Salesmaster est une application de caisse (point de vente) pour les day spas et les instituts de massage, sur Android, iPhone & iPad, Windows et Mac. Chaque soin est un article de type Service avec des variantes de durée et des suppléments comme un parfum d'huile ou 30 minutes en plus, les clients qui paient après leur soin sont gardés en commandes enregistrées, les produits vendus comme l'huile de massage ont un stock suivi, et les dépenses comme la paie des thérapeutes et le blanchissage du linge alimentent le rapport Finances pour que vous voyiez votre bénéfice net. Le Forfait Gratuit vous permet d'essayer d'abord.
Les problèmes que connaît chaque accueil de spa
Un spa vend du calme. Quand l'encaissement est confus, c'est le calme qui disparaît en premier, juste à l'accueil.
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Un soin, plusieurs durées et plusieurs prix
Un massage balinais de 60, 90 ou 120 minutes, avec un parfum, des pierres chaudes ou un bain de fleurs. Avec une carte papier, les petits suppléments passent souvent sans être facturés.
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Les clients paient une fois le soin terminé
Un couple entre en cabine 3 pour deux heures et demande une demi-heure de plus en cours de route. Sans trace claire, l'accueil ne sait plus quelles cabines ont payé.
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La caisse ne tombe jamais tout à fait juste
Espèces, cartes, virements et portefeuilles électroniques, plus la petite caisse pour les fleurs fraîches et l'eau. À la fermeture, la caisse correspond rarement au carnet.
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Des week-ends chargés, un bénéfice flou
Le chiffre du week-end paraît excellent, mais la paie des thérapeutes, les huiles, le linge, les charges et le loyer pèsent lourd aussi. Sans suivi des dépenses, vous ne savez pas ce qui reste vraiment.
Créer votre carte de soins : les durées en variantes
Partez de la carte de prix que vous utilisez déjà. Dans Salesmaster, chaque soin est un article de type Service dans le Catalogue. Regroupez-les en catégories comme Massages, Gommages et soins du visage, Forfaits spa et Produits, pour que l'accueil trouve n'importe quel soin en un ou deux gestes sur l'écran Vente.
Un soin proposé en plusieurs durées n'a besoin que d'un seul article avec des variantes. Le massage balinais de 60, 90 et 120 minutes, ce sont trois variantes d'un même article, chacune à son prix. L'accueil choisit la durée et le prix suit. Les soins à durée unique, comme un massage aux pierres chaudes de 90 minutes ou une séance tête, nuque et épaules de 45 minutes, sont de simples articles à un seul prix.
Chaque variante peut aussi avoir un coût, comme l'huile et les serviettes utilisées pendant une séance, pour que le rapport de bénéfice tienne compte des fournitures et pas seulement du chiffre d'affaires.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Catégories et créez des catégories comme Massages, Gommages et soins du visage, Forfaits spa et Produits.
- Étape 2: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez chaque soin comme article de type Service, avec son nom et sa catégorie.
- Étape 3: Pour les soins proposés en plusieurs durées, ajoutez des variantes de 60, 90 ou 120 minutes, chacune avec son prix.
- Étape 4: Saisissez un coût par variante si vous voulez que le rapport de bénéfice inclue les fournitures de chaque séance.
Parfums d'huile et suppléments, facturés à chaque fois
Les clients d'un spa choisissent souvent quelque chose en plus du soin de base : une huile particulière, 30 minutes de plus, des pierres chaudes ou un bain de fleurs après le soin. Dans Salesmaster, ce sont des suppléments. Créez un groupe Parfum d'huile avec Frangipanier, Citronnelle, Santal et Sans parfum, sans supplément de prix, et un groupe Extras pour les options payantes.
Un même groupe de suppléments peut être associé à de nombreux soins. Créez Extras une seule fois et associez-le à vos massages, gommages et forfaits spa : plus besoin d'un article séparé « Massage balinais + bain de fleurs ». Quand le client choisit, l'accueil coche le supplément et le total est juste.
Les parfums gratuits ont aussi leur utilité : le choix est enregistré avec la vente, et le thérapeute sait quelle huile préparer.
