Ứng dụng POS cho phòng gym & trung tâm thể hình

Những nỗi lo quen thuộc của phòng gym

Nếu bạn thấy mình trong những điều dưới đây, trang này dành cho bạn.

• 01

  Quầy lễ tân quá tải giờ tan làm

  Từ năm đến bảy giờ tối, hội viên mới đăng ký, khách vãng lai mua vé ngày, người tập xong lại muốn mua nước. Lễ tân vừa ghi chép vừa thu tiền, còn hàng người cứ dài ra.

• 02

  Quá nhiều gói để nhớ

  Gói 1 tháng, 3 tháng và 12 tháng, giá sinh viên, gói PT 10 buổi, Zumba và Spinning. Khi bảng giá chỉ nằm trong đầu ai đó, sớm muộn gì cũng có lúc tính sai.

• 03

  Quầy shake hoạt động theo cảm tính

  Bột whey hết lúc nào không hay, nước suối và thanh protein trong tủ lạnh cứ vơi dần, mà không ai biết đã bán bao nhiêu. Góc đồ uống trông có vẻ đông khách, nhưng có thật sự sinh lời không?

• 04

  Tiền gói tập về, lợi nhuận không rõ

  Tiền về bằng tiền mặt, thẻ và chuyển khoản. Trả lương huấn luyện viên, tiền thuê mặt bằng, tiền điện và bảo dưỡng máy chạy bộ xong, còn lại bao nhiêu? Không ghi chi phí thì lợi nhuận chỉ là đoán.

Gói tập và vé ngày là mặt hàng Dịch vụ

Hãy bắt đầu từ bảng giá ở quầy lễ tân. Trong Salesmaster, mọi thứ bạn bán đều là một mặt hàng trong menu Danh mục. Gói tập, vé ngày, thuê tủ đồ và thuê khăn là mặt hàng Dịch vụ, vì bán ra không trừ tồn kho gì cả. Chia chúng vào các nhóm hàng như Gói tập, PT & lớp tập, Shake & đồ uống, và Thanh protein & phụ kiện, để lễ tân tìm ra bất kỳ món nào chỉ với một hai lần chạm.

Gói tập có nhiều thời hạn chỉ cần một mặt hàng với biến thể: 1 tháng, 3 tháng và 12 tháng, mỗi biến thể có giá riêng. Lễ tân chọn biến thể là giá tự theo. Một mức giá riêng biệt, như gói sinh viên, có thể là mặt hàng riêng để doanh số của nó hiện rõ trong báo cáo.

Nên biết trước: Salesmaster là ứng dụng bán hàng, không phải phần mềm quản lý hội viên. Ứng dụng ghi nhận việc bán gói tập, nhưng không theo dõi ngày hết hạn và không có check-in ở cửa. Cách nhiều phòng gym vẫn làm: gắn khách hàng vào mỗi lần bán gói tập và ghi thời hạn hiệu lực vào ghi chú giao dịch, ví dụ “hiệu lực từ 1/10 đến 31/10”. Lịch sử mua hàng của khách khi đó cho thấy lần gần nhất họ mua gói tập là khi nào.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm Gói tập, PT & lớp tập, Shake & đồ uống, và Thanh protein & phụ kiện.
2. 2Bước 2: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm mặt hàng Gói tập dưới dạng Dịch vụ.
3. 3Bước 3: Thêm các biến thể 1 tháng, 3 tháng và 12 tháng, mỗi biến thể có giá riêng.
4. 4Bước 4: Thêm Vé ngày, Thuê tủ đồ và Thuê khăn là mặt hàng Dịch vụ với giá cố định.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Tập PT, gói buổi tập và lớp tập nhóm

Tập PT cũng làm tương tự. Tạo một mặt hàng Tập PT với biến thể 1 buổi và 10 buổi. Các lớp tập nhóm như Zumba, Spinning và Body combat có thể là một mặt hàng Lớp tập nhóm với loại lớp là biến thể, để báo cáo cho thấy lớp nào được mua nhiều nhất.

