Salesmaster adalah aplikasi kasir (POS) untuk usaha rental mobil dan motor di Android, iPhone & iPad, Windows dan Mac. Setiap jenis sewa dibuat sebagai item Jasa per hari dengan varian seperti kapasitas mesin atau transmisi, lalu jumlah hari dimasukkan sebagai jumlah di keranjang. Sewa yang dibayar saat unit kembali bisa disimpan dengan Bayar Nanti, dan cicilan, servis serta BBM armada tercatat di Keuangan untuk menghitung laba bersih.
Masalah yang biasa dihadapi usaha rental
Kalau salah satu dari ini terjadi di usaha Anda, halaman ini untuk Anda.
- 01
Tarif beragam, gampang salah hitung
Matic 110 cc, 125 cc dan 155 cc beda tarif. Mobil manual dan matic beda. Belum lagi sopir, antar-jemput dan overtime. Hitungan manual di WhatsApp mudah meleset.
- 02
Sewa dibayar saat unit kembali
Tamu villa menyewa beberapa motor untuk seminggu dan membayar di akhir. Kalau catatannya tercecer, perlengkapan tambahan seperti helm atau rak papan selancar lupa ditagih.
- 03
Biaya armada tidak terasa
Cicilan kendaraan, servis rutin, bensin dan cuci unit keluar setiap minggu. Tanpa dicatat, omzet sewa terlihat besar padahal labanya tipis.
- 04
Musim ramai, pencatatan kewalahan
Saat libur sekolah dan akhir tahun, pesanan datang dari mana-mana. Catatan di buku dan chat tidak lagi cukup untuk tahu berapa pendapatan hari itu.
Tarif sewa sebagai item Jasa per hari
Susun katalog dengan kategori seperti Sewa motor, Sewa mobil, Sopir & antar-jemput dan Perlengkapan. Setiap jenis sewa dibuat sebagai item berjenis Jasa dengan satuan hari. Item Jasa tidak punya stok, karena yang Anda jual adalah pemakaian unit, bukan barang yang habis.
Tarif yang berbeda per tipe dibuat sebagai varian. Sewa Motor Matic punya varian 110 cc, 125 cc dan 155 cc. Sewa City Car Lepas Kunci dan Sewa MPV 7 Kursi Lepas Kunci punya varian Manual dan Matic. Paket Mobil + Sopir + BBM 12 Jam punya varian MPV dan SUV.
Jumlah hari dimasukkan sebagai jumlah di keranjang. Sewa MPV tiga hari berarti jumlah 3. Jumlah di keranjang selalu bilangan bulat, jadi kalau Anda menyewakan setengah hari, buat varian atau item tersendiri seperti "Setengah hari", dan tagih kelebihan jam dengan item Biaya Overtime per jam.
- Langkah 1: Buka Katalog → Kategori, buat kategori Sewa motor, Sewa mobil, Sopir & antar-jemput dan Perlengkapan.
- Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item, tambah item baru berjenis Jasa dengan satuan hari.
- Langkah 3: Tambahkan varian seperti kapasitas mesin atau transmisi, lalu isi tarif per harinya.
- Langkah 4: Tambahkan item jam-jaman seperti Biaya Overtime dengan satuan jam.
Sopir, antar-jemput dan perlengkapan
Layanan pendukung dibuat sebagai item Jasa terpisah: Sopir per Hari (10 jam), Antar-Jemput Unit dengan varian area kota dan bandara, dan Biaya Overtime per jam. Perlengkapan yang ikut disewa, seperti Helm Tambahan, Rak Papan Selancar atau Kursi Bayi Mobil, juga dibuat sebagai Jasa per hari.
Dengan begitu satu tagihan memuat semuanya: MPV tiga hari, antar ke hotel, dan kursi bayi tiga hari. Kasir tinggal mengisi jumlahnya, dan totalnya dihitung otomatis.
Barang yang benar-benar dijual dan tidak kembali, seperti jas hujan ponco, dibuat sebagai item berjenis Produk dengan stok. Stoknya berkurang setiap kali terjual.
