Salesmaster ist eine Kassen-App (POS) für Fotostudios, Selfie-Fotoboxen und Videografen, für Android, iPhone & iPad, Windows und Mac. Jedes Shooting-Paket ist ein Artikel mit Varianten für die Dauer und eigenem Preis, Extras wie Visagistin oder traditionelles Outfit sind Extras, Fotoabzüge und Rahmen kommen auf denselben Verkauf, Aufträge mit Bezahlung bei Abholung werden mit Bestellung speichern aufbewahrt, und Kosten für Fotografen, Bildbearbeitung, Miete und Werbung kommen unter Finanzen, damit Sie den echten Nettogewinn sehen.
Probleme, die jedes Fotostudio kennt
Wenn Ihnen etwas davon bekannt vorkommt, ist diese Seite für Sie.
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Viele Pakete, noch mehr Extras
Ein Familienshooting über eine oder zwei Stunden, eine zusätzliche Person, ein traditionelles Outfit, eine Visagistin, dann ein Fotoabzug in 8 x 10 und ein Rahmen. Vergessen Sie ein Extra auf der Rechnung, ist das Geld weg.
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Heute fotografiert, nächste Woche bezahlt
Kunden werden heute fotografiert, wählen ihre Bilder später aus und holen die Fotoabzüge ein paar Tage danach ab. Stehen die Details in Chats und einem Notizbuch, verliert man schnell den Überblick, wer noch was schuldet.
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Rahmen und Alben, Bestand unbekannt
Der 8-x-10-Rahmen ist genau dann aus, wenn ein Kunde ihn ausgesucht hat, während sich die 16-x-20-Rahmen im Lager stapeln. Der Bestand nach Größe wird nie richtig gezählt.
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Große Rechnungen, große Kosten
Ein Event-Auftrag wirkt lukrativ, aber da sind der freie Fotograf, die Bildbearbeitung, das Fotolabor, die Studiomiete, Online-Werbung und die Kamerapflege. Ohne erfasste Ausgaben ist der Gewinn geraten.
Ihre Pakete anlegen: Artikel, Kategorien und Shooting-Dauer
Beginnen Sie mit der Preisliste, die Sie Ihren Kunden ohnehin schicken. In Salesmaster ist jedes Paket ein Artikel im Katalog: Pass- und Bewerbungsfotos, Selfie-Fotobox, Familienshooting, Abschlusspaket, Neugeborenen- und Babybauchshooting, Produktfotos, Verlobungsshooting bis hin zu Event-Foto + Video. Ordnen Sie sie in Kategorien wie Studio-Shootings, Events & Video sowie Fotoabzüge & Rahmen.
Ein Paket mit mehreren Optionen braucht nur einen Artikel mit Varianten. Das Familienshooting kann eine Variante 1 Stunde, 10 bearbeitete Bilder und eine Variante 2 Stunden, 25 bearbeitete Bilder haben, jede mit eigenem Preis. Das Verlobungsshooting kann Im Studio und Vor Ort haben. Der Kassierer wählt die Variante, und der richtige Preis landet direkt im Warenkorb.
Weil jedes Paket und jede Variante einen klaren Namen hat, ist auch die Quittung für den Kunden verständlich: was er gekauft hat, wie lange das Shooting dauerte und wie viele bearbeitete Bilder enthalten sind.
- Schritt 1: Öffnen Sie Katalog → Kategorien und legen Sie Kategorien wie Studio-Shootings, Events & Video sowie Fotoabzüge & Rahmen an.
- Schritt 2: Öffnen Sie Katalog → Artikelliste und fügen Sie jedes Paket mit Name, Einheit (Shooting, Paket oder Foto) und Kategorie hinzu.
- Schritt 3: Fügen Sie bei Paketen mit wählbarer Dauer oder wählbarem Ort Varianten mit eigenen Preisen hinzu.
- Schritt 4: Prüfen Sie die Pakete auf dem Verkaufsbildschirm anhand der Preisliste, die Sie Ihren Kunden schicken.
Zusätzliche Personen, Outfits und Visagistin als Extras
Fast jedes Shooting hat Extras. Statt eines eigenen Pakets Familienshooting + Make-up legen Sie eine Extra-Gruppe namens Extras mit den Optionen Zusätzliche Person, Traditionelles Outfit und Visagistin an, jede mit ihrem Aufpreis. Dieselbe Gruppe lässt sich mehreren Paketen auf einmal zuordnen, etwa Familienshooting, Abschlusspaket, Neugeborenen- und Babybauchshooting und Verlobungsshooting.
