تطبيق Salesmaster هو نظام نقاط البيع (POS) لعيادات البشرة واستوديوهات التجميل والمعالجين المستقلين، ويعمل على Android وiPhone وiPad وWindows وMac. تُسجَّل العلاجات عناصرَ من نوع خدمة، وتُتابَع منتجات العناية المعروضة للبيع منتجاتٍ لها مخزون، ويمكن جمع الاثنين في فاتورة واحدة. تُحفظ بيانات العميل وسجل مشترياته، وتُضاف نقاط الولاء تلقائيًا، ويعرض تقرير المالية صافي الربح بعد المصروفات. إنه أداة للبيع ومسك الدفاتر، وليس نظامًا للسجلات الطبية.
مشكلات تواجهها العيادات والمعالجون
العيادة تبيع شيئين في وقت واحد: العلاجات والمنتجات. وهنا تحديدًا تختل السجلات عادةً.
- 01
العلاجات والمنتجات في سجلات منفصلة
تنهي العميلة جلسة تنظيف البشرة، ثم تشتري سيرومًا وواقي شمس وهي في طريقها للخروج. يُسجَّل العلاج في دفتر المواعيد، والمنتجات في ورقة أخرى، ولا تتطابق أرقام الشهر أبدًا.
- 02
مخزون منتجات لا تراه
السيروم الذي يطلبه الجميع لم يبقَ منه سوى عبوتين، بينما المنتجات بطيئة البيع تبقى على الرف وتحبس نقودك. ولا تكتشف ذلك إلا حين يسأل عنه أحد العملاء.
- 03
علاجات بأسعار متعددة
تقشير خفيف أو متوسط، وجلسة تنظيف بشرة يُضاف إليها قناع ورقي أو جلسة العلاج بالضوء، وباقات من عدة جلسات. حين تكون الأسعار في ذاكرة أحد الموظفين فقط، تفوت الإضافات دون أن تُحاسَب.
- 04
إيراد جيد وتكاليف ثقيلة
أتعاب الأخصائيين، ورواتب المعالجين، والإيجار، ومستلزمات العلاج، وإعلانات وسائل التواصل الاجتماعي. من دون تتبع المصروفات لا يمكنك أن تعرف كم تربح العيادة فعلًا.
إعداد قائمة العلاجات والمنتجات
ابدأ بقائمة الأسعار التي تستخدمها أصلًا في الاستقبال. في Salesmaster يكون كل علاج عنصرًا واحدًا من نوع خدمة: استشارة البشرة، وتنظيف البشرة الأساسي، وتنظيف البشرة العميق، والتقشير الدقيق (مايكروديرمابريجن)، والتقشير الكيميائي، ومساج الوجه. عناصر الخدمة لا مخزون لها، وهذا يناسب العمل الذي يؤديه الأخصائي أو المعالج.
أما منتجات العناية المعروضة للبيع، مثل الغسول والتونر والمرطب وواقي الشمس والسيروم والأقنعة الورقية، فتُضاف عناصرَ من نوع منتج لكل منها مخزونه. ومع كل عملية بيع يُخصم المنتج من المخزون تلقائيًا.
رتّب العناصر في فئات، مثل: الاستشارات وتنظيف البشرة، وعلاجات البشرة، والباقات، ومنتجات العناية، حتى يجد موظف الاستقبال أي عنصر بلمسة أو لمستين في شاشة البيع. وإن كانت قائمتك طويلة، فابنِ الكتالوج على اللابتوب أولًا ثم استخدمه على الجهاز اللوحي أو الجوال في الاستقبال، فالكتالوج يُزامَن مع أجهزة عيادتك.
- الخطوة 1: افتح الكتالوج ← الفئات وأنشئ فئات مثل: الاستشارات وتنظيف البشرة، وعلاجات البشرة، والباقات، ومنتجات العناية.
- الخطوة 2: افتح الكتالوج ← قائمة العناصر وأضف كل علاج عنصرًا من نوع خدمة مع سعره.
