Aplikasi kasir untuk klinik kecantikan

Masalah yang sering dihadapi klinik kecantikan

Klinik kecantikan menjual dua hal sekaligus: jasa perawatan dan produk. Di situlah catatan sering berantakan.

• 01

  Perawatan dan produk dicatat terpisah

  Pelanggan selesai facial lalu membeli sunscreen dan serum. Jasa ditulis di buku, produk di nota lain, dan di akhir bulan angkanya sulit dicocokkan.

• 02

  Stok skincare tidak jelas

  Serum yang laris ternyata tinggal dua botol saat pelanggan menanyakannya. Sementara itu produk lain menumpuk dan mendekati tanggal kedaluwarsa.

• 03

  Harga perawatan banyak tingkatannya

  Peeling ringan dan sedang, facial dengan tambahan masker atau sinar LED, paket beberapa sesi. Kalau harga dihafal, ada tambahan yang lupa ditagih.

• 04

  Omzet besar, biaya juga besar

  Honor dokter, gaji terapis, sewa ruko, bahan facial dan iklan media sosial. Tanpa catatan pengeluaran, Anda tidak tahu berapa laba klinik sebenarnya.

Menyusun daftar perawatan dan produk

Mulailah dari daftar harga yang sudah Anda pakai di meja resepsionis. Di Salesmaster, setiap perawatan adalah satu item bertipe Jasa: konsultasi, facial basic, facial deep cleansing, microdermabrasi, chemical peeling, totok wajah. Item jasa tidak punya stok, jadi cocok untuk layanan yang dikerjakan dokter atau terapis.

Produk skincare yang Anda jual, seperti sabun muka, toner, pelembap, sunscreen, serum dan masker lembar, dibuat sebagai item bertipe Produk dengan stok sendiri. Setiap kali terjual, stoknya berkurang otomatis.

Kelompokkan item dengan kategori, misalnya Konsultasi & facial, Perawatan kulit, Paket dan Skincare. Di layar Penjualan, resepsionis cukup memilih kategori lalu mengetuk item, tanpa mencari di daftar panjang. Kalau daftar Anda banyak, isi katalog di laptop dulu lalu pakai di tablet atau HP di meja depan; katalog tersinkron ke perangkat klinik Anda.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Items → Kategori, buat kategori seperti Konsultasi & facial, Perawatan kulit, Paket dan Skincare.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Items → Daftar Item, tambah setiap perawatan sebagai item Jasa dengan harganya.
3. 3Langkah 3: Tambah setiap produk skincare sebagai item Produk, lengkap dengan harga jual dan harga beli.
4. 4Langkah 4: Isi stok awal produk supaya sisa stok langsung terpantau sejak hari pertama.

Satu perawatan, beberapa tingkat harga

Banyak perawatan punya tingkatan. Chemical peeling ringan dan sedang harganya berbeda, begitu juga bahan yang dipakai. Daripada membuat dua item terpisah, buat satu item dengan varian. Setiap varian punya harga jual dan biaya modalnya sendiri, jadi laporan laba tetap tepat untuk masing-masing tingkatan.

Varian juga berguna untuk produk. Pelembap yang sama bisa dijual dalam bentuk gel untuk kulit normal hingga berminyak dan krim untuk kulit kering. Setiap varian produk punya stoknya sendiri, jadi Anda tahu yang mana yang hampir habis.

Saat transaksi, resepsionis memilih item lalu memilih variannya. Harga mengikuti varian yang dipilih, tanpa perlu menghafal atau membuka daftar harga.

1. 1Langkah 1: Buka item di Katalog → Items → Daftar Item.
2. 2Langkah 2: Tambahkan varian, misalnya Ringan dan Sedang, masing-masing dengan harga jual dan biaya modalnya.
3. 3Langkah 3: Untuk produk dengan varian, isi stok setiap varian secara terpisah.

DesktopHP

Layar penuh

Tambahan perawatan tanpa lupa ditagih

Pelanggan facial sering menambah sesuatu di tengah perawatan: masker lembar, sinar LED, atau perawatan area mata. Tambahan seperti ini paling mudah terlewat saat membayar. Di Salesmaster, buat satu grup add-on dari halaman item, misalnya Tambahan facial, lalu pasang ke semua facial dan microdermabrasi.

Saat resepsionis memilih Facial Basic di layar Penjualan, pilihan tambahan langsung muncul. Cukup centang yang dipakai, dan harganya ikut ditambahkan ke total. Satu grup add-on bisa dipasang ke banyak item, jadi Anda tidak perlu membuat item baru untuk setiap kombinasi.

Terapis bisa menulis tambahan yang dipakai di kertas kecil atau menyampaikannya langsung ke resepsionis. Yang penting, semua tercatat sebelum pelanggan membayar.

1. 1Langkah 1: Buka item facial di Katalog → Items → Daftar Item, lalu pilih Kelola add-on.
2. 2Langkah 2: Buat grup Tambahan facial dan isi pilihannya: Masker lembar, Sinar LED, Perawatan mata, masing-masing dengan harga tambahannya.
3. 3Langkah 3: Pasang grup yang sama ke facial dan perawatan lain yang memakainya.

DesktopHP

Layar penuh

Perawatan dan skincare dalam satu nota

Setelah perawatan selesai, pelanggan biasanya kembali ke meja depan dan sering membeli produk yang disarankan. Di layar Penjualan, resepsionis memasukkan perawatan dan produk ke keranjang yang sama, lalu memilih pelanggannya. Satu nota berisi semuanya, jadi omzet jasa dan penjualan produk tercatat bersama tetapi tetap terlihat terpisah di laporan per item.

Metode pembayaran diatur sesuai yang klinik Anda terima: tunai, QRIS, transfer bank, kartu, atau metode lain yang Anda buat sendiri. Kalau klinik memungut PPN, atur sekali di Katalog → Transaksi → Pajak, Biaya, Ongkos dan pajak dihitung otomatis. Promo, misalnya potongan untuk perawatan pertama, diatur di Katalog → Transaksi → Diskon atau Potongan.

Struk bisa dicetak di printer thermal Bluetooth atau dikirim lewat WhatsApp, email atau link struk web dengan logo dan sosial media klinik. Banyak pelanggan klinik lebih suka struk digital karena mudah disimpan.

Catatan transaksi bisa dipakai untuk informasi kasir seperti nama dokter atau terapis yang menangani. Salesmaster bukan sistem rekam medis: catatan klinis, riwayat kondisi kulit dan persetujuan tindakan tetap disimpan di catatan klinik Anda sendiri.

DesktopHP

Layar penuh

Stok skincare yang selalu terpantau

Produk skincare adalah modal yang tertahan di rak. Di Salesmaster, setiap produk dan setiap varian punya stok sendiri. Stok berkurang saat produk terjual, dan Anda bisa melihat sisa stok kapan saja, jadi Anda tahu kapan harus memesan ulang sunscreen atau serum sebelum habis.

Saat barang datang dari distributor, catat penambahan stoknya. Supplier bisa dicatat di Katalog → Inventaris → Supplier supaya Anda tahu produk mana dibeli dari mana. Harga beli yang Anda catat dipakai untuk menghitung laba per produk.

Bahan yang dipakai saat perawatan, seperti kapas, masker atau bahan peeling, bisa dicatat sebagai pengeluaran di Keuangan saat dibeli. Dengan begitu biaya bahan tetap masuk ke perhitungan laba, walaupun tidak dijual per buah.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Inventaris → Stok untuk melihat sisa stok setiap produk.
2. 2Langkah 2: Saat barang datang, tambahkan stok produk yang diterima.
3. 3Langkah 3: Catat supplier di Katalog → Inventaris → Supplier.
4. 4Langkah 4: Kalau ada produk rusak atau terpakai untuk tester, lakukan penyesuaian stok supaya angkanya sesuai rak.

Resepsionis, terapis dan akun staf

Pemilik masuk dengan akun utama. Satu akun hanya aktif di satu perangkat pada satu waktu, jadi resepsionis tidak memakai akun Anda. Tambahkan resepsionis sebagai staf, lalu daftarkan perangkat kasir di meja depan untuknya. Staf masuk dengan PIN dan hanya bisa melihat apa yang Anda izinkan. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

Salesmaster tidak menghitung komisi dokter atau terapis secara otomatis. Cara sederhana: tulis nama dokter atau terapis di catatan transaksi, lalu catat honor dan komisi yang Anda bayar sebagai pengeluaran di Keuangan.

DesktopHP

Layar penuh

Pelanggan tetap: data, riwayat dan poin

Klinik kecantikan hidup dari pelanggan yang datang rutin. Simpan pelanggan saat transaksi, cukup nama dan nomor telepon. Riwayat belanjanya tersimpan, jadi Anda bisa melihat perawatan dan produk apa yang pernah dibeli dan kapan terakhir datang.

Nyalakan Poin loyalitas di Bisnis → Poin loyalitas dan tentukan aturannya: berapa belanja untuk 1 poin, nilai 1 poin saat ditukar, minimum poin yang boleh ditukar, dan batas potongan dari total belanja. Poin bertambah otomatis setiap transaksi. Pelanggan setia juga bisa mendapat kartu member atas namanya.

Paket beberapa sesi, seperti Paket Facial 5x, dijual sebagai satu item. Salesmaster tidak menghitung sisa sesi paket secara otomatis. Tulis sesi yang terpakai di catatan transaksi setiap kunjungan, misalnya "Paket 5x, sesi 2", supaya riwayat pelanggan menunjukkan pemakaiannya.

DesktopHP

Layar penuh

Laporan penjualan dan laba bersih klinik

Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, penjualan kotor dan bersih, diskon, pajak yang dipungut, metode pembayaran, dan pendapatan per item, jadi terlihat perawatan dan produk mana yang paling banyak menyumbang omzet.

Untuk laba sebenarnya, catat pengeluaran di Keuangan: belanja stok skincare, bahan peeling dan facial, honor dokter, gaji terapis, sewa ruko, listrik dan iklan media sosial. Setiap pengeluaran punya kategori dan dompet asalnya, misalnya kas toko, rekening bank atau dompet digital. Laporan Keuangan lalu menunjukkan omzet dikurangi modal barang dan biaya operasional.

Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF untuk akuntan atau mitra usaha.

DesktopHP

Layar penuh

Mulai tanpa menutup klinik

Install Salesmaster di tablet atau HP meja depan dan daftar akun. Masukkan dulu perawatan yang paling sering dipesan dan produk skincare yang ada di rak, lengkap dengan stok awalnya. Hubungkan printer thermal Bluetooth kalau Anda memakai struk kertas.

Di hari pertama, jalankan kasir seperti biasa. Malamnya, buka laporan harian dan cocokkan dengan uang di laci dan mutasi rekening. Setelah alurnya lancar, tambahkan varian dan add-on, nyalakan poin loyalitas, lalu mulai mencatat pengeluaran di Keuangan.

Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali, jadi kasir tetap jalan walaupun Wi-Fi klinik bermasalah. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari. Kalau butuh bantuan menyusun katalog, tim kami bisa dihubungi lewat WhatsApp.

Contoh susunan katalog klinik kecantikan

Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti nama dan harganya dengan daftar perawatan dan produk klinik Anda.

Perawatan yang dikerjakan dokter atau terapis dibuat sebagai Jasa, tanpa stok. Produk yang dijual ke pelanggan dibuat sebagai Produk supaya stoknya terpantau.

Paket yang cocok untuk klinik Anda

Hitung jumlah nota per hari. Klinik yang melayani 6 sampai 8 pelanggan sehari, ditambah pembeli produk saja, mencatat kira-kira 200 transaksi sebulan.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Apakah Salesmaster bisa menyimpan rekam medis atau catatan kondisi kulit pasien?

Tidak. Salesmaster adalah aplikasi kasir, bukan sistem rekam medis. Yang tersimpan adalah data pelanggan (nama dan nomor telepon) serta riwayat belanjanya. Catatan klinis, foto sebelum dan sesudah, dan persetujuan tindakan tetap disimpan di catatan klinik Anda sendiri.

Bisakah perawatan dan produk skincare dibayar dalam satu nota?

Bisa. Perawatan dibuat sebagai item Jasa dan skincare sebagai item Produk. Keduanya bisa masuk ke keranjang yang sama, dan stok produk berkurang otomatis saat nota dibayar.

Apakah ada jadwal janji temu atau booking?

Salesmaster tidak punya kalender booking. Kelola janji temu dengan cara yang sudah Anda pakai, misalnya WhatsApp atau buku jadwal, lalu catat transaksinya di Salesmaster saat pelanggan datang dan membayar.

Bagaimana mencatat paket perawatan beberapa sesi?

Jual paket sebagai satu item Jasa, misalnya Paket Facial 5x. Salesmaster tidak menghitung sisa sesi secara otomatis, jadi tulis sesi yang terpakai di catatan transaksi setiap kunjungan, misalnya "Paket 5x, sesi 3".

Bisakah Salesmaster menghitung komisi dokter dan terapis?

Tidak otomatis. Tulis nama dokter atau terapis yang menangani di catatan transaksi, lalu catat honor dan komisi yang dibayarkan sebagai pengeluaran di Keuangan supaya masuk ke perhitungan laba.

Apakah pelanggan bisa membayar uang muka atau DP untuk perawatan?

Salesmaster tidak punya fitur DP atau pembayaran sebagian untuk satu transaksi. Kalau pelanggan membayar uang muka, jual item Jasa "Uang Muka / DP" seharga uang yang diterima. Saat perawatan selesai, jual perawatannya dengan harga penuh lalu tekan Tambah Potongan sebesar DP tadi. Laci kas dan laporan pun cocok di kedua hari.

Apakah klinik tetap bisa bertransaksi saat internet mati?

Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung untuk sinkronisasi.

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• Toko kosmetik & skincareBaca panduan
• Salon kecantikanBaca panduan
• Spa & pijatBaca panduan
• Eyelash & sulam alisBaca panduan