Aplikasi kasir untuk penginapan & homestay

Masalah yang biasa dihadapi pemilik homestay

Kalau salah satu dari ini terdengar akrab, halaman ini untuk Anda.

• 01

  Tagihan tamu tercecer sampai check-out

  Tamu menginap tiga malam, menyewa motor dua hari, mencuci baju dan sarapan setiap pagi. Kalau semuanya ditulis di kertas terpisah, ada saja yang lupa ditagih saat check-out.

• 02

  Harga kamar berubah di akhir pekan

  Harga Jumat dan Sabtu berbeda dengan hari biasa, kamar keluarga beda lagi. Resepsionis yang baru sering salah menyebut harga.

• 03

  Kantin kecil, bahan tidak terpantau

  Kopi, teh, telur dan pisang untuk sarapan habis tanpa ketahuan. Anda tidak tahu apakah kantin menguntungkan atau hanya menambah repot.

• 04

  Kamar penuh, untungnya tidak jelas

  Uang kamar masuk lewat tunai, transfer dan aplikasi booking. Setelah gaji, listrik, air, laundry sprei dan komisi booking, sisa berapa? Tanpa catatan, laba hanya tebakan.

Kamar sebagai item per malam, dengan harga hari biasa dan akhir pekan

Di Salesmaster, setiap tipe kamar adalah satu item di Katalog dengan satuan malam. Kamar Standar, Kamar Deluxe AC dan Kamar Keluarga masing-masing dibuat satu item, lalu diberi varian Hari biasa dan Akhir pekan dengan harganya sendiri. Saat tamu menginap tiga malam, kasir memilih variannya dan mengisi jumlah 3.

Kamar dibuat sebagai item jasa tanpa stok, karena yang dijual adalah malam menginap, bukan barang. Tamu yang menginap dua malam di hari biasa dan satu malam di akhir pekan cukup dicatat dua baris: 2 malam Hari biasa dan 1 malam Akhir pekan. Total dihitung otomatis.

Layanan tamu dibuat dengan cara yang sama: extra bed per malam, late check-out, laundry tamu per kilo, sewa motor matic per hari dan antar jemput bandara per trip. Jumlah di keranjang selalu bilangan bulat, jadi laundry tamu dihitung per kilo penuh. Dengan semua harga di katalog, resepsionis tidak perlu bertanya ke pemilik setiap kali tamu minta layanan tambahan.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Kategori, buat kategori Kamar, Layanan tamu, Kantin dan Minuman.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item, tambah setiap tipe kamar dengan satuan malam.
3. 3Langkah 3: Tambahkan varian Hari biasa dan Akhir pekan, masing-masing dengan harga per malam.
4. 4Langkah 4: Tambah layanan seperti extra bed, laundry tamu dan sewa motor sebagai item jasa.

DesktopHP

Layar penuh

Tentang reservasi: yang bisa dan tidak bisa dilakukan

Supaya jelas sejak awal: Salesmaster adalah aplikasi kasir, bukan sistem manajemen properti. Tidak ada kalender reservasi, tidak ada tampilan ketersediaan kamar, dan tidak ada koneksi otomatis ke aplikasi booking online. Pemesanan kamar tetap Anda catat di buku tamu, spreadsheet, atau dashboard aplikasi booking yang sudah Anda pakai.

Yang dikerjakan Salesmaster adalah bagian uangnya: menagih kamar, layanan dan makanan dengan harga yang benar, mencatat metode pembayaran, mencetak atau mengirim struk, dan menyusun laporan serta laba. Banyak homestay memakai keduanya berdampingan: buku atau aplikasi booking untuk jadwal kamar, Salesmaster untuk kasir.

Tamu yang sudah membayar lewat aplikasi booking tetap bisa dicatat di Salesmaster supaya omzet Anda lengkap. Buat metode pembayaran sendiri, misalnya “Aplikasi booking”, lalu catat penjualan kamarnya dengan metode itu. Komisi yang dipotong aplikasi dicatat sebagai pengeluaran di Keuangan.

Tagihan kamar yang dibayar saat check-out

Kebanyakan tamu homestay membayar di akhir. Untuk itu ada tombol Bayar Nanti: keranjang disimpan sebagai Pesanan Belum Dibayar dengan nama yang Anda isi, misalnya “Kamar 3, check-out Minggu”. Setiap kali tamu kamar 3 menyewa motor, mencuci baju, atau sarapan, buka pesanan itu dan tambahkan itemnya.

Saat check-out, buka daftar Pesanan Belum Dibayar, pilih pesanan kamar 3, periksa rinciannya bersama tamu, lalu selesaikan pembayaran dengan metode yang dipakai tamu. Struk bisa dicetak atau dikirim lewat WhatsApp, lengkap dengan semua malam dan layanan.

