App POS cho tiệm sửa xe máy & ô tô

Những chuyện tiệm sửa xe nào cũng gặp

Tiệm sửa xe vừa bán công vừa bán phụ tùng, lại thường có nhiều xe cùng lúc trong tiệm. Nếu bạn thấy quen với những chuyện dưới đây, trang này dành cho bạn.

• 01

  Xe chờ sửa, phiếu ghi tứ tung

  Ba chiếc xe vào cùng lúc, mỗi chiếc cần công và phụ tùng khác nhau. Ghi giấy thì dễ lẫn phiếu, có món phụ tùng đã thay mà quên tính tiền.

• 02

  Tiền công khác nhau theo loại xe

  Bảo dưỡng xe tay ga, xe số và xe côn tay mỗi loại một giá, chưa kể các món kèm như rửa xe hay vệ sinh sên. Nhớ giá trong đầu thì dễ tính sai.

• 03

  Tồn kho nhớt và phụ tùng không bao giờ khớp

  Nhớt và bugi ra hằng ngày, đến lúc xe khách đã tháo tung mới biết hết hàng. Không theo dõi tồn kho thì lần nào nhập hàng cũng chạy vội.

• 04

  Ngày nào cũng đông, lời bao nhiêu vẫn mù mờ

  Trừ lương thợ, phụ tùng, tiền mặt bằng, tiền điện và đồ nghề mới, thực sự còn lại bao nhiêu? Không ghi chi phí thì lợi nhuận chỉ là ước chừng.

Cài đặt tiền công: dịch vụ định giá theo loại xe

Mỗi đầu việc là một mặt hàng loại Dịch vụ trong menu Danh mục. Mặt hàng Dịch vụ không có tồn kho, rất hợp với bảo dưỡng định kỳ, thay nhớt, vệ sinh nồi, vệ sinh kim phun, thay lốp và vá ruột. Hãy chia chúng vào các nhóm hàng như Dịch vụ & tiền công, Nhớt & dung dịch, Phụ tùng để tìm nhanh trên màn hình Bán hàng.

Đầu việc có giá khác nhau theo loại xe chỉ cần một mặt hàng với các Biến thể. Bảo dưỡng định kỳ có thể có các biến thể Xe tay ga, Xe số và Xe côn tay, mỗi biến thể một giá. Với tiệm sửa ô tô, cách làm cũng vậy, với các biến thể như Xe nhỏ, SUV và Máy dầu. Thu ngân chọn biến thể đúng với chiếc xe vừa vào, giá tự đổi theo.

Đầu việc chỉ có một giá, như Công thay nhớt, Vệ sinh nồi hay Vá ruột, là mặt hàng thường. Tách công thay nhớt khỏi tiền nhớt nghĩa là khách tự mang nhớt đến thì chỉ trả tiền công.

1. 1Bước 1: Trong menu Danh mục, tạo các nhóm hàng như Dịch vụ & tiền công, Nhớt & dung dịch và Phụ tùng.
2. 2Bước 2: Thêm từng đầu việc thành một mặt hàng loại Dịch vụ.
3. 3Bước 3: Với tiền công tính theo loại xe, thêm các Biến thể, mỗi biến thể một giá.
4. 4Bước 4: Thử bán một đơn trên màn hình Bán hàng để kiểm tra giá.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Dịch vụ kèm: rửa xe, bơm nitơ và vệ sinh sên

Nhiều khách muốn làm thêm ngoài phần bảo dưỡng cơ bản: rửa xe luôn khi đang ở tiệm, bơm lốp khí nitơ, hay vệ sinh và bôi trơn sên. Trong Salesmaster, đó là Món thêm. Một nhóm Món thêm có thể gắn cho nhiều dịch vụ cùng lúc, chẳng hạn Bảo dưỡng định kỳ và Vệ sinh nồi.

Khi tính tiền một dịch vụ, thu ngân chọn loại xe rồi đánh dấu các món kèm khách yêu cầu. Giá Món thêm cộng thẳng vào tổng tiền nên không sót món nào. Nhìn vào doanh số, bạn cũng biết khách hay chọn món kèm nào nhất.

1. 1Bước 1: Mở Bảo dưỡng định kỳ trong menu Danh mục và chọn Quản lý món thêm.
2. 2Bước 2: Tạo một nhóm Món thêm tên là Làm thêm cho xe.
3. 3Bước 3: Thêm các lựa chọn như Rửa xe, Bơm lốp nitơ và Vệ sinh & bôi trơn sên, mỗi lựa chọn kèm giá.
4. 4Bước 4: Gắn cùng nhóm này cho Vệ sinh nồi.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Nhớt và phụ tùng có tồn kho riêng

Nhớt, bugi, má phanh, lốp và bình điện là mặt hàng loại Sản phẩm có tồn kho riêng, như Nhớt xe tay ga 0,8 L, Nhớt hộp số 120 ml, Bugi và Ruột xe 17 inch. Mỗi lần bán hoặc lắp cho xe, tồn kho tự giảm. Phụ tùng có nhiều loại, như Má phanh với biến thể Phanh đĩa trước và Phanh đùm sau, thì mỗi biến thể có giá bán, giá vốn và tồn kho riêng.