Salesmaster không tự đếm số buổi còn lại, và không có thời khóa biểu hay đặt lịch lớp. Với gói 10 buổi, hãy ghi tên huấn luyện viên và số buổi vào ghi chú giao dịch khi bán gói, và theo dõi số buổi đã tập trong sổ của huấn luyện viên hoặc phần ghi chú của khách. Lịch lớp thì cứ thông báo như bạn vẫn làm, trên bảng tin hay trong nhóm chat của hội viên.

Các dịch vụ khác ở quầy lễ tân, như đo thành phần cơ thể trên cân của phòng gym, là mặt hàng Dịch vụ với giá cố định. Mọi thứ nằm chung một lần bán, nên khách vãng lai mua vé ngày, thuê khăn và một chai nước chỉ cần thanh toán một lần.

1. 1Bước 1: Thêm mặt hàng Tập PT dưới dạng Dịch vụ với biến thể 1 buổi và 10 buổi.
2. 2Bước 2: Thêm mặt hàng Lớp tập nhóm với các biến thể Zumba, Spinning và Body combat.
3. 3Bước 3: Khi bán gói buổi tập, ghi tên huấn luyện viên và số buổi vào ghi chú giao dịch.

Quầy shake: các vị và món thêm

Nhiều phòng gym có góc đồ uống cho hội viên vừa tập xong. Shake protein thường có vài vị, và hội viên hay xin thêm topping. Trong Salesmaster, hãy tạo Shake protein là một mặt hàng với biến thể theo vị như Sô-cô-la, Chuối yến mạch và Chuối bơ đậu phộng, mỗi vị có giá riêng.

Những thứ hội viên có thể chọn thêm, như thêm một muỗng whey, yến mạch hay bơ đậu phộng, là món thêm. Món thêm được quản lý ngay trên mặt hàng, và giá của chúng được cộng tự động. Không ai phải nhẩm “shake sô-cô-la thêm một muỗng” bao nhiêu tiền.

Đồ uống đóng chai như nước suối 600 ml và nước điện giải, cùng thanh protein, là mặt hàng Sản phẩm có tồn kho riêng. Mỗi chai bán ra trừ một chai khỏi tồn kho, và bạn xem được số còn lại trong danh sách tồn kho trước khi đặt hàng lại với nhà cung cấp.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Tồn kho whey và sữa trừ theo công thức

Shake pha tại chỗ không có tồn kho riêng. Thứ bị hết là những gì cho vào ly: bột whey, sữa, chuối, yến mạch và bình lắc. Trong Salesmaster, những món như vậy là Món pha chế có Công thức. Bạn ghi mỗi nguyên liệu một lần theo đơn vị bạn dùng (gam cho whey, mililit cho sữa, cái cho ly) và ghi lượng dùng cho một phần.

Mỗi ly shake bán ra tự trừ nguyên liệu khỏi tồn kho theo công thức của vị đó. Món thêm cũng có thể có công thức, nên thêm một muỗng sẽ trừ thêm 30 gam whey. Khi mua nguyên liệu, hãy ghi lần nhập kèm giá, và Salesmaster dùng số đó để tính một ly shake tốn của bạn bao nhiêu. Báo cáo lợi nhuận khi đó dùng giá vốn nguyên liệu thật.

Nếu bạn mua whey hộp lớn, ứng dụng không tự quy đổi từ hộp sang gam. Hãy ghi tồn kho whey theo gam ngay từ đầu, và khi khui hộp mới, cộng khối lượng của hộp vào bằng một lần điều chỉnh tồn kho nguyên liệu.

1. 1Bước 1: Bật Món pha chế, rồi mở menu Danh mục → Tồn kho → Nguyên liệu.
2. 2Bước 2: Thêm các nguyên liệu như bột whey protein (g), sữa ít béo (ml) và bình lắc (cái), kèm tồn kho ban đầu và giá nhập.
3. 3Bước 3: Tạo Shake protein là Món pha chế và điền công thức cho từng vị.
4. 4Bước 4: Điền công thức cho cả món thêm như thêm muỗng whey.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Thanh toán, thuế bán hàng và hóa đơn

Thiết lập những phương thức thanh toán bạn nhận: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, ví điện tử hay bất kỳ phương thức nào bạn tự tạo. Gói tập thường được trả bằng thẻ hoặc chuyển khoản, còn nước uống thì trả tiền mặt. Báo cáo cho thấy số tiền vào qua từng phương thức, nên đối chiếu ngăn kéo tiền và sao kê ngân hàng rất dễ.

Nếu bạn thu thuế bán hàng, chỉ cần cài một lần trong Phí hoặc Thuế là thuế được tính trên mọi lần bán. Khuyến mãi, như miễn phí đăng ký vào tháng Một hay giá ưu đãi khi rủ bạn cùng tập, được thiết lập trong Khoản khấu trừ.

Thanh toán xong, hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth hoặc gửi qua WhatsApp hay email. Hóa đơn web mang logo và các trang mạng xã hội của phòng gym, nên hội viên mới tìm được ngay trang nơi bạn đăng lịch lớp. Salesmaster không có trả góp và không ghi nhận thanh toán từng phần trên một lần bán. Nếu hội viên đặt cọc, hãy bán khoản cọc thành một mặt hàng Dịch vụ riêng tên “Đặt cọc” với đúng số tiền nhận được; khi trả phần còn lại, bán gói tập với giá đầy đủ và chạm Thêm khấu trừ với số tiền đã cọc, để ngăn kéo tiền và báo cáo khớp ở cả hai ngày.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Lễ tân và huấn luyện viên

Chủ phòng gym đăng nhập bằng tài khoản chính, và mỗi tài khoản chỉ hoạt động trên một thiết bị tại một thời điểm. Lễ tân không cần tài khoản của bạn: hãy thêm họ vào Nhân viên với một vai trò, rồi đăng ký thiết bị ở quầy lễ tân cho họ. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN, và bạn quyết định họ được xem và sửa gì, ví dụ bán gói tập nhưng không được sửa giá. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Hồ sơ hội viên, điểm thưởng và thẻ thành viên

Chọn hoặc thêm khách hàng ở mỗi lần bán; chỉ cần tên và số điện thoại. Lịch sử mua hàng được lưu lại: họ mua gói tập khi nào, chọn gói PT nào và hay gọi shake vị gì. Nhờ vậy lễ tân chào hội viên bằng tên và nhắc họ gia hạn đúng hạn.

Để tri ân hội viên trung thành, hãy bật Điểm thưởng trong Doanh nghiệp. Bạn tự đặt quy tắc: số tiền chi tiêu cho mỗi điểm, giá trị một điểm khi đổi, số điểm tối thiểu để đổi, và tỷ lệ tối đa của hóa đơn mà điểm được trừ. Điểm được cộng tự động, nên hội viên gia hạn và mua shake đều đặn có thể đổi điểm lấy giảm giá. Hội viên cũng có thể nhận một thẻ thành viên mang tên mình.

Báo cáo bán hàng và lợi nhuận ròng của phòng gym

Báo cáo có theo ngày, tuần, tháng và năm. Bạn thấy tổng doanh thu, doanh số gộp và doanh số thuần, giảm giá, thuế, phương thức thanh toán và doanh thu theo từng mặt hàng. Nhờ đó thấy rõ tiền chủ yếu đến từ gói tập tháng, gói PT hay quầy shake, và ngày nào đông nhất.

Để biết lợi nhuận thật, hãy ghi chi phí vào Tài chính: whey và đồ uống, lương huấn luyện viên và lễ tân, tiền thuê mặt bằng, tiền điện, tiền nước và bảo trì thiết bị như bảo dưỡng máy chạy bộ. Mỗi khoản chi có danh mục chi phí và ví mà tiền được chi ra, như tiền mặt ở quầy, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử. Báo cáo Tài chính khi đó cho thấy doanh thu trừ giá vốn hàng bán và chi phí vận hành: lợi nhuận ròng của phòng gym.

Báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF, hoặc in trên máy in nhiệt, cho kế toán hay người hùn vốn. Mọi lần bán được lưu trên thiết bị trước và đồng bộ khi có mạng trở lại; chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày, nên quầy lễ tân vẫn bán được khi Wi-Fi của phòng gym bị rớt.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Bắt đầu chỉ trong một ngày

Bạn không cần đóng cửa phòng gym để chuyển sang Salesmaster. Chọn một giờ vắng, như đầu giờ chiều, cài ứng dụng trên điện thoại, máy tính bảng hay laptop ở quầy lễ tân, và tạo tài khoản. Nhập gói tập, vé ngày và gói PT trước, vì đó là những thứ bán nhiều nhất. Đồ uống và phụ kiện có thể nhập sau lúc rảnh.

Ngày đầu tiên, cứ vận hành quầy lễ tân như bình thường và gắn khách hàng mỗi khi có người mua hoặc gia hạn gói tập. Buổi tối, mở báo cáo trong ngày và đối chiếu với tiền mặt trong ngăn kéo cùng tổng tiền thẻ và chuyển khoản. Khi lễ tân đã quen, chuyển sang nguyên liệu và công thức shake, rồi đến ghi chi phí vào Tài chính. Chỉ sau vài tuần, phòng gym của bạn đã có sổ sách đầy đủ về doanh số, tồn kho và lợi nhuận.

Ví dụ danh mục cho phòng gym

Dùng bảng này làm điểm khởi đầu, rồi thay tên và giá bằng bảng giá của bạn.

Gói tập, lớp tập và buổi PT là mặt hàng Dịch vụ vì không có tồn kho. Đồ uống đóng chai và phụ kiện là Sản phẩm có tồn kho riêng. Shake pha theo đơn là Món pha chế, nên thứ bị trừ tồn kho là nguyên liệu của chúng.

Gói nào hợp với phòng gym của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc đếm số lần bán mỗi ngày. Một phòng gym nhỏ có khoảng 5 đến 10 lần mua mỗi ngày, từ vé ngày, gia hạn gói tập đến đồ uống, sẽ ghi nhận khoảng 150 đến 300 giao dịch mỗi tháng.

Gói nào cũng có bán hàng, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ offline. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Salesmaster có theo dõi ngày hết hạn gói tập không?

Không tự động. Salesmaster ghi nhận việc bán gói tập, nhưng không tính ngày hết hạn và không có check-in. Hãy gắn khách hàng vào mỗi lần bán và ghi thời hạn hiệu lực vào ghi chú giao dịch. Lịch sử mua hàng của khách cho thấy lần gần nhất họ mua gói tập là khi nào.

Bán gói tập 1 tháng, 3 tháng và 12 tháng như thế nào?

Tạo một mặt hàng Gói tập dưới dạng Dịch vụ và thêm 1 tháng, 3 tháng và 12 tháng làm biến thể, mỗi biến thể có giá riêng. Lễ tân chỉ việc chọn biến thể trên màn hình Bán hàng.

Salesmaster có đếm số buổi PT còn lại không?

Không. Gói 10 buổi có thể bán như một biến thể với giá trọn gói, nhưng số buổi đã tập không được đếm tự động. Hãy ghi tên huấn luyện viên và số buổi vào ghi chú giao dịch, và để huấn luyện viên giữ sổ theo dõi buổi tập.

Có thời khóa biểu hay đặt lịch lớp không?

Không. Salesmaster là ứng dụng bán hàng và không có lịch lớp. Hãy đăng lịch lớp như bạn vẫn làm, và bán lớp tập nhóm như một mặt hàng có biến thể theo loại lớp khi hội viên thanh toán.

Tồn kho whey có giảm theo mỗi ly shake bán ra không?

Có. Ghi whey là nguyên liệu tính theo gam, tạo Shake protein là Món pha chế và điền công thức. Mỗi ly shake bán ra trừ whey, sữa và các nguyên liệu khác khỏi tồn kho, kể cả nguyên liệu của món thêm như thêm muỗng whey.

Quầy lễ tân có bán tiếp được khi mất mạng không?

Được. Các lần bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày trước khi ứng dụng cần kết nối để đồng bộ.

Phòng gym dùng Salesmaster tốn bao nhiêu tiền?

Bạn có thể bắt đầu với gói Free để dùng thử. Phòng gym có lễ tân thường chọn Bronze Pro hoặc Silver Pro, vì cả hai đều có tài khoản nhân viên. Giá của từng gói có trong bảng gói trên trang này, và trả theo năm sẽ rẻ hơn.

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Spa & massageĐọc hướng dẫn
• Phòng khám & trị liệuĐọc hướng dẫn
• Salon làm đẹpĐọc hướng dẫn
• Tiệm cắt tóc namĐọc hướng dẫn