Ứng dụng POS cho cửa hàng quà tặng & lưu niệm

Những nỗi lo quen thuộc của shop quà tặng

Nếu bạn thấy mình trong những điều dưới đây, trang này dành cho bạn.

• 01

  Mùa lễ Tết khách đổ về một lúc

  Trước dịp lễ Tết và vào mùa du lịch, khách lẻ và cả đoàn khách cùng kéo vào. Thu ngân phải thật nhanh, nhưng không ai nhớ nổi giá của hàng trăm món nhỏ.

• 02

  Hộp quà hết lúc nào không hay

  Giỏ quà cà phê bán chạy nhất chỉ còn hai hộp đúng lúc có một đơn lớn. Không ghi tồn kho thì bạn chỉ biết khi khách đã đứng chờ.

• 03

  Tiền gói quà bị quên tính

  Khách nhờ gói quà, thu ngân bận rộn với giấy và ruy băng, thế là tiền gói quà không được cộng vào hóa đơn. Mỗi ngày một ít, cộng lại thành nhiều.

• 04

  Bán theo mùa, lời lãi mù mờ

  Tháng này đông nghẹt, tháng sau vắng hoe. Trả tiền cho người làm hàng thủ công, đồ bỏ giỏ quà, tiền mặt bằng và nhân viên xong, bạn chẳng bao giờ chắc cửa hàng thật sự lời bao nhiêu.

Xây dựng danh mục: hộp quà, đồ lưu niệm, đồ trang trí và giấy gói

Shop quà tặng bán rất nhiều món nhỏ với đủ mức giá. Hãy bắt đầu với các nhóm hàng giống cách khách xem hàng, như Hộp quà & giỏ quà, Đặc sản lưu niệm, Nến & đồ trang trí, và Thiệp & giấy gói. Trên màn hình Bán hàng, thu ngân chạm vào nhóm hàng rồi chạm vào món, không cần tra bảng giá.

Mỗi sản phẩm là một mặt hàng trong menu Danh mục với tên, giá bán, giá vốn và đơn vị: cái cho cốc sứ hay tượng gỗ nhỏ, gói cho nhang, tờ cho giấy gói quà. Nếu sản phẩm có mã vạch của nhà cung cấp, thu ngân có thể quét bằng camera hoặc máy quét mã vạch, nên những món trông giống nhau không bao giờ bị nhầm.

Danh mục dài thì nhập trên laptop (Windows hoặc Mac) sẽ dễ hơn; sau đó dữ liệu tự đồng bộ sang điện thoại hoặc máy tính bảng ở quầy.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm hàng như Hộp quà & giỏ quà, Đặc sản lưu niệm và Thiệp & giấy gói.
2. 2Bước 2: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng sản phẩm với tên, giá, giá vốn, đơn vị và nhóm hàng.
3. 3Bước 3: Nhập tồn kho ban đầu cho những sản phẩm bạn muốn theo dõi.
4. 4Bước 4: Thử bán một đơn trên màn hình Bán hàng để kiểm tra giá và nhóm hàng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Hộp quà và giỏ quà là những sản phẩm riêng

Hộp quà được chọn lọc sẵn là linh hồn của nhiều shop quà tặng. Cách đơn giản nhất để quản lý chúng trong Salesmaster là tạo mỗi hộp thành một sản phẩm, như Hộp quà tinh dầu thư giãn, Giỏ quà cà phê & bánh quy hay Hộp quà sinh nhật. Mỗi hộp có giá, giá vốn và tồn kho riêng, y như mọi mặt hàng khác.

Buổi sáng bạn đóng mười hộp thì cộng mười vào tồn kho của hộp đó. Mỗi lần bán trừ đi một. Giá vốn bạn nhập, tức là đồ bên trong, hộp và ruy băng cho một hộp, được dùng trong báo cáo để cho thấy lợi nhuận gộp trên từng hộp bán ra.