Beim Erfassen eines Shootings wählt der Kassierer das Paket und hakt die Extras an, die der Kunde genutzt hat. Der Aufpreis wird automatisch zur Summe addiert, und die gewählten Extras stehen auf der Quittung. Der Kunde sieht die Aufstellung, und Sie vergessen die Visagistin nicht mehr auf der Rechnung.
- Schritt 1: Öffnen Sie das Paket unter Katalog → Artikelliste und wählen Sie Extras verwalten.
- Schritt 2: Legen Sie eine Gruppe Extras mit den Optionen Zusätzliche Person, Traditionelles Outfit und Visagistin an, jede mit ihrem Aufpreis.
- Schritt 3: Ordnen Sie dieselbe Gruppe den anderen Paketen zu, die diese Extras nutzen.
- Schritt 4: Machen Sie auf dem Verkaufsbildschirm einen Testverkauf, um zu prüfen, ob die Extras zur Summe addiert werden.
Fotoabzüge, Rahmen und Alben auf demselben Verkauf
Kunden zahlen selten nur das Shooting. Nach der Bildauswahl kommen Fotoabzüge in 4 x 6, 8 x 10 oder 16 x 20, ein Holzrahmen, ein Fotobuch oder ein USB-Stick mit den Dateien dazu. All das kann auf denselben Verkauf wie das Shooting, sodass der Kunde eine Quittung für alles bekommt.
Der Fotoabzug ist ein Service-Artikel mit Größenvarianten. Waren wie der Holz-Bilderrahmen, der 32-GB-USB-Stick mit Dateien und das Taschenalbum sind Produkte mit Bestand. Hat der Rahmen die Varianten 8 x 10 und 16 x 20, hat jede Variante ihren eigenen Preis, ihren eigenen Einkaufspreis und ihren eigenen Bestand, sodass Sie genau wissen, wie viele 8-x-10-Rahmen noch da sind.
Den Restbestand sehen Sie unter Katalog → Lager. Kommt eine Lieferung von Ihrem Lieferanten, buchen Sie den Bestand zu; ist ein Rahmen beschädigt, erfassen Sie eine Bestandskorrektur, damit die App zum Regal passt.
Heute fotografieren, bezahlt wird bei Abholung
Viele Studios lassen Kunden bezahlen, wenn sie ihre Fotoabzüge oder Dateien abholen. Dafür gibt es Bestellung speichern. Legen Sie nach dem Shooting Paket, Extras, Fotoabzüge und Rahmen in den Warenkorb, tippen Sie auf Bestellung speichern und geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel Familie Andi, Shooting, mit der Notiz Zahlt, wenn Fotoabzüge fertig.
Die Bestellung landet unter Gespeicherte Bestellungen und zählt noch nicht als Verkauf. Kommt der Kunde zurück, öffnen Sie die Bestellung, fügen weitere Bildbearbeitungen hinzu, falls er mehr Fotos ausgewählt hat, und schließen die Zahlung ab. Gespeicherte Bestellungen bleiben auf dem Gerät, auf dem sie angelegt wurden, schließen Sie sie also dort ab.
Eine gespeicherte Bestellung ist kein Kundenkreditkonto. Sie ist einfach ein Warenkorb, der bis zur Bezahlung aufbewahrt wird. Zahlt ein Kunde bei der Buchung eine Anzahlung, verkaufen Sie diese sofort als eigenen Service-Artikel namens Anzahlung über den erhaltenen Betrag. Zahlt der Kunde den Rest, behält die gespeicherte Bestellung ihren vollen Preis, und der Kassierer tippt auf Abzug hinzufügen über den Betrag der Anzahlung, sodass Kasse und Berichte an beiden Tagen stimmen.
Überweisung, Karte, Bargeld und Quittungen für Kunden
Verlobungsshootings und Event-Aufträge werden meist per Überweisung oder Karte bezahlt, Passfotos und Fotobox-Sessions oft bar. Legen Sie die Zahlungsmethoden an, die Sie akzeptieren, und der Kassierer wählt einfach eine aus. Die Berichte zeigen eine Summe pro Methode, sodass sich Überweisungen leicht mit dem Kontoauszug abgleichen lassen.
Salesmaster ist nicht direkt mit Kartenterminals oder Zahlungs-Apps verbunden; Zahlungen darüber werden als Zahlungsmethode erfasst. Nach der Bezahlung kann die Quittung auf einem Bluetooth-Thermodrucker gedruckt oder per WhatsApp, E-Mail oder als Web-Quittungslink mit Logo und Farben Ihres Studios verschickt werden. Für Geschäftskunden, die Produktfotos oder ein Werbevideo bestellen, dient diese Quittung zugleich als Zahlungsnachweis.
