App POS cho phòng khám da và chuyên viên trị liệu

Những khó khăn phòng khám và chuyên viên trị liệu thường gặp

Phòng khám bán cùng lúc hai thứ: liệu trình và sản phẩm. Đó chính là chỗ sổ sách hay bị rối.

• 01

  Liệu trình và hàng bán lẻ ghi ở hai nơi

  Khách vừa chăm sóc da mặt xong, lúc về mua thêm serum và kem chống nắng. Liệu trình ghi vào sổ hẹn, sản phẩm ghi vào một tờ phiếu khác, và cuối tháng số liệu chẳng bao giờ khớp hẳn.

• 02

  Không nhìn thấy tồn kho hàng bán lẻ

  Loại serum ai cũng hỏi chỉ còn hai chai, trong khi những sản phẩm bán chậm nằm trên kệ chôn vốn. Chỉ khi khách hỏi bạn mới biết.

• 03

  Liệu trình có nhiều mức giá

  Peel nhẹ hay peel trung bình, chăm sóc da mặt thêm mặt nạ giấy hoặc ánh sáng LED, gói liệu trình nhiều buổi. Khi bảng giá chỉ nằm trong đầu một người, các khoản thêm dễ bị bỏ sót.

• 04

  Doanh thu tốt, chi phí nặng

  Phí bác sĩ, lương kỹ thuật viên, tiền mặt bằng, vật tư liệu trình và quảng cáo mạng xã hội. Không theo dõi chi phí thì bạn không thể nói cơ sở thực sự kiếm được bao nhiêu.

Thiết lập danh sách liệu trình và sản phẩm

Hãy bắt đầu từ bảng giá bạn đang dùng ở quầy lễ tân. Trong Salesmaster, mỗi liệu trình là một mặt hàng loại Dịch vụ: tư vấn da, chăm sóc da mặt cơ bản, làm sạch sâu, mài da vi điểm, peel da hóa học, massage mặt. Mặt hàng Dịch vụ không có tồn kho, phù hợp với công việc do bác sĩ hoặc kỹ thuật viên thực hiện.

Mỹ phẩm bán lẻ, như sữa rửa mặt, toner, kem dưỡng ẩm, kem chống nắng, serum và mặt nạ giấy, được thiết lập là mặt hàng loại Sản phẩm với tồn kho riêng. Mỗi lần bán, tồn kho sản phẩm tự động giảm.

Chia mặt hàng vào các nhóm hàng, ví dụ Tư vấn & chăm sóc da mặt, Điều trị da, Gói liệu trình và Mỹ phẩm, để lễ tân tìm thấy mọi thứ chỉ với một hai lần chạm trên màn hình Bán hàng. Nếu danh sách dài, hãy xây dựng danh mục trên laptop trước rồi dùng trên máy tính bảng hoặc điện thoại ở quầy; danh mục được đồng bộ sang các thiết bị của phòng khám.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh mục (nhóm hàng) và tạo các nhóm như Tư vấn & chăm sóc da mặt, Điều trị da, Gói liệu trình và Mỹ phẩm.
2. 2Bước 2: Mở Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng liệu trình là mặt hàng Dịch vụ kèm giá.
3. 3Bước 3: Thêm từng sản phẩm bán lẻ là mặt hàng Sản phẩm, kèm giá bán và giá nhập.
4. 4Bước 4: Nhập tồn kho đầu kỳ cho các sản phẩm để số tồn kho đúng ngay từ ngày đầu.

Một liệu trình, nhiều mức giá

Nhiều liệu trình có các cấp độ khác nhau. Peel da hóa học nhẹ và trung bình có giá khác nhau và dùng vật tư khác nhau. Thay vì hai mặt hàng riêng, hãy tạo một mặt hàng với các biến thể. Mỗi biến thể có giá riêng và giá vốn riêng, nên số liệu lợi nhuận luôn đúng cho từng cấp độ.

Biến thể cũng dùng được cho hàng bán lẻ. Cùng một loại kem dưỡng ẩm có thể có dạng gel cho da thường đến da dầu và dạng kem cho da khô. Mỗi biến thể sản phẩm có tồn kho riêng, nên bạn thấy được loại nào sắp hết.

Khi thanh toán, lễ tân chọn mặt hàng rồi chọn biến thể. Giá tự hiện theo biến thể, không cần tra bảng giá.

1. 1Bước 1: Mở mặt hàng trong Danh mục → Danh sách mặt hàng.
2. 2Bước 2: Thêm biến thể, ví dụ Nhẹ và Trung bình, mỗi biến thể có giá và giá vốn riêng.
3. 3Bước 3: Với sản phẩm có biến thể, nhập tồn kho riêng cho từng biến thể.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Các khoản thêm trong liệu trình luôn được tính tiền

Khách chăm sóc da mặt thường thêm dịch vụ giữa chừng: mặt nạ giấy, chiếu ánh sáng LED, chăm sóc vùng mắt. Những khoản thêm như vậy là thứ dễ bị quên nhất ở quầy. Trong Salesmaster, hãy tạo một nhóm món thêm ngay từ mặt hàng, như Thêm cho chăm sóc da mặt, và gắn vào tất cả các dịch vụ chăm sóc da mặt và mài da vi điểm.

Khi lễ tân chọn Chăm sóc da mặt cơ bản trên màn hình Bán hàng, các món thêm hiện ra ngay. Đánh dấu những món đã dùng và giá được cộng vào tổng tiền. Một nhóm món thêm có thể gắn vào nhiều mặt hàng, nên bạn không bao giờ phải tạo mặt hàng cho từng kiểu kết hợp.

Dù kỹ thuật viên báo khoản thêm cho quầy bằng phiếu hay nói trực tiếp, điều quan trọng là mọi thứ đã nằm trên hóa đơn trước khi khách thanh toán.

1. 1Bước 1: Mở dịch vụ chăm sóc da mặt trong Danh mục → Danh sách mặt hàng và chọn Quản lý món thêm.
2. 2Bước 2: Tạo nhóm Thêm cho chăm sóc da mặt với Mặt nạ giấy, Chiếu LED và Chăm sóc mắt, mỗi món có giá tính thêm.
3. 3Bước 3: Gắn cùng nhóm đó vào các dịch vụ chăm sóc da mặt và liệu trình khác có những khoản thêm này.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Liệu trình và mỹ phẩm chung một hóa đơn

Sau liệu trình, khách quay lại quầy và thường mua những gì kỹ thuật viên gợi ý. Trên màn hình Bán hàng, lễ tân cho liệu trình và sản phẩm vào cùng một giỏ hàng và chọn khách. Một hóa đơn bao gồm tất cả, và báo cáo vẫn hiển thị doanh thu liệu trình và doanh thu bán lẻ theo từng mặt hàng.

Thiết lập các phương thức thanh toán bạn nhận: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử hoặc bất kỳ phương thức nào bạn tự tạo. Nếu bạn thu thuế bán hàng, chỉ cần thiết lập một lần trong Phí hoặc Thuế và thuế sẽ được cộng vào mọi đơn. Các ưu đãi như giảm giá lần đầu ghé được thiết lập trong Khoản khấu trừ.

Hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth, hoặc gửi qua WhatsApp, email hay đường link hóa đơn điện tử có logo và các trang mạng xã hội của phòng khám. Nhiều khách của phòng khám thích hóa đơn điện tử để lưu lại.

Ghi chú đơn rất tiện cho các thông tin ở quầy như bác sĩ hay kỹ thuật viên nào đã thực hiện liệu trình. Salesmaster không phải hệ thống hồ sơ bệnh án: ghi chú điều trị, tiền sử da và phiếu đồng ý thuộc về hồ sơ riêng của phòng khám.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Tồn kho hàng bán lẻ đáng tin cậy

Mỹ phẩm bán lẻ là tiền mặt đang nằm trên kệ. Trong Salesmaster, mỗi sản phẩm và mỗi biến thể sản phẩm có tồn kho riêng. Tồn kho giảm sau mỗi lần bán, và bạn có thể xem còn bao nhiêu bất cứ lúc nào, để đặt thêm kem chống nắng hay serum trước khi kệ trống.

Khi hàng về, ghi số hàng đã nhận. Nhà cung cấp có thể được lưu trong phần Tồn kho của danh mục, nên bạn biết mỗi sản phẩm lấy từ đâu. Giá nhập bạn nhập vào được dùng để tính lợi nhuận theo từng sản phẩm.

Vật tư dùng trong liệu trình, như bông tẩy trang, mặt nạ hay dung dịch peel, có thể ghi thành chi phí trong Tài chính khi mua. Như vậy chi phí của chúng vẫn được trừ vào lợi nhuận dù bạn không bán lẻ từng cái.

1. 1Bước 1: Mở danh sách Tồn kho trong phần tồn kho của danh mục để xem mỗi sản phẩm còn bao nhiêu.
2. 2Bước 2: Khi hàng về, cộng số hàng đã nhận vào tồn kho.
3. 3Bước 3: Thêm nhà cung cấp trong cùng phần Tồn kho đó.
4. 4Bước 4: Nếu sản phẩm bị hỏng hoặc dùng làm hàng thử, hãy điều chỉnh tồn kho để số liệu trong app khớp với kệ.

Lễ tân, kỹ thuật viên và thiết bị nhân viên

Chủ cơ sở đăng nhập bằng tài khoản chính. Mỗi tài khoản chỉ hoạt động trên một thiết bị tại một thời điểm, nên quầy lễ tân không dùng tài khoản của bạn. Hãy thêm lễ tân làm nhân viên và đăng ký thiết bị ở quầy cho họ. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN và chỉ thấy những gì bạn cho phép. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Salesmaster không tính hoa hồng cho bác sĩ hay kỹ thuật viên. Một cách đơn giản: ghi tên người thực hiện vào ghi chú đơn, rồi ghi phí và hoa hồng bạn trả thành chi phí trong Tài chính.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Khách quen: lịch sử và điểm thưởng

Phòng khám và chuyên viên trị liệu sống nhờ khách quay lại. Lưu thông tin khách khi thanh toán; chỉ cần tên và số điện thoại. Lịch sử mua của khách được lưu lại, nên bạn thấy được họ đã dùng liệu trình và sản phẩm nào, và lần cuối ghé là khi nào.

Bật Điểm thưởng và đặt quy tắc: số tiền chi cho mỗi điểm, giá trị mỗi điểm khi đổi, số điểm tối thiểu để đổi và tỷ lệ tối đa của hóa đơn mà điểm được trừ. Điểm được cộng sau mỗi đơn. Khách trung thành còn có thể nhận thẻ thành viên mang tên mình.

Gói liệu trình nhiều buổi, như Gói chăm sóc da mặt 5 buổi, được bán như một mặt hàng. Salesmaster không tự đếm số buổi còn lại. Mỗi lần khách đến, hãy ghi buổi đã dùng vào ghi chú đơn, ví dụ "Gói 5 buổi, buổi 2", để lịch sử của khách cho thấy gói đang được dùng đến đâu.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Báo cáo bán hàng và lợi nhuận ròng thực tế

Báo cáo có theo ngày, tuần, tháng và năm. Bạn xem được tổng doanh thu, doanh số gộp và doanh số thuần, giảm giá, thuế đã thu, phương thức thanh toán và doanh thu theo mặt hàng, nên biết rõ liệu trình và sản phẩm nào mang về nhiều nhất.

Để biết lợi nhuận thật, hãy ghi chi phí trong Tài chính: nhập thêm mỹ phẩm, vật tư peel và chăm sóc da mặt, phí bác sĩ, lương kỹ thuật viên, tiền thuê mặt bằng, tiền điện và quảng cáo mạng xã hội. Mỗi khoản chi có nhóm chi phí và ví đã dùng để trả, như tiền mặt tại quầy, tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử. Khi đó báo cáo Tài chính cho thấy doanh thu trừ giá vốn và chi phí vận hành.

Báo cáo có thể xuất ra Excel hoặc PDF để gửi cho kế toán hoặc người hùn vốn.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Bắt đầu mà không phải đóng cửa phòng khám

Cài Salesmaster trên máy tính bảng hoặc điện thoại ở quầy lễ tân và tạo tài khoản. Nhập trước những liệu trình được đặt nhiều nhất và mỹ phẩm đang có trên kệ, kèm tồn kho đầu kỳ. Kết nối máy in nhiệt Bluetooth nếu bạn đưa hóa đơn giấy.

Ngày đầu tiên, cứ vận hành quầy như bình thường. Buổi tối, mở báo cáo ngày và so với két tiền cùng các khoản thanh toán thẻ và chuyển khoản. Khi việc thanh toán đã thành thói quen, hãy thêm biến thể và món thêm, bật điểm thưởng và bắt đầu ghi chi phí trong Tài chính.

Đơn bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại, nên việc thanh toán vẫn hoạt động nếu Wi-Fi của phòng khám bị rớt. Chế độ offline hoạt động tối đa 7 ngày. Nếu bạn cần hỗ trợ thiết lập danh mục, đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng trên WhatsApp.

Danh mục mẫu cho phòng khám

Dùng bảng này làm điểm khởi đầu và thay tên, giá bằng liệu trình và sản phẩm của bạn.

Liệu trình do bác sĩ hoặc kỹ thuật viên thực hiện là mặt hàng Dịch vụ, không có tồn kho. Sản phẩm bạn bán cho khách là mặt hàng Sản phẩm, nên tồn kho của chúng được theo dõi.

Gói nào phù hợp với phòng khám của bạn

Hãy đếm số hóa đơn mỗi ngày. Một phòng khám đón 6 đến 8 khách mỗi ngày, cộng thêm vài đơn chỉ mua mỹ phẩm, sẽ có khoảng 200 giao dịch mỗi tháng.

Gói nào cũng có thanh toán, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ offline. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Salesmaster có lưu hồ sơ bệnh án hay ghi chú điều trị được không?

Không. Salesmaster là app POS, không phải hệ thống hồ sơ bệnh án. App lưu thông tin khách (tên và số điện thoại) và lịch sử mua hàng. Ghi chú điều trị, ảnh trước và sau, và phiếu đồng ý nên được giữ trong hồ sơ riêng của phòng khám.

Liệu trình và sản phẩm bán lẻ có nằm chung một hóa đơn được không?

Được. Liệu trình là mặt hàng Dịch vụ và mỹ phẩm được thiết lập là mặt hàng Sản phẩm. Cả hai cho vào cùng một giỏ hàng, và tồn kho sản phẩm tự động giảm khi hóa đơn được thanh toán.

Salesmaster có chức năng đặt lịch hẹn không?

Không, không có lịch đặt hẹn. Hãy giữ lịch hẹn như bạn đang làm, ví dụ trong một app đặt lịch, qua Zalo hoặc trong sổ tay, và ghi đơn bán vào Salesmaster khi khách thanh toán.

Làm sao xử lý gói liệu trình nhiều buổi?

Bán gói như một mặt hàng Dịch vụ, ví dụ Gói chăm sóc da mặt 5 buổi. Salesmaster không đếm số buổi còn lại, nên mỗi lần khách đến hãy ghi buổi đã dùng vào ghi chú đơn, ví dụ "Gói 5 buổi, buổi 3".

Salesmaster có tính hoa hồng cho kỹ thuật viên được không?

Không tự động. Ghi tên bác sĩ hoặc kỹ thuật viên vào ghi chú đơn, rồi ghi phí và hoa hồng bạn trả thành chi phí trong Tài chính để chúng được trừ vào lợi nhuận.

Tôi có nhận tiền cọc cho liệu trình được không?

Không có chức năng đặt cọc hay thanh toán một phần trên cùng một đơn. Nếu khách trả tiền cọc, hãy bán khoản đó thành một đơn riêng với mặt hàng Dịch vụ tên "Tiền cọc" bằng số tiền đã nhận. Khi liệu trình hoàn tất, bán liệu trình với giá đầy đủ và chạm Thêm khấu trừ cho số tiền đã cọc, để két tiền và báo cáo khớp ở cả hai ngày.

Mất mạng thì phòng khám có tiếp tục nhận thanh toán được không?

Được. Đơn bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ offline hoạt động tối đa 7 ngày trước khi app cần kết nối để đồng bộ.

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Cửa hàng mỹ phẩm & chăm sóc daĐọc hướng dẫn
• Salon làm đẹpĐọc hướng dẫn
• Spa & massageĐọc hướng dẫn
• Tiệm nailĐọc hướng dẫn