- Étape 1: Créez un groupe de suppléments Parfum d'huile avec les parfums que vous proposez, au prix de zéro.
- Étape 2: Créez un groupe de suppléments Extras pour le temps en plus, les pierres chaudes et le bain de fleurs, chacun avec son prix.
- Étape 3: Ouvrez chaque soin concerné, comme les massages, gommages et forfaits, et associez les deux groupes dans Gérer les suppléments.
- Étape 4: Faites une vente test sur l'écran Vente et vérifiez que les suppléments s'ajoutent au total.
Forfaits spa, duo et avant-mariage
Les forfaits, c'est ainsi qu'un spa vend l'expérience complète : massage, gommage et bain de fleurs en deux heures, un forfait duo pour deux personnes, ou un rituel avant-mariage de trois heures. Dans Salesmaster, chaque forfait est un article de type Service à part, à son prix de forfait, dans une catégorie Forfaits spa. Indiquez le contenu dans le nom de l'article, par exemple « Forfait spa, 2 heures (massage, gommage, bain de fleurs) », pour que l'accueil comme le client sachent ce qui est inclus.
Comme chaque forfait est un article séparé, les rapports montrent combien de forfaits se sont vendus chaque mois, à part des massages simples.
Salesmaster ne décompte pas automatiquement les séances des forfaits en plusieurs visites, comme une carte de cinq massages. Si vous en vendez, encaissez le forfait comme un seul article, puis notez les séances restantes dans la note de vente à chaque visite. L'historique d'achats du client montre quand le forfait a été acheté.
Des tickets ouverts par cabine avec Enregistrer la commande
Dans un spa, les clients paient presque toujours après le soin. À l'arrivée d'un client, l'accueil ajoute le soin réservé au panier et appuie sur Enregistrer la commande. Le panier est gardé en commande enregistrée sous le nom que vous lui donnez, par exemple « Cabine 3, couple » ou « Sarah, cabine 1 ». L'accueil peut passer directement au client suivant.
Si un client demande une demi-heure de plus ou un bain de fleurs en cours de soin, ouvrez sa commande dans Commandes enregistrées et ajoutez-le. Une fois le client sorti de la cabine et rhabillé, rouvrez la commande et encaissez. Rien n'est oublié.
Une commande enregistrée ne compte pas comme une vente et ne retire rien du stock tant qu'elle n'est pas payée : vos rapports restent propres si un client annule. Les commandes enregistrées restent sur l'appareil qui les a créées, alors terminez le paiement sur le même appareil de l'accueil.
Vendre huiles de massage, gommages et bougies avec suivi du stock
Beaucoup de clients veulent rapporter leur parfum préféré à la maison. L'huile de massage, les pots de gommage et les bougies d'aromathérapie sont des articles de type Produit, avec un stock qui baisse à chaque vente. Une huile de massage de 100 ml peut avoir des variantes Frangipanier, Citronnelle et Santal. Chaque variante a son prix, son prix de revient et son stock : vous voyez quel parfum commence à manquer.
Produits et soins vont sur la même vente. Un client qui sort d'un massage et prend un flacon d'huile paie une seule fois et reçoit un seul reçu.
Quand une livraison arrive, enregistrez le stock ajouté avec son prix d'achat, pour que le bénéfice des ventes de produits reflète ce que vous avez vraiment payé.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez chaque produit en vente comme article de type Produit, avec son prix de vente et son prix de revient.
- Étape 2: Pour les produits proposés en plusieurs parfums, ajoutez une variante par parfum.
- Étape 3: Ouvrez Catalogue → Stock et saisissez le stock initial de chaque produit ou variante.
- Étape 4: Quand une livraison arrive, enregistrez le stock ajouté pour que les quantités et les coûts restent exacts.
L'accueil et les thérapeutes
Le propriétaire se connecte avec le compte principal. Votre personnel d'accueil n'a pas besoin de vos identifiants : ajoutez-les au Personnel avec leurs propres rôles, puis enregistrez un appareil de caisse pour eux. Le personnel se connecte avec un code PIN, et vous décidez de ce qu'il peut voir et modifier. Un compte ne se connecte que sur un appareil à la fois, donc les appareils de caisse supplémentaires utilisent des comptes du personnel. Les comptes du personnel sont inclus dans Bronze Pro (1 membre du personnel) et Silver Pro (2 membres du personnel).
Salesmaster ne calcule pas automatiquement les commissions ni les pourboires des thérapeutes. Ce que font beaucoup de spas : noter le nom du thérapeute dans la note de vente, puis enregistrer la commission ou la paie versée comme dépense dans Finances, sous une catégorie Paie des thérapeutes.
Les clients qui reviennent : points de fidélité et cartes de membre
Un spa vit de ses clients qui reviennent toutes les quelques semaines. Dans Salesmaster, enregistrez le client au moment de payer (un nom et un numéro de téléphone suffisent) et activez les Points de fidélité. Vous fixez les règles : le montant dépensé pour un point, la valeur d'un point utilisé, le minimum de points à utiliser, et la part maximale d'une note que les points peuvent couvrir.
L'accueil n'a rien à calculer. Les points s'ajoutent à chaque vente, et quand un client veut les utiliser, la remise s'applique aussitôt. Les habitués peuvent aussi recevoir une carte de membre à leur nom.
L'historique d'achats de chaque client est conservé : vous voyez quels soins il réserve d'habitude et quand il est venu pour la dernière fois.
Rapports de ventes et bénéfice net de votre spa
Les rapports sont disponibles par jour, semaine, mois et année. Vous voyez le chiffre d'affaires total, les ventes brutes et nettes, les remises, les taxes perçues, les modes de paiement et le chiffre par soin : vous savez clairement si ce sont les massages simples ou les forfaits qui rapportent le plus.
Pour le vrai bénéfice, enregistrez vos dépenses dans Finances : huiles et gommages, fleurs fraîches, paie des thérapeutes, loyer, électricité et eau, et blanchissage des serviettes et des draps. Chaque dépense a une catégorie et le portefeuille qui l'a payée, comme la caisse de la boutique, un compte bancaire ou un portefeuille électronique. Le rapport Finances montre alors le chiffre d'affaires moins le coût des marchandises et les frais de fonctionnement : le bénéfice net de votre spa.
Si vous facturez une taxe sur les ventes, réglez-la une fois dans Frais et charges (Taxe) ; elle est calculée sur chaque vente et tenue à part du bénéfice. Les rapports s'exportent en Excel ou en PDF.
Démarrez en une journée, continuez hors ligne
Pas besoin de fermer pour passer à Salesmaster. Avant votre premier client, installez l'application sur le téléphone ou la tablette de l'accueil et créez un compte. Saisissez d'abord vos soins les plus réservés, avec leurs durées et leurs suppléments, et connectez une imprimante thermique Bluetooth si vous imprimez des reçus. Les clients qui ne veulent pas de papier peuvent recevoir leur reçu par WhatsApp, par e-mail ou via un lien de reçu en ligne aux couleurs et au logo de votre spa.
Chaque vente est d'abord enregistrée sur l'appareil, puis envoyée dans le cloud dès que la connexion revient. Si le Wi-Fi tombe, l'accueil peut toujours encaisser. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours ; ensuite, l'application doit se connecter brièvement pour synchroniser.
Une fois l'encaissement bien rodé, passez au stock des produits, puis à l'enregistrement des dépenses dans Finances. Notre équipe est disponible sur WhatsApp si vous avez besoin d'aide pour créer votre catalogue.
Un exemple de carte de soins pour un spa
Servez-vous de ce tableau comme point de départ et remplacez les noms et les durées par vos propres soins.
| Catégorie | Article | Variantes | Suppléments | Type d'article |
|---|---|---|---|---|
| Massages | Massage balinais | 60, 90, 120 min | Parfum d'huile, Extras | Service |
| Massages | Massage aromathérapie | 60, 90 min | Parfum d'huile, Extras | Service |
| Massages | Massage aux pierres chaudes, 90 min | - | - | Service |
| Massages | Massage des pieds, 60 min | - | Extras | Service |
| Gommages et soins du visage | Gommage corporel javanais lulur, 60 min | - | Extras | Service |
| Gommages et soins du visage | Soin du visage naturel, 60 min | - | - | Service |
| Forfaits spa | Forfait duo, 2 heures (2 personnes) | - | Parfum d'huile, Extras | Service |
| Forfaits spa | Forfait avant-mariage, 3 heures | - | - | Service |
| Produits | Huile de massage 100 ml | Frangipanier, Citronnelle, Santal | - | Produit |
| Produits | Bougie d'aromathérapie | - | - | Produit |
Les soins sont des articles de type Service, sans stock. Ce que les clients emportent, comme l'huile de massage et les bougies, ce sont des Produits, dont le stock est suivi.
Quel forfait pour votre spa
Commencez par compter vos clients par jour. Un spa de quatre cabines qui reçoit environ 8 clients par jour enregistre à peu près 200 à 250 transactions par mois.
| Formule | Prix | Ventes / mois | Comptes employés | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratuit | 30 | Propriétaire seul | Pour essayer l'encaissement et les commandes enregistrées avant de l'utiliser pour de bon. |
| Solo Pro | $4.90/mois | 3,000 | Propriétaire seul | Les petits instituts de massage où le propriétaire tient lui-même l'accueil. |
| Bronze Pro | $6.90/mois | 5,000 | 1 employé | Les spas avec une personne à l'accueil sur son propre appareil de caisse. |
| Silver Pro | $9.90/mois | 8,000 | 2 employés | Les spas plus fréquentés, avec deux membres du personnel sur des appareils séparés, comme l'accueil et un comptoir de vente. |
Chaque forfait comprend l'encaissement, le catalogue, les reçus, les rapports et le mode hors ligne. Vous pouvez changer de forfait à tout moment. Voir les tarifs →
Questions fréquentes
- Salesmaster peut-il gérer les réservations ou le planning des thérapeutes ?
- Non. Salesmaster est une application de caisse et n'a pas d'agenda de réservation. Gardez vos rendez-vous dans votre outil de réservation ou votre agenda actuel. À l'arrivée du client, ajoutez son soin et appuyez sur Enregistrer la commande avec son nom et sa cabine, puis encaissez après le soin.
- Comment configurer des massages de durées différentes ?
- Créez un seul article de type Service, comme Massage balinais, et ajoutez des variantes de 60, 90 et 120 minutes, chacune avec son prix. Pour le temps en plus, associez un supplément 30 minutes de plus.
- Salesmaster peut-il calculer les commissions ou les pourboires des thérapeutes ?
- Pas automatiquement. Notez le nom du thérapeute dans la note de vente pour savoir qui s'est occupé de chaque client. Enregistrez les commissions, pourboires ou la paie versés comme dépenses dans Finances, pour qu'ils fassent partie de votre bénéfice net.
- Puis-je vendre des forfaits en plusieurs visites ou des cartes cadeaux ?
- Vous pouvez vendre un forfait comme un seul article à son prix de forfait, mais Salesmaster ne décompte pas les séances restantes et ne suit pas le solde des cartes cadeaux. Notez les séances restantes dans la note de vente à chaque visite, et consultez l'historique d'achats du client pour voir quand le forfait a été acheté.
- Et si un client paie après le soin ?
- Utilisez Enregistrer la commande. Le panier du client est gardé en commande enregistrée sous le nom que vous lui donnez, et vous pouvez ajouter des suppléments avant qu'il paie. Les commandes enregistrées restent sur l'appareil qui les a créées et ne comptent pas comme des ventes tant qu'elles ne sont pas payées : terminez-les sur le même appareil.
- L'accueil continue-t-il de fonctionner si Internet est coupé ?
- Oui. Les ventes sont enregistrées sur l'appareil et se synchronisent quand Internet revient. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours avant que l'application doive se connecter pour synchroniser.
- Combien coûte Salesmaster pour un spa ?
- Vous pouvez commencer avec le Forfait Gratuit pour essayer. Les spas avec du personnel à l'accueil choisissent en général Bronze Pro ou Silver Pro, car les deux incluent des comptes du personnel. Les prix de chaque forfait figurent dans le tableau des forfaits sur cette page, et le paiement annuel revient moins cher.
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