Aplikasi kasir untuk bengkel motor

Masalah yang biasa dihadapi bengkel motor

Bengkel motor menjual jasa dan barang sekaligus, sering dengan beberapa motor yang dikerjakan bersamaan. Kalau salah satu dari ini terdengar akrab, halaman ini untuk Anda.

• 01

  Motor antre, nota tercecer

  Tiga motor masuk bersamaan, masing-masing dengan jasa dan sparepart yang berbeda. Kalau dicatat di kertas, nota mudah tertukar dan ada sparepart yang lupa ditagih.

• 02

  Harga servis beda per jenis motor

  Servis motor matic, bebek dan sport tidak sama harganya, belum lagi tambahan cuci motor atau lumas rantai. Kalau semuanya dihafal, kasir mudah salah tagih.

• 03

  Stok oli dan sparepart tidak cocok

  Oli dan busi keluar setiap hari, tapi baru ketahuan habis saat motor pelanggan sudah dibongkar. Tanpa stok yang tercatat, belanja ke distributor jadi mendadak.

• 04

  Ramai setiap hari, laba tetap samar

  Setelah gaji mekanik, belanja sparepart, sewa bengkel, token listrik dan peralatan baru, berapa yang benar-benar tersisa? Tanpa catatan pengeluaran, laba hanya perkiraan.

Menyusun daftar jasa: servis per jenis motor

Setiap jasa bengkel adalah satu item bertipe Jasa di Katalog. Item Jasa tidak punya stok, jadi cocok untuk servis rutin, ganti oli, servis CVT, bersih injeksi, pasang ban dan tambal ban. Kelompokkan dengan kategori seperti Jasa servis, Oli & cairan dan Suku cadang, supaya kasir cepat menemukannya di layar Penjualan.

Jasa yang harganya berbeda per jenis motor cukup dibuat satu item dengan varian. Servis Rutin bisa punya varian Motor matic, Motor bebek dan Motor sport, masing-masing dengan harganya sendiri. Kasir memilih variannya sesuai motor yang masuk, dan harganya ikut.

Jasa dengan satu harga, seperti Jasa Ganti Oli, Servis CVT atau Tambal Ban, dibuat sebagai item biasa. Jasa ganti oli sengaja dipisah dari olinya, supaya pelanggan yang membawa oli sendiri cukup membayar jasanya.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Items → Kategori dan buat kategori Jasa servis, Oli & cairan dan Suku cadang.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Items → Daftar Item dan tambah setiap jasa sebagai item bertipe Jasa.
3. 3Langkah 3: Untuk jasa yang harganya berbeda per jenis motor, tambahkan varian dengan harga masing-masing.
4. 4Langkah 4: Coba satu transaksi di layar Penjualan untuk memastikan harganya benar.

DesktopHP

Layar penuh

Tambahan servis: cuci motor, nitrogen dan lumas rantai

Banyak pelanggan meminta sesuatu di luar servis dasar: motornya dicuci sekalian, ban diisi nitrogen, atau rantai dibersihkan dan dilumasi. Di Salesmaster, pilihan seperti ini dibuat sebagai add-on. Satu grup add-on bisa dipasang ke beberapa jasa sekaligus, misalnya ke Servis Rutin dan Servis CVT.

Saat mencatat servis, kasir memilih jenis motor lalu mencentang tambahan yang diminta. Harga add-on langsung masuk ke total, jadi tidak ada tambahan yang lupa ditagih. Dari transaksi yang tercatat, Anda juga bisa melihat tambahan mana yang paling sering dipilih pelanggan.

1. 1Langkah 1: Buka item Servis Rutin di Katalog → Items → Daftar Item, lalu pilih Kelola add-on.
2. 2Langkah 2: Buat grup add-on bernama Tambahan servis.
3. 3Langkah 3: Isi pilihannya, misalnya Cuci motor, Isi angin nitrogen dan Bersih & lumas rantai, masing-masing dengan harganya.
4. 4Langkah 4: Pasang grup yang sama ke Servis CVT.

DesktopHP

Layar penuh

Oli dan sparepart dengan stok sendiri

Oli, busi, kampas rem, ban dan aki dibuat sebagai item bertipe Produk dengan stoknya sendiri, misalnya Oli Mesin Matic 0,8 L, Oli Gardan 120 ml, Busi dan Ban Dalam Ring 17. Setiap kali terjual atau dipasang, stoknya berkurang. Sparepart dengan beberapa jenis, seperti Kampas Rem dengan varian Cakram depan dan Tromol belakang, memakai varian dengan harga, harga modal dan stoknya sendiri.

