Salesmaster est une application de caisse (point de vente) pour les cliniques de la peau, les instituts d'esthétique et les thérapeutes indépendants, sur Android, iPhone & iPad, Windows et Mac. Les soins sont des articles de type Service et les produits de soin vendus sont suivis comme produits avec stock ; les deux peuvent aller sur un même ticket, les coordonnées et l'historique d'achat des clients sont conservés, les points de fidélité s'ajoutent automatiquement, et le rapport Finances affiche le bénéfice net après dépenses. C'est un outil d'encaissement et de suivi comptable, pas un système de dossiers médicaux.
Les soucis que rencontrent cliniques et thérapeutes
Une clinique vend deux choses à la fois : des soins et des produits. C'est là que le suivi déraille le plus souvent.
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Soins et produits suivis séparément
Une cliente termine un soin du visage et achète un sérum et une crème solaire en partant. Le soin va dans le carnet de rendez-vous, les produits sur un autre bout de papier, et le mois ne tombe jamais tout à fait juste.
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Un stock de produits invisible
Le sérum que tout le monde demande n'a plus que deux flacons, pendant que des produits moins demandés immobilisent de l'argent en rayon. Vous ne le découvrez que lorsqu'un client le demande.
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Des soins à plusieurs niveaux de prix
Peeling léger ou moyen, soin du visage avec masque en tissu ou LED en plus, forfaits de plusieurs séances. Quand les prix ne sont que dans la tête de quelqu'un, les extras ne sont pas facturés.
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Un bon chiffre d'affaires, de lourdes charges
Honoraires des praticiens, paie des thérapeutes, loyer, fournitures de soin et publicités sur les réseaux sociaux. Sans suivi des dépenses, impossible de dire ce que le cabinet gagne vraiment.
Créer votre liste de soins et de produits
Partez de la liste de prix que vous utilisez déjà à l'accueil. Dans Salesmaster, chaque soin est un article de type Service : consultation de peau, soin du visage essentiel, soin du visage purifiant en profondeur, microdermabrasion, peeling chimique, massage du visage. Les articles de type Service n'ont pas de stock, ce qui convient au travail réalisé par un praticien ou un thérapeute.
Les produits de soin vendus, comme les nettoyants, lotions toniques, crèmes hydratantes, crèmes solaires, sérums et masques en tissu, sont créés comme articles de type Produit avec leur propre stock. Chaque vente retire automatiquement le produit du stock.
Regroupez les articles en catégories, par exemple Consultation et soins du visage, Soins de la peau, Forfaits et Produits de soin, pour que l'accueil trouve tout en un ou deux gestes sur l'écran Vente. Si votre liste est longue, montez d'abord le catalogue sur un ordinateur portable, puis utilisez-le sur la tablette ou le téléphone de l'accueil ; le catalogue se synchronise sur les appareils de votre clinique.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Catégories et créez des catégories comme Consultation et soins du visage, Soins de la peau, Forfaits et Produits de soin.
- Étape 2: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez chaque soin comme article de type Service avec son prix.
- Étape 3: Ajoutez chaque produit vendu comme article de type Produit, avec son prix de vente et son prix d'achat.
- Étape 4: Saisissez le stock initial de vos produits pour que les niveaux de stock soient justes dès le premier jour.
Un soin, plusieurs niveaux de prix
Beaucoup de soins existent en plusieurs niveaux. Un peeling chimique léger et un peeling moyen n'ont pas le même prix et n'utilisent pas les mêmes fournitures. Au lieu de deux articles séparés, créez un seul article avec des variantes. Chaque variante a son propre prix et son propre coût : vos chiffres de bénéfice restent justes pour chaque niveau.
Les variantes servent aussi pour les produits. Une même crème hydratante peut exister en gel pour peaux normales à grasses et en crème pour peaux sèches. Chaque variante de produit garde son propre stock : vous voyez laquelle s'épuise.
À l'encaissement, l'accueil choisit l'article puis la variante. Le prix suit la variante, sans liste de prix à consulter.
- Étape 1: Ouvrez l'article dans Catalogue → Liste des Articles.