Một điều cần biết: đóng hộp không tự trừ tồn kho của cốc, nến hay bánh quy bên trong. Nếu bạn cũng bày bán lẻ những món đó trên kệ, hãy ghi phần đã dùng thành một lần điều chỉnh tồn kho khi đóng hộp.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm hộp quà thành mặt hàng mới trong nhóm Hộp quà & giỏ quà.
2. 2Bước 2: Nhập giá bán và giá vốn mỗi hộp (đồ bên trong, hộp, giấy và ruy băng).
3. 3Bước 3: Sau khi đóng hộp, cộng số hộp vừa làm vào tồn kho của mặt hàng.
4. 4Bước 4: Nếu đồ bên trong cũng được bán lẻ, trừ chúng khỏi tồn kho bằng một lần điều chỉnh tồn kho.

Kích cỡ, mùi hương và hàng theo lố với biến thể

Nhiều món lưu niệm có vài lựa chọn. Giỏ trái cây sấy & hạt có loại Nhỏ và Lớn, nến hộp thiếc có mùi Oải hương, Hoa sứ và Vani, còn áo thun lưu niệm có size M, L và XL. Mỗi món như vậy là một mặt hàng có biến thể: thu ngân chọn biến thể là giá tự theo.

Mỗi biến thể có giá, giá vốn và tồn kho riêng, nên bạn biết mùi hương nào sắp hết và size áo nào bán chạy nhất.

Biến thể cũng dùng được cho giá sỉ. Đoàn khách du lịch hay mua móc khóa hoặc nam châm tủ lạnh với số lượng nhiều. Hãy tạo biến thể Lẻ và Tá (hoặc Lố 6 cái) với giá riêng, thu ngân chọn đúng loại là xong. Salesmaster không tự đổi giá theo số lượng, nên giá sỉ luôn được chọn qua biến thể của nó. Tồn kho của biến thể cũng tách riêng: bán một tá không trừ tồn kho hàng lẻ, nên hãy thiết lập tồn kho theo từng biến thể đúng như cách bạn thực sự cất hàng.

1. 1Bước 1: Mở một mặt hàng trong menu Danh mục → Danh sách mặt hàng, ví dụ Giỏ trái cây sấy & hạt.
2. 2Bước 2: Thêm biến thể như Nhỏ và Lớn, mỗi biến thể có giá và giá vốn.
3. 3Bước 3: Với hàng bán sỉ, tạo biến thể Lẻ và Tá với giá riêng.
4. 4Bước 4: Nhập tồn kho cho từng biến thể rồi lưu.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Tiền gói quà luôn được tính

Ở shop quà tặng, gần như khách nào cũng hỏi: “Gói quà giúp mình được không?” Để không bao giờ sót tiền gói, hãy tạo một nhóm món thêm Gói quà với các lựa chọn như Giấy gói quà và Hộp quà kèm ruy băng. Món thêm được quản lý ngay từ mặt hàng bằng Quản lý món thêm, và một nhóm món thêm có thể gắn cho nhiều sản phẩm: móc khóa, áo thun, túi cói, nến, cốc sứ và nhiều món khác.

Khi khách muốn gói quà, thu ngân chọn lựa chọn đó lúc thêm món vào giỏ hàng. Giá được cộng thẳng vào tổng tiền, và hóa đơn ghi rõ món nào được gói và gói kiểu gì. Vì nhóm món thêm này là Không bắt buộc, khách không cần gói có thể thanh toán ngay.

Với một lời nhắn ngắn, như “Chúc mừng sinh nhật chị Lan”, thu ngân có thể gõ vào Ghi chú của đơn bán.

1. 1Bước 1: Mở một sản phẩm trong menu Danh mục và chọn Quản lý món thêm.
2. 2Bước 2: Tạo nhóm Gói quà và đánh dấu Không bắt buộc.
3. 3Bước 3: Thêm các lựa chọn như Giấy gói quà và Hộp quà kèm ruy băng, mỗi lựa chọn có giá cộng thêm.
4. 4Bước 4: Gắn cùng nhóm đó cho những sản phẩm khác mà khách hay nhờ gói.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Đơn của công ty và hộp quà lấy sau

Trước dịp lễ Tết, các công ty thường đặt cả chục hộp quà một lúc và vài ngày sau mới đến lấy hoặc thanh toán. Lưu đơn hàng sinh ra là để làm việc này. Cho các hộp quà và thiệp vào giỏ hàng, rồi lưu dưới một cái tên rõ ràng, ví dụ “Đơn công ty, 30 giỏ quà”.