- الخطوة 3: أضف كل منتج للبيع عنصرًا من نوع منتج، مع سعر البيع وتكلفة الشراء.
- الخطوة 4: أدخل المخزون الافتتاحي لمنتجاتك حتى تكون الكميات صحيحة من اليوم الأول.
علاج واحد بعدة مستويات سعرية
كثير من العلاجات تأتي بمستويات. فالتقشير الكيميائي الخفيف والمتوسط يختلفان في السعر وفي المستلزمات المستخدمة. بدلًا من عنصرين منفصلين، أنشئ عنصرًا واحدًا له أصناف. لكل صنف سعره وتكلفته، فتبقى أرقام الربح صحيحة لكل مستوى.
والأصناف تنفع منتجات البيع أيضًا. فالمرطب نفسه قد يأتي جلًا للبشرة العادية إلى الدهنية، وكريمًا للبشرة الجافة. ولكل صنف من المنتج مخزونه الخاص، فترى أيهما أوشك على النفاد.
عند الدفع يختار موظف الاستقبال العنصر ثم الصنف، ويتبع السعر الصنف تلقائيًا دون الرجوع إلى قائمة أسعار.
- الخطوة 1: افتح العنصر من الكتالوج ← قائمة العناصر.
- الخطوة 2: أضف الأصناف، مثل خفيف ومتوسط، لكل منها سعره وتكلفته.
- الخطوة 3: في المنتجات ذات الأصناف، أدخل مخزون كل صنف على حدة.
إضافات العلاج تُحاسَب دائمًا
كثيرًا ما يضيف عملاء تنظيف البشرة شيئًا في منتصف الجلسة: قناعًا ورقيًا، أو جلسة العلاج بالضوء، أو علاجًا لمحيط العين. وهذه الإضافات أسهل ما يُنسى في الاستقبال. في Salesmaster أنشئ مجموعة إضافات واحدة من داخل العنصر، مثل «إضافات تنظيف البشرة»، واربطها بكل جلسات تنظيف البشرة وبالتقشير الدقيق.
عندما يختار موظف الاستقبال تنظيف البشرة الأساسي في شاشة البيع، تظهر الإضافات فورًا. حدّد ما استُخدم منها فتُضاف أسعارها إلى الإجمالي. ويمكن ربط مجموعة الإضافات الواحدة بعناصر كثيرة، فلا تحتاج إلى عنصر لكل تركيبة.
أيًّا كانت طريقة المعالجين في إبلاغ الاستقبال بالإضافات، بورقة أو شفهيًا، فالمهم أن يكون كل شيء في الفاتورة قبل أن يدفع العميل.
- الخطوة 1: افتح جلسة تنظيف البشرة من الكتالوج ← قائمة العناصر واختر إدارة الإضافات.
- الخطوة 2: أنشئ مجموعة «إضافات تنظيف البشرة» وفيها قناع ورقي، وجلسة العلاج بالضوء، وعلاج محيط العين، لكل منها سعرها الإضافي.
- الخطوة 3: اربط المجموعة نفسها بجلسات التنظيف والعلاجات الأخرى التي تقدّم هذه الإضافات.
العلاجات ومنتجات العناية في فاتورة واحدة
بعد العلاج يعود العملاء إلى الاستقبال، وكثيرًا ما يشترون ما نصحهم به المعالج. في شاشة البيع يضع موظف الاستقبال العلاج والمنتجات في السلة نفسها ويختار العميل. فاتورة واحدة تشمل كل شيء، وتبقى تقاريرك تعرض إيراد العلاجات ومبيعات المنتجات عنصرًا عنصرًا.
جهّز طرق الدفع التي تقبلها: النقد، والبطاقة، والتحويل البنكي، والمحافظ الإلكترونية، أو أي طريقة أخرى تنشئها بنفسك. وإن كنت تفرض ضريبة مبيعات، فاضبطها مرة واحدة في الرسوم أو الضريبة لتُضاف إلى كل عملية بيع. أما العروض مثل خصم الزيارة الأولى فتُعدّ في الخصومات.
يمكن طباعة الإيصالات على طابعة حرارية عبر Bluetooth، أو إرسالها عبر واتساب أو البريد الإلكتروني أو رابط إيصال الويب الذي يحمل شعار عيادتك وروابط حساباتها على وسائل التواصل. وكثير من عملاء العيادات يفضّلون إيصالًا رقميًا يحتفظون به.
ملاحظة البيع مفيدة لتفاصيل الاستقبال، مثل اسم الأخصائي أو المعالج الذي أجرى العلاج. لكن Salesmaster ليس نظامًا للسجلات الطبية: ملاحظات العلاج وتاريخ البشرة ونماذج الموافقة مكانها سجلات عيادتك الخاصة.
مخزون منتجات يمكنك الاعتماد عليه
منتجات العناية المعروضة للبيع هي نقود موضوعة على الرف. في Salesmaster لكل منتج ولكل صنف من المنتج مخزونه الخاص. ينخفض المخزون مع كل عملية بيع، ويمكنك معرفة المتبقي في أي وقت، فتطلب واقي الشمس أو السيروم قبل أن يفرغ الرف.
عند وصول شحنة، سجّل الكمية التي استلمتها. ويمكن تسجيل الموردين في قسم المخزون داخل الكتالوج، فتعرف من أين يأتي كل منتج. وتُستخدم تكلفة الشراء التي تدخلها لحساب الربح لكل منتج.
أما المستلزمات المستخدمة أثناء العلاج، كأقراص القطن والأقنعة ومحاليل التقشير، فيمكن تسجيلها مصروفاتٍ في المالية عند شرائها. وبذلك تُحتسب تكلفتها من ربحك رغم أنك لا تبيعها بالقطعة.
- الخطوة 1: افتح قائمة المخزون في قسم المخزون داخل الكتالوج لترى المتبقي من كل منتج.
- الخطوة 2: عند وصول شحنة، أضف الكمية التي استلمتها.
- الخطوة 3: أضف مورديك في قسم المخزون نفسه.
- الخطوة 4: إذا تلف منتج أو استُخدم عيّنةً للتجربة، فأجرِ تعديلًا على المخزون حتى يطابق التطبيق ما على الرف.
الاستقبال والمعالجون وأجهزة الموظفين
يسجّل المالك الدخول بالحساب الرئيسي. والحساب الواحد يعمل على جهاز واحد في كل مرة، فلا يستخدم الاستقبال حسابك. أضف موظف الاستقبال موظفًا وسجّل جهاز الاستقبال باسمه. يدخل الموظفون برمز PIN ولا يرون إلا ما تسمح به. وتأتي حسابات الموظفين مع باقة Bronze Pro (موظف واحد) وباقة Silver Pro (موظفان).
لا يحسب Salesmaster عمولة الأخصائي أو المعالج. والطريقة البسيطة للتعامل معها: اكتب اسم الأخصائي في ملاحظة البيع، ثم سجّل الأتعاب والعمولات التي تدفعها مصروفاتٍ في المالية.
العملاء الدائمون: السجل ونقاط الولاء
تعيش العيادات والمعالجون على العملاء الذين يعودون. احفظ بيانات العميل عند الدفع، ويكفي الاسم ورقم الجوال. يُحفظ سجل مشترياته، فترى ما اشتراه من علاجات ومنتجات ومتى كانت زيارته الأخيرة.
فعّل نقاط الولاء واضبط القواعد: المبلغ المنفَق مقابل كل نقطة، وقيمة النقطة عند الاستبدال، والحد الأدنى من النقاط للاستبدال، وأقصى نسبة من الفاتورة يمكن أن تغطيها النقاط. تُضاف النقاط مع كل عملية بيع. ويمكن أيضًا منح العملاء الأوفياء بطاقة عضوية بأسمائهم.
الباقات متعددة الجلسات، مثل باقة تنظيف البشرة من 5 جلسات، تُباع عنصرًا واحدًا. ولا يعدّ Salesmaster الجلسات المتبقية نيابةً عنك، فاكتب الجلسة المستخدمة في ملاحظة البيع عند كل زيارة، مثل «باقة 5 جلسات، الجلسة 2»، حتى يُظهر سجل العميل كيف تُستهلك الباقة.
تقارير المبيعات وصافي ربحك الحقيقي
التقارير متاحة باليوم والأسبوع والشهر والسنة. ترى فيها إجمالي الإيراد، وإجمالي المبيعات وصافيها، والخصومات، والضريبة المحصّلة، وطرق الدفع، والإيراد حسب العنصر، فيتضح أي العلاجات والمنتجات تجلب أكثر دخل.
ولمعرفة الربح الحقيقي، سجّل المصروفات في المالية: إعادة تعبئة منتجات العناية، ومستلزمات التقشير وتنظيف البشرة، وأتعاب الأخصائيين، ورواتب المعالجين، والإيجار، والكهرباء، وإعلانات وسائل التواصل. لكل مصروف فئة والمحفظة التي دُفع منها، مثل نقد المحل أو حساب بنكي أو محفظة إلكترونية. ثم يعرض تقرير المالية الإيراد مطروحًا منه تكلفة البضاعة المباعة وتكاليف التشغيل.
ويمكن تصدير التقارير إلى Excel أو PDF لمحاسبك أو شريكك في العمل.
ابدأ دون إغلاق العيادة
ثبّت Salesmaster على الجهاز اللوحي أو الجوال في الاستقبال وأنشئ حسابًا. أدخل أولًا العلاجات الأكثر حجزًا ومنتجات العناية الموجودة على رفك، مع المخزون الافتتاحي. ووصّل طابعة حرارية عبر Bluetooth إن كنت تقدّم إيصالات ورقية.
في اليوم الأول، أدِر الاستقبال كالمعتاد. وفي المساء افتح التقرير اليومي وقارنه بدرج النقد وبإيداعات البطاقات والبنك. وحين يصبح البيع روتينيًا، أضف الأصناف والإضافات، وفعّل نقاط الولاء، وابدأ تسجيل المصروفات في المالية.
تُحفظ المبيعات على الجهاز وتُزامَن حين يعود الاتصال، فيستمر البيع إذا انقطع Wi-Fi العيادة. ويعمل وضع عدم الاتصال حتى 7 أيام. وإن أردت مساعدة في إعداد الكتالوج، ففريقنا متاح على واتساب.
مثال على كتالوج عيادة
استخدمه نقطة انطلاق، واستبدل الأسماء والأسعار بعلاجاتك ومنتجاتك.
| الفئة | العنصر | الأصناف | الإضافات | نوع العنصر |
|---|---|---|---|---|
| الاستشارات وتنظيف البشرة | استشارة البشرة | - | - | خدمة |
| الاستشارات وتنظيف البشرة | تنظيف البشرة الأساسي | - | قناع ورقي، جلسة العلاج بالضوء، علاج محيط العين | خدمة |
| الاستشارات وتنظيف البشرة | تنظيف البشرة العميق | - | قناع ورقي، جلسة العلاج بالضوء، علاج محيط العين | خدمة |
| علاجات البشرة | التقشير الكيميائي | خفيف، متوسط | - | خدمة |
| علاجات البشرة | التقشير الدقيق (مايكروديرمابريجن) | - | قناع ورقي، جلسة العلاج بالضوء، علاج محيط العين | خدمة |
| الباقات | باقة تنظيف البشرة، 5 جلسات | - | - | خدمة |
| منتجات العناية | مرطب 30 غرام | جل، كريم | - | منتج |
| منتجات العناية | واقي شمس بعامل حماية 50 | - | - | منتج |
| منتجات العناية | سيروم النياسيناميد 20 مل | - | - | منتج |
العلاجات التي يجريها الأخصائي أو المعالج عناصر من نوع خدمة بلا مخزون. أما المنتجات التي تبيعها للعملاء فعناصر من نوع منتج، فيُتتبَّع مخزونها.
أي باقة تناسب عيادتك
احسب عدد فواتيرك في اليوم. العيادة التي تستقبل من 6 إلى 8 عملاء يوميًا، مع بعض مبيعات المنتجات وحدها، تسجّل نحو 200 معاملة شهريًا.
| الباقة | السعر | المعاملات / شهريًا | حسابات الموظفين | مناسبة لـ |
|---|---|---|---|---|
| Free | مجانًا | 30 | المالك فقط | لتجربة البيع والكتالوج قبل الاستخدام الفعلي. |
| Solo Pro | $4.90/شهريًا | 3,000 | المالك فقط | المعالجون المستقلون والعيادات الصغيرة التي يدير فيها المالك الاستقبال بنفسه. |
| Bronze Pro | $6.90/شهريًا | 5,000 | موظف واحد | العيادات التي لديها موظف استقبال واحد على جهازه الخاص. |
| Silver Pro | $9.90/شهريًا | 8,000 | موظفان | العيادات الأكثر انشغالًا التي لديها موظفان على جهازين منفصلين. |
كل الباقات تشمل البيع والكتالوج والإيصالات والتقارير ووضع عدم الاتصال. ويمكنك تغيير باقتك في أي وقت. اطّلع على الأسعار →
الأسئلة الشائعة
- هل يمكن لتطبيق Salesmaster حفظ السجلات الطبية أو ملاحظات العلاج؟
- لا. تطبيق Salesmaster نظام نقاط بيع، وليس نظامًا للسجلات الطبية. يحفظ بيانات العميل (الاسم ورقم الجوال) وسجل مشترياته. أما ملاحظات العلاج وصور قبل وبعد ونماذج الموافقة فمكانها سجلات عيادتك الخاصة.
- هل يمكن وضع علاج ومنتجات للبيع في فاتورة واحدة؟
- نعم. العلاجات عناصر من نوع خدمة، ومنتجات العناية تُعدّ عناصر من نوع منتج. يوضع الاثنان في السلة نفسها، ويُخصم مخزون المنتجات تلقائيًا عند دفع الفاتورة.
- هل في Salesmaster نظام لحجز المواعيد؟
- لا، لا يوجد تقويم للحجوزات. احتفظ بمواعيدك بالطريقة التي تتبعها الآن، مثل تطبيق حجز أو واتساب أو مفكرة، وسجّل البيع في Salesmaster حين يدفع العميل.
- كيف أتعامل مع الباقات متعددة الجلسات؟
- بِع الباقة عنصرًا واحدًا من نوع خدمة، مثل باقة تنظيف البشرة من 5 جلسات. ولأن Salesmaster لا يعدّ الجلسات المتبقية، اكتب الجلسة المستخدمة في ملاحظة البيع عند كل زيارة، مثل «باقة 5 جلسات، الجلسة 3».
- هل يحسب Salesmaster عمولة المعالج؟
- ليس تلقائيًا. اكتب اسم الأخصائي أو المعالج في ملاحظة البيع، ثم سجّل الأتعاب والعمولات التي تدفعها مصروفاتٍ في المالية لتُحتسب من الربح.
- هل يمكنني أخذ عربون على العلاجات؟
- لا يوجد عربون أو دفع جزئي في عملية البيع الواحدة. إذا دفع العميل عربونًا، فبِعه في عملية بيع مستقلة بعنصر من نوع خدمة اسمه «عربون» بالمبلغ المستلَم. وحين يكتمل العلاج، بِع العلاج بسعره الكامل واضغط إضافة خصم بقيمة العربون، فيتطابق درج النقد والتقارير في اليومين.
- هل تستطيع العيادة مواصلة استلام المدفوعات إذا انقطع الإنترنت؟
- نعم. تُحفظ المبيعات على الجهاز وتُزامَن حين يعود الاتصال. ويعمل وضع عدم الاتصال حتى 7 أيام قبل أن يحتاج التطبيق إلى الاتصال للمزامنة.
تحتاج مساعدة في إعداد الكتالوج؟ تحدّث مع فريقنا على WhatsApp →
