Salesmaster là app bán hàng (POS) cho studio chụp ảnh, phòng chụp tự sướng và thợ quay phim trên Android, iPhone & iPad, Windows và Mac. Mỗi gói chụp là một mặt hàng với các biến thể theo thời lượng và giá riêng, các khoản thêm như thợ trang điểm hay áo dài là món thêm, ảnh in và khung ảnh tính chung giao dịch, đơn trả tiền lúc lấy được giữ bằng Lưu đơn hàng, còn chi phí thợ chụp, thợ chỉnh ảnh, tiền thuê và quảng cáo đi vào Tài chính để bạn thấy lợi nhuận ròng thực tế.
Những chuyện studio chụp ảnh nào cũng gặp
Nếu bạn thấy quen với những điều dưới đây, trang này dành cho bạn.
- 01
Nhiều gói chụp, còn nhiều khoản thêm hơn
Gói chụp gia đình một tiếng hay hai tiếng, thêm một người, thêm áo dài, thêm thợ trang điểm, rồi một ảnh in 20x25 và một khung ảnh. Quên một khoản thêm trên hóa đơn là mất luôn số tiền đó.
- 02
Chụp hôm nay, tuần sau mới trả
Khách chụp hôm nay, chọn ảnh sau đó, và vài ngày nữa mới lấy ảnh in. Khi thông tin nằm rải rác trong tin nhắn và sổ tay, rất dễ quên ai còn nợ bao nhiêu.
- 03
Khung và album, tồn kho không rõ
Khung 20x25 hết ngay sau khi khách vừa chọn, còn khung 40x50 thì chất đống phía sau. Tồn kho theo kích thước chẳng bao giờ được đếm đàng hoàng.
- 04
Hóa đơn lớn, chi phí cũng lớn
Một show sự kiện trông có vẻ hời, nhưng còn thợ chụp tự do, thợ chỉnh ảnh, tiệm in ảnh, tiền thuê studio, quảng cáo online và bảo dưỡng máy ảnh. Không ghi chi phí thì lợi nhuận chỉ là đoán.
Xây dựng các gói chụp: mặt hàng, nhóm hàng và thời lượng
Bắt đầu từ bảng giá bạn vẫn gửi cho khách. Trong Salesmaster, mỗi gói là một mặt hàng trong menu Danh mục: Ảnh thẻ & hộ chiếu, Phòng chụp tự sướng, Chụp ảnh gia đình, Gói chụp kỷ yếu, Chụp ảnh bé sơ sinh & bầu, Chụp ảnh sản phẩm, Chụp ảnh đính hôn, cho đến Chụp ảnh + quay phim sự kiện. Chia chúng thành các nhóm hàng như Chụp tại studio, Sự kiện & quay phim, và In ảnh & khung.
Gói có nhiều lựa chọn chỉ cần một mặt hàng với các biến thể. Chụp ảnh gia đình có thể có biến thể 1 tiếng, 10 ảnh chỉnh và biến thể 2 tiếng, 25 ảnh chỉnh, mỗi biến thể một giá. Chụp ảnh đính hôn có thể có Tại studio và Ngoại cảnh. Thu ngân chọn biến thể là đúng giá vào giỏ ngay.
Vì mỗi gói và biến thể đều có tên rõ ràng, hóa đơn cũng rõ ràng với khách: họ đã mua gì, buổi chụp dài bao lâu, và có bao nhiêu ảnh chỉnh sửa.
- Bước 1: Mở Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm như Chụp tại studio, Sự kiện & quay phim, và In ảnh & khung.
- Bước 2: Mở Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng gói với tên, đơn vị (buổi, gói hoặc ảnh) và nhóm hàng.
- Bước 3: Với các gói có lựa chọn thời lượng hoặc địa điểm, thêm biến thể có giá riêng.
- Bước 4: Đối chiếu các gói trên màn hình Bán hàng với bảng giá bạn gửi khách.
Thêm người, trang phục và thợ trang điểm là món thêm
Gần như buổi chụp nào cũng có khoản thêm. Thay vì tạo riêng gói Chụp gia đình + Trang điểm, hãy tạo một nhóm món thêm tên Dịch vụ thêm với các lựa chọn Thêm người, Áo dài và Thợ trang điểm, mỗi lựa chọn một giá thêm. Cùng một nhóm có thể gắn vào nhiều gói một lúc, như Chụp ảnh gia đình, Gói chụp kỷ yếu, Chụp ảnh bé sơ sinh & bầu và Chụp ảnh đính hôn.
Khi ghi một buổi chụp, thu ngân chọn gói và đánh dấu các khoản thêm khách đã dùng. Giá món thêm tự cộng vào tổng và các khoản đã chọn được in trên hóa đơn. Khách thấy rõ từng khoản, còn bạn không bao giờ quên tính tiền thợ trang điểm nữa.
- Bước 1: Mở gói trong Danh mục → Danh sách mặt hàng và chọn Quản lý món thêm.
- Bước 2: Tạo nhóm Dịch vụ thêm với các lựa chọn Thêm người, Áo dài và Thợ trang điểm, mỗi lựa chọn một giá thêm.
- Bước 3: Gắn cùng nhóm đó vào các gói khác có dùng những khoản thêm này.
- Bước 4: Thử một giao dịch trên màn hình Bán hàng để kiểm tra khoản thêm được cộng vào tổng.
Ảnh in, khung và album trên cùng giao dịch
Khách hiếm khi chỉ trả tiền buổi chụp. Sau khi chọn ảnh, họ thêm ảnh in 10x15, 20x25 hay 40x50, một khung gỗ, một photobook hay một USB chứa file. Tất cả có thể tính chung giao dịch với buổi chụp, để khách nhận một hóa đơn cho mọi thứ.
In ảnh là mặt hàng dịch vụ có biến thể theo kích thước. Hàng hữu hình như Khung ảnh gỗ, USB 32 GB kèm file và Album bỏ túi là sản phẩm có tồn kho. Khi khung có biến thể 20x25 và 40x50, mỗi biến thể có giá bán, giá nhập và tồn kho riêng, nên bạn biết chính xác còn bao nhiêu khung 20x25.
Tồn kho còn lại hiện trong Danh mục → Tồn kho. Khi nhà cung cấp giao hàng, cộng tồn kho; nếu khung bị hỏng, ghi một lần điều chỉnh tồn kho để app khớp với kệ.
Chụp hôm nay, trả tiền khi khách đến lấy
Nhiều studio cho khách trả tiền khi đến lấy ảnh in hay file. Lưu đơn hàng sinh ra để làm việc đó. Sau buổi chụp, cho gói chụp, khoản thêm, ảnh in và khung vào giỏ, chạm Lưu đơn hàng và đặt tên, ví dụ Gia đình anh Bình, buổi chụp, kèm ghi chú Trả tiền khi có ảnh in.
Đơn vào Đơn hàng đã lưu và chưa được tính là giao dịch bán. Khi khách quay lại, mở đơn, thêm ảnh chỉnh sửa nếu khách chọn thêm ảnh, rồi hoàn tất thanh toán. Đơn hàng đã lưu nằm trên thiết bị đã tạo ra nó, nên hãy chốt đơn trên cùng thiết bị.
Đơn hàng đã lưu không phải là sổ ghi nợ khách. Đó chỉ là một giỏ hàng được giữ lại cho đến khi thanh toán. Nếu khách đặt cọc lúc đặt lịch, hãy bán ngay một mặt hàng Dịch vụ riêng tên Tiền cọc với số tiền đã nhận. Khi khách trả phần còn lại, đơn đã lưu vẫn giữ nguyên giá và thu ngân chạm Thêm khấu trừ cho số tiền cọc, để két tiền và báo cáo khớp ở cả hai ngày.
Chuyển khoản, thẻ, tiền mặt và hóa đơn cho khách
Chụp đính hôn và quay chụp sự kiện thường trả bằng chuyển khoản hoặc thẻ, còn ảnh thẻ và phòng chụp tự sướng thường trả tiền mặt. Tạo các phương thức thanh toán bạn nhận và thu ngân chỉ cần chọn. Báo cáo cho thấy tổng của từng phương thức, nên dễ đối chiếu tiền chuyển khoản với sao kê ngân hàng.
Salesmaster không kết nối trực tiếp với máy quẹt thẻ hay app thanh toán; các khoản thu qua đó được ghi như một phương thức thanh toán. Sau khi thanh toán, hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth hoặc gửi qua WhatsApp, email hay đường link hóa đơn web có logo và màu sắc của studio. Với khách doanh nghiệp đặt chụp sản phẩm hay video quảng cáo, hóa đơn đó cũng là chứng từ thanh toán.