Salesmaster không ghi nhận tiền cọc hay thanh toán từng phần trên một lần bán. Nếu khách đặt cọc, hãy bán ngay khoản cọc đó thành một mặt hàng Dịch vụ riêng tên “Đặt cọc” với đúng số tiền nhận được, và ghi chú vào đơn, ví dụ “Đã cọc 50%”. Khi khách đến lấy hàng, đơn vẫn giữ nguyên giá đầy đủ và thu ngân chạm Thêm khấu trừ với số tiền đã cọc, để ngăn kéo tiền và báo cáo khớp ở cả hai ngày. Những chi tiết như thiệp của công ty cho từng hộp có thể ghi vào ghi chú của từng dòng.

Đơn đã lưu chưa được tính là một lần bán và chưa trừ tồn kho cho đến khi thanh toán, nên báo cáo vẫn sạch sẽ nếu đơn thay đổi hoặc bị hủy. Đơn đã lưu nằm trên thiết bị đã tạo ra nó, nên hãy mở và hoàn tất trên chính thiết bị đó.

1. 1Bước 1: Trên màn hình Bán hàng, thêm các hộp quà và món kèm vào giỏ hàng.
2. 2Bước 2: Chạm Lưu đơn hàng và đặt tên, ví dụ tên công ty và số hộp.
3. 3Bước 3: Ghi yêu cầu đặc biệt vào ghi chú của đơn, và bán tiền cọc thành một mặt hàng Đặt cọc riêng.
4. 4Bước 4: Khi khách đến lấy, mở Đơn hàng đã lưu và hoàn tất thanh toán.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Thanh toán, thuế bán hàng và hóa đơn cho khách du lịch

Khách mua đồ lưu niệm trả tiền đủ kiểu. Hãy tạo những phương thức thanh toán bạn nhận, như tiền mặt, thẻ, chuyển khoản hay ví điện tử. Báo cáo cho thấy số tiền vào qua từng phương thức, nên đối chiếu ngăn kéo tiền và số dư ngân hàng rất dễ.

Nếu bạn thu thuế bán hàng, chỉ cần cài một lần trong Phí hoặc Thuế là thuế được tính trên mọi lần bán; phí giao hàng cũng cài ở đó được. Giảm giá cho đoàn và khuyến mãi theo mùa thì đặt trong Khoản khấu trừ.

Hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth hoặc USB. Khách không muốn hóa đơn giấy có thể nhận qua WhatsApp, email, hoặc đường link hóa đơn web mang logo, màu sắc và các trang mạng xã hội của cửa hàng.

Nhân viên bán hàng và thiết bị thu ngân

Chủ cửa hàng đăng nhập bằng tài khoản chính, và mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một thiết bị tại một thời điểm. Nhân viên không cần tài khoản của bạn: hãy thêm họ vào Nhân viên và đăng ký một thiết bị thu ngân cho họ. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN, và bạn quyết định họ được xem và sửa những gì. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Báo cáo bán hàng và lợi nhuận ròng theo mùa

Báo cáo có theo ngày, tuần, tháng và năm. Bạn thấy tổng doanh thu, doanh số gộp và doanh số thuần, giảm giá, thuế đã thu, phương thức thanh toán và doanh thu theo từng sản phẩm. Bạn sẽ thấy rõ hộp quà nào bán chạy trước dịp lễ Tết và món lưu niệm nào đắt hàng vào mùa du lịch.

Để biết lợi nhuận thật, hãy ghi chi phí vào Tài chính: tiền trả cho người làm hàng thủ công địa phương, đồ bỏ giỏ quà, in áo thun, lương, tiền mặt bằng, tiền điện, hộp và ruy băng, và quảng cáo online. Mỗi khoản chi có danh mục chi phí và ví mà tiền được chi ra, như tiền mặt ở cửa hàng, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử. Báo cáo Tài chính khi đó cho thấy doanh thu trừ giá vốn hàng bán và chi phí vận hành: lợi nhuận ròng của cửa hàng.