Ada dua hal yang perlu diingat. Pesanan Belum Dibayar tersimpan di perangkat tempat pesanan dibuat, jadi pakai satu perangkat resepsionis untuk semua tagihan kamar dan selesaikan pembayarannya di perangkat yang sama. Pesanan ini juga belum dihitung sebagai penjualan dan belum memotong stok sampai dibayar, sehingga laporan harian Anda hanya berisi tagihan yang sudah lunas.

DesktopHP

Layar penuh

Kantin dan sarapan dengan stok bahan dari resep

Banyak homestay punya dapur kecil untuk sarapan, kopi sore, atau makan malam sederhana. Menu seperti nasi goreng telur, mi godog, pancake pisang, kopi tubruk dan teh jahe dibuat sebagai item bertipe Racikan dengan resep. Anda mencatat bahan baku sekali, seperti nasi putih dalam gram, telur per butir, minyak dalam mililiter, lalu menulis berapa banyak yang dipakai satu porsi.

Setiap porsi terjual, stok bahan baku berkurang sesuai resep. Sebelum ke pasar, Anda bisa melihat bahan mana yang hampir habis. Minuman kemasan seperti air mineral botol dibuat sebagai barang biasa dengan stoknya sendiri.

Karena harga beli bahan tercatat, Salesmaster menghitung modal per porsi. Sarapan atau makan malam yang dibayar terpisah cukup ditambahkan ke pesanan Bayar Nanti kamar tamu, jadi semuanya ditagih sekali saat check-out.

1. 1Langkah 1: Aktifkan item racikan, lalu buka Katalog → Inventaris → Bahan Baku.
2. 2Langkah 2: Tambahkan bahan seperti nasi putih, telur, minyak goreng dan kopi, dengan stok awal dan harga belinya.
3. 3Langkah 3: Buat Nasi Goreng Telur sebagai item Racikan dan isi resepnya per porsi.
4. 4Langkah 4: Setiap kali belanja ke pasar, catat pembeliannya supaya stok dan modal tetap akurat.

DesktopHP

Layar penuh

Pembayaran, pajak dan struk untuk tamu

Atur metode pembayaran sesuai yang Anda terima: tunai, transfer bank, QRIS, kartu, atau aplikasi booking. Metode ini Anda buat sendiri. Salesmaster tidak terhubung langsung ke mesin EDC atau aplikasi booking, jadi pembayaran lewat jalur itu dicatat sebagai metode pembayaran setelah uangnya diterima.

Kalau penginapan Anda memungut pajak, atur sekali di Pajak, Biaya, Ongkos, dan pajak dihitung otomatis di setiap transaksi. Diskon, misalnya potongan untuk tamu yang menginap seminggu atau tamu langganan, diatur di Diskon atau Potongan.

Tamu asing atau tamu kantor sering meminta bukti bayar. Struk bisa dicetak di printer thermal Bluetooth, atau dikirim lewat WhatsApp, email, atau link struk web yang memuat logo dan kontak penginapan Anda. Tamu tidak perlu menunggu kuitansi tulis tangan.

Resepsionis dan perangkat terpisah

Satu akun Salesmaster masuk di satu perangkat pada satu waktu. Kalau pemilik tidak selalu di lokasi, resepsionis memakai akun staf di perangkat meja depan. Tambahkan resepsionis sebagai staf dengan perannya, lalu daftarkan perangkatnya. Staf masuk dengan PIN, dan Anda menentukan apa yang boleh mereka lihat dan ubah. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro dan Silver Pro.

Semua transaksi tersinkron ke akun pemilik, jadi Anda bisa melihat penjualan dari perangkat Anda sendiri, bahkan ketika sedang tidak di penginapan.

DesktopHP

Layar penuh

Biaya operasional dan laba bersih penginapan

Laba penginapan baru terlihat setelah biaya dicatat. Di Keuangan, catat pengeluaran dengan kategori yang sesuai: belanja dapur, gaji resepsionis dan housekeeping, listrik dan air, laundry sprei dan handuk, perlengkapan kamar seperti sabun dan sampo, serta komisi aplikasi booking. Setiap pengeluaran punya dompet asalnya, seperti kas toko, rekening bank atau dompet digital.

Laporan Keuangan menunjukkan pendapatan dikurangi modal bahan kantin dan biaya operasional, yaitu laba bersih penginapan Anda. Pajak yang dipungut dari tamu ditampilkan terpisah dan tidak dihitung sebagai laba.

Dengan catatan ini, pertanyaan yang biasanya dijawab dengan perkiraan jadi punya angka: berapa bagian omzet yang habis untuk komisi booking, apakah laundry sprei sebaiknya dikerjakan sendiri, dan apakah kantin layak diteruskan.