Saat kiriman dari distributor datang, tambahkan stoknya di Katalog → Inventaris → Stok, dan simpan distributor Anda di Supplier. Oli yang dibeli per dus dicatat per botol, karena bengkel menjualnya per botol. Salesmaster tidak mengubah stok dus menjadi stok botol secara otomatis, jadi isi jumlah botolnya saat menambah stok.

Kalau kemasan oli atau sparepart punya barcode dari pabrik, isi barcodenya di item. Kasir cukup scan dan barang masuk ke keranjang.

1. 1Langkah 1: Tambah oli dan sparepart sebagai item bertipe Produk dengan satuan botol, pcs atau set.
2. 2Langkah 2: Nyalakan Pelacakan Stok dan isi stok awal setiap item atau varian.
3. 3Langkah 3: Simpan distributor sparepart dan oli di Katalog → Inventaris → Supplier.
4. 4Langkah 4: Setiap barang datang, tambahkan jumlahnya di Katalog → Inventaris → Stok.

Motor yang sedang dikerjakan: pakai Bayar Nanti

Di bengkel, motor masuk dulu, dikerjakan, lalu dibayar saat selesai. Untuk ini ada tombol Bayar Nanti: keranjang disimpan sebagai Pesanan Belum Dibayar dengan nama dan catatan yang Anda isi. Tulis nama pelanggan dan ciri motornya, misalnya "Pak Rudi, matic hitam", dan nomor polisinya di catatan.

Selama pengerjaan, mekanik bisa menambah sparepart yang ternyata perlu diganti, seperti busi atau oli gardan, ke pesanan yang sama. Saat motor selesai, buka daftar Pesanan Belum Dibayar, pilih pesanannya, periksa rinciannya bersama pelanggan, lalu selesaikan pembayaran. Pesanan yang belum dibayar belum dihitung sebagai penjualan dan belum memotong stok.

Pesanan Bayar Nanti tersimpan di perangkat tempat dibuatnya, jadi selesaikan pembayarannya di perangkat yang sama. Bayar Nanti juga bukan buku utang: fungsinya menyimpan keranjang sampai motor selesai, bukan mencatat tagihan pelanggan yang dibayar belakangan.

DesktopHP

Layar penuh

Pembayaran, struk dan riwayat pelanggan

Atur metode pembayaran yang Anda terima, seperti tunai, QRIS, transfer bank atau dompet digital. Struk bisa dicetak di printer thermal Bluetooth atau USB, atau dikirim lewat WhatsApp, email atau link struk web. Struk memuat rincian jasa dan sparepart, jadi pelanggan melihat dengan jelas apa saja yang diganti.

Simpan data pelanggan saat transaksi, cukup nama dan nomor teleponnya, di Pelanggan. Riwayat servisnya tersimpan, jadi saat pelanggan datang lagi Anda bisa melihat kapan terakhir ganti oli dan sparepart apa yang sudah dipasang. Salesmaster tidak mengirim pengingat servis otomatis; banyak bengkel menulis jadwal servis berikutnya atau angka kilometer di Catatan transaksi.

Pelanggan tetap juga bisa mendapat poin loyalitas. Nyalakan Poin loyalitas di Bisnis → Poin loyalitas dan tentukan sendiri aturannya, supaya pelanggan punya alasan untuk kembali ke bengkel Anda.

Mekanik dan kasir

Pemilik masuk dengan akun utama. Satu akun hanya bisa masuk di satu perangkat pada satu waktu, jadi kasir atau kepala mekanik tidak memakai akun Anda. Tambahkan mereka sebagai staf dan daftarkan perangkat kasir untuk mereka. Staf masuk dengan PIN sesuai perannya. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

Salesmaster tidak menghitung komisi mekanik secara otomatis. Kalau Anda memberi bonus per motor, tulis nama mekanik di Catatan transaksi, lalu hitung dan catat pembayarannya di Keuangan di akhir bulan.

DesktopHP

Layar penuh

Laporan: jasa dan sparepart terlaris

Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, laba kotor, pajak, metode pembayaran dan item terlaris. Karena jasa dan sparepart adalah item terpisah, Anda bisa melihat berapa omzet dari jasa servis dan berapa dari penjualan oli dan sparepart.

Bengkel motor biasanya ramai di akhir pekan, awal bulan setelah gajian, dan menjelang mudik Lebaran saat banyak orang menyervis motornya sebelum perjalanan jauh. Bandingkan laporan bulanan untuk menyiapkan stok oli dan kampas rem sebelum musim itu datang.

Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF, atau dicetak di printer thermal. Semua transaksi juga bisa dibuka lagi di menu Transaksi.