Vì hàng quà tặng bán theo mùa, hãy so sánh báo cáo tháng giữa năm nay và năm trước trước khi nhập hàng. Báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF để gửi kế toán.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Chuẩn bị xong trước mùa cao điểm

Thời điểm tốt nhất để chuyển sang Salesmaster là vài tuần trước mùa cao điểm. Cài ứng dụng trên điện thoại hoặc máy tính bảng ở quầy, tạo tài khoản, và nhập trước 20 đến 30 món bán chạy nhất, kể cả những hộp quà khách đặt nhiều nhất. Tạo nhóm món thêm Gói quà và kết nối máy in nhiệt nếu bạn có dùng.

Những ngày đầu, thêm những món còn thiếu lúc vắng khách và mỗi tối đối chiếu báo cáo trong ngày với tiền trong ngăn kéo. Sau đó nhập tồn kho ban đầu và bắt đầu ghi chi phí vào Tài chính. Nếu mạng ở khu du lịch bị rớt, các lần bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ sau, với chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày.

Hướng dẫn từng bước có trong Trung tâm trợ giúp Salesmaster, và đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ qua WhatsApp.

Ví dụ danh mục cho shop quà tặng

Dùng bảng này làm điểm khởi đầu, rồi thay tên và giá bằng sản phẩm của bạn.

Hộp quà là sản phẩm có tồn kho riêng. Cộng hộp vào tồn kho sau khi đóng xong, và ghi phần đồ bên trong đã dùng thành một lần điều chỉnh tồn kho nếu bạn cũng bán lẻ những món đó.

Gói nào hợp với shop quà tặng của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc đếm số lần bán mỗi ngày. Một shop quà tặng nhỏ phục vụ khoảng 10 khách mỗi ngày sẽ ghi nhận khoảng 300 giao dịch mỗi tháng, và con số này có thể tăng gấp mấy lần vào mùa lễ Tết.

Gói nào cũng có bán hàng, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ offline. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Thiết lập hộp quà trong Salesmaster POS như thế nào?

Tạo mỗi hộp quà thành một sản phẩm trong menu Danh mục với giá bán, giá vốn mỗi hộp và tồn kho riêng. Cộng hộp vào tồn kho sau khi đóng xong. Việc đóng hộp không tự trừ tồn kho đồ bên trong, nên nếu bạn cũng bán lẻ những món đó, hãy ghi phần đã dùng thành một lần điều chỉnh tồn kho.

Tiền gói quà có tự cộng vào tổng tiền không?

Có. Tạo nhóm món thêm Gói quà với các lựa chọn như Giấy gói quà và Hộp quà kèm ruy băng, rồi gắn cho những sản phẩm khách hay nhờ gói. Thu ngân chọn lựa chọn khi thêm món, và giá được cộng vào tổng tiền và hóa đơn.

Có tự động tính giá sỉ cho đoàn khách du lịch không?

Không có tính năng tự đổi giá theo bậc hay theo số lượng. Hãy thiết lập giá sỉ thành biến thể, như Lẻ và Tá, mỗi biến thể có giá riêng, và thu ngân chọn đúng loại.

Xử lý đơn của công ty đã đặt cọc như thế nào?

Giữ đơn bằng Lưu đơn hàng dưới một cái tên rõ ràng, như “Đơn công ty, 30 giỏ quà”. Salesmaster không ghi nhận thanh toán từng phần trên một lần bán, nên hãy bán ngay khoản cọc thành một mặt hàng Dịch vụ riêng tên “Đặt cọc” với đúng số tiền nhận được. Khi khách thanh toán nốt, mở đơn với giá đầy đủ và chạm Thêm khấu trừ với số tiền đã cọc. Đơn đã lưu nằm trên thiết bị đã tạo ra nó và trở thành một lần bán khi được thanh toán.

Cửa hàng có bán tiếp được khi mất mạng không?

Được. Các lần bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày trước khi ứng dụng cần kết nối để đồng bộ.

Nhân viên của tôi có dùng máy riêng được không?

Được, bằng tài khoản nhân viên. Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một thiết bị tại một thời điểm, nên chủ cửa hàng thêm nhân viên và đăng ký thiết bị thu ngân cho họ. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Shop hoa & cây cảnhĐọc hướng dẫn
• Cửa hàng mỹ thuật & đồ thủ côngĐọc hướng dẫn
• Cửa hàng đồ chơiĐọc hướng dẫn
• Nhà sách & văn phòng phẩmĐọc hướng dẫn