App POS cho sự kiện & bán vé

Những nỗi khổ đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng biết

Nếu bạn thấy mình trong những chuyện dưới đây, trang này dành cho bạn.

• 01

  Cảnh chen chúc khi mở cổng

  Hàng trăm người đến trong giờ đầu tiên. Thu ngân vừa đếm tiền thối, vừa ghi giấy, vừa tra giá vé trẻ em hay vé VIP trong khi hàng người cứ dài thêm.

• 02

  Mất sóng đúng lúc đông nhất

  Bãi đất trống, hội trường hay bãi biển hiếm khi có sóng mạnh, và càng tệ hơn khi đám đông kéo đến. Máy tính tiền bắt buộc phải online sẽ ngừng bán đúng lúc bạn cần nó nhất.

• 03

  Hết hàng đúng size ai cũng muốn

  Size L bán hết ngay ngày đầu trong khi size XXL tồn đống. Không có tồn kho theo size, bạn chỉ biết khi fan đã bỏ đi, và đợt in tiếp theo thì đặt theo cảm tính.

• 04

  Bán vé tốt, lợi nhuận mù mờ

  Tiền vé trông thì nhiều, nhưng vẫn phải trả tiền địa điểm, âm thanh, ánh sáng, bảo vệ, giấy phép và ê-kíp. Không ghi chép chi phí, lợi nhuận sự kiện chỉ là đoán.

Thiết lập vé thành mặt hàng với nhiều mức giá

Trong Salesmaster, mỗi loại vé là một mặt hàng trong menu Danh mục. Vé một ngày với ba mức giá không cần ba mặt hàng: hãy tạo một mặt hàng Vé một ngày với các biến thể Mua trước, Thường và Tại cổng. Thu ngân chọn biến thể là giá tự theo. Vé hai ngày, vé VIP và vé trẻ em có thể là mặt hàng riêng, vì quyền lợi đi kèm khác nhau.

Dịch vụ tại cổng cũng là mặt hàng: gửi xe với biến thể Xe máy và Ô tô, gửi đồ hoặc tủ khóa, và vé vào lại nếu bạn có. Vé và các dịch vụ như vậy được tạo thành mặt hàng Dịch vụ không có tồn kho, vì bạn bán quyền vào cửa, không phải hàng hóa.

Chia tất cả theo nhóm hàng như Vé & cổng, Merch, và Đồ ăn & thức uống. Thu ngân ở cổng mở nhóm vé, quầy merch mở nhóm merch. Menu Danh mục được đồng bộ sang thiết bị của cả đội, nên giá bạn sửa tối hôm trước chính là giá dùng tại sự kiện.

1. 1Bước 1: Mở Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm Vé & cổng, Merch, và Đồ ăn & thức uống.
2. 2Bước 2: Mở Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm mặt hàng Vé một ngày vào nhóm Vé & cổng.
3. 3Bước 3: Thêm các biến thể Mua trước, Thường và Tại cổng, mỗi biến thể một giá.
4. 4Bước 4: Thêm các mặt hàng khác như VIP, Trẻ em, Gửi xe và Tủ khóa, rồi kiểm tra chúng hiện ra thế nào trên màn hình Bán hàng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Bán vé thật nhanh tại cổng

Khi mở cổng, tốc độ là tất cả. Trên màn hình Bán hàng, thu ngân chạm Vé một ngày, chọn Tại cổng, tăng số lượng cho nhóm năm người, rồi chọn phương thức thanh toán. Không phải thuộc lòng giá, không phải nhẩm tiền thối.

Bạn tự tạo các phương thức thanh toán, đúng với những gì bạn nhận tại sự kiện: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, quét mã QR hoặc ví điện tử. Salesmaster không kết nối với máy cà thẻ hay đơn vị thanh toán, nên thanh toán thẻ và QR được ghi bằng phương thức thanh toán tương ứng khi tiền đã vào. Báo cáo cho thấy bao nhiêu tiền đã vào qua từng phương thức, nên sau sự kiện rất dễ đối chiếu két tiền với sao kê ngân hàng.

Làm bằng chứng mua hàng, hóa đơn có thể in ra máy in nhiệt Bluetooth hoặc gửi qua WhatsApp, email hay đường link hóa đơn web. Lưu ý Salesmaster là app bán hàng, không phải hệ thống vé điện tử: app không quét hay xác thực vé QR ở lối vào. Nhiều đơn vị tổ chức phát vòng tay hoặc đóng dấu lên tay khách sau khi thanh toán xong.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Merch với tồn kho theo size

Merch là hàng hóa thật, nên được tạo thành sản phẩm có tồn kho. Áo thun lễ hội là một mặt hàng với các biến thể size như S / M, L / XL và XXL. Mỗi biến thể có giá bán, giá vốn và tồn kho riêng, nên size XXL tốn tiền in hơn có thể bán giá cao hơn, và bạn luôn biết còn những size nào.

Nón, túi tote, dây đeo thẻ và bộ sticker là sản phẩm bình thường có tồn kho riêng. Nhập tồn kho ban đầu khi hàng từ xưởng in về. Mỗi đơn bán trừ tồn kho của biến thể được chọn, và cuối ngày đầu tiên bạn thấy size nào bán chạy để quyết định có mang thêm hàng từ kho ra không.

Nếu merch có mã vạch, thu ngân có thể quét để thêm vào giỏ hàng.

1. 1Bước 1: Mở Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm Áo thun lễ hội làm sản phẩm có tồn kho.
2. 2Bước 2: Thêm các biến thể size, mỗi biến thể có giá bán và giá vốn riêng.
3. 3Bước 3: Mở Danh mục → Tồn kho → Tồn kho và nhập tồn kho ban đầu cho từng size.
4. 4Bước 4: Cuối mỗi ngày, kiểm tra tồn kho theo biến thể trước khi bổ sung hàng ra quầy.

Quầy đồ ăn thức uống với nguyên liệu trừ kho theo công thức

Nếu bạn tự mở quầy đồ ăn thức uống, các món như trà chanh ly lớn, cà phê sữa đá và xúc xích nướng là mặt hàng Món pha chế có công thức. Bạn nhập nguyên liệu một lần, như trà túi lọc, đường tính theo gram, đá và ly, rồi nhập mỗi phần dùng bao nhiêu.

Mỗi ly bán ra sẽ trừ nguyên liệu khỏi kho, kể cả ly. Giữa sự kiện, bạn có thể xem còn bao nhiêu đá hay bao nhiêu cây xúc xích và cử người đi mua thêm trước khi hết. Đồ uống đóng gói như nước suối chai là sản phẩm bình thường có tồn kho riêng.

Vì giá nhập đã được ghi, Salesmaster tự tính giá vốn của từng phần.

1. 1Bước 1: Bật Món pha chế, rồi mở Danh mục → Tồn kho → Nguyên liệu.
2. 2Bước 2: Thêm nguyên liệu như trà túi lọc, đường, đá và ly, kèm tồn kho ban đầu và giá nhập.
3. 3Bước 3: Tạo Trà chanh ly lớn làm mặt hàng Món pha chế và điền công thức cho mỗi ly.
4. 4Bước 4: Mỗi lần ê-kíp mua thêm vật tư, ghi lại khoản mua để tồn kho và giá vốn luôn chính xác.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Vẫn bán được khi mất sóng

Địa điểm sự kiện thường xa vùng phủ sóng ổn định, và hàng nghìn chiếc điện thoại cùng dùng một mạng càng làm nó chậm hơn. Trong Salesmaster, mọi đơn bán được lưu trên thiết bị trước và gửi lên đám mây khi có kết nối trở lại. Thu ngân ở cổng không bao giờ phải đợi sóng mới bán được vé.

Chế độ offline hoạt động tối đa 7 ngày. Sau đó, app cần kết nối một chút để đồng bộ và xác minh tài khoản. Với sự kiện kéo dài một đến ba ngày, vậy là quá đủ. Hãy đảm bảo mọi thiết bị đã đăng nhập và menu Danh mục đã đồng bộ trước khi đến địa điểm, vì lần đồng bộ đầu tiên cần internet.

Sau sự kiện, kết nối các thiết bị với Wi-Fi hoặc dữ liệu di động. Mọi đơn bán từ cổng, quầy merch và quầy đồ ăn đều về tài khoản của bạn, và báo cáo đầy đủ của sự kiện hiện ra trên thiết bị của chủ.

Thu ngân trong ê-kíp và thiết bị riêng

Mỗi tài khoản Salesmaster chỉ đăng nhập trên một thiết bị tại một thời điểm. Vì vậy nếu bạn có nhiều điểm bán, như cổng bán vé và quầy merch, thành viên ê-kíp trên các thiết bị khác sẽ dùng tài khoản nhân viên. Thêm thành viên ê-kíp làm nhân viên với vai trò của họ, rồi đăng ký thiết bị của họ. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN, và bạn quyết định họ được xem và sửa những gì. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro và Silver Pro.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Ghi chi phí sự kiện và xem lợi nhuận ròng

Lợi nhuận sự kiện chỉ hiện ra khi chi phí đã được ghi. Trong Tài chính, ghi các khoản chi theo danh mục phù hợp với sự kiện: địa điểm và âm thanh, thù lao ê-kíp, bảo vệ, quảng bá, giấy phép, và tiền hàng merch, đồ ăn. Mỗi khoản chi ghi rõ ví đã chi, như két tiền mặt, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử, để bạn biết tiền đã đi đâu.

Tiền cọc trả cho địa điểm hay đơn vị âm thanh chỉ cần ghi thành một khoản chi khi bạn trả, kèm chữ “đặt cọc” trong ghi chú. Salesmaster không theo dõi số tiền bạn còn nợ nhà cung cấp hay tiền cọc được hoàn lại, nên hãy ghi số còn phải trả vào ghi chú khoản chi và ghi khoản thanh toán cuối khi bạn trả.

Khi đó báo cáo Tài chính hiển thị doanh thu trừ giá vốn hàng bán và chi phí hoạt động: chính là lợi nhuận ròng. Thuế bán hàng bạn thu, được cài trong Phí hoặc Thuế, hiển thị riêng và không tính vào lợi nhuận.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Báo cáo theo ngày sự kiện và hàng bán chạy

Báo cáo có theo ngày, tuần, tháng và năm. Với lễ hội hai ngày, hãy mở báo cáo ngày cho từng ngày và so sánh: bán được bao nhiêu vé tại cổng, bao nhiêu vé mua trước, và cổng đông nhất vào giờ nào. Bạn cũng xem được doanh thu gộp và doanh thu thuần, giảm giá, thuế, và tiền vào theo từng phương thức thanh toán.

Doanh thu chia theo mặt hàng cho thấy thứ gì mang về nhiều tiền nhất: vé thường, vé VIP, áo thun hay cà phê sữa đá.

Báo cáo có thể xuất ra Excel hoặc PDF để gửi cho nhà tài trợ, đơn vị đồng tổ chức, hoặc địa điểm chia doanh thu với bạn.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Chuẩn bị trước ngày sự kiện

Thiết lập mọi thứ vài ngày trước sự kiện, khi bạn vẫn còn internet tốt. Cài Salesmaster, tạo tài khoản, và nhập menu Danh mục trên laptop cho nhanh: vé cùng biến thể, gửi xe, tủ khóa, merch có tồn kho theo size, và đồ ăn thức uống có công thức. Tạo các phương thức thanh toán bạn sẽ nhận, và cài thuế bán hàng nếu sự kiện của bạn có thu.