Die Umsatzsteuer, falls Sie sie berechnen, wird einmal unter Gebühren & Kosten (Steuer) eingerichtet und bei jedem Verkauf berechnet. Eine Anfahrtsgebühr für Aufträge vor Ort lässt sich dort ebenfalls anlegen.
Kunden, die wiederkommen: Treuepunkte und Verlauf
Fotostudios leben von Stammkunden: Familien, die jede Feiertagssaison kommen, Eltern, die ein Neugeborenenshooting hatten und zum Schulabschluss wiederkommen. Speichern Sie Kunden unter Kunden mit Namen und Telefonnummer, und jeder Verkauf landet in ihrem Verlauf.
Schalten Sie Treuepunkte ein und legen Sie die Regeln selbst fest: wie viel Umsatz 1 Punkt bringt, was ein Punkt beim Einlösen wert ist, die Mindestpunktzahl zum Einlösen und den maximalen Anteil einer Rechnung, den Punkte decken dürfen. Punkte werden automatisch gutgeschrieben, und wenn ein Kunde sie einlösen möchte, wird der Rabatt sofort abgezogen. Stammkunden können außerdem eine Mitgliedskarte bekommen.
Freie Mitarbeiter, Laborabzüge, Miete und Werbung: echter Nettogewinn
Viele Kosten eines Studios tauchen nie auf einer Rechnung auf: Honorare für freie Fotografen und Bildbearbeiter, Fotoabzüge aus dem Fotolabor, Rahmen, Studiomiete, Strom und Internet, Online-Werbung sowie die Pflege von Kameras und Licht. Erfassen Sie alles unter Finanzen mit Kategorien wie Fotoabzüge & Rahmen, Fotograf & Bildbearbeitung, Studiomiete, Strom & Internet, Online-Werbung und Ausrüstungspflege.
Zu jeder Ausgabe wird auch die Geldquelle erfasst, etwa die Ladenkasse, das Bankkonto oder ein E-Wallet. Der Finanzbericht zeigt dann den Umsatz abzüglich Warenkosten und Betriebskosten: den Nettogewinn Ihres Studios in diesem Monat. So sehen Sie, ob sich die Werbung dieses Monats durch gebuchte Shootings bezahlt gemacht hat.
Monatsberichte und Ihre starken Saisons
Berichte gibt es nach Tag, Woche, Monat und Jahr. Sie sehen Gesamtumsatz, Rabatte, Steuer, Zahlungsmethoden und den Umsatz nach Artikel, sodass klar ist, welche Pakete am meisten einbringen: Abschlüsse, Verlobungsshootings, Event-Aufträge oder Fotoabzüge und Rahmen.
Studios haben klare Saisons: Schulabschlüsse, die Feiertage, das Jahresende und die Hochzeitssaison. Das Tagesdiagramm im Monatsbericht zeigt, wann Sie einen zusätzlichen Fotografen brauchen, wann Sie Rahmen nachkaufen sollten und wann sich eine Aktion lohnt. Berichte lassen sich als Excel oder PDF für einen Partner oder Ihren Steuerberater exportieren.
Starten Sie mit der Preisliste, die Sie schon haben
Sie müssen das Studio für den Start nicht schließen. Installieren Sie Salesmaster auf dem Smartphone, Tablet oder Laptop am Empfang, legen Sie ein Konto an und tragen Sie die Pakete aus Ihrer Preisliste mit ihren Varianten und der Extra-Gruppe ein. Produkte wie Rahmen und Alben können später mit ihrem Anfangsbestand folgen.
Verkäufe werden zuerst auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, sobald die Verbindung wieder da ist, sodass die Kasse auch an einer Event-Location mit schwachem Empfang weiterläuft. Der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage, bevor die App zum Synchronisieren eine Verbindung braucht. Kassiert eine Empfangskraft, fügen Sie sie als Mitarbeiter mit eigenem Gerät hinzu; Mitarbeiterkonten gibt es mit Bronze Pro (1 Mitarbeiter) und Silver Pro (2 Mitarbeiter).
Ein Beispielkatalog für ein Fotostudio
Nutzen Sie diese Tabelle als Ausgangspunkt und ersetzen Sie Namen und Preise durch Ihre eigenen Pakete.
| Kategorie | Artikel | Varianten | Extras | Artikeltyp |
|---|---|---|---|---|
| Studio-Shootings | Pass- und Bewerbungsfotos (gedruckt) | - | - | Service |
| Studio-Shootings | Selfie-Fotobox, 15 Min. | - | - | Service |
| Studio-Shootings | Familienshooting | 1 Stunde 10 Bilder, 2 Stunden 25 Bilder | Zusätzliche Person, Traditionelles Outfit, Visagistin | Service |
| Studio-Shootings | Abschlusspaket | - | Zusätzliche Person, Traditionelles Outfit, Visagistin | Service |
| Events & Video | Verlobungsshooting | Im Studio, Vor Ort | Zusätzliche Person, Traditionelles Outfit, Visagistin | Service |
| Events & Video | Event-Foto + Video (4 Std.) | - | - | Service |
| Fotoabzüge & Rahmen | Fotoabzug | 4 x 6 Zoll, 8 x 10 Zoll, 16 x 20 Zoll | - | Service |
| Fotoabzüge & Rahmen | Holz-Bilderrahmen | 8 x 10 Zoll, 16 x 20 Zoll | - | Produkt |
| Fotoabzüge & Rahmen | 32-GB-USB-Stick mit Dateien | - | - | Produkt |
Shootings, Bildbearbeitung und Fotoabzüge sind Service-Artikel ohne Bestand. Rahmen, Taschenalben und USB-Sticks sind Produkte, und jede Größenvariante hat ihren eigenen Bestand.
Welches Paket zu Ihrem Studio passt
Ein Studio mit zwei oder drei Kunden am Tag erfasst etwa 60 Transaktionen im Monat; eine Selfie-Fotobox oder ein Passfoto-Schalter kann deutlich mehr erfassen.
| Tarif | Preis | Verkäufe / Monat | Mitarbeiterkonten | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Free | Kostenlos | 30 | Nur Inhaber | Um den Kassenablauf mit Ihren eigenen Paketen und Extras auszuprobieren. |
| Solo Pro | $4.90/Monat | 3,000 | Nur Inhaber | Selbstständige Fotografen und kleine Studios, in denen der Inhaber selbst kassiert. |
| Bronze Pro | $6.90/Monat | 5,000 | 1 Mitarbeiter | Studios mit einer Empfangskraft auf eigenem Gerät. |
| Silver Pro | $9.90/Monat | 8,000 | 2 Mitarbeiter | Gut ausgelastete Studios mit zwei Mitarbeitern auf getrennten Geräten. |
Jedes Paket enthält Kasse, Katalog, Quittungen, Berichte und Offline-Modus. Sie können das Paket jederzeit wechseln. Preise ansehen →
Häufige Fragen
- Kann Salesmaster Termine für Fotoshootings verwalten?
- Nein. Salesmaster hat keinen Buchungskalender. Führen Sie Ihre Termine in Ihrem Kalender oder Ihrer Chat-App und erfassen Sie das Shooting an der Kasse. Für Shootings, die später bezahlt werden, nutzen Sie Bestellung speichern und schreiben den Abholtag in den Namen der Bestellung.
- Wie erfasse ich eine Anzahlung für ein Verlobungsshooting?
- Salesmaster erfasst keine Anzahlungen oder Teilzahlungen auf einem Verkauf. Verkaufen Sie die Anzahlung sofort als eigenen Service-Artikel namens Anzahlung über den erhaltenen Betrag und bewahren Sie den Auftrag als gespeicherte Bestellung auf. Wenn der Kunde zahlt, öffnen Sie die Bestellung zum vollen Preis und tippen auf Abzug hinzufügen über den Betrag der Anzahlung, bevor Sie den Rest kassieren.
- Kann ich eine Visagistin oder ein Outfit zu einem Paket hinzufügen?
- Ja, als Extras. Legen Sie eine Gruppe Extras mit Zusätzliche Person, Traditionelles Outfit und Visagistin an und ordnen Sie sie den Paketen zu, die sie nutzen. Der Preis wird zur Summe addiert und auf der Quittung gedruckt.
- Kann ich den Rahmenbestand nach Größe verfolgen?
- Ja. Legen Sie den Holz-Bilderrahmen als Produkt mit den Varianten 8 x 10 und 16 x 20 an. Jede Variante hat ihren eigenen Preis, Einkaufspreis und Bestand, und der Bestand wird bei jedem Verkauf abgebucht.
- Kann ich unbezahlte Aufträge als Kundenkredit führen?
- Nein. Salesmaster hat keine Kundenkreditkonten. Bestellung speichern bewahrt den Warenkorb auf dem Gerät auf, auf dem er angelegt wurde, und erst mit der Bezahlung wird daraus ein Verkauf.
- Funktioniert es an einer Event-Location ohne Empfang?
- Ja. Verkäufe werden auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, sobald das Internet wieder da ist. Der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage, bevor die App eine Verbindung braucht.
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