DesktopHP

Layar penuh

Laporan kamar, layanan dan kantin

Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, penjualan kotor dan bersih, diskon, pajak, dan uang masuk per metode pembayaran. Distribusi pendapatan per item menunjukkan tipe kamar mana yang paling banyak menyumbang omzet, dan seberapa besar peran layanan tamu serta kantin.

Bandingkan laporan bulan ramai seperti musim liburan dengan bulan sepi untuk menentukan harga akhir pekan atau promo menginap panjang. Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF, atau dicetak di printer thermal, untuk dikirim ke akuntan atau keluarga yang ikut mengelola usaha.

DesktopHP

Layar penuh

Mulai dalam satu sore

Anda tidak perlu menutup penginapan untuk mulai. Install Salesmaster di HP, tablet atau laptop resepsionis, daftar akun, lalu masukkan tipe kamar dengan varian harganya, layanan tamu, dan menu kantin yang paling sering dipesan. Buat metode pembayaran yang Anda terima, termasuk aplikasi booking kalau ada.

Mulailah dari tamu yang check-in hari ini: buat pesanan Bayar Nanti dengan nama kamarnya dan tambahkan layanan selama tamu menginap. Saat check-out pertama, cocokkan tagihan dengan catatan lama Anda. Transaksi tetap tersimpan meskipun Wi-Fi penginapan sedang mati, dan mode offline bisa dipakai sampai 7 hari.

Setelah kasir lancar, lanjutkan ke bahan baku dan resep kantin, lalu ke pencatatan pengeluaran di Keuangan. Dalam satu atau dua minggu, penginapan Anda sudah punya catatan omzet dan laba yang lengkap. Tim kami bisa dihubungi lewat WhatsApp kalau Anda butuh bantuan menyusun katalog.

Contoh susunan katalog homestay

Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti nama dan harganya dengan kamar dan layanan Anda sendiri.

Kamar dan layanan dibuat sebagai jasa tanpa stok. Menu kantin dibuat sebagai Racikan supaya stok bahannya terpotong, dan minuman kemasan sebagai barang dengan stok sendiri.

Paket yang cocok untuk penginapan Anda

Hitung transaksi, bukan tamu. Homestay dengan sekitar delapan kamar, yang tamunya juga memesan sarapan dan layanan, mencatat kira-kira 140 transaksi sebulan.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Apakah Salesmaster punya kalender reservasi atau tampilan kamar kosong?

Tidak. Salesmaster adalah aplikasi kasir, tanpa kalender reservasi dan tanpa tampilan ketersediaan kamar. Catat jadwal kamar di buku atau aplikasi booking Anda, dan pakai Salesmaster untuk menagih kamar, layanan dan kantin.

Bagaimana mencatat tagihan tamu yang dibayar saat check-out?

Pakai Bayar Nanti dan beri nama pesanan dengan nomor kamar, misalnya “Kamar 3, check-out Minggu”. Tambahkan layanan dan makanan selama tamu menginap, lalu selesaikan pembayaran saat check-out. Pesanan ini tersimpan di perangkat tempat dibuatnya, jadi selesaikan di perangkat yang sama.

Bisakah harga kamar hari biasa dan akhir pekan dibedakan?

Bisa. Buat setiap tipe kamar sebagai satu item dengan varian Hari biasa dan Akhir pekan, masing-masing dengan harga per malam. Kasir memilih varian dan mengisi jumlah malam.

Apakah uang muka atau deposit kunci bisa dicatat?

Salesmaster tidak mencatat pembayaran sebagian pada satu transaksi dan tidak melacak deposit. Untuk DP, jual item Jasa “Uang Muka / DP” seharga uang yang diterima, lalu saat check-out pakai Tambah Potongan untuk seluruh penjualan sebesar DP itu. Deposit kunci cukup ditulis di catatan transaksi.

Bagaimana mencatat tamu yang sudah membayar lewat aplikasi booking?

Buat metode pembayaran sendiri, misalnya “Aplikasi booking”, lalu catat penjualan kamarnya dengan metode itu. Salesmaster tidak terhubung otomatis ke aplikasi booking. Komisi yang dipotong dicatat sebagai pengeluaran di Keuangan.

Apakah Salesmaster tetap jalan kalau Wi-Fi penginapan mati?

Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung ke internet untuk sinkronisasi.

Bisakah pemilik memantau penginapan dari jauh?

Bisa. Resepsionis memakai akun staf di perangkat meja depan, dan semua transaksi tersinkron ke akun pemilik. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro dan Silver Pro.

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• Tempat wisataBaca panduan
• Event & tiketBaca panduan
• Rental alat & perlengkapanBaca panduan
• Laundry kiloanBaca panduan