Sewa yang dibayar saat unit kembali: Bayar Nanti
Banyak penyewa membayar saat unit dikembalikan. Saat unit keluar, susun tagihannya di layar Penjualan lalu tekan Bayar Nanti. Keranjang disimpan sebagai Pesanan Belum Dibayar dengan nama yang Anda isi, misalnya "Pak Hendra, MPV 3 hari" dengan catatan "Kembali Jumat sore", atau "Villa Kayu, 2 motor" untuk tamu yang menyewa beberapa unit.
Kalau penyewa memperpanjang sewa atau terlambat mengembalikan, buka pesanannya dan tambah jumlah hari atau Biaya Overtime. Saat unit kembali, selesaikan pembayaran. Pesanan yang belum dibayar belum dihitung sebagai penjualan.
Pesanan Bayar Nanti tersimpan di perangkat tempat dibuatnya, jadi selesaikan pembayaran di perangkat yang sama. Harga di pesanan mengikuti tarif item yang berlaku saat pesanan dibuka, jadi hindari mengubah tarif saat masih ada sewa yang berjalan.
Uang muka dan jaminan sewa
Rental biasanya meminta uang muka dan jaminan, entah uang atau dokumen. Salesmaster tidak punya pembayaran sebagian di satu transaksi, dan tidak mencatat jaminan yang nanti dikembalikan.
Untuk uang muka, jual item Jasa Uang Muka / DP seharga uang yang diterima, misalnya Rp500.000. Saat unit kembali, jual sewanya dengan harga penuh dan tambahkan potongan sebesar DP lewat Tambah Potongan. Untuk jaminan, catat di catatan pesanan apa yang ditahan, dan simpan bukti serah terimanya di luar aplikasi seperti yang sudah Anda lakukan sekarang.
Dengan cara ini, catatan penjualan tetap bersih: yang masuk ke laporan hanya sewa yang sudah benar-benar dibayar.
Pembayaran dan struk
Metode pembayaran dibuat sendiri oleh pemilik: tunai, QRIS, transfer bank, dompet digital atau kartu. Penyewa dari luar kota sering membayar dengan transfer atau dompet digital, dan di laporan setiap metode terlihat terpisah, jadi mudah dicocokkan dengan mutasi rekening.
PPN atau biaya lain diatur sekali di Pajak, Biaya, Ongkos. Potongan untuk sewa mingguan atau pelanggan langganan diatur di Diskon atau Potongan. Struk bisa dicetak atau dikirim sebagai link struk web, sehingga penyewa punya bukti rincian sewa.
Tidak ada harga bertingkat otomatis untuk sewa panjang. Kalau Anda punya tarif mingguan atau bulanan, buat sebagai varian tersendiri, misalnya "Mingguan" di item sewa motor, supaya kasir tinggal memilih tarif yang tepat.
Riwayat sewa per pelanggan
Setiap sewa yang sudah dibayar tersimpan di menu Transaksi dengan tanggal, pelanggan, jenis unit, jumlah hari, tambahan, diskon, pajak dan metode pembayaran. Kalau pelanggan langganan kembali, Anda bisa melihat unit apa yang biasa ia sewa.
Simpan penyewa di menu Pelanggan dengan nama dan nomor telepon. Untuk mencatat unit yang dipakai, tulis nomor polisinya di catatan transaksi.
Riwayat ini juga berguna saat musim ramai seperti libur sekolah, Lebaran dan akhir tahun. Bandingkan laporan bulan yang sama tahun lalu untuk memperkirakan berapa unit yang akan dibutuhkan, dan apakah perlu menambah motor matic atau mobil dengan sopir sebelum permintaan naik.
Staf dan perangkat kasir
Satu akun hanya aktif di satu perangkat pada satu waktu. Kalau admin di kantor rental memakai perangkat sendiri, tambahkan ia sebagai staf dan daftarkan perangkat kasir untuknya. Staf masuk dengan PIN sesuai perannya. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).
Biaya armada dan laba bersih
Laporan harian sampai tahunan menunjukkan total pendapatan, diskon, pajak, metode pembayaran dan distribusi pendapatan per item. Anda bisa melihat apakah motor, mobil lepas kunci atau paket dengan sopir yang paling menghasilkan.
Di Keuangan, catat cicilan kendaraan, servis armada, BBM dan cuci unit, gaji sopir dan staf, perlengkapan sewa, serta iklan online. Setiap pengeluaran punya kategori dan dompet asalnya. Laporan Keuangan menunjukkan omzet dikurangi biaya, yaitu laba bersih usaha rental Anda.