Khi hàng về, thêm số lượng trong menu Danh mục → Tồn kho → Tồn kho, và lưu các đại lý phân phối trong Danh mục → Tồn kho → Nhà cung cấp. Nhớt nhập theo thùng thì tính theo chai, vì bạn bán lẻ từng chai. Salesmaster không tự đổi thùng ra chai, nên khi nhập kho hãy ghi số chai.

Nếu bao bì nhớt hay phụ tùng có sẵn mã vạch của nhà sản xuất, hãy thêm vào mặt hàng. Thu ngân chỉ cần quét là phụ tùng vào giỏ hàng.

1. 1Bước 1: Thêm nhớt và phụ tùng thành mặt hàng loại Sản phẩm, với đơn vị như chai, cái hoặc bộ.
2. 2Bước 2: Bật Theo dõi tồn kho và nhập tồn kho ban đầu cho từng mặt hàng hoặc biến thể.
3. 3Bước 3: Lưu các đại lý phụ tùng và nhớt trong Danh mục → Tồn kho → Nhà cung cấp.
4. 4Bước 4: Khi hàng về, thêm số lượng trong Danh mục → Tồn kho → Tồn kho.

Xe đang sửa trong tiệm: Đơn hàng đã lưu

Ở tiệm sửa xe, xe vào, được sửa, xong việc mới tính tiền. Đó chính là việc của Lưu đơn hàng: giỏ hàng được giữ lại thành một đơn đã lưu với tên và ghi chú bạn đặt. Hãy ghi tên khách và chiếc xe vào tên đơn, như "Anh Tuấn, xe tay ga đen", còn biển số thì ghi vào phần ghi chú.

Trong lúc sửa, thợ có thể thêm vào cùng đơn những phụ tùng phát hiện cần thay, như bugi hay nhớt hộp số. Khi xe xong, mở Đơn hàng đã lưu, chọn đơn, xem lại cùng khách rồi hoàn tất thanh toán. Đơn đã lưu chưa phải là đơn bán và chưa trừ tồn kho cho đến khi được thanh toán.

Đơn hàng đã lưu nằm trên thiết bị đã tạo ra nó, nên hãy thanh toán trên đúng thiết bị đó. Đơn đã lưu không phải sổ ghi nợ hay tài khoản công nợ của khách: nó chỉ giữ giỏ hàng cho đến khi sửa xong, không phải hóa đơn để khách trả sau.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Thanh toán, hóa đơn và lịch sử của khách

Cài đặt các phương thức thanh toán bạn nhận, như tiền mặt, thẻ, chuyển khoản hay ví điện tử. Hóa đơn in qua máy in nhiệt Bluetooth hoặc USB, hoặc gửi qua WhatsApp, email hay đường link hóa đơn trên web. Hóa đơn liệt kê từng dòng tiền công và phụ tùng, nên khách thấy rõ đã thay những gì.

Lưu khách vào đơn bán trong mục Khách hàng; chỉ cần tên và số điện thoại. Lịch sử sửa xe của khách được giữ lại, nên lần sau khách quay lại bạn biết lần cuối thay nhớt là khi nào và đã lắp phụ tùng gì. Salesmaster không gửi nhắc lịch bảo dưỡng; nhiều tiệm ghi ngày bảo dưỡng tiếp theo hoặc số km trên đồng hồ vào ghi chú đơn bán.

Khách quen cũng có thể tích điểm. Bật Điểm thưởng và tự đặt quy tắc, để khách có thêm lý do quay lại tiệm của bạn.

Thợ và thu ngân

Chủ tiệm đăng nhập bằng tài khoản chính. Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một thiết bị tại một thời điểm, nên thu ngân hay thợ chính không dùng tài khoản của bạn. Hãy thêm họ thành Nhân viên và đăng ký một thiết bị thu ngân cho họ. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN, với vai trò bạn giao. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Salesmaster không tính hoa hồng cho thợ. Nếu bạn thưởng theo từng việc, hãy ghi tên thợ vào ghi chú đơn bán, cuối tháng tự tính rồi ghi khoản chi đó vào Tài chính.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Báo cáo: tiền công và phụ tùng bán chạy

Báo cáo có theo ngày, tuần, tháng và năm. Bạn xem được tổng doanh thu, lợi nhuận gộp, thuế bán hàng, phương thức thanh toán và mặt hàng bán chạy. Vì tiền công và phụ tùng là các mặt hàng riêng, bạn thấy được bao nhiêu doanh thu đến từ tiền công và bao nhiêu từ nhớt, phụ tùng.

Tiệm sửa xe thường đông vào cuối tuần, sau ngày lĩnh lương, và trước các dịp lễ, chuyến đi xa khi mọi người mang xe đi kiểm tra. So sánh báo cáo các tháng để nhập sẵn nhớt và má phanh trước đợt đông khách.