Thuế, nếu bạn có thu, chỉ cần đặt một lần trong Phí hoặc Thuế và được tính trên mọi giao dịch. Phí di chuyển cho các show chụp ngoại cảnh cũng có thể đặt ở cùng chỗ đó.
Khách quay lại: điểm thưởng và lịch sử
Studio sống nhờ khách quay lại: những gia đình mùa Tết nào cũng đến chụp, những phụ huynh từng chụp ảnh bé sơ sinh rồi quay lại chụp kỷ yếu. Lưu khách vào Khách hàng với tên và số điện thoại, và mọi giao dịch sẽ vào lịch sử của họ.
Bật Điểm thưởng và tự đặt quy tắc: chi bao nhiêu được 1 điểm, một điểm trị giá bao nhiêu khi đổi, số điểm tối thiểu để đổi và tỷ lệ tối đa của hóa đơn được trừ bằng điểm. Điểm được cộng tự động, và khi khách muốn dùng, giảm giá được áp ngay. Khách quen còn có thể nhận Thẻ thành viên.
Thợ tự do, tiệm in, tiền thuê và quảng cáo: lợi nhuận ròng thực tế
Nhiều chi phí của studio không bao giờ hiện trên hóa đơn: tiền công thợ chụp và thợ chỉnh ảnh tự do, tiền in ở tiệm in ảnh, khung ảnh, tiền thuê studio, điện và internet, quảng cáo online, và bảo dưỡng máy ảnh, đèn. Hãy ghi tất cả trong Tài chính với các danh mục như In ảnh & khung, Thợ chụp & chỉnh ảnh, Thuê studio, Điện & internet, Quảng cáo online và Bảo dưỡng thiết bị.
Mỗi khoản chi cũng ghi ví đã dùng để trả, như tiền mặt tại quầy, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử. Báo cáo Tài chính khi đó cho thấy doanh thu trừ giá vốn hàng bán và chi phí vận hành: đó là lợi nhuận ròng của studio trong tháng. Bạn thấy được quảng cáo tháng này có mang về đủ lịch chụp để bù chi phí hay không.
Báo cáo tháng và mùa cao điểm
Báo cáo xem được theo ngày, tuần, tháng và năm. Bạn thấy tổng doanh thu, giảm giá, thuế, phương thức thanh toán và doanh thu chia theo mặt hàng, nên biết rõ gói nào mang về nhiều nhất: kỷ yếu, chụp đính hôn, quay chụp sự kiện hay ảnh in và khung.
Studio có mùa rất rõ: mùa kỷ yếu, mùa Tết, cuối năm và mùa cưới. Biểu đồ theo ngày trong báo cáo tháng cho thấy lúc nào cần thêm thợ chụp, lúc nào nên nhập thêm khung và lúc nào nên chạy khuyến mãi. Báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF cho người góp vốn hay kế toán.
Bắt đầu từ bảng giá bạn đã có
Bạn không cần đóng cửa studio để bắt đầu. Cài Salesmaster trên điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop ở quầy lễ tân, tạo tài khoản, và nhập các gói trong bảng giá cùng biến thể và nhóm Dịch vụ thêm. Các sản phẩm như khung và album có thể thêm sau kèm tồn kho ban đầu.
Giao dịch được lưu trên thiết bị trước và đồng bộ khi có mạng lại, nên quầy thanh toán vẫn chạy ở địa điểm sự kiện sóng yếu. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày trước khi app cần kết nối để đồng bộ. Nếu có nhân viên lễ tân thu tiền, hãy thêm họ làm nhân viên với thiết bị riêng; tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).
Ví dụ danh mục của studio chụp ảnh
Dùng bảng này làm điểm bắt đầu, rồi thay tên và giá bằng các gói của bạn.
| Nhóm hàng | Mặt hàng | Biến thể | Món thêm | Loại mặt hàng |
|---|---|---|---|---|
| Chụp tại studio | Ảnh thẻ & hộ chiếu (đã in) | - | - | Dịch vụ |
| Chụp tại studio | Phòng chụp tự sướng, 15 phút | - | - | Dịch vụ |
| Chụp tại studio | Chụp ảnh gia đình | 1 tiếng 10 ảnh chỉnh, 2 tiếng 25 ảnh chỉnh | Thêm người, Áo dài, Thợ trang điểm | Dịch vụ |
| Chụp tại studio | Gói chụp kỷ yếu | - | Thêm người, Áo dài, Thợ trang điểm | Dịch vụ |
| Sự kiện & quay phim | Chụp ảnh đính hôn | Tại studio, Ngoại cảnh | Thêm người, Áo dài, Thợ trang điểm | Dịch vụ |
| Sự kiện & quay phim | Chụp ảnh + quay phim sự kiện (4 tiếng) | - | - | Dịch vụ |
| In ảnh & khung | In ảnh | 10x15 cm, 20x25 cm, 40x50 cm | - | Dịch vụ |
| In ảnh & khung | Khung ảnh gỗ | 20x25 cm, 40x50 cm | - | Sản phẩm |
| In ảnh & khung | USB 32 GB kèm file ảnh | - | - | Sản phẩm |
Buổi chụp, chỉnh ảnh và in ảnh là mặt hàng dịch vụ không có tồn kho. Khung ảnh, album bỏ túi và USB là sản phẩm, và mỗi biến thể kích thước giữ tồn kho riêng.
Gói nào hợp với studio của bạn
Một studio phục vụ hai ba khách mỗi ngày sẽ có chừng 60 giao dịch mỗi tháng; phòng chụp tự sướng hay quầy chụp ảnh thẻ có thể nhiều hơn rất nhiều.
| Gói | Giá | Giao dịch / tháng | Tài khoản nhân viên | Phù hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Free | Miễn phí | 30 | Chỉ chủ cửa hàng | Để thử quy trình thanh toán với gói chụp và món thêm của chính bạn. |
| Solo Pro | $4.90/tháng | 3,000 | Chỉ chủ cửa hàng | Thợ chụp làm một mình và studio nhỏ do chủ tự thu tiền. |
| Bronze Pro | $6.90/tháng | 5,000 | 1 nhân viên | Studio có một nhân viên lễ tân dùng thiết bị riêng. |
| Silver Pro | $9.90/tháng | 8,000 | 2 nhân viên | Studio đông khách hơn với hai nhân viên trên hai thiết bị riêng. |
Gói nào cũng có thanh toán, danh mục hàng, hóa đơn, báo cáo và chế độ offline. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →
Câu hỏi thường gặp
- Salesmaster có xếp lịch đặt chụp không?
- Không. Salesmaster không có lịch đặt chỗ. Hãy giữ lịch trong app lịch hoặc app nhắn tin và ghi buổi chụp lúc thanh toán. Với buổi chụp trả tiền sau, dùng Lưu đơn hàng và ghi ngày lấy vào tên đơn.
- Tôi ghi tiền cọc chụp đính hôn thế nào?
- Salesmaster không ghi tiền cọc hay trả một phần trên một giao dịch. Hãy bán ngay khoản cọc dưới dạng một mặt hàng Dịch vụ riêng tên Tiền cọc với số tiền đã nhận, và giữ show chụp dưới dạng đơn hàng đã lưu. Khi khách thanh toán, mở đơn với giá đầy đủ và chạm Thêm khấu trừ cho số tiền cọc trước khi thu phần còn lại.
- Có thêm thợ trang điểm hay trang phục vào gói chụp được không?
- Được, dưới dạng món thêm. Tạo nhóm Dịch vụ thêm với Thêm người, Áo dài và Thợ trang điểm rồi gắn vào các gói có dùng. Giá được cộng vào tổng và in trên hóa đơn.
- Tôi có theo dõi tồn kho khung ảnh theo kích thước được không?
- Được. Tạo Khung ảnh gỗ là sản phẩm có biến thể 20x25 và 40x50. Mỗi biến thể có giá bán, giá nhập và tồn kho riêng, và tồn kho được trừ sau mỗi lần bán.
- Đơn chưa thanh toán có giữ như khoản nợ của khách được không?
- Không. Salesmaster không có sổ ghi nợ khách hàng. Lưu đơn hàng giữ giỏ hàng trên thiết bị đã tạo ra nó, và chỉ thành giao dịch bán khi đã thanh toán.
- App có chạy ở địa điểm sự kiện không có sóng không?
- Có. Giao dịch được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có internet lại. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày trước khi app cần kết nối.
Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →
