Salesmaster ist eine Kassen-App (POS) für Pensionen, Homestays, B&Bs und kleine Gasthäuser auf Android, iPhone & iPad, Windows und Mac. Zimmer sind Artikel, die pro Nacht mit Varianten für unter der Woche und Wochenende verkauft werden, Gästeservices und das Café stehen im selben Katalog, die Rechnung eines Gastes bleibt mit „Bestellung speichern“ bis zum Check-out offen, und der Nettogewinn erscheint im Finanzen-Bericht. Salesmaster hat keinen Reservierungskalender, Buchungen bleiben also in Ihrem Gästebuch oder auf Ihrem Buchungsportal.
Probleme, die jede Pension kennt
Wenn Ihnen etwas davon bekannt vorkommt, ist diese Seite für Sie.
- 01
Gästekosten verstreut bis zum Check-out
Ein Gast bleibt drei Nächte, mietet zwei Tage einen Roller, gibt Wäsche ab und frühstückt jeden Morgen. Steht das alles auf getrennten Zetteln, wird beim Check-out immer etwas vergessen.
- 02
Am Wochenende ändern sich die Preise
Freitag und Samstag kosten mehr als Nächte unter der Woche, und das Familienzimmer ist wieder anders. Eine neue Kraft an der Rezeption nennt öfter den falschen Preis, als Ihnen lieb ist.
- 03
Ein kleines Café, das niemand im Blick hat
Kaffee, Tee, Eier und Bananen fürs Frühstück gehen ohne Vorwarnung aus. Sie können nicht sagen, ob das Café Geld bringt oder nur Arbeit macht.
- 04
Volles Haus, unklarer Gewinn
Zimmergeld kommt bar, per Überweisung und als Auszahlung vom Buchungsportal. Was bleibt nach Löhnen, Strom, Wasser, Wäsche und Provisionen? Ohne Aufzeichnungen ist der Gewinn nur geraten.
Zimmer als Artikel pro Nacht, mit Preisen für Wochentag und Wochenende
In Salesmaster ist jeder Zimmertyp ein Artikel im Katalog mit Nacht als Einheit. Standardzimmer, Deluxe-Zimmer und Familienzimmer sind je ein Artikel mit den Varianten Wochentag und Wochenende zu eigenen Preisen. Bei drei Nächten wählt die Rezeption die Variante und gibt die Menge 3 ein.
Zimmer sind Service-Artikel ohne Bestand, denn Sie verkaufen eine Übernachtung, keine Ware. Ein Gast mit zwei Nächten unter der Woche und einer am Wochenende ist einfach zwei Zeilen: 2 × Wochentag und 1 × Wochenende. Die Summe rechnet sich von selbst.
Gästeservices funktionieren genauso: Zustellbett pro Nacht, später Check-out, Gästewäsche pro lb, Rollervermietung pro Tag und Flughafentransfer pro Fahrt. Mengen im Warenkorb sind ganze Zahlen, Gästewäsche wird also pro volles lb berechnet. Mit allen Preisen im Katalog muss die Rezeption Sie nie anrufen, um zu fragen, was sie berechnen soll.
- Schritt 1: Öffnen Sie Katalog → Kategorien und legen Sie Zimmer, Gästeservices, Küche und Getränke an.
- Schritt 2: Öffnen Sie Katalog → Artikelliste und fügen Sie jeden Zimmertyp mit Nacht als Einheit hinzu.
- Schritt 3: Fügen Sie die Varianten Wochentag und Wochenende hinzu, jeweils mit dem Preis pro Nacht.
- Schritt 4: Legen Sie Leistungen wie Zustellbett, Gästewäsche und Rollervermietung als Service-Artikel an.
Zu Buchungen: was die App kann und was nicht
Damit es von Anfang an klar ist: Salesmaster ist eine Kassen-App, kein Hotelverwaltungssystem. Es gibt keinen Reservierungskalender, keine Übersicht über freie Zimmer und keine automatische Verbindung zu Online-Buchungsportalen. Führen Sie Ihre Buchungen weiter im Gästebuch, in einer Tabelle oder im Dashboard des Buchungsportals, das Sie schon nutzen.
Salesmaster kümmert sich um die Geldseite: Zimmer, Leistungen und Essen zum richtigen Preis berechnen, festhalten, wie Gäste bezahlt haben, Quittungen drucken oder senden und Ihre Berichte und Ihren Gewinn erstellen. Viele Pensionen nutzen beides nebeneinander: ein Buchungstool für den Zimmerplan, Salesmaster für die Kasse.
Gäste, die bereits über ein Buchungsportal bezahlt haben, können Sie trotzdem in Salesmaster erfassen, damit Ihr Umsatz vollständig ist. Legen Sie eine Zahlungsmethode wie „Buchungsportal“ an und erfassen Sie den Zimmerverkauf damit. Die Provision, die das Portal einbehält, kommt als Ausgabe in die Finanzen.
Zimmerrechnungen, die beim Check-out bezahlt werden
Die meisten Gäste zahlen am Ende ihres Aufenthalts. Genau dafür gibt es „Bestellung speichern“: Der Warenkorb wird als gespeicherte Bestellung unter dem Namen aufbewahrt, den Sie vergeben, zum Beispiel „Zimmer 3, Abreise Sonntag“. Jedes Mal, wenn der Gast in Zimmer 3 einen Roller mietet, Wäsche abgibt oder frühstückt, öffnen Sie diese Bestellung und fügen den Artikel hinzu.
Öffnen Sie beim Check-out „Gespeicherte Bestellungen“, wählen Sie Zimmer 3, gehen Sie die Posten mit dem Gast durch und schließen Sie die Zahlung mit seiner Zahlungsmethode ab. Die Quittung wird gedruckt oder per WhatsApp gesendet, mit jeder Nacht und jeder Leistung darauf.
Zwei Dinge sollten Sie beachten. Gespeicherte Bestellungen liegen auf dem Gerät, auf dem sie erstellt wurden, führen Sie also alle Zimmerrechnungen auf einem Gerät an der Rezeption und rechnen Sie sie dort ab. Und eine gespeicherte Bestellung ist kein Verkauf und bucht keinen Bestand ab, bis sie bezahlt ist, so zeigt Ihr Tagesbericht nur Rechnungen, die tatsächlich beglichen wurden.
Café und Frühstück mit Zutatenbestand per Rezept
Viele Pensionen haben eine kleine Küche für Frühstück, Nachmittagskaffee oder ein einfaches Abendessen. Gerichte wie gebratener Reis mit Ei, Nudelsuppe, Bananenpfannkuchen, schwarzer Kaffee und Ingwertee sind Artikel vom Typ Auf Bestellung mit einem Rezept. Sie tragen die Zutaten einmal ein, etwa gekochten Reis in Gramm, Eier pro Stück und Speiseöl in Millilitern, und dann, wie viel eine Portion verbraucht.
Jede verkaufte Portion bucht ihre Zutaten vom Bestand ab. Vor dem Gang zum Markt sehen Sie, was knapp wird. Abgepackte Getränke wie Flaschenwasser sind normale Produkte mit eigenem Bestand.
Weil Einkaufspreise erfasst werden, berechnet Salesmaster die Kosten jeder Portion. Frühstück oder Abendessen, das extra bezahlt wird, kommt einfach auf die gespeicherte Zimmerbestellung des Gastes, so wird beim Check-out alles auf einmal abgerechnet.
- Schritt 1: Schalten Sie Artikel auf Bestellung ein und öffnen Sie dann Katalog → Zutaten.
- Schritt 2: Legen Sie Zutaten wie gekochten Reis, Eier, Speiseöl und Kaffee mit Anfangsbestand und Einkaufspreis an.
- Schritt 3: Legen Sie Gebratenen Reis mit Ei als Artikel vom Typ Auf Bestellung an und füllen Sie das Rezept pro Teller aus.
- Schritt 4: Erfassen Sie jeden Markteinkauf als Einkauf, damit Bestand und Kosten stimmen.
Zahlungen, Steuern und Quittungen für Gäste
Richten Sie die Zahlungsmethoden ein, die Sie akzeptieren: Bargeld, Karte, Überweisung, eine QR-Zahlung oder ein Buchungsportal. Diese legen Sie selbst an. Salesmaster ist nicht mit Kartenterminals oder Buchungsportalen verbunden, solche Zahlungen werden also als Zahlungsmethode erfasst, sobald das Geld eingegangen ist.
Erheben Sie eine Übernachtungs- oder Umsatzsteuer, stellen Sie sie einmal unter Gebühren & Kosten (Steuer) ein, und sie wird jedem Verkauf hinzugefügt. Rabatte, etwa ein Wochenpreis oder ein Rabatt für Stammgäste, richten Sie unter Abzüge ein.
Reisende und Geschäftsgäste fragen oft nach einer Quittung. Sie kann auf einem Bluetooth-Thermodrucker gedruckt oder per WhatsApp, E-Mail oder als Web-Quittungslink mit Logo und Kontaktdaten Ihrer Pension gesendet werden. Schluss mit handgeschriebenen Quittungen.
Personal an der Rezeption und getrennte Geräte
Ein Salesmaster-Konto ist immer nur auf einem Gerät gleichzeitig angemeldet. Sind Sie nicht ständig vor Ort, nutzt die Kraft an der Rezeption ein Mitarbeiterkonto auf dem Gerät dort. Fügen Sie sie als Mitarbeiter mit einer Rolle hinzu und registrieren Sie dann das Gerät. Mitarbeiter melden sich mit einer PIN an, und Sie legen fest, was sie sehen und ändern dürfen. Mitarbeiterkonten gibt es mit Bronze Pro und Silver Pro.
Jeder Verkauf wird mit dem Konto des Inhabers synchronisiert, so sehen Sie die Verkäufe auf Ihrem eigenen Gerät, auch wenn Sie nicht in der Unterkunft sind.
Betriebskosten und der Nettogewinn Ihrer Pension
Der Gewinn zeigt sich erst, wenn die Kosten erfasst sind. Erfassen Sie unter Finanzen Ausgaben in passenden Kategorien: Küche und Getränke, Löhne für Rezeption und Housekeeping, Strom und Wasser, Wäscherei für die Bettwäsche, Zimmerausstattung wie Seife und Shampoo sowie Gebühren für Buchungsportale. Jede Ausgabe hat die Geldbörse, aus der sie bezahlt wurde, etwa die Kassenschublade, ein Bankkonto oder ein E-Wallet.
Der Finanzen-Bericht zeigt Umsatz minus Wareneinsatz des Cafés und Betriebskosten: den Nettogewinn Ihrer Pension. Von Gästen eingenommene Steuern werden getrennt ausgewiesen und nicht als Gewinn gezählt.
Mit diesen Aufzeichnungen bekommen Fragen, die Sie früher nach Gefühl beantwortet haben, echte Zahlen: wie viel Ihres Umsatzes an Buchungsprovisionen geht, ob Sie die Wäsche selbst machen sollten und ob sich das Café lohnt.
Berichte für Zimmer, Leistungen und das Café
Berichte gibt es nach Tag, Woche, Monat und Jahr. Sie sehen Gesamtumsatz, Brutto- und Nettoumsatz, Rabatte, Steuer und Geldeingänge nach Zahlungsmethode. Die Aufteilung des Umsatzes nach Artikel zeigt, welche Zimmertypen am meisten einbringen und wie viel Gästeservices und Café beitragen.
Vergleichen Sie einen Ferienmonat mit einem ruhigen Monat, um über Wochenendpreise oder ein Angebot für längere Aufenthalte zu entscheiden. Berichte lassen sich nach Excel oder PDF exportieren oder auf dem Thermodrucker drucken, für Ihren Steuerberater oder die Familienmitglieder, die mithelfen.
An einem Nachmittag startklar
Sie müssen für den Start nicht schließen. Installieren Sie Salesmaster auf dem Handy, Tablet oder Laptop an der Rezeption, erstellen Sie ein Konto und tragen Sie Ihre Zimmertypen mit Preisen, Ihre Gästeservices und die meistbestellten Café-Artikel ein. Legen Sie die Zahlungsmethoden an, die Sie annehmen, einschließlich Ihres Buchungsportals, falls Sie eines nutzen.
Beginnen Sie mit den heutigen Anreisen: Legen Sie für jedes Zimmer eine gespeicherte Bestellung mit dessen Namen an und fügen Sie im Lauf des Aufenthalts die Posten hinzu. Vergleichen Sie beim ersten Check-out die Rechnung mit Ihren alten Aufzeichnungen. Verkäufe werden auch gespeichert, wenn das WLAN der Pension ausfällt, und der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage.
Sobald die Kasse selbstverständlich läuft, gehen Sie zu Café-Zutaten und Rezepten über und dann zum Erfassen der Ausgaben unter Finanzen. Innerhalb von ein, zwei Wochen haben Sie vollständige Aufzeichnungen über Umsatz und Gewinn. Unser Team ist per WhatsApp für Sie da, wenn Sie Hilfe beim Einrichten Ihres Katalogs brauchen.
Ein Beispielkatalog für eine Pension
Nutzen Sie diese Tabelle als Ausgangspunkt und ersetzen Sie Namen und Preise durch Ihre eigenen Zimmer und Leistungen.
| Kategorie | Artikel | Einheit | Varianten | Artikeltyp |
|---|---|---|---|---|
| Zimmer | Standardzimmer (Ventilator) | Nacht | Wochentag, Wochenende | Service |
| Zimmer | Deluxe-Zimmer (Klimaanlage) | Nacht | Wochentag, Wochenende | Service |
| Zimmer | Familienzimmer (für 4 Personen) | Nacht | Wochentag, Wochenende | Service |
| Gästeservices | Zustellbett | Nacht | - | Service |
| Gästeservices | Gästewäsche | lb | - | Service |
| Gästeservices | Rollervermietung | Tag | - | Service |
| Gästeservices | Flughafentransfer | Fahrt | - | Service |
| Küche | Gebratener Reis mit Ei | Teller | - | Auf Bestellung |
| Getränke | Schwarzer Java-Kaffee | Tasse | - | Auf Bestellung |
| Getränke | Flaschenwasser 1,5 L | Flasche | - | Produkt |
Zimmer und Leistungen sind Service-Artikel ohne Bestand. Café-Gerichte sind Artikel auf Bestellung, deshalb werden ihre Zutaten vom Bestand abgebucht, und abgepackte Getränke sind Produkte mit eigenem Bestand.
Welches Paket zu Ihrer Pension passt
Zählen Sie Verkäufe, nicht Gäste. Eine Pension mit etwa acht Zimmern, deren Gäste auch Frühstück und Leistungen bestellen, kommt auf rund 140 Transaktionen im Monat.
| Tarif | Preis | Verkäufe / Monat | Mitarbeiterkonten | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Free | Kostenlos | 30 | Nur Inhaber | Um Zimmerrechnungen und Check-out auszuprobieren, bevor Sie richtig loslegen. |
| Solo Pro | $4.90/Monat | 3,000 | Nur Inhaber | Pensionen, in denen der Inhaber selbst an der Rezeption steht. |
| Bronze Pro | $6.90/Monat | 5,000 | 1 Mitarbeiter | Unterkünfte mit einer Kraft an der Rezeption auf dem Gerät dort. |
| Silver Pro | $9.90/Monat | 8,000 | 2 Mitarbeiter | Unterkünfte mit Rezeption und Café, betreut von zwei Mitarbeitern an getrennten Geräten. |
Jedes Paket enthält Kasse, Katalog, Quittungen, Berichte und Offline-Modus. Sie können das Paket jederzeit wechseln. Preise ansehen →
Häufige Fragen
- Hat Salesmaster einen Reservierungskalender oder eine Übersicht über freie Zimmer?
- Nein. Salesmaster ist eine Kassen-App ohne Reservierungskalender und ohne Belegungsübersicht. Führen Sie Ihren Zimmerplan im Gästebuch oder auf dem Buchungsportal und nutzen Sie Salesmaster, um Zimmer, Leistungen und das Café abzurechnen.
- Wie halte ich die Rechnung eines Gastes bis zum Check-out offen?
- Nutzen Sie „Bestellung speichern“ und benennen Sie die Bestellung nach dem Zimmer, zum Beispiel „Zimmer 3, Abreise Sonntag“. Fügen Sie während des Aufenthalts Leistungen und Mahlzeiten hinzu und schließen Sie die Zahlung beim Check-out ab. Gespeicherte Bestellungen liegen auf dem Gerät, auf dem sie erstellt wurden, rechnen Sie sie also auf demselben Gerät ab.
- Kann ich unterschiedliche Preise für Wochentage und Wochenenden berechnen?
- Ja. Legen Sie jeden Zimmertyp als einen Artikel mit den Varianten Wochentag und Wochenende an, jede mit eigenem Preis pro Nacht. Die Rezeption wählt die Variante und gibt die Anzahl der Nächte ein.
- Kann ich eine Buchungsanzahlung oder ein Schlüsselpfand erfassen?
- Salesmaster nimmt keine Teilzahlungen auf einem Verkauf an und verfolgt keine Anzahlungen. Verkaufen Sie eine Buchungsanzahlung sofort als eigenen Service-Artikel „Anzahlung“ über den erhaltenen Betrag; rechnen Sie die Zimmerrechnung beim Check-out zum vollen Preis ab, mit „Abzug hinzufügen“ in Höhe der Anzahlung. Ein erstattbares Schlüsselpfand kann in die Notiz zum Verkauf.
- Wie erfasse ich Gäste, die über ein Buchungsportal bezahlt haben?
- Legen Sie eine Zahlungsmethode wie „Buchungsportal“ an und erfassen Sie den Zimmerverkauf damit. Salesmaster verbindet sich nicht automatisch mit Buchungsportalen. Erfassen Sie die einbehaltene Provision als Ausgabe unter Finanzen.
- Funktioniert Salesmaster weiter, wenn das WLAN ausfällt?
- Ja. Verkäufe werden auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist. Der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage, bevor die App sich zum Synchronisieren verbinden muss.
- Kann ich die Pension im Blick behalten, wenn ich nicht da bin?
- Ja. Die Rezeption nutzt ein Mitarbeiterkonto auf dem Gerät dort, und jeder Verkauf wird mit dem Konto des Inhabers synchronisiert. Mitarbeiterkonten gibt es mit Bronze Pro und Silver Pro.
Brauchen Sie Hilfe beim Anlegen Ihres Sortiments? Schreiben Sie unserem Team auf WhatsApp →