DesktopHP

Layar penuh

Pengeluaran dan laba bersih bengkel

Catat pengeluaran di Keuangan dengan kategori yang sesuai, seperti Belanja sparepart, Stok oli, Gaji mekanik, Sewa bengkel, Listrik dan Peralatan. Kunci sok baru atau kompresor adalah biaya yang sering lupa dicatat. Setiap pengeluaran juga punya dompet asalnya: kas toko, rekening bank atau dompet digital.

Laporan Keuangan lalu menunjukkan omzet dikurangi harga modal sparepart yang terjual dan biaya operasional, yaitu laba bersih bengkel Anda. Dengan angka ini, Anda tahu apakah pendapatan jasa sudah menutup gaji mekanik, dan berapa sumbangan penjualan sparepart ke laba.

1. 1Langkah 1: Buka Keuangan dan siapkan dompet seperti Kas toko, Rekening bank dan Dompet digital.
2. 2Langkah 2: Buat kategori pengeluaran, misalnya Belanja sparepart, Stok oli, Gaji mekanik dan Peralatan.
3. 3Langkah 3: Catat setiap pengeluaran dengan kategori, dompet dan catatan singkat.
4. 4Langkah 4: Di akhir bulan, lihat omzet, HPP, biaya operasional dan laba bersih di laporan Keuangan.

DesktopHP

Layar penuh

Mulai dalam satu hari, tetap jalan saat offline

Install Salesmaster di HP, tablet atau laptop kasir dan daftar akun. Masukkan dulu jasa yang paling sering dikerjakan dengan variannya, lalu oli dan sparepart yang paling cepat keluar, seperti oli matic, busi, kampas rem dan ban dalam. Sparepart lain bisa ditambahkan pelan-pelan di jam sepi.

Transaksi tersimpan di perangkat dulu dan dikirim ke cloud saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari; setelah itu aplikasi perlu tersambung ke internet sebentar untuk sinkronisasi. Karena data tersimpan di akun, Anda tidak kehilangan catatan kalau HP kasir jatuh atau rusak di bengkel.

Contoh susunan katalog bengkel motor

Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti nama dan harganya dengan jasa dan sparepart di bengkel Anda.

Jasa dibuat sebagai item Jasa tanpa stok, dengan varian per jenis motor dan add-on untuk tambahan. Oli dan sparepart dibuat sebagai Produk dengan stok sendiri, lalu dijual di nota yang sama dengan jasanya.

Paket yang cocok untuk bengkel Anda

Hitung dulu jumlah transaksi per hari. Bengkel motor yang mengerjakan sekitar 10 motor sehari mencatat kira-kira 300 transaksi sebulan, dan lebih banyak menjelang mudik Lebaran.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Bisakah jasa servis dan sparepart masuk ke satu nota?

Bisa. Buat jasa sebagai item bertipe Jasa dan sparepart sebagai item bertipe Produk. Kasir memasukkan keduanya ke keranjang yang sama, dan struk menampilkan rincian jasa dan sparepart. Stok sparepart berkurang, jasa tidak punya stok.

Bisakah harga servis dibedakan per jenis motor?

Bisa. Buat satu item jasa, misalnya Servis Rutin, dengan varian Motor matic, Motor bebek dan Motor sport. Setiap varian punya harganya sendiri, dan kasir memilih sesuai motor yang masuk.

Bagaimana mencatat motor yang ditinggal untuk dikerjakan?

Pakai tombol Bayar Nanti. Simpan keranjang dengan nama pelanggan dan ciri motor, tulis nomor polisi di catatan, lalu tambahkan sparepart selama pengerjaan. Pesanan ini tersimpan di perangkat tempat dibuatnya dan belum menjadi penjualan sampai dibayar.

Apakah Salesmaster bisa mengingatkan pelanggan untuk servis berikutnya?

Tidak otomatis. Riwayat servis setiap pelanggan tersimpan di Pelanggan, jadi Anda bisa melihat kapan terakhir mereka datang. Tulis jadwal servis berikutnya atau angka kilometer di Catatan transaksi supaya ikut tersimpan.

Bisakah Salesmaster menghitung komisi mekanik?

Tidak otomatis. Tulis nama mekanik di Catatan transaksi, lalu hitung komisi di akhir bulan dari transaksi yang tercatat dan catat pembayarannya sebagai pengeluaran di Keuangan.

Apakah bengkel tetap bisa mencatat transaksi kalau internet mati?

Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung ke internet untuk sinkronisasi.

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• Toko sparepart motorBaca panduan
• Bengkel mobilBaca panduan
• Cuci motor & mobilBaca panduan
• Tambal banBaca panduan