Salesmaster es una app de punto de venta (POS) para estudios fotográficos, cabinas de autorretrato y videógrafos en Android, iPhone y iPad, Windows y Mac. Cada paquete de sesión es un artículo con variedades por duración y su propio precio, los extras como maquillista o traje típico son complementos, las impresiones y los marcos van en la misma venta, los pedidos que se pagan al recoger se guardan con Guardar pedido, y los costos de fotógrafos, editores, renta y anuncios van en Finanzas para que veas tu ganancia neta real.
Problemas que todo estudio de foto conoce
Si alguno te suena, esta página es para ti.
- 01
Muchos paquetes, todavía más extras
Una sesión familiar de una o dos horas, una persona extra, un traje típico, una maquillista, y luego una impresión de 8 x 10 y un marco. Si se te olvida un extra en la nota, ese dinero ya no regresa.
- 02
Sesión hoy, pago la próxima semana
Los clientes se toman las fotos hoy, las eligen después y recogen las impresiones unos días más tarde. Cuando los detalles viven en chats y en una libreta, es fácil perder de vista quién todavía debe qué.
- 03
Marcos y álbumes, inventario desconocido
El marco de 8 x 10 se acaba justo después de que un cliente lo eligió, mientras los marcos de 16 x 20 se acumulan en la bodega. El inventario por tamaño nunca se cuenta bien.
- 04
Cobros grandes, costos grandes
Un trabajo de evento parece muy rentable, pero está el fotógrafo freelance, el editor, el laboratorio, la renta del estudio, los anuncios en línea y el mantenimiento de las cámaras. Sin gastos registrados, la ganancia es una suposición.
Arma tus paquetes: artículos, categorías y duración de sesión
Empieza con la lista de precios que ya les mandas a tus clientes. En Salesmaster, cada paquete es un artículo del Catálogo: Fotos para credencial y pasaporte, Cabina de autorretrato, Sesión de retrato familiar, Paquete de graduación, Sesión de recién nacido y maternidad, Fotos de producto, Sesión de compromiso, hasta Cobertura de evento foto + video. Agrúpalos en categorías como Sesiones en estudio, Eventos y video, e Impresiones y marcos.
Un paquete con varias opciones solo necesita un artículo con variedades. La Sesión de retrato familiar puede tener una variedad de 1 hora, 10 fotos editadas y otra de 2 horas, 25 fotos editadas, cada una con su propio precio. La Sesión de compromiso puede ser En estudio o En locación. El cajero elige la variedad y el precio correcto entra directo al carrito.
Como cada paquete y variedad tiene un nombre claro, el recibo también es claro para el cliente: qué compró, cuánto duró la sesión y cuántas fotos editadas incluye.
- Paso 1: Abre Catálogo → Categorías y crea categorías como Sesiones en estudio, Eventos y video, e Impresiones y marcos.
- Paso 2: Abre Catálogo → Lista de Artículos y agrega cada paquete con su nombre, unidad (sesión, paquete o foto) y categoría.
- Paso 3: Para los paquetes con duración o lugar a elegir, agrega variedades con su propio precio.
- Paso 4: Revisa los paquetes en la Pantalla de venta contra la lista de precios que mandas a tus clientes.
Personas extra, vestuario y maquillista como complementos
Casi todas las sesiones llevan extras. En lugar de crear un paquete aparte de Sesión familiar + Maquillaje, crea un grupo de complementos llamado Extras con las opciones Persona extra, Traje típico y Maquillista, cada una con su precio adicional. El mismo grupo se puede asignar a varios paquetes a la vez, como Sesión de retrato familiar, Paquete de graduación, Sesión de recién nacido y maternidad y Sesión de compromiso.
Al registrar una sesión, el cajero elige el paquete y marca los extras que usó el cliente. El precio del complemento se suma al total automáticamente y los extras elegidos se imprimen en el recibo. El cliente ve el desglose, y a ti ya no se te olvida cobrar la maquillista.
- Paso 1: Abre el paquete en Catálogo → Lista de Artículos y elige Administrar complementos.
- Paso 2: Crea un grupo Extras con las opciones Persona extra, Traje típico y Maquillista, cada una con su precio adicional.
- Paso 3: Asigna el mismo grupo a los demás paquetes que usan estos extras.
- Paso 4: Haz una venta de prueba en la Pantalla de venta para revisar que los extras se sumen al total.
Impresiones, marcos y álbumes en la misma venta
Los clientes casi nunca pagan solo la sesión. Después de elegir sus fotos, agregan impresiones de 4 x 6, 8 x 10 o 16 x 20, un marco de madera, un fotolibro o una USB con los archivos. Todo puede ir en la misma venta que la sesión, así el cliente recibe un solo recibo por todo.
La Impresión de foto es un artículo de tipo servicio con variedades por tamaño. Los artículos físicos, como el Marco de madera, la USB de 32 GB con archivos y el Álbum de bolsillo, son productos con inventario. Cuando el marco tiene variedades de 8 x 10 y 16 x 20, cada variedad tiene su propio precio, su propio costo de compra y su propio inventario, así sabes exactamente cuántos marcos de 8 x 10 te quedan.
El inventario restante se ve en Catálogo → Inventario. Cuando llegue un pedido de tu proveedor, suma el inventario; si un marco se daña, registra un ajuste de inventario para que la app coincida con el anaquel.
Sesión hoy, pago cuando el cliente recoge
Muchos estudios dejan que el cliente pague al recoger sus impresiones o archivos. Para eso está Guardar pedido. Después de la sesión, pon el paquete, los extras, las impresiones y el marco en el carrito, toca Guardar pedido y ponle un nombre, por ejemplo Familia Andi, sesión, con la nota Paga al recoger las impresiones.
El pedido se va a Pedidos guardados y todavía no cuenta como venta. Cuando el cliente regresa, abre el pedido, agrega ediciones extra si eligió más fotos y completa el cobro. Los pedidos guardados viven en el dispositivo donde se crearon, así que termínalos en ese mismo dispositivo.
Un pedido guardado no es una cuenta de crédito del cliente. Es simplemente un carrito que se guarda hasta que se paga. Si un cliente deja un anticipo al reservar, véndelo en ese momento como un artículo de tipo Servicio llamado Anticipo por el monto recibido. Cuando el cliente paga el resto, el pedido guardado conserva su precio completo y el cajero toca Agregar Deducción por el monto del anticipo, así la caja y los reportes cuadran los dos días.
Transferencias, tarjeta, efectivo y recibos para clientes
Las sesiones de compromiso y las coberturas de eventos normalmente se pagan por transferencia o con tarjeta, mientras que las fotos para credencial y las sesiones de cabina muchas veces se pagan en efectivo. Crea los métodos de pago que aceptas y el cajero solo elige uno. Los reportes muestran un total por cada método, así es fácil comparar las transferencias con tu estado de cuenta.
Salesmaster no se conecta directamente con terminales de tarjeta ni apps de pago; los pagos que cobras con ellas se registran como método de pago. Ya pagado, el recibo se puede imprimir en una impresora térmica Bluetooth o mandar por WhatsApp, correo o un enlace de recibo web con el logo y los colores de tu estudio. Para los clientes de empresa que piden fotos de producto o un video promocional, ese recibo también sirve como comprobante de pago.
El impuesto, si lo cobras, se configura una vez en Cargos / Impuesto y se calcula en cada venta. Un cargo por traslado para trabajos en locación se puede configurar en el mismo lugar.
Clientes que regresan: puntos de fidelidad e historial
Los estudios de foto viven de los clientes que regresan: familias que vienen cada temporada de fiestas, papás que fotografiaron a su recién nacido y regresan para la graduación. Guarda a tus clientes en Clientes con nombre y teléfono, y cada venta queda en su historial.
Activa los Puntos de fidelidad y pon tú las reglas: cuánto hay que gastar para ganar 1 punto, cuánto vale un punto al canjearlo, el mínimo de puntos para canjear y qué parte máxima de la cuenta se puede pagar con puntos. Los puntos se suman solos, y cuando un cliente los quiere usar, el descuento se aplica al instante. Los clientes frecuentes también pueden tener una tarjeta de socio.
Freelancers, laboratorio, renta y anuncios: ganancia neta real
Muchos de los costos de un estudio nunca aparecen en una nota: los honorarios de fotógrafos y editores freelance, las impresiones del laboratorio, los marcos, la renta del estudio, la luz y el internet, los anuncios en línea y el mantenimiento de cámaras y luces. Regístralos todos en Finanzas con categorías como Impresiones y marcos, Fotógrafo y editor, Renta del estudio, Luz e internet, Anuncios en línea y Mantenimiento de equipo.
Cada gasto también registra la billetera de donde salió, como el efectivo del estudio, la cuenta de banco o una billetera digital. Luego el reporte de Finanzas muestra los ingresos menos el costo de la mercancía y los gastos de operación: la ganancia neta de tu estudio este mes. Puedes ver si los anuncios de este mes se pagaron solos con sesiones reservadas.
Reportes mensuales y tus temporadas fuertes
Hay reportes por día, semana, mes y año. Ves los ingresos totales, los descuentos, el impuesto, los métodos de pago y el desglose de ingresos por artículo, así queda claro qué paquetes dejan más: graduaciones, sesiones de compromiso, coberturas de eventos o impresiones y marcos.
Los estudios tienen temporadas muy marcadas: graduaciones, fiestas, fin de año y temporada de bodas. La gráfica diaria del reporte mensual muestra cuándo necesitas otro fotógrafo, cuándo surtir marcos y cuándo lanzar una promoción. Los reportes se exportan a Excel o PDF para tu socio o tu contador.
Empieza con la lista de precios que ya tienes
No necesitas cerrar el estudio para empezar. Instala Salesmaster en el celular, la tablet o la laptop de la recepción, crea una cuenta y captura los paquetes de tu lista de precios con sus variedades y el grupo Extras. Los productos como marcos y álbumes pueden ir después con su inventario inicial.
Las ventas se guardan primero en el dispositivo y se sincronizan cuando vuelve la conexión, así el cobro sigue funcionando en un salón de eventos con poca señal. El modo sin conexión funciona hasta 7 días antes de que la app necesite conectarse para sincronizar. Si un asistente de recepción cobra, agrégalo como personal con su propio dispositivo; las cuentas de personal vienen con Bronce Pro (1 persona) y Plata Pro (2 personas).
Ejemplo de catálogo para un estudio de foto
Usa esta tabla como punto de partida y cambia los nombres y precios por los de tus paquetes.
| Categoría | Artículo | Variedades | Complementos | Tipo de artículo |
|---|---|---|---|---|
| Sesiones en estudio | Fotos para credencial y pasaporte (impresas) | - | - | Servicio |
| Sesiones en estudio | Cabina de autorretrato, 15 min | - | - | Servicio |
| Sesiones en estudio | Sesión de retrato familiar | 1 hora 10 editadas, 2 horas 25 editadas | Persona extra, Traje típico, Maquillista | Servicio |
| Sesiones en estudio | Paquete de graduación | - | Persona extra, Traje típico, Maquillista | Servicio |
| Eventos y video | Sesión de compromiso | En estudio, En locación | Persona extra, Traje típico, Maquillista | Servicio |
| Eventos y video | Cobertura de evento foto + video (4 h) | - | - | Servicio |
| Impresiones y marcos | Impresión de foto | 4 x 6 pulg., 8 x 10 pulg., 16 x 20 pulg. | - | Servicio |
| Impresiones y marcos | Marco de madera | 8 x 10 pulg., 16 x 20 pulg. | - | Producto |
| Impresiones y marcos | USB de 32 GB con archivos | - | - | Producto |
Las sesiones, ediciones e impresiones son artículos de tipo servicio sin inventario. Los marcos, los álbumes de bolsillo y las USB son productos, y cada variedad de tamaño lleva su propio inventario.
Qué plan le queda a tu estudio
Un estudio que atiende a dos o tres clientes al día registra alrededor de 60 transacciones al mes; una cabina de autorretrato o un mostrador de fotos para credencial pueden registrar muchas más.
| Plan | Precio | Ventas / mes | Cuentas de personal | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratis | 30 | Solo el dueño | Para probar el cobro con tus propios paquetes y complementos. |
| Solo Pro | $4.90/mes | 3,000 | Solo el dueño | Fotógrafos independientes y estudios pequeños donde el dueño cobra. |
| Bronze Pro | $6.90/mes | 5,000 | 1 empleado | Estudios con un asistente de recepción en su propio dispositivo. |
| Silver Pro | $9.90/mes | 8,000 | 2 empleados | Estudios con más movimiento y dos personas en dispositivos separados. |
Todos los planes incluyen cobro, catálogo, recibos, reportes y modo sin conexión. Puedes cambiar de plan cuando quieras. Ver precios →
Preguntas frecuentes
- ¿Salesmaster puede agendar las sesiones de fotos?
- No. Salesmaster no tiene agenda de citas. Lleva tu calendario en tu agenda o tu app de chat y registra la sesión al cobrar. Para las sesiones que se pagan después, usa Guardar pedido y pon el día de entrega en el nombre del pedido.
- ¿Cómo registro el anticipo de una sesión de compromiso?
- Salesmaster no registra anticipos ni pagos parciales en una misma venta. Vende el anticipo en ese momento como un artículo de tipo Servicio llamado Anticipo por el monto recibido, y guarda el trabajo como pedido guardado. Cuando el cliente pague, abre el pedido a su precio completo y toca Agregar Deducción por el monto del anticipo antes de cobrar el resto.
- ¿Se puede agregar maquillista o vestuario a un paquete?
- Sí, como complementos. Crea un grupo Extras con Persona extra, Traje típico y Maquillista y asígnalo a los paquetes que los usan. El precio se suma al total y se imprime en el recibo.
- ¿Puedo controlar el inventario de marcos por tamaño?
- Sí. Crea el Marco de madera como producto con variedades de 8 x 10 y 16 x 20. Cada variedad tiene su propio precio, costo de compra e inventario, y el inventario baja con cada venta.
- ¿Los pedidos sin pagar se pueden llevar como crédito del cliente?
- No. Salesmaster no tiene cuentas de crédito para clientes. Guardar pedido conserva el carrito en el dispositivo donde se creó, y solo se vuelve venta cuando se paga.
- ¿Funciona en un salón de eventos sin señal?
- Sí. Las ventas se guardan en el dispositivo y se sincronizan cuando vuelve el internet. El modo sin conexión funciona hasta 7 días antes de que la app necesite conectarse.
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