Transaksi tetap bisa dicatat saat internet mati, dengan mode offline sampai 7 hari. Untuk mulai, masukkan dulu tarif unit yang paling sering disewa, lalu layanan sopir dan perlengkapan.
Contoh susunan katalog rental mobil & motor
Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti nama unit dan tarifnya dengan milik Anda.
| Kategori | Item | Varian | Jenis item | Satuan |
|---|---|---|---|---|
| Sewa motor | Sewa motor matic | 110 cc, 125 cc, 155 cc | Jasa | hari |
| Sewa motor | Sewa motor bebek | - | Jasa | hari |
| Sewa mobil | Sewa city car lepas kunci | Manual, Matic | Jasa | hari |
| Sewa mobil | Sewa MPV 7 kursi lepas kunci | Manual, Matic | Jasa | hari |
| Sopir & antar-jemput | Paket mobil + sopir + BBM 12 jam | MPV, SUV | Jasa | hari |
| Sopir & antar-jemput | Antar-jemput unit | Area kota, Bandara | Jasa | layanan |
| Sopir & antar-jemput | Biaya overtime | - | Jasa | jam |
| Perlengkapan | Kursi bayi mobil | - | Jasa | hari |
| Perlengkapan | Jas hujan ponco | - | Produk | pcs |
Sewa dan perlengkapan yang kembali dibuat sebagai Jasa tanpa stok. Jumlah hari diisi sebagai jumlah di keranjang dan selalu bilangan bulat. Barang yang dijual habis dibuat sebagai Produk.
Paket yang cocok untuk usaha rental Anda
Hitung dulu jumlah sewa per hari. Rental yang melayani sekitar 9 sewa sehari mencatat kira-kira 280 transaksi sebulan.
| Paket | Harga | Transaksi / bulan | Akun staf | Cocok untuk |
|---|---|---|---|---|
| Gratis | Gratis | 30 | Pemilik saja | Untuk mencoba alur kasir dan menyusun daftar tarif. |
| Solo Pro | Rp49.000/bulan | 3.000 | Pemilik saja | Rental yang kasirnya dipegang pemilik sendiri. |
| Bronze Pro | Rp69.000/bulan | 5.000 | 1 staf | Rental dengan satu admin di perangkatnya sendiri. |
| Silver Pro | Rp99.000/bulan | 8.000 | 2 staf | Rental yang lebih besar, dengan dua staf di perangkat terpisah. |
Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →
Pertanyaan yang sering ditanya
- Bagaimana mencatat sewa beberapa hari?
- Buat sewa sebagai item Jasa dengan satuan hari, lalu isi jumlah hari sebagai jumlah di keranjang. Jumlah selalu bilangan bulat, jadi setengah hari dibuat sebagai varian atau item tersendiri.
- Penyewa membayar saat unit kembali. Bagaimana mencatatnya?
- Simpan tagihan dengan Bayar Nanti atas nama penyewa. Tambah hari atau overtime kalau perlu, lalu selesaikan pembayaran saat unit kembali, di perangkat yang sama tempat pesanan dibuat.
- Apakah Salesmaster bisa mencatat uang jaminan sewa?
- Tidak. Salesmaster tidak mencatat jaminan yang akan dikembalikan. Tulis apa yang ditahan di catatan pesanan Bayar Nanti, dan simpan bukti serah terimanya di luar aplikasi. Uang muka sewa dijual sebagai item Jasa Uang Muka / DP, lalu dipotong lewat Tambah Potongan saat unit kembali.
- Apakah ada kalender ketersediaan unit?
- Tidak. Salesmaster mencatat penjualan dan tagihan, bukan jadwal armada. Tetap pakai papan jadwal atau catatan armada untuk melihat unit mana yang sedang keluar.
- Bisakah cicilan dan servis kendaraan dimasukkan ke perhitungan laba?
- Bisa. Catat sebagai pengeluaran di Keuangan dengan kategori seperti Cicilan kendaraan dan Servis armada. Laporan Keuangan menunjukkan omzet dikurangi biaya tersebut.
- Apakah aplikasi tetap jalan saat internet mati?
- Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari.
Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →
