Salesmaster là app bán hàng (POS) cho tiệm in ấn và photocopy trên Android, iPhone & iPad, Windows và Mac. Mỗi dịch vụ in là một mặt hàng có đơn vị riêng (mét vuông, tờ, hộp hoặc xấp), chất liệu và in một mặt hay hai mặt là biến thể, còn thiết kế, gia công và làm gấp là món thêm. Đơn in trước trả sau được giữ bằng Lưu đơn hàng, văn phòng phẩm bán với tồn kho riêng, và Tài chính cho thấy lợi nhuận ròng khi đã ghi chi phí mực, vật liệu in và bảo trì máy.
Những chuyện tiệm in nào cũng gặp
Nếu những chuyện này xảy ra ở quầy của bạn, trang này dành cho bạn.
- 01
Mỗi đơn một giá
Bạt thường hay bạt dày, có cán màng hay không, danh thiếp một mặt hay hai mặt. Khi giá nằm trong đầu thợ in, cùng một khách có thể trả hai giá khác nhau vào hai ngày khác nhau.
- 02
Công thiết kế và gia công bị bỏ sót
Thợ dàn trang file, đóng khoen, may túi luồn ống, rồi giao bạt với đúng giá in. Phần việc thêm cứ thế đi ra cửa miễn phí.
- 03
Đơn chờ lấy, phiếu thất lạc
Bạt của một công ty hẹn mai giao, luận văn của sinh viên cần đóng cuốn trước 4 giờ chiều. Đơn chưa thanh toán ghi trên giấy nhớ, và khi khách đến thì không ai tìm thấy phiếu.
- 04
Mực và vật liệu đắt, lợi nhuận chỉ là đoán
Cuộn bạt, mực eco-solvent, giấy in danh thiếp và tiền bảo trì máy tốn rất nhiều tiền. Doanh thu trông khá, nhưng không ghi chi phí thì bạn không biết thật sự còn lại bao nhiêu.
Xây dựng danh mục với đúng đơn vị tính
Tiệm in bán những thứ được đo theo rất nhiều cách khác nhau. Bạt và decal tính giá theo mét vuông, poster theo tờ, danh thiếp theo hộp 100 cái, tờ rơi và thiệp mời theo xấp, đóng cuốn theo cuốn. Trong Salesmaster, mỗi dịch vụ là một mặt hàng trong menu Danh mục với đơn vị riêng. Thu ngân chỉ cần nhập số lượng, như 6 mét vuông bạt hay 2 hộp danh thiếp, là ra tổng tiền.
Chia mặt hàng thành các nhóm hàng như In khổ lớn, In & photo, Gia công và Văn phòng phẩm. Thợ in khi đó tìm thấy mọi thứ chỉ trong một hai chạm trên màn hình Bán hàng, kể cả khi có ba khách đang chờ ở quầy.
Với bạt kích thước tùy chỉnh, hãy tính diện tích trước rồi làm tròn lên mét vuông chẵn tiếp theo, vì số lượng trong giỏ là số nguyên: bạt 3 x 1 mét là 3 mét vuông, còn bạt 1,5 x 1,5 mét tính là 3. Những kích thước tiêu chuẩn hay được đặt, như standee chữ X kèm chân hay standee cuốn, nên tạo thành mặt hàng riêng có giá cố định, để không ai phải tính toán mỗi lần.
- Bước 1: Mở Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm In khổ lớn, In & photo, Gia công và Văn phòng phẩm.
- Bước 2: Mở Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng dịch vụ với tên, đơn vị (mét vuông, tờ, hộp, xấp, cuốn) và giá.
- Bước 3: Thêm các kích thước tiêu chuẩn như standee chữ X và standee cuốn dưới dạng mặt hàng có giá theo cái.
- Bước 4: Thử một giao dịch trên màn hình Bán hàng để kiểm tra đơn vị và tổng tiền đã đúng.
Chất liệu, số mặt in và màu là biến thể
Ít đơn in nào chỉ có một giá. Bạt có thể là bạt thường, bạt dày hoặc vải. Danh thiếp có thể in một mặt, hai mặt, hoặc hai mặt cán màng mờ. In tài liệu thì khác giá giữa trắng đen và in màu. Trong Salesmaster, những lựa chọn như vậy là biến thể của một mặt hàng, mỗi biến thể một giá.
Thu ngân chọn biến thể là giá tự hiện theo. Danh sách mặt hàng gọn và dễ tìm, và thợ nào cũng tính cùng một giá cho cùng một việc.
Cần biết: Salesmaster không tự giảm giá theo số lượng. Nếu bạn có giá cho đơn số lượng lớn, hãy tạo thành một biến thể riêng, ví dụ “Photocopy – trên 100 trang”, và thợ in chọn khi đơn đủ điều kiện. Hoặc giảm giá qua Khoản khấu trừ.
Thiết kế, gia công và thời gian giao là món thêm
Phần lớn thu nhập của tiệm in đến từ các khoản thêm. Khách đến mà không có file và cần dàn trang. Tấm bạt cần đóng khoen hay may túi luồn ống. Một hộp danh thiếp cần lấy trong ba tiếng. Tất cả đều hợp làm món thêm, để lần nào được chọn cũng được tính tiền.
Tạo nhóm Thiết kế với File của khách (miễn phí), Dàn trang đơn giản và Thiết kế trọn gói, giới hạn chọn một. Tạo nhóm Gia công bạt với Đóng khoen và May túi luồn ống, có thể chọn cả hai. Rồi thêm nhóm Thời gian giao với Lấy ngày mai và Làm gấp 3 tiếng.
Một nhóm món thêm có thể gắn vào nhiều mặt hàng. Chẳng hạn nhóm Thiết kế gắn cùng lúc vào bạt, decal, danh thiếp, tờ rơi, thiệp mời và poster. Món thêm được quản lý ngay từ mặt hàng, trong Quản lý món thêm.
- Bước 1: Mở In bạt hiflex trong Danh mục → Danh sách mặt hàng và chọn Quản lý món thêm.
- Bước 2: Tạo nhóm Thiết kế với File của khách, Dàn trang đơn giản và Thiết kế trọn gói, cho phép chọn một.
- Bước 3: Tạo nhóm Gia công bạt với Đóng khoen và May túi luồn ống kèm giá.
- Bước 4: Tạo nhóm Thời gian giao với Lấy ngày mai và Làm gấp 3 tiếng, rồi gắn vào các mặt hàng khác có áp dụng.
In trước, trả tiền lúc lấy
Có những đơn trả tiền ngay, như photocopy hay in vài trang khi khách đứng chờ. Có những đơn phải làm trước: bạt cho sự kiện của công ty, ba cuốn luận văn đóng bìa, thiệp cưới. Với những đơn này, hãy dùng Lưu đơn hàng. Cho mọi thứ vào giỏ, rồi lưu dưới một cái tên như “Công ty TNHH Sao Mai, bạt” hay “Bảo, luận văn x3”.
Khi đơn đã xong và khách đến, mở Đơn hàng đã lưu, chọn đơn, thêm khoản phát sinh như in lại, rồi hoàn tất thanh toán. Đơn hàng đã lưu chưa được tính là giao dịch bán cho đến khi thanh toán, nên báo cáo chỉ hiện số tiền thật sự đã thu.
Đơn hàng đã lưu nằm trên thiết bị đã tạo ra nó, nên hãy nhận và chốt đơn trên cùng thiết bị ở quầy. Tính năng này giữ giỏ hàng cho đến khi thanh toán; nó không phải sổ công nợ hay hóa đơn cho khách doanh nghiệp.
Văn phòng phẩm và hàng bán lẻ có tồn kho riêng
Nhiều tiệm in còn bán giấy photo theo ram, bìa hồ sơ, bút và các đồ văn phòng khác. Đây là mặt hàng sản phẩm thường có tồn kho riêng. Mỗi lần bán sẽ trừ tồn kho, và bạn xem còn bao nhiêu trong Danh mục → Tồn kho.
Khi nhà cung cấp giao hàng, ghi số tồn kho đã nhập thêm. Nếu hàng bị hỏng hay thất lạc, ghi một lần điều chỉnh tồn kho. Nhờ vậy bạn biết khi nào cần đặt lại trước khi kệ trống.
Dịch vụ in thì khác: bạt, danh thiếp và in tài liệu là mặt hàng dịch vụ không có tồn kho. Cuộn bạt, mực và giấy dùng để sản xuất được ghi thành chi phí trong Tài chính, nên giá vốn của chúng vẫn hiện trong lợi nhuận.
Thanh toán, thuế và hóa đơn
Tạo các phương thức thanh toán bạn nhận: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, ví điện tử hay bất kỳ phương thức nào khác. Doanh nghiệp thường trả bằng thẻ hoặc chuyển khoản, sinh viên hay trả tiền mặt hơn. Báo cáo tách riêng từng phương thức, nên dễ đối chiếu két tiền với số dư ngân hàng.
Nếu bạn thu thuế, chỉ cần đặt một lần trong Phí hoặc Thuế là tự cộng vào mọi giao dịch. Phí giao hàng hay phí lắp đặt cũng có thể đặt ở đó. Sau khi thanh toán, hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth hoặc USB, hoặc gửi qua WhatsApp, email hay đường link hóa đơn web có logo của tiệm. Khách doanh nghiệp thường cần hóa đơn đó để thanh toán chi phí với công ty.
Thợ in và thiết bị của nhân viên
Chủ tiệm đăng nhập bằng tài khoản chính, và mỗi tài khoản chỉ hoạt động trên một thiết bị một lúc. Thợ nhận đơn và thu tiền không cần thông tin đăng nhập của bạn: hãy thêm họ làm nhân viên và đăng ký thiết bị thu ngân cho họ. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN và chỉ thấy những gì vai trò cho phép. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).
Báo cáo bán hàng và lợi nhuận sau khi trừ mực và vật liệu
Báo cáo xem được theo ngày, tuần, tháng và năm: tổng doanh thu, doanh thu gộp và doanh thu thuần, giảm giá, thuế, phương thức thanh toán và doanh thu theo mặt hàng. Bạn thấy được phần lớn tiền đến từ in khổ lớn, in ấn cho doanh nghiệp hay photocopy hằng ngày. Mùa cao điểm cũng hiện rõ, như mùa tốt nghiệp, bầu cử, tựu trường và Tết.
Ghi chi phí trong Tài chính: mực và vật liệu in, lương nhân viên, tiền thuê, điện và internet, bảo trì máy. Mỗi khoản chi có danh mục và ví đã dùng để trả. Tài chính khi đó cho thấy doanh thu trừ chi phí vận hành, đó là lợi nhuận ròng của tiệm. Báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF cho kế toán hay người góp vốn.
Bắt đầu trong một ngày, vẫn chạy khi mất mạng
Cài Salesmaster trên điện thoại, máy tính bảng, hoặc máy tính Windows hay Mac ở quầy, rồi tạo tài khoản. Nhập trước những việc bạn làm nhiều nhất: in bạt, in tài liệu, photocopy, danh thiếp và đóng cuốn, kèm biến thể và món thêm. Những mặt hàng ít gặp hơn, như khắc dấu hay thiệp mời, có thể thêm giữa các đơn.
Nếu mất internet hay Wi-Fi, giao dịch vẫn được lưu trên thiết bị và gửi lên đám mây khi có mạng lại. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày; sau đó app cần kết nối một lúc để đồng bộ. Nếu bạn cần giúp thiết lập danh mục, đội ngũ của chúng tôi luôn có mặt trên WhatsApp.
Ví dụ danh mục của tiệm in
Dùng bảng này làm điểm bắt đầu, rồi thay tên và giá bằng của bạn.
| Nhóm hàng | Mặt hàng | Đơn vị | Biến thể | Món thêm |
|---|---|---|---|---|
| In khổ lớn | In bạt hiflex | mét vuông | Bạt thường, Bạt dày, Bạt vải | Thiết kế, Gia công bạt, Thời gian giao |
| In khổ lớn | In decal | mét vuông | Không cán màng, Cán màng mờ | Thiết kế, Thời gian giao |
| In khổ lớn | Standee chữ X kèm chân | cái | - | Thiết kế, Thời gian giao |
| In & photo | Danh thiếp (hộp 100 cái) | hộp | Một mặt, Hai mặt, Hai mặt cán mờ | Thiết kế, Thời gian giao |
| In & photo | Tờ rơi A5 (xấp 100 tờ) | xấp | Một mặt, Hai mặt | Thiết kế, Thời gian giao |
| In & photo | In tài liệu | trang | Trắng đen, Màu | - |
| Gia công | Đóng cuốn | cuốn | Bìa mềm, Lò xo, Bìa cứng | - |
| Gia công | Ép plastic | tờ | - | - |
| Văn phòng phẩm | Giấy photo (500 tờ) | ram | - | - |
Dịch vụ in là mặt hàng dịch vụ không có tồn kho. Văn phòng phẩm như giấy theo ram, bìa hồ sơ và bút là sản phẩm có tồn kho riêng.