- Étape 2: Ajoutez des variantes, par exemple Léger et Moyen, chacune avec son prix et son coût.
- Étape 3: Pour les produits avec variantes, saisissez le stock de chaque variante séparément.
Des extras de soin toujours facturés
Les clients d'un soin du visage ajoutent souvent quelque chose en cours de route : un masque en tissu, une séance LED, un soin des yeux. Ce genre d'extra est ce qu'on oublie le plus facilement à l'accueil. Dans Salesmaster, créez depuis l'article un groupe de suppléments, comme En plus du soin du visage, et associez-le à tous vos soins du visage et à la microdermabrasion.
Quand l'accueil choisit Soin du visage essentiel sur l'écran Vente, les extras s'affichent aussitôt. Cochez ceux qui ont été utilisés et leur prix s'ajoute au total. Un même groupe de suppléments peut être associé à de nombreux articles : inutile de créer un article pour chaque combinaison.
Quelle que soit la façon dont vos thérapeutes transmettent les extras à l'accueil, sur une fiche ou de vive voix, l'essentiel est que tout figure sur le ticket avant que le client paie.
- Étape 1: Ouvrez le soin du visage dans Catalogue → Liste des Articles et choisissez Gérer les suppléments.
- Étape 2: Créez le groupe En plus du soin du visage avec Masque en tissu, Séance LED et Soin des yeux, chacun avec son supplément de prix.
- Étape 3: Associez ce même groupe aux autres soins du visage et aux soins qui proposent ces extras.
Soins et produits de soin sur un même ticket
Après un soin, les clients repassent à l'accueil et achètent souvent ce que leur thérapeute leur a conseillé. Sur l'écran Vente, l'accueil met le soin et les produits dans le même panier et choisit le client. Un seul ticket couvre tout, et vos rapports continuent d'afficher le chiffre d'affaires des soins et des produits article par article.
Configurez les modes de paiement que vous acceptez : espèces, carte, virement, portefeuilles électroniques ou tout autre mode que vous créez vous-même. Si vous appliquez une taxe sur les ventes, réglez-la une fois dans Catalogue → Frais et charges (Taxe) et elle s'ajoute à chaque vente. Les offres comme une remise sur la première visite se configurent dans Déductions.
Les reçus s'impriment sur une imprimante thermique Bluetooth, ou partent par WhatsApp, par e-mail ou via un lien de reçu en ligne avec le logo et les réseaux sociaux de votre clinique. Beaucoup de clients de clinique préfèrent un reçu numérique qu'ils peuvent garder.
La note de vente est pratique pour les détails d'accueil, comme le praticien ou le thérapeute qui a réalisé le soin. Salesmaster n'est pas un système de dossiers médicaux : les notes de soin, l'historique de la peau et les formulaires de consentement ont leur place dans les dossiers propres à votre clinique.
Un stock de produits sur lequel compter
Les produits de soin en rayon, c'est de l'argent posé sur une étagère. Dans Salesmaster, chaque produit et chaque variante de produit a son propre stock. Le stock baisse à chaque vente et vous pouvez vérifier à tout moment ce qui reste : vous recommandez la crème solaire ou le sérum avant que le rayon soit vide.
À l'arrivée d'une livraison, enregistrez le stock reçu. Les fournisseurs peuvent être enregistrés dans le Catalogue, pour savoir d'où vient chaque produit. Le prix d'achat que vous saisissez sert à calculer le bénéfice par produit.
Les fournitures utilisées pendant les soins, comme les cotons, les masques ou les solutions de peeling, peuvent être enregistrées comme dépenses dans Finances au moment de l'achat. Leur coût est ainsi bien déduit de votre bénéfice, même si vous ne les vendez pas à la pièce.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Stock pour voir ce qui reste de chaque produit.
- Étape 2: À l'arrivée d'une livraison, ajoutez le stock reçu.
- Étape 3: Ajoutez vos fournisseurs dans Catalogue → Fournisseur.
- Étape 4: Si un produit est abîmé ou sert de testeur, faites un ajustement de stock pour que l'application corresponde au rayon.
Accueil, thérapeutes et appareils du personnel
Le propriétaire se connecte avec le compte principal. Un compte n'est actif que sur un appareil à la fois, donc l'accueil n'utilise pas le vôtre. Ajoutez votre réceptionniste au personnel et enregistrez l'appareil de l'accueil pour lui ou elle. Le personnel se connecte avec un code PIN et ne voit que ce que vous autorisez. Les comptes du personnel sont inclus avec Bronze Pro (1 membre du personnel) et Silver Pro (2 membres du personnel).
Salesmaster ne calcule pas la commission des praticiens ou des thérapeutes. Une façon simple de faire : notez le nom du praticien dans la note de vente, puis enregistrez les honoraires et commissions que vous versez comme dépenses dans Finances.
Les clients fidèles : historique et points de fidélité
Cliniques et thérapeutes vivent grâce aux clients qui reviennent. Enregistrez le client à l'encaissement ; un nom et un numéro de téléphone suffisent. Son historique d'achat est conservé : vous voyez quels soins et quels produits il a achetés et quand il est venu pour la dernière fois.
Activez les Points de fidélité et fixez les règles : le montant dépensé par point, la valeur d'un point à l'utilisation, le minimum de points à utiliser et la part maximale d'un ticket que les points peuvent couvrir. Les points s'ajoutent à chaque vente. Les clients fidèles peuvent aussi recevoir une carte de membre à leur nom.
Les forfaits de plusieurs séances, comme un Forfait soin du visage de 5 séances, se vendent comme un seul article. Salesmaster ne compte pas les séances restantes à votre place. Notez la séance utilisée dans la note de vente à chaque visite, par exemple « Forfait 5 séances, séance 2 », pour que l'historique du client montre où en est son forfait.
Rapports de ventes et vrai bénéfice net
Les rapports sont disponibles par jour, semaine, mois et année. Vous voyez le chiffre d'affaires total, les ventes brutes et nettes, les remises, les taxes encaissées, les modes de paiement et le chiffre d'affaires par article : vous savez clairement quels soins et quels produits rapportent le plus.
Pour connaître le vrai bénéfice, enregistrez vos dépenses dans Finances : réassort de produits de soin, fournitures de peeling et de soins du visage, honoraires des praticiens, paie des thérapeutes, loyer, électricité et publicités sur les réseaux sociaux. Chaque dépense a une catégorie et le portefeuille d'où elle est sortie, comme la caisse, un compte bancaire ou un portefeuille électronique. Le rapport Finances affiche alors le chiffre d'affaires moins le coût des marchandises et les frais de fonctionnement.
Les rapports s'exportent en Excel ou en PDF pour votre comptable ou votre associé.
Démarrer sans fermer la clinique
Installez Salesmaster sur la tablette ou le téléphone de l'accueil et créez un compte. Saisissez d'abord vos soins les plus demandés et les produits de soin de votre rayon, avec leur stock initial. Branchez une imprimante thermique Bluetooth si vous remettez des reçus papier.
Le premier jour, tenez l'accueil comme d'habitude. Le soir, ouvrez le rapport du jour et comparez-le avec le tiroir-caisse et vos encaissements par carte et par virement. Une fois l'encaissement devenu routinier, ajoutez les variantes et les suppléments, activez les points de fidélité et commencez à enregistrer vos dépenses dans Finances.
Les ventes sont enregistrées sur l'appareil et se synchronisent au retour de la connexion : l'encaissement continue si le Wi-Fi de la clinique coupe. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours. Si vous souhaitez de l'aide pour créer votre catalogue, notre équipe est joignable sur WhatsApp.
Exemple de catalogue pour une clinique
Servez-vous-en comme point de départ et remplacez les noms et les prix par vos propres soins et produits.
| Catégorie | Article | Variantes | Suppléments | Type d'article |
|---|---|---|---|---|
| Consultation et soins du visage | Consultation de peau | - | - | Service |
| Consultation et soins du visage | Soin du visage essentiel | - | Masque en tissu, Séance LED, Soin des yeux | Service |
| Consultation et soins du visage | Soin du visage purifiant en profondeur | - | Masque en tissu, Séance LED, Soin des yeux | Service |
| Soins de la peau | Peeling chimique | Léger, Moyen | - | Service |
| Soins de la peau | Microdermabrasion | - | Masque en tissu, Séance LED, Soin des yeux | Service |
| Forfaits | Forfait soin du visage, 5 séances | - | - | Service |
| Produits de soin | Crème hydratante 30 g | Gel, Crème | - | Produit |
| Produits de soin | Crème solaire SPF 50 | - | - | Produit |
| Produits de soin | Sérum au niacinamide 20 ml | - | - | Produit |
Les soins réalisés par un praticien ou un thérapeute sont des articles de type Service sans stock. Les produits que vous vendez aux clients sont des articles de type Produit : leur stock est suivi.
Quel forfait pour votre clinique
Comptez vos tickets par jour. Une clinique qui reçoit 6 à 8 clients par jour, plus quelques ventes de produits seuls, enregistre environ 200 transactions par mois.
| Formule | Prix | Ventes / mois | Comptes employés | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratuit | 30 | Propriétaire seul | Pour essayer l'encaissement et le catalogue avant de l'utiliser pour de vrai. |
| Solo Pro | $4.90/mois | 3,000 | Propriétaire seul | Les thérapeutes indépendants et les petites cliniques où le propriétaire tient lui-même l'accueil. |
| Bronze Pro | $6.90/mois | 5,000 | 1 employé | Les cliniques avec un ou une réceptionniste sur son propre appareil d'accueil. |
| Silver Pro | $9.90/mois | 8,000 | 2 employés | Les cliniques plus fréquentées, avec deux membres du personnel sur des appareils séparés. |
Tous les forfaits incluent l'encaissement, le catalogue, les reçus, les rapports et le mode hors ligne. Vous pouvez changer de forfait à tout moment. Voir les tarifs →
Questions fréquentes
- Salesmaster peut-il conserver des dossiers médicaux ou des notes de soin ?
- Non. Salesmaster est une application de caisse, pas un système de dossiers médicaux. Il conserve les coordonnées des clients (nom et numéro de téléphone) et l'historique d'achat. Les notes de soin, les photos avant-après et les formulaires de consentement doivent rester dans les dossiers propres à votre clinique.
- Un soin et des produits peuvent-ils aller sur un même ticket ?
- Oui. Les soins sont des articles de type Service et les produits de soin sont créés comme articles de type Produit. Les deux vont dans le même panier, et le stock des produits baisse automatiquement quand le ticket est payé.
- Salesmaster propose-t-il la prise de rendez-vous ?
- Non, il n'y a pas d'agenda de rendez-vous. Gérez vos rendez-vous comme aujourd'hui, par exemple dans une application de réservation, par WhatsApp ou dans un agenda, et enregistrez la vente dans Salesmaster quand le client paie.
- Comment gérer les forfaits de plusieurs séances ?
- Vendez le forfait comme un seul article de type Service, par exemple un Forfait soin du visage de 5 séances. Salesmaster ne compte pas les séances restantes : notez la séance utilisée dans la note de vente à chaque visite, par exemple « Forfait 5 séances, séance 3 ».
- Salesmaster peut-il calculer la commission des thérapeutes ?
- Pas automatiquement. Notez le nom du praticien ou du thérapeute dans la note de vente, puis enregistrez les honoraires et commissions que vous versez comme dépenses dans Finances pour qu'ils soient déduits du bénéfice.
- Puis-je prendre des acomptes pour les soins ?
- Il n'y a pas d'acompte ni de paiement partiel sur une même vente. Si un client verse un acompte, vendez-le comme une vente à part avec un article de type Service appelé « Acompte », pour le montant reçu. Une fois le soin réalisé, vendez-le à son prix plein et touchez Ajouter une déduction pour le montant de l'acompte : la caisse et les rapports concordent les deux jours.
- La clinique peut-elle continuer à encaisser si internet est coupé ?
- Oui. Les ventes sont enregistrées sur l'appareil et se synchronisent au retour de la connexion. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours avant que l'application doive se connecter pour se synchroniser.
Besoin d'aide pour créer votre catalogue ? Écrivez à notre équipe sur WhatsApp →
