Salesmaster es una app de punto de venta (POS) para gimnasios en Android, iPhone y iPad, Windows y Mac. Las membresías, los pases por día y las sesiones de entrenamiento son artículos de tipo Servicio con variedades por duración, los licuados de proteína son artículos preparados al momento que descuentan ingredientes del inventario según su receta, y las bebidas embotelladas y los accesorios llevan su propio inventario. El pago a entrenadores, la renta y el mantenimiento del equipo van en Finanzas para que veas tu ganancia neta. Con el Plan gratuito puedes probarlo primero.
Problemas que todo gimnasio conoce
Si alguno te suena, esta página es para ti.
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La hora pico en la recepción
Entre las cinco y las siete de la tarde, se inscriben socios nuevos, llegan visitantes que compran su pase del día y quienes terminan de entrenar quieren algo de tomar. La recepción anota todo mientras maneja efectivo, y la fila no deja de crecer.
- 02
Demasiados paquetes que recordar
Membresías de uno, tres y doce meses, tarifa de estudiante, paquetes de diez sesiones de entrenamiento, Zumba y Spinning. Cuando los precios viven en la cabeza de alguien, tarde o temprano algo se cobra mal.
- 03
La barra de licuados funciona a ojo
La proteína en polvo se acaba sin aviso, el agua y las barras de proteína desaparecen del refri y nadie sabe cuántas se vendieron. La barra de bebidas se ve con movimiento, pero ¿de verdad deja dinero?
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Entra dinero de membresías, la ganancia no está clara
Los pagos llegan en efectivo, con tarjeta y por transferencia. Después de pagar a los entrenadores, la renta, la luz y el servicio de la caminadora, ¿cuánto queda? Sin gastos registrados, la ganancia es una suposición.
Membresías y pases por día como servicios
Empieza con la lista de precios de tu recepción. En Salesmaster, todo lo que vendes es un artículo en el Catálogo. Las membresías, los pases por día, la renta de locker y la renta de toalla son artículos de tipo Servicio, porque al venderlos no se descuenta nada del inventario. Agrúpalos en categorías como Membresías, Entrenamiento y clases, Licuados y bebidas, y Barras y accesorios, para que la recepción encuentre todo en uno o dos toques.
Una membresía con varias duraciones solo necesita un artículo con variedades: 1 mes, 3 meses y 12 meses, cada una con su propio precio. La recepción elige la variedad y el precio se ajusta solo. Una tarifa que va por su lado, como la membresía de estudiante, puede ser un artículo aparte para que sus ventas se vean claras en tus reportes.
Conviene saberlo desde el principio: Salesmaster es una app de punto de venta, no un software de membresías. Registra la venta de una membresía, pero no lleva fechas de vencimiento ni tiene control de acceso en la puerta. Lo que hacen muchos gimnasios: agregar al cliente en cada venta de membresía y escribir el periodo activo en la nota de la transacción, por ejemplo "activa del 1 al 31 de octubre". Así el historial de compras del cliente muestra cuándo compró su última membresía.
- Paso 1: Abre Catálogo → Categorías y crea Membresías, Entrenamiento y clases, Licuados y bebidas, y Barras y accesorios.
- Paso 2: Abre Catálogo → Lista de Artículos y agrega un artículo Membresía de tipo Servicio.
- Paso 3: Agrega las variedades 1 mes, 3 meses y 12 meses, cada una con su precio.
- Paso 4: Agrega Pase por día, Renta de locker y Renta de toalla como artículos de tipo Servicio con precio fijo.
Entrenamiento personal, paquetes de sesiones y clases grupales
El entrenamiento personal funciona igual. Crea un artículo Entrenamiento personal con 1 sesión y 10 sesiones como variedades. Las clases grupales como Zumba, Spinning y Body combat pueden ser un solo artículo Clase grupal con el tipo de clase como variedad, así tus reportes muestran qué clases compra más la gente.
Salesmaster no cuenta automáticamente las sesiones que quedan, y no tiene horario de clases ni reservaciones. Para un paquete de diez sesiones, escribe el nombre del entrenador y el número de sesiones en la nota de la transacción al venderlo, y lleva la cuenta de las sesiones usadas en la bitácora del entrenador o en las notas del cliente. Sigue anunciando el horario de clases como ya lo haces, en un pizarrón o en el chat de grupo de tus socios.
Otros servicios de recepción, como una medición de composición corporal en la báscula del gimnasio, son artículos de tipo Servicio con precio fijo. Todo entra en la misma venta, así que un visitante que compra un pase del día, una toalla y una botella de agua paga una sola vez.
- Paso 1: Agrega un artículo Entrenamiento personal de tipo Servicio con las variedades 1 sesión y 10 sesiones.
- Paso 2: Agrega un artículo Clase grupal con las variedades Zumba, Spinning y Body combat.
- Paso 3: Al vender un paquete de sesiones, escribe el nombre del entrenador y el número de sesiones en la nota de la transacción.
La barra de licuados: sabores y complementos
Muchos gimnasios tienen una barra de bebidas para los socios que acaban de entrenar. Los licuados de proteína suelen venir en unos cuantos sabores, y los socios muchas veces piden extras. En Salesmaster, haz que Licuado de proteína sea un artículo con variedades de sabor como Chocolate, Plátano con avena y Plátano con crema de cacahuate, cada una con su propio precio.
Los extras que puede elegir un socio, como una medida extra de whey, avena o crema de cacahuate, son complementos. Los complementos se administran en el mismo artículo y sus precios se suman automáticamente. Nadie tiene que calcular de cabeza "licuado de chocolate más una medida".
Las bebidas envasadas, como agua de 600 ml y bebidas isotónicas, y las barras de proteína son artículos de tipo Producto con su propio inventario. Cada botella vendida descuenta una del inventario, y puedes revisar cuánto queda en la lista de inventario antes de volver a pedirle a tu proveedor.
El inventario de whey y leche se descuenta por receta
Un licuado preparado al momento no tiene inventario propio. Lo que se acaba es lo que lleva: proteína whey en polvo, leche, plátanos, avena y vasos shaker. En Salesmaster, estos artículos son de tipo Preparado al momento con una receta. Registras cada ingrediente una vez en la unidad que usas (gramos para el whey, mililitros para la leche, piezas para los vasos) y escribes cuánto lleva una porción.
Cada licuado vendido descuenta sus ingredientes del inventario según la receta de ese sabor. Los complementos también pueden tener receta, así que una medida extra descuenta otros 30 gramos de whey. Cuando compras insumos, registra la compra con su precio, y Salesmaster lo usa para calcular cuánto te cuesta un licuado. Así tu reporte de ganancias usa el costo real de los ingredientes.
Si compras el whey en botes grandes, no hay conversión automática de bote a gramos. Registra el inventario de whey en gramos desde el inicio y, cuando abras un bote nuevo, suma su peso con un ajuste de inventario del ingrediente.
- Paso 1: Activa los artículos preparados al momento y luego abre Catálogo → Ingredientes.
- Paso 2: Agrega ingredientes como proteína whey en polvo (g), leche light (ml) y vasos shaker (pzas), con su stock inicial y su precio de compra.
- Paso 3: Crea Licuado de proteína como artículo Preparado al momento y llena la receta de cada sabor.
- Paso 4: Llena también la receta de complementos como la medida extra.
Pagos, impuestos y recibos
Configura los métodos de pago que aceptas: efectivo, tarjeta, transferencia, billeteras electrónicas o cualquier otro método que crees. Las membresías muchas veces se pagan con tarjeta o transferencia, y el agua en efectivo. Los reportes muestran cuánto entró por cada método, así que cuadrar la caja con tu estado de cuenta es fácil.
Si cobras impuesto sobre la venta, configúralo una vez en Cargos / Impuesto y se calcula en cada venta. Las promociones, como no cobrar la inscripción en enero o un precio especial por traer a un amigo, se configuran como deducciones.
Una vez pagado, el recibo se puede imprimir en una impresora térmica Bluetooth o enviar por WhatsApp o correo. El recibo web lleva el logo de tu gimnasio y tus redes sociales, así un socio nuevo encuentra la cuenta donde publicas el horario de clases. Salesmaster no maneja pagos a plazos ni registra pagos parciales dentro de una misma venta. Si un socio deja un anticipo, véndelo como un artículo de tipo Servicio aparte llamado "Anticipo" por el monto recibido; cuando pague el resto, vende la membresía a su precio completo y toca Agregar Deducción por el monto del anticipo, así la caja y los reportes cuadran los dos días.
Personal de recepción y entrenadores
El dueño entra con la cuenta principal, y una cuenta está activa en un solo dispositivo a la vez. El personal de recepción no necesita tu cuenta: agrégalo como personal con un rol y registra para ellos el dispositivo de la recepción. El personal entra con un PIN, y tú decides qué puede ver y cambiar, por ejemplo vender membresías sin poder editar sus precios. Las cuentas de personal vienen con Bronce Pro (1 persona) y Plata Pro (2 personas).
Registro de socios, puntos de fidelidad y tarjetas de socio
Elige o agrega al cliente en cada venta; con un nombre y un número de celular basta. Su historial de compras queda guardado: cuándo compró una membresía, qué paquete de entrenamiento tomó y qué licuado pide siempre. Eso ayuda a la recepción a saludar a los socios por su nombre y a recordarles renovar a tiempo.
Para premiar a los socios fieles, activa Negocio → Puntos de fidelidad. Tú pones las reglas: cuánto hay que gastar por punto, cuánto vale un punto al canjearlo, el mínimo de puntos para canjear y qué parte máxima de la cuenta pueden cubrir los puntos. Los puntos se suman solos, así que los socios que renuevan y compran licuados seguido pueden cambiarlos por un descuento. Los socios también pueden tener una Tarjeta de socio a su nombre.
Reportes de ventas y la ganancia neta de tu gimnasio
Los reportes están por día, semana, mes y año. Ves el ingreso total, las ventas brutas y netas, los descuentos, los impuestos, los métodos de pago y el ingreso por artículo. Así queda claro si la mayor parte de tu dinero viene de las membresías mensuales, de los paquetes de entrenamiento o de la barra de licuados, y qué días son los de más movimiento.
Para ver la ganancia real, registra los gastos en Finanzas: whey y bebidas, pago a entrenadores y recepción, renta, luz, agua y mantenimiento del equipo, como el servicio de una caminadora. Cada gasto lleva una categoría y la billetera de donde salió, como el efectivo del negocio, una cuenta de banco o una billetera electrónica. El reporte de Finanzas te muestra entonces el ingreso menos el costo de la mercancía y los gastos de operación: la ganancia neta de tu gimnasio.
Los reportes se pueden exportar a Excel o PDF, o imprimir en la impresora térmica, para tu contador o tu socio. Cada venta se guarda primero en el dispositivo y se sincroniza cuando vuelve el internet; el modo sin conexión funciona hasta 7 días, así que la recepción sigue vendiendo aunque se caiga el Wi-Fi del gimnasio.
Empieza en un día
No necesitas cerrar el gimnasio para cambiarte a Salesmaster. Elige una hora tranquila, como el inicio de la tarde, instala la app en el celular, la tablet o la laptop de la recepción y crea una cuenta. Captura primero las membresías, los pases por día y los paquetes de entrenamiento, porque son lo que más se vende. Las bebidas y los accesorios pueden ir después, en los ratos tranquilos.
El primer día, atiende la recepción como siempre y agrega al cliente cada vez que alguien compre o renueve una membresía. En la noche, abre el reporte del día y compáralo con el efectivo de la caja y tus totales de tarjeta y banco. Cuando la recepción ya esté cómoda, sigue con los ingredientes y las recetas de licuados, y luego con el registro de gastos en Finanzas. En unas cuantas semanas, tu gimnasio tiene registros completos de ventas, inventario y ganancias.
Un catálogo de ejemplo para gimnasio
Usa esta tabla como punto de partida y cambia los nombres y precios por tu propia lista de precios.
| Categoría | Artículo | Variedades | Complementos | Tipo de artículo |
|---|---|---|---|---|
| Membresías | Membresía | 1 mes, 3 meses, 12 meses | - | Servicio |
| Membresías | Pase por día | - | - | Servicio |
| Membresías | Membresía de estudiante, 1 mes | - | - | Servicio |
| Membresías | Renta de locker, 1 mes | - | - | Servicio |
| Entrenamiento y clases | Entrenamiento personal | 1 sesión, 10 sesiones | - | Servicio |
| Entrenamiento y clases | Clase grupal | Zumba, Spinning, Body combat | - | Servicio |
| Licuados y bebidas | Licuado de proteína | Chocolate, Plátano con avena, Plátano con crema de cacahuate | Medida extra, Avena, Crema de cacahuate | Preparado al momento |
| Licuados y bebidas | Agua natural 600 ml | - | - | Producto |
| Barras y accesorios | Barra de proteína 60 g | - | - | Producto |
| Barras y accesorios | Guantes para gimnasio | - | - | Producto |
Las membresías, las clases y las sesiones de entrenamiento son artículos de tipo Servicio porque no tienen inventario. Las bebidas envasadas y los accesorios son Productos con su propio inventario. Los licuados que se preparan al momento son artículos de tipo Preparado al momento, así que lo que se descuenta del inventario son sus ingredientes.
Qué plan le queda a tu gimnasio
Empieza por contar tus ventas al día. Un gimnasio pequeño con unas 5 a 10 compras al día, entre pases por día, renovaciones y bebidas, registra unas 150 a 300 transacciones al mes.
| Plan | Precio | Ventas / mes | Cuentas de personal | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratis | 30 | Solo el dueño | Para probar el cobro en recepción antes de usarlo en serio. |
| Solo Pro | $4.90/mes | 3,000 | Solo el dueño | Gimnasios pequeños donde el dueño atiende la recepción. |
| Bronze Pro | $6.90/mes | 5,000 | 1 empleado | Gimnasios con una persona en recepción en su propio dispositivo. |
| Silver Pro | $9.90/mes | 8,000 | 2 empleados | Gimnasios con dos personas en recepción o una barra de licuados aparte, cada una en su propio dispositivo. |
Todos los planes incluyen cobro, catálogo, recibos, reportes y modo sin conexión. Puedes cambiar de plan cuando quieras. Ver precios →
Preguntas frecuentes
- ¿Salesmaster puede llevar cuándo vence una membresía?
- No de forma automática. Salesmaster registra las ventas de membresías, pero no calcula fechas de vencimiento ni tiene control de acceso. Agrega al cliente en cada venta y escribe el periodo activo en la nota de la transacción. El historial de compras del cliente muestra cuándo compró su última membresía.
- ¿Cómo vendo membresías de 1, 3 y 12 meses?
- Crea un solo artículo Membresía de tipo Servicio y agrega 1 mes, 3 meses y 12 meses como variedades, cada una con su precio. La recepción solo elige la variedad en la Pantalla de venta.
- ¿Salesmaster puede contar las sesiones de entrenamiento personal que quedan?
- No. Un paquete de diez sesiones se puede vender como variedad al precio del paquete, pero las sesiones usadas no se cuentan automáticamente. Escribe el entrenador y el número de sesiones en la nota de la transacción y lleva una bitácora de sesiones con el entrenador.
- ¿Hay horario de clases o reservaciones?
- No. Salesmaster es una app de punto de venta y no tiene calendario de clases. Publica tu horario como lo haces ahora y vende las clases grupales como un artículo con variedades por tipo de clase cuando los socios paguen.
- ¿El inventario de whey puede bajar con cada licuado vendido?
- Sí. Registra el whey como ingrediente en gramos, crea Licuado de proteína como artículo Preparado al momento y llena su receta. Cada licuado vendido descuenta del inventario el whey, la leche y los demás ingredientes, incluidos los de complementos como la medida extra.
- ¿La recepción puede seguir vendiendo si se cae el internet?
- Sí. Las ventas se guardan en el dispositivo y se sincronizan cuando vuelve el internet. El modo sin conexión funciona hasta 7 días antes de que la app necesite conectarse para sincronizar.
- ¿Cuánto cuesta Salesmaster para un gimnasio?
- Puedes empezar con el Plan gratuito para probarlo. Los gimnasios con personal en recepción suelen elegir Bronce Pro o Plata Pro, porque los dos incluyen cuentas de personal. Los precios de cada plan están en la tabla de planes de esta página, y pagar por año sale más barato.
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