Die Kassen-App für Hautpraxen und Therapeuten

Probleme, auf die Praxen und Therapeuten stoßen

Eine Praxis verkauft zwei Dinge zugleich: Behandlungen und Produkte. Genau da gerät die Buchführung meist durcheinander.

• 01

  Behandlungen und Verkauf getrennt erfasst

  Eine Kundin beendet eine Gesichtsbehandlung und kauft beim Hinausgehen ein Serum und Sonnenschutz. Die Behandlung steht im Terminbuch, die Produkte auf einem anderen Zettel, und der Monat geht nie ganz auf.

• 02

  Verkaufsbestand, den Sie nicht sehen

  Das Serum, nach dem alle fragen, ist bis auf zwei Flaschen weg, während langsamere Produkte im Regal stehen und Geld binden. Sie merken es erst, wenn eine Kundin danach fragt.

• 03

  Behandlungen mit vielen Preisstufen

  Leichte oder mittlere Peelings, eine Gesichtsbehandlung mit Tuchmaske oder LED dazu, Pakete über mehrere Sitzungen. Wenn die Preise nur im Kopf einer Person stehen, werden Extras nicht berechnet.

• 04

  Guter Umsatz, hohe Kosten

  Honorare für Ärzte, Löhne für Therapeuten, Miete, Behandlungsmaterial und Werbung in sozialen Medien. Ohne erfasste Ausgaben können Sie nicht sagen, was die Praxis wirklich verdient.

Ihre Behandlungs- und Produktliste anlegen

Beginnen Sie mit der Preisliste, die Sie schon am Empfang nutzen. In Salesmaster ist jede Behandlung ein Artikel vom Typ Service: Hautberatung, Basis-Gesichtsbehandlung, Tiefenreinigung, Mikrodermabrasion, chemisches Peeling, Gesichtsmassage. Artikel vom Typ Service führen keinen Bestand, was zu Arbeit passt, die ein Arzt oder Therapeut erbringt.

Hautpflege für den Verkauf, etwa Reinigung, Gesichtswasser, Feuchtigkeitscreme, Sonnenschutz, Seren und Tuchmasken, legen Sie als Artikel vom Typ Produkt mit eigenem Bestand an. Jeder Verkauf bucht das Produkt automatisch vom Bestand ab.

Gruppieren Sie die Artikel in Kategorien, zum Beispiel Beratung & Gesichtsbehandlungen, Hautbehandlungen, Pakete und Hautpflege, damit der Empfang auf dem Verkaufsbildschirm alles mit ein, zwei Tipps findet. Ist Ihre Liste lang, bauen Sie den Katalog zuerst am Laptop auf und nutzen ihn dann auf Tablet oder Smartphone am Empfang; der Katalog wird mit den Geräten Ihrer Praxis synchronisiert.

1. 1Schritt 1: Öffnen Sie Katalog → Kategorien und legen Sie Kategorien wie Beratung & Gesichtsbehandlungen, Hautbehandlungen, Pakete und Hautpflege an.
2. 2Schritt 2: Öffnen Sie Katalog → Artikelliste und fügen Sie jede Behandlung als Artikel vom Typ Service mit ihrem Preis hinzu.
3. 3Schritt 3: Fügen Sie jedes Verkaufsprodukt als Artikel vom Typ Produkt mit Verkaufspreis und Einkaufspreis hinzu.
4. 4Schritt 4: Tragen Sie den Anfangsbestand Ihrer Produkte ein, damit die Bestände vom ersten Tag an stimmen.

Eine Behandlung, mehrere Preisstufen

Viele Behandlungen gibt es in Stufen. Ein leichtes und ein mittleres chemisches Peeling kosten unterschiedlich und verbrauchen unterschiedliches Material. Statt zwei getrennter Artikel legen Sie einen Artikel mit Varianten an. Jede Variante hat ihren eigenen Preis und ihre eigenen Kosten, so bleiben Ihre Gewinnzahlen für jede Stufe richtig.

Varianten funktionieren auch beim Produktverkauf. Dieselbe Feuchtigkeitspflege kann es als Gel für normale bis fettige Haut und als Creme für trockene Haut geben. Jede Produktvariante führt ihren eigenen Bestand, sodass Sie sehen, welche knapp wird.

Beim Kassieren wählt der Empfang den Artikel und dann die Variante. Der Preis richtet sich nach der Variante, ohne dass jemand in der Preisliste nachschlagen muss.