Báo cáo xuất ra Excel hoặc PDF, hoặc in bằng máy in nhiệt. Mọi đơn bán đều có thể mở lại trong mục Giao dịch.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Chi phí và lợi nhuận ròng thật sự

Ghi chi phí trong Tài chính với các danh mục hợp với tiệm bạn, như Nhập phụ tùng, Nhập nhớt, Lương thợ, Thuê mặt bằng, Tiền điện và Đồ nghề. Một bộ tuýp mới hay chiếc máy nén khí rất dễ bị quên. Mỗi khoản chi đều ghi rõ ví đã chi: tiền mặt của tiệm, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử.

Báo cáo Tài chính khi đó cho thấy doanh thu trừ đi giá vốn phụ tùng đã bán và chi phí hoạt động, chính là lợi nhuận ròng của tiệm. Có những con số này, bạn biết tiền công có đủ trả lương thợ không và bán phụ tùng góp thêm bao nhiêu vào lợi nhuận.

1. 1Bước 1: Mở Tài chính và tạo các ví như tiền mặt của tiệm, tài khoản ngân hàng và ví điện tử.
2. 2Bước 2: Tạo các danh mục chi phí như nhập phụ tùng, nhập nhớt, lương thợ và đồ nghề.
3. 3Bước 3: Ghi từng khoản chi với danh mục, ví và một ghi chú ngắn.
4. 4Bước 4: Cuối tháng, xem doanh thu, giá vốn, chi phí hoạt động và lợi nhuận trong báo cáo Tài chính.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Bắt đầu trong một ngày, vẫn làm việc khi mất mạng

Cài Salesmaster trên điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop dùng để thu ngân rồi tạo tài khoản. Trước tiên, thêm những đầu việc bạn làm nhiều nhất kèm biến thể, sau đó là nhớt và phụ tùng bán nhanh nhất, như nhớt xe tay ga, bugi, má phanh và ruột xe. Phần còn lại có thể thêm lúc vắng khách.

Đơn bán được lưu trên thiết bị trước rồi gửi lên đám mây khi có mạng trở lại. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày; sau đó app cần kết nối một lúc để đồng bộ. Vì dữ liệu nằm trong tài khoản của bạn, lỡ điện thoại của tiệm bị rơi hay hỏng thì sổ sách cũng không mất.

Danh mục mẫu cho tiệm sửa xe máy

Dùng bảng này làm điểm khởi đầu. Thay bằng đầu việc, phụ tùng và giá của tiệm bạn.

Tiền công là mặt hàng Dịch vụ không có tồn kho, có biến thể theo loại xe và Món thêm cho các dịch vụ kèm. Nhớt và phụ tùng là Sản phẩm có tồn kho riêng, bán chung một đơn với tiền công.

Gói nào hợp với tiệm sửa xe của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc đếm số xe và số đơn mỗi ngày. Một tiệm nhận khoảng 10 xe mỗi ngày sẽ ghi khoảng 300 giao dịch mỗi tháng, và nhiều hơn trước các dịp lễ đi xa.

Gói nào cũng có tính tiền, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ offline. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Tiền công và phụ tùng có ghi chung một đơn được không?

Được. Tạo tiền công là mặt hàng Dịch vụ và phụ tùng là mặt hàng Sản phẩm. Thu ngân thêm cả hai vào cùng giỏ hàng, và hóa đơn liệt kê từng dòng tiền công, phụ tùng. Tồn kho phụ tùng sẽ giảm; tiền công thì không có tồn kho.

Tôi có thể đặt giá dịch vụ khác nhau theo loại xe không?

Được. Tạo một mặt hàng tiền công, như Bảo dưỡng định kỳ, với các biến thể Xe tay ga, Xe số và Xe côn tay, hoặc Xe nhỏ và SUV cho ô tô. Mỗi biến thể có giá riêng, thu ngân chọn đúng loại xe.

Làm sao theo dõi những xe khách gửi lại để sửa?

Dùng Lưu đơn hàng. Lưu giỏ hàng với tên khách và chiếc xe, ghi biển số vào ghi chú, rồi thêm phụ tùng trong lúc sửa. Đơn hàng đã lưu nằm trên thiết bị đã tạo ra nó và chưa tính là đơn bán cho đến khi thanh toán.

Salesmaster có nhắc khách lịch bảo dưỡng tiếp theo không?

Không tự động. Lịch sử sửa xe của từng khách được giữ trong mục Khách hàng, nên bạn biết lần cuối khách đến là khi nào. Hãy ghi ngày bảo dưỡng tiếp theo hoặc số km trên đồng hồ vào ghi chú đơn bán để lưu cùng đơn.

Salesmaster có tính hoa hồng cho thợ không?

Không. Ghi tên thợ vào ghi chú đơn bán, cuối tháng tính hoa hồng từ các đơn đã ghi, rồi ghi khoản trả đó thành chi phí trong Tài chính.

Mất mạng thì tiệm có tính tiền tiếp được không?

Được. Đơn bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày, sau đó app cần kết nối để đồng bộ.

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Tiệm rửa xe máy & ô tôĐọc hướng dẫn
• Cửa hàng lốp & phụ tùngĐọc hướng dẫn
• Dịch vụ cho thuêĐọc hướng dẫn
• Tiệm in ấn & photocopyĐọc hướng dẫn