Salesmaster est une application de caisse (POS) pour les studios photo, les cabines d'autoportrait et les vidéastes, sur Android, iPhone & iPad, Windows et Mac. Chaque forfait de séance est un article avec des variantes de durée et son propre prix, les extras comme une maquilleuse ou une tenue traditionnelle sont des suppléments, les tirages et les cadres vont sur la même vente, les commandes payées au retrait sont gardées avec Enregistrer la commande, et les frais de photographe, de retoucheur, de loyer et de publicité vont dans Finances pour voir votre vrai bénéfice net.
Les problèmes que tout studio photo connaît
Si l'un de ces cas vous parle, cette page est pour vous.
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Beaucoup de forfaits, encore plus d'extras
Une séance famille d'une heure ou de deux heures, une personne en plus, une tenue traditionnelle, une maquilleuse, puis un tirage 8 x 10 et un cadre. Oubliez un extra sur la facture, et cet argent est perdu.
- 02
Séance aujourd'hui, paiement la semaine prochaine
Les clients posent aujourd'hui, choisissent leurs photos plus tard et récupèrent les tirages quelques jours après. Quand tout est noté dans des discussions et un carnet, on perd vite le fil de qui doit encore quoi.
- 03
Cadres et albums, stock inconnu
Le cadre 8 x 10 vient à manquer juste après qu'un client l'a choisi, pendant que les cadres 16 x 20 s'entassent dans la réserve. Le stock par format n'est jamais vraiment compté.
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Grosses factures, grosses dépenses
Un reportage d'événement a l'air rentable, mais il y a le photographe indépendant, le retoucheur, le labo photo, le loyer du studio, la publicité en ligne et l'entretien des appareils. Sans dépenses enregistrées, le bénéfice reste une supposition.
Créer vos forfaits : articles, catégories et durées de séance
Partez de la grille tarifaire que vous envoyez déjà à vos clients. Dans Salesmaster, chaque forfait est un article du Catalogue : Photos d'identité et passeport, Cabine d'autoportrait, Séance portrait famille, Forfait remise de diplôme, Séance nouveau-né et grossesse, Photos de produits, Séance fiançailles, jusqu'au Reportage photo + vidéo d'événement. Regroupez-les dans des catégories comme Séances studio, Événements et vidéo, et Tirages et cadres.
Un forfait avec plusieurs options n'a besoin que d'un seul article avec des variantes. La Séance portrait famille peut avoir une variante 1 heure, 10 retouches et une variante 2 heures, 25 retouches, chacune à son prix. La Séance fiançailles peut avoir En studio et En extérieur. Le caissier choisit la variante, et le bon prix arrive directement dans le panier.
Comme chaque forfait et chaque variante porte un nom clair, le reçu est clair pour le client aussi : ce qu'il a acheté, la durée de la séance et le nombre de photos retouchées incluses.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Catégories et créez des catégories comme Séances studio, Événements et vidéo, et Tirages et cadres.
- Étape 2: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez chaque forfait avec son nom, son unité (séance, forfait ou photo) et sa catégorie.
- Étape 3: Pour les forfaits avec un choix de durée ou de lieu, ajoutez des variantes avec leur propre prix.
- Étape 4: Vérifiez les forfaits sur l'écran Vente en les comparant à la grille tarifaire que vous envoyez aux clients.
Personnes en plus, tenues et maquilleuse en suppléments
Presque chaque séance s'accompagne d'extras. Au lieu de créer un forfait à part Séance famille + Maquillage, créez un seul groupe de suppléments appelé Suppléments, avec les options Personne en plus, Tenue traditionnelle et Maquilleuse, chacune avec son prix supplémentaire. Le même groupe peut être rattaché à plusieurs forfaits à la fois, comme la Séance portrait famille, le Forfait remise de diplôme, la Séance nouveau-né et grossesse et la Séance fiançailles.
En enregistrant une séance, le caissier choisit le forfait et coche les extras utilisés par le client. Le prix du supplément s'ajoute automatiquement au total et les extras choisis s'impriment sur le reçu. Le client voit le détail, et vous n'oubliez plus de facturer la maquilleuse.
- Étape 1: Ouvrez le forfait dans Catalogue → Liste des Articles et choisissez Gérer les suppléments.
- Étape 2: Créez un groupe Suppléments avec les options Personne en plus, Tenue traditionnelle et Maquilleuse, chacune avec son prix supplémentaire.
- Étape 3: Rattachez le même groupe aux autres forfaits qui utilisent ces extras.
- Étape 4: Faites une vente test sur l'écran Vente pour vérifier que les extras s'ajoutent au total.
Tirages, cadres et albums sur la même vente
Les clients paient rarement la séance seule. Après avoir choisi leurs photos, ils ajoutent des tirages 4 x 6, 8 x 10 ou 16 x 20, un cadre en bois, un livre photo ou une clé USB avec les fichiers. Tout peut aller sur la même vente que la séance, et le client reçoit un seul reçu pour l'ensemble.
Le Tirage photo est un article de type Service avec des variantes de format. Les produits physiques comme le Cadre photo en bois, la Clé USB 32 Go avec fichiers et l'Album de poche sont des produits avec stock. Quand le cadre a des variantes 8 x 10 et 16 x 20, chaque variante a son propre prix, son propre prix de revient et son propre stock : vous savez exactement combien de cadres 8 x 10 il vous reste.
Le stock restant s'affiche dans Catalogue → Stock. Quand une livraison de votre fournisseur arrive, ajoutez le stock ; si un cadre est abîmé, enregistrez un ajustement de stock pour que l'application corresponde à l'étagère.
Séance aujourd'hui, paiement au retrait
Beaucoup de studios laissent les clients payer au moment où ils récupèrent leurs tirages ou leurs fichiers. C'est à ça que sert Enregistrer la commande. Après la séance, mettez le forfait, les extras, les tirages et le cadre dans le panier, appuyez sur Enregistrer la commande et donnez-lui un nom, par exemple Famille Andi, séance, avec la note Paie quand les tirages sont prêts.
La commande va dans Commandes enregistrées et n'est pas encore comptée comme une vente. Quand le client revient, ouvrez la commande, ajoutez des retouches en plus s'il a choisi davantage de photos, et encaissez le paiement. Les commandes enregistrées restent sur l'appareil qui les a créées : terminez-les donc sur le même appareil.
Une commande enregistrée n'est pas un compte de crédit client. C'est simplement un panier gardé jusqu'au paiement. Si un client verse un acompte à la réservation, vendez-le tout de suite comme un article de type Service à part, appelé Acompte, pour le montant reçu. Quand le client paie le reste, la commande enregistrée garde son prix complet et le caissier appuie sur Ajouter une déduction pour le montant de l'acompte : la caisse et les rapports concordent sur les deux jours.
Virements, carte, espèces et reçus pour les clients
Les séances fiançailles et les reportages d'événement se paient généralement par virement ou par carte, tandis que les photos d'identité et les séances en cabine se règlent souvent en espèces. Créez les modes de paiement que vous acceptez, et le caissier n'a plus qu'à en choisir un. Les rapports affichent un total par mode, ce qui facilite le rapprochement des virements avec votre relevé bancaire.
Salesmaster ne se connecte pas directement aux terminaux de paiement ni aux applications de paiement ; les paiements encaissés dessus sont enregistrés comme un mode de paiement. Une fois le paiement fait, le reçu peut s'imprimer sur une imprimante thermique Bluetooth ou partir par WhatsApp, par e-mail ou via un lien de reçu web aux couleurs et au logo de votre studio. Pour les clients professionnels qui commandent des photos de produits ou une vidéo promotionnelle, ce reçu sert aussi de preuve de paiement.
La taxe sur les ventes, si vous en appliquez une, se règle une seule fois dans Catalogue → Frais et charges (Taxe) et se calcule sur chaque vente. Des frais de déplacement pour les séances en extérieur peuvent se configurer au même endroit.
Des clients qui reviennent : points de fidélité et historique
Les studios photo vivent de leurs clients fidèles : les familles qui reviennent à chaque période de fêtes, les parents qui ont photographié un nouveau-né et reviennent pour une remise de diplôme. Enregistrez vos clients dans Clients avec un nom et un numéro de téléphone, et chaque vente s'ajoute à leur historique.
Activez les Points de fidélité et fixez vous-même les règles : combien il faut dépenser pour gagner 1 point, ce que vaut un point quand on l'utilise, le minimum de points à utiliser, et la part maximale d'une note que les points peuvent couvrir. Les points s'ajoutent automatiquement, et quand un client veut les utiliser, la remise s'applique tout de suite. Vos clients réguliers peuvent aussi recevoir une carte de membre.
Indépendants, tirages du labo, loyer et publicité : le vrai bénéfice net
Beaucoup de dépenses d'un studio n'apparaissent jamais sur une facture : les honoraires des photographes et retoucheurs indépendants, les tirages du labo photo, les cadres, le loyer du studio, l'électricité et internet, la publicité en ligne, et l'entretien des appareils et des éclairages. Enregistrez-les toutes dans Finances avec des catégories comme Tirages et cadres, Photographe et retoucheur, Loyer du studio, Électricité et internet, Publicité en ligne et Entretien du matériel.
Chaque dépense indique aussi la caisse d'où vient l'argent : les espèces du studio, le compte bancaire ou un portefeuille électronique. Le rapport Finances affiche alors le chiffre d'affaires moins le coût des marchandises et les frais de fonctionnement : le bénéfice net de votre studio ce mois-ci. Vous voyez si la publicité du mois a été rentabilisée par les séances réservées.
Rapports mensuels et périodes de forte activité
Les rapports sont disponibles par jour, semaine, mois et année. Vous voyez le chiffre d'affaires total, les remises, les taxes, les modes de paiement et le chiffre d'affaires par article : vous savez clairement quels forfaits rapportent le plus, remises de diplôme, séances fiançailles, reportages d'événement ou tirages et cadres.
Les studios ont des saisons bien marquées : les remises de diplôme, les fêtes, la fin d'année et la saison des mariages. Le graphique journalier du rapport mensuel montre quand il vous faut un photographe en plus, quand faire le plein de cadres et quand lancer une promotion. Les rapports s'exportent en Excel ou en PDF pour un associé ou votre comptable.
Commencez avec la grille tarifaire que vous avez déjà
Pas besoin de fermer le studio pour démarrer. Installez Salesmaster sur le téléphone, la tablette ou l'ordinateur portable de l'accueil, créez un compte et saisissez les forfaits de votre grille tarifaire avec leurs variantes et le groupe Suppléments. Les produits comme les cadres et les albums peuvent suivre avec leur stock initial.
Les ventes sont d'abord enregistrées sur l'appareil, puis synchronisées au retour de la connexion : la caisse continue de fonctionner sur un lieu d'événement où le réseau est faible. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours avant que l'application doive se connecter pour synchroniser. Si une personne à l'accueil encaisse les paiements, ajoutez-la au personnel avec son propre appareil ; les comptes du personnel sont inclus dans Bronze Pro (1 membre du personnel) et Silver Pro (2 membres du personnel).
Un exemple de catalogue pour studio photo
Servez-vous de ce tableau comme point de départ et remplacez les noms et les prix par vos propres forfaits.
| Catégorie | Article | Variantes | Suppléments | Type d'article |
|---|---|---|---|---|
| Séances studio | Photos d'identité et passeport (imprimées) | - | - | Service |
| Séances studio | Cabine d'autoportrait, 15 min | - | - | Service |
| Séances studio | Séance portrait famille | 1 heure 10 retouches, 2 heures 25 retouches | Personne en plus, Tenue traditionnelle, Maquilleuse | Service |
| Séances studio | Forfait remise de diplôme | - | Personne en plus, Tenue traditionnelle, Maquilleuse | Service |
| Événements et vidéo | Séance fiançailles | En studio, En extérieur | Personne en plus, Tenue traditionnelle, Maquilleuse | Service |
| Événements et vidéo | Reportage photo + vidéo d'événement (4 h) | - | - | Service |
| Tirages et cadres | Tirage photo | 4 x 6 po, 8 x 10 po, 16 x 20 po | - | Service |
| Tirages et cadres | Cadre photo en bois | 8 x 10 po, 16 x 20 po | - | Produit |
| Tirages et cadres | Clé USB 32 Go avec fichiers | - | - | Produit |
Les séances, les retouches et les tirages sont des articles de type Service, sans stock. Les cadres, les albums de poche et les clés USB sont des produits, et chaque variante de format garde son propre stock.
Quel forfait pour votre studio
Un studio qui reçoit deux ou trois clients par jour enregistre environ 60 transactions par mois ; une cabine d'autoportrait ou un comptoir de photos d'identité peut en enregistrer bien plus.
| Formule | Prix | Ventes / mois | Comptes employés | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratuit | 30 | Propriétaire seul | Pour essayer l'encaissement avec vos propres forfaits et suppléments. |
| Solo Pro | $4.90/mois | 3,000 | Propriétaire seul | Photographes indépendants et petits studios où le propriétaire tient la caisse. |
| Bronze Pro | $6.90/mois | 5,000 | 1 employé | Studios avec une personne à l'accueil sur son propre appareil. |
| Silver Pro | $9.90/mois | 8,000 | 2 employés | Studios plus fréquentés avec deux membres du personnel sur des appareils séparés. |
Chaque forfait comprend l'encaissement, le catalogue, les reçus, les rapports et le mode hors ligne. Vous pouvez changer de forfait à tout moment. Voir les tarifs →
Questions fréquentes
- Salesmaster peut-il gérer les réservations de séances photo ?
- Non. Salesmaster n'a pas d'agenda de réservation. Gardez votre planning dans votre agenda ou votre messagerie et enregistrez la séance au moment de l'encaissement. Pour les séances payées plus tard, utilisez Enregistrer la commande et indiquez le jour du retrait dans le nom de la commande.
- Comment enregistrer un acompte pour une séance fiançailles ?
- Salesmaster n'enregistre pas d'acomptes ni de paiements partiels sur une même vente. Vendez l'acompte tout de suite comme un article de type Service à part, appelé Acompte, pour le montant reçu, et gardez la prestation en commande enregistrée. Quand le client paie, ouvrez la commande à son prix complet et appuyez sur Ajouter une déduction pour le montant de l'acompte avant d'encaisser le solde.
- Peut-on ajouter une maquilleuse ou une tenue à un forfait ?
- Oui, en suppléments. Créez un groupe Suppléments avec Personne en plus, Tenue traditionnelle et Maquilleuse, puis rattachez-le aux forfaits concernés. Le prix s'ajoute au total et s'imprime sur le reçu.
- Puis-je suivre le stock des cadres par format ?
- Oui. Créez le Cadre photo en bois comme un produit avec des variantes 8 x 10 et 16 x 20. Chaque variante a son propre prix, son prix de revient et son stock, et le stock diminue à chaque vente.
- Les commandes impayées peuvent-elles rester en crédit client ?
- Non. Salesmaster n'a pas de comptes de crédit client. Enregistrer la commande garde le panier sur l'appareil qui l'a créé, et il ne devient une vente qu'une fois payé.
- Est-ce que ça marche sur un lieu d'événement sans réseau ?
- Oui. Les ventes sont enregistrées sur l'appareil et se synchronisent au retour d'internet. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours avant que l'application doive se connecter.
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