Thêm ê-kíp làm nhân viên, đăng ký thiết bị của họ, và chạy thử vài ngày trước: bán một vé, một áo thun và một ly nước trên mỗi thiết bị. Vì báo cáo xem theo ngày, lần chạy thử không lẫn với doanh thu ngày sự kiện. Kết nối máy in nhiệt Bluetooth nếu bạn in hóa đơn.

Đến ngày, chỉ việc bán. Sau đó, kết nối mọi thiết bị với internet để đơn bán được đồng bộ, ghi các chi phí còn lại vào Tài chính, và mở báo cáo để xem lợi nhuận của sự kiện. Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng trên WhatsApp nếu bạn cần giúp thiết lập menu Danh mục.

Ví dụ menu Danh mục cho sự kiện

Dùng bảng này làm điểm khởi đầu và thay tên, giá bằng vé và merch của riêng bạn.

Vé và dịch vụ tại cổng là mặt hàng Dịch vụ không có tồn kho. Nếu số vé có giới hạn, hãy theo dõi số vé đã bán trong báo cáo ngày trong suốt sự kiện.

Gói nào phù hợp với sự kiện của bạn

Ước tính số đơn trên mọi điểm bán. Một lễ hội hai ngày có cổng bán vé, quầy merch và quầy đồ ăn có thể ghi nhận khoảng 1.400 giao dịch trong tháng diễn ra sự kiện.

Gói nào cũng có tính tiền, menu Danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ offline. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Salesmaster có quét vé QR ở lối vào được không?

Không. Salesmaster là app bán hàng để bán vé tại chỗ, không phải hệ thống xác thực vé điện tử. Khi khách đã thanh toán, hãy phát vòng tay hoặc đóng dấu, và in hoặc gửi hóa đơn làm bằng chứng mua hàng.

Cổng vẫn bán vé được khi không có internet chứ?

Được. Đơn bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có kết nối trở lại. Chế độ offline hoạt động tối đa 7 ngày. Hãy đảm bảo các thiết bị đã đăng nhập và menu Danh mục đã đồng bộ trước sự kiện, vì lần đồng bộ đầu tiên cần internet.

Tôi có đặt giá khác nhau cho vé mua trước, vé thường và vé tại cổng được không?

Được. Tạo một mặt hàng vé với các biến thể Mua trước, Thường và Tại cổng, mỗi biến thể một giá. Thu ngân chọn biến thể, và báo cáo cho thấy doanh số của từng loại.

Salesmaster có theo dõi tồn kho áo thun theo size được không?

Được. Tạo áo thun thành sản phẩm có biến thể size. Mỗi biến thể có giá bán, giá vốn và tồn kho riêng, và mỗi đơn bán trừ tồn kho của size đã chọn.

Nhiều thu ngân có bán cùng lúc ở cổng và quầy merch được không?

Được, với tài khoản nhân viên. Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một thiết bị tại một thời điểm, nên ê-kíp trên các thiết bị khác dùng tài khoản nhân viên với mã PIN. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro và Silver Pro, và mọi đơn bán đều về tài khoản của chủ.

Tôi có ghi tiền cọc tủ khóa được không?

Salesmaster không theo dõi tiền cọc được hoàn lại. Nếu bạn có nhận cọc, hãy ghi vào ghi chú đơn bán, hoặc thu phí tủ khóa không kèm cọc để két tiền luôn khớp với doanh thu.

Làm sao để xem lợi nhuận của một sự kiện?

Ghi mọi chi phí sự kiện vào Tài chính, như địa điểm, âm thanh, ê-kíp, bảo vệ và giấy phép. Báo cáo Tài chính hiển thị doanh thu trừ giá vốn hàng bán và chi phí, chính là lợi nhuận ròng, và có thể xuất ra Excel hoặc PDF.

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Nhà nghỉ & điểm du lịchĐọc hướng dẫn
• Dịch vụ cho thuêĐọc hướng dẫn
• Studio ảnh & quay phimĐọc hướng dẫn
• Tiệm in ấn & photocopyĐọc hướng dẫn