1. 1Schritt 1: Öffnen Sie den Artikel in Katalog → Artikelliste.
2. 2Schritt 2: Fügen Sie Varianten hinzu, zum Beispiel Leicht und Mittel, jede mit eigenem Preis und eigenen Kosten.
3. 3Schritt 3: Tragen Sie bei Produkten mit Varianten den Bestand jeder Variante getrennt ein.

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Behandlungsextras, die immer berechnet werden

Bei Gesichtsbehandlungen kommt oft mittendrin etwas dazu: eine Tuchmaske, eine LED-Sitzung, eine Augenbehandlung. Solche Extras werden am Empfang am leichtesten vergessen. Legen Sie in Salesmaster vom Artikel aus eine Extra-Gruppe an, etwa Zur Gesichtsbehandlung dazu, und hängen Sie sie an alle Gesichtsbehandlungen und an die Mikrodermabrasion.

Wenn der Empfang auf dem Verkaufsbildschirm die Basis-Gesichtsbehandlung wählt, erscheinen die Extras sofort. Haken Sie die verwendeten an, und ihre Preise kommen zur Summe hinzu. Eine Extra-Gruppe lässt sich an viele Artikel hängen, Sie brauchen also nie einen Artikel für jede Kombination.

Wie auch immer Ihre Therapeuten die Extras an den Empfang weitergeben, auf einem Zettel oder persönlich: Wichtig ist, dass alles auf der Rechnung steht, bevor die Kundin bezahlt.

1. 1Schritt 1: Öffnen Sie die Gesichtsbehandlung in Katalog → Artikelliste und wählen Sie Extras verwalten.
2. 2Schritt 2: Legen Sie die Gruppe Zur Gesichtsbehandlung dazu mit Tuchmaske, LED-Sitzung und Augenbehandlung an, jeweils mit Aufpreis.
3. 3Schritt 3: Hängen Sie dieselbe Gruppe an die anderen Gesichtsbehandlungen und Behandlungen, die diese Extras anbieten.

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Behandlungen und Hautpflege auf einer Rechnung

Nach einer Behandlung kommen Kunden zurück an den Empfang und kaufen oft, was ihr Therapeut empfohlen hat. Auf dem Verkaufsbildschirm legt der Empfang Behandlung und Produkte in denselben Warenkorb und wählt den Kunden aus. Eine Rechnung deckt alles ab, und Ihre Berichte zeigen Behandlungsumsatz und Produktverkauf trotzdem Artikel für Artikel.

Richten Sie die Zahlungsmethoden ein, die Sie annehmen: Bargeld, Karte, Überweisung, E-Wallets oder jede andere Methode, die Sie selbst anlegen. Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, richten Sie sie einmal unter Gebühren & Kosten (Steuer) ein, dann wird sie jedem Verkauf hinzugefügt. Angebote wie ein Rabatt für den ersten Besuch richten Sie unter Abzüge ein.

Quittungen lassen sich auf einem Bluetooth-Thermodrucker drucken oder per WhatsApp, E-Mail oder als Link zur Web-Quittung mit dem Logo und den Social-Media-Links Ihrer Praxis verschicken. Viele Kunden einer Praxis bevorzugen eine digitale Quittung, die sie aufbewahren können.

Die Verkaufsnotiz ist praktisch für Angaben am Empfang, etwa welcher Arzt oder Therapeut die Behandlung durchgeführt hat. Salesmaster ist keine Patientenakte: Behandlungsnotizen, Hautverlauf und Einwilligungserklärungen gehören in die eigenen Unterlagen Ihrer Praxis.

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Ein Verkaufsbestand, auf den Sie zählen können

Hautpflege für den Verkauf ist Geld, das im Regal steht. In Salesmaster hat jedes Produkt und jede Produktvariante einen eigenen Bestand. Der Bestand sinkt mit jedem Verkauf, und Sie können jederzeit nachsehen, was noch da ist. So bestellen Sie Sonnenschutz oder Serum nach, bevor das Regal leer ist.

Wenn eine Lieferung eintrifft, erfassen Sie den erhaltenen Bestand. Lieferanten lassen sich im Katalog unter Lieferant speichern, sodass Sie wissen, woher jedes Produkt kommt. Der eingetragene Einkaufspreis wird genutzt, um den Gewinn pro Produkt zu berechnen.

Material, das bei Behandlungen verbraucht wird, etwa Wattepads, Masken oder Peelinglösungen, können Sie beim Kauf als Ausgabe unter Finanzen erfassen. So zählen die Kosten trotzdem gegen Ihren Gewinn, auch wenn Sie diese Dinge nicht einzeln verkaufen.

1. 1Schritt 1: Öffnen Sie Katalog → Lager, um zu sehen, was von jedem Produkt noch da ist.
2. 2Schritt 2: Wenn eine Lieferung eintrifft, fügen Sie den erhaltenen Bestand hinzu.
3. 3Schritt 3: Fügen Sie Ihre Lieferanten unter Katalog → Lieferant hinzu.
4. 4Schritt 4: Wenn ein Produkt beschädigt ist oder als Tester dient, nehmen Sie eine Bestandskorrektur vor, damit die App zum Regal passt.

Empfang, Therapeuten und Mitarbeitergeräte

Der Inhaber meldet sich mit dem Hauptkonto an. Ein Konto ist immer nur auf einem Gerät aktiv, daher nutzt der Empfang nicht Ihres. Fügen Sie Ihre Empfangskraft als Mitarbeiter hinzu und registrieren Sie das Gerät am Empfang für sie. Mitarbeiter melden sich mit einer PIN an und sehen nur, was Sie erlauben. Mitarbeiterkonten gibt es mit Bronze Pro (1 Mitarbeiter) und Silver Pro (2 Mitarbeiter).

Salesmaster berechnet keine Provision für Ärzte oder Therapeuten. Eine einfache Lösung: Schreiben Sie den Namen des Behandelnden in die Verkaufsnotiz und erfassen Sie die gezahlten Honorare und Provisionen als Ausgaben unter Finanzen.

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Stammkunden: Verlauf und Treuepunkte

Praxen und Therapeuten leben von Kunden, die wiederkommen. Speichern Sie den Kunden beim Kassieren; Name und Telefonnummer genügen. Die Kaufhistorie bleibt erhalten, sodass Sie sehen, welche Behandlungen und Produkte gekauft wurden und wann der letzte Besuch war.

Schalten Sie Treuepunkte ein und legen Sie die Regeln fest: den Umsatz pro Punkt, den Wert eines Punktes beim Einlösen, die Mindestpunktzahl zum Einlösen und den höchsten Anteil einer Rechnung, den Punkte abdecken dürfen. Punkte werden bei jedem Verkauf gutgeschrieben. Treue Kunden können außerdem eine Mitgliedskarte auf ihren Namen bekommen.

Pakete über mehrere Sitzungen, etwa ein Gesichtsbehandlungspaket mit 5 Sitzungen, werden als ein Artikel verkauft. Salesmaster zählt die verbleibenden Sitzungen nicht für Sie. Notieren Sie bei jedem Besuch die genutzte Sitzung in der Verkaufsnotiz, zum Beispiel „Paket mit 5 Sitzungen, Sitzung 2“, damit der Kundenverlauf zeigt, wie das Paket genutzt wird.

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Verkaufsberichte und Ihr echter Nettogewinn

Berichte gibt es nach Tag, Woche, Monat und Jahr. Sie sehen Gesamtumsatz, Brutto- und Nettoumsatz, Rabatte, eingenommene Steuer, Zahlungsmethoden und Umsatz nach Artikel. So ist klar, welche Behandlungen und Produkte am meisten einbringen.

Für den echten Gewinn erfassen Sie Ausgaben unter Finanzen: Nachschub an Hautpflege, Material für Peelings und Gesichtsbehandlungen, Arzthonorare, Löhne für Therapeuten, Miete, Strom und Werbung in sozialen Medien. Jede Ausgabe hat eine Kategorie und die Geldbörse, aus der sie bezahlt wurde, etwa die Kasse, ein Bankkonto oder eine E-Wallet. Der Finanzbericht zeigt dann den Umsatz abzüglich Wareneinsatz und Betriebskosten.

Berichte lassen sich als Excel oder PDF exportieren, für Ihre Steuerberatung oder Ihren Geschäftspartner.

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Loslegen, ohne die Praxis zu schließen

Installieren Sie Salesmaster auf dem Tablet oder Smartphone am Empfang und legen Sie ein Konto an. Tragen Sie zuerst Ihre meistgebuchten Behandlungen und die Hautpflege aus Ihrem Regal mit Anfangsbestand ein. Verbinden Sie einen Bluetooth-Thermodrucker, wenn Sie Papierquittungen ausgeben.

Am ersten Tag läuft der Empfang wie gewohnt. Öffnen Sie am Abend den Tagesbericht und vergleichen Sie ihn mit der Kasse sowie Ihren Karten- und Bankeingängen. Wenn das Kassieren zur Routine geworden ist, fügen Sie Varianten und Extras hinzu, schalten die Treuepunkte ein und beginnen, Ausgaben unter Finanzen zu erfassen.

Verkäufe werden auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, sobald die Verbindung wieder steht. So funktioniert die Kasse weiter, wenn das WLAN der Praxis ausfällt. Der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage. Wenn Sie Hilfe beim Einrichten Ihres Katalogs möchten, ist unser Team per WhatsApp erreichbar.

Ein Beispielkatalog für eine Praxis

Nutzen Sie dies als Ausgangspunkt und ersetzen Sie Namen und Preise durch Ihre eigenen Behandlungen und Produkte.

Behandlungen durch einen Arzt oder Therapeuten sind Artikel vom Typ Service ohne Bestand. Produkte, die Sie an Kunden verkaufen, sind Artikel vom Typ Produkt, deshalb wird ihr Bestand geführt.

Welches Paket zu Ihrer Praxis passt

Zählen Sie Ihre Rechnungen pro Tag. Eine Praxis mit 6 bis 8 Kunden am Tag und ein paar reinen Produktverkäufen erfasst rund 200 Transaktionen im Monat.

Jedes Paket enthält Kasse, Katalog, Quittungen, Berichte und Offline-Modus. Sie können das Paket jederzeit wechseln. Preise ansehen →

Häufige Fragen

Kann Salesmaster Patientenakten oder Behandlungsnotizen speichern?

Nein. Salesmaster ist eine Kassen-App, keine Patientenakte. Die App speichert Kundendaten (Name und Telefonnummer) und die Kaufhistorie. Behandlungsnotizen, Vorher-nachher-Fotos und Einwilligungserklärungen sollten in den eigenen Unterlagen Ihrer Praxis bleiben.

Können eine Behandlung und Verkaufsprodukte auf eine Rechnung?

Ja. Behandlungen sind Artikel vom Typ Service, Hautpflege wird als Artikel vom Typ Produkt angelegt. Beides kommt in denselben Warenkorb, und der Produktbestand wird automatisch abgebucht, wenn die Rechnung bezahlt ist.

Hat Salesmaster eine Terminbuchung?

Nein, es gibt keinen Buchungskalender. Führen Sie Termine weiter wie bisher, etwa in einer Buchungs-App, per WhatsApp oder in einem Kalenderbuch, und erfassen Sie den Verkauf in Salesmaster, wenn der Kunde bezahlt.

Wie gehe ich mit Paketen über mehrere Sitzungen um?

Verkaufen Sie das Paket als einen Artikel vom Typ Service, etwa ein Gesichtsbehandlungspaket mit 5 Sitzungen. Salesmaster zählt die verbleibenden Sitzungen nicht, notieren Sie also bei jedem Besuch die genutzte Sitzung in der Verkaufsnotiz, zum Beispiel „Paket mit 5 Sitzungen, Sitzung 3“.

Kann Salesmaster die Provision von Therapeuten berechnen?

Nicht automatisch. Schreiben Sie den Namen des Arztes oder Therapeuten in die Verkaufsnotiz und erfassen Sie die gezahlten Honorare und Provisionen als Ausgaben unter Finanzen, damit sie gegen den Gewinn zählen.

Kann ich Anzahlungen für Behandlungen annehmen?

Bei einem einzelnen Verkauf gibt es keine Anzahlung oder Teilzahlung. Wenn ein Kunde eine Anzahlung leistet, verkaufen Sie sie als eigenen Verkauf mit einem Artikel vom Typ Service namens „Anzahlung“ über den erhaltenen Betrag. Ist die Behandlung erledigt, verkaufen Sie sie zum vollen Preis und tippen auf Abzug hinzufügen für den Anzahlungsbetrag, damit Kasse und Berichte an beiden Tagen stimmen.

Kann die Praxis weiter Zahlungen annehmen, wenn das Internet ausfällt?

Ja. Verkäufe werden auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist. Der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage, dann muss sich die App zum Synchronisieren verbinden.

Brauchen Sie Hilfe beim Anlegen Ihres Sortiments? Schreiben Sie unserem Team auf WhatsApp →

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