Gói nào hợp với tiệm in của bạn
Một tiệm in nhận khoảng 14 đơn mỗi ngày sẽ có chừng 400 giao dịch mỗi tháng. Quầy photocopy đông khách có thể nhiều hơn rất nhiều, nên hãy đếm số lần thu tiền mỗi ngày.
| Gói | Giá | Giao dịch / tháng | Tài khoản nhân viên | Phù hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Free | Miễn phí | 30 | Chỉ chủ cửa hàng | Để thử danh mục dịch vụ in và đơn hàng đã lưu trước khi dùng thật. |
| Solo Pro | $4.90/tháng | 3,000 | Chỉ chủ cửa hàng | Tiệm nhỏ do chủ tự đứng quầy. |
| Bronze Pro | $6.90/tháng | 5,000 | 1 nhân viên | Tiệm có một thợ in dùng thiết bị riêng ở quầy. |
| Silver Pro | $9.90/tháng | 8,000 | 2 nhân viên | Tiệm đông khách hơn với hai thợ in trên hai thiết bị riêng. |
Gói nào cũng có thanh toán, danh mục hàng, hóa đơn, báo cáo và chế độ offline. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →
Câu hỏi thường gặp
- Salesmaster có tính giá bạt theo mét vuông được không?
- Được. Tạo mặt hàng bạt với đơn vị là mét vuông và giá theo mét vuông cho từng chất liệu dưới dạng biến thể. Thợ in nhập diện tích đã làm tròn lên số nguyên, ví dụ 3 cho tấm bạt 3 x 1 mét, và tổng tiền được tự tính.
- Giá photocopy có tự giảm khi in số lượng lớn không?
- Không. Salesmaster không có bậc giá theo số lượng. Hãy tạo một biến thể giá sỉ riêng để thợ in chọn, hoặc giảm giá qua Khoản khấu trừ.
- Tôi tính tiền công thiết kế và gia công thế nào?
- Tạo các nhóm món thêm như Thiết kế, Gia công bạt và Thời gian giao, rồi gắn vào các mặt hàng có dùng qua Quản lý món thêm. Giá của mỗi món thêm được chọn sẽ cộng vào tổng.
- Tôi có nhận đơn bây giờ và để khách trả tiền lúc lấy được không?
- Được, bằng Lưu đơn hàng. Đơn được lưu dưới tên khách và mở lại từ Đơn hàng đã lưu lúc khách đến lấy. Đơn nằm trên thiết bị đã tạo ra nó và chưa được tính là giao dịch bán cho đến khi thanh toán.
- Salesmaster có theo dõi tiền cọc hay công nợ cho khách doanh nghiệp không?
- Không. Mỗi giao dịch được thanh toán đủ, và không có sổ công nợ. Tiền cọc được bán dưới dạng một mặt hàng Dịch vụ riêng tên “Tiền cọc”, rồi trừ khỏi giá đầy đủ của đơn bằng Thêm khấu trừ khi khách trả phần còn lại.
- Tồn kho giấy và mực có tự giảm sau mỗi lần in không?
- Tồn kho tự giảm với các sản phẩm bạn bán, như ram giấy hay bìa hồ sơ. Vật tư sản xuất như cuộn bạt và mực được ghi thành chi phí trong Tài chính, nên giá vốn của chúng vẫn nằm trong lợi nhuận.
- Salesmaster có chạy trên máy tính ở quầy của tôi không?
- Có. Salesmaster chạy trên Windows và Mac cũng như Android, iPhone và iPad. Mỗi tài khoản chỉ hoạt động trên một thiết bị một lúc; các thiết bị thêm cho thợ in dùng tài khoản nhân viên.
Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →
