App POS cho quán cà phê

Những chuyện quán cà phê nào cũng gặp

Quán cà phê nhỏ có nhịp riêng của mình. Nếu bạn thấy quen với vài chuyện dưới đây, trang này dành cho bạn.

• 01

  Giờ cao điểm buổi sáng ở quầy

  Đơn dồn dập, barista đứng máy, và người thu tiền phải nhớ ly latte nào uống đá, ly nào thêm shot. Sót một ly là một ly đi ra mà chưa được trả tiền.

• 02

  Hết sữa đúng lúc tệ nhất

  Giữa giờ đông khách bạn mới phát hiện hộp sữa cuối cùng đã khui. Hạt cà phê mua theo ký, nhưng không ai biết tuần này thật sự đã pha hết bao nhiêu gram.

• 03

  Đặt giá theo cảm tính

  Giá ly latte được chép theo quán cuối phố. Trong khi đó hạt cà phê, sữa, siro và ly cứ tăng giá, và không ai biết pha một ly thật sự tốn bao nhiêu.

• 04

  Khách ngồi lâu, hóa đơn lộn xộn

  Khách gọi một ly latte, một tiếng sau gọi thêm bánh croissant, rồi bạn của khách đến và gọi tiếp. Không có đơn hàng mở thì kiểu gì cũng có món bị sót khỏi hóa đơn.

Dựng menu đồ uống: nhóm món và biến thể

Hãy bắt đầu từ bảng menu bạn đang có. Trong Salesmaster, mỗi đồ uống và mỗi món ăn là một mặt hàng trong menu Danh mục. Chia nhóm sao cho nhân viên nhìn là thấy, như Cà phê, Không cà phê, Bánh ngọt và Đồ ăn, để món nào cũng chỉ cách một hai lần chạm trên màn hình Bán hàng.

Một đồ uống có nhiều kiểu chỉ cần một mặt hàng với các biến thể. Americano, cà phê latte, matcha latte và sô-cô-la thường có Nóng và Đá với giá khác nhau. Latte đường thốt nốt đá có thể bán theo ly và theo chai 1 lít mang về. Cà phê pha thủ công có thể là V60 nóng hoặc kiểu Nhật pha đá. Thu ngân chọn biến thể, giá tự đổi theo.

Mỗi biến thể còn có thể có công thức riêng. Latte đá dùng ít sữa hơn để chừa chỗ cho đá, còn chai 1 lít dùng gấp năm lần cà phê và sữa so với một ly, nên lượng trừ kho khớp với những gì đã pha.

1. 1Bước 1: Mở Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm như Cà phê, Không cà phê, Bánh ngọt và Đồ ăn.
2. 2Bước 2: Mở Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng đồ uống là Món pha chế với tên và đơn vị, như ly.
3. 3Bước 3: Thêm biến thể như Nóng và Đá, hoặc Ly và Chai 1 lít, mỗi biến thể một giá.
4. 4Bước 4: Điền công thức cho từng biến thể để nguyên liệu được trừ kho đúng lượng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Thêm shot, sữa yến mạch và độ ngọt là món thêm

Người uống cà phê thích tùy chỉnh: thêm một shot, sữa yến mạch thay sữa bò, hay ít đường. Nếu mỗi kiểu kết hợp là một món riêng trên menu, danh sách sẽ dài vô tận. Trong Salesmaster, những lựa chọn như vậy là món thêm.

Tạo một nhóm Thêm cho cà phê với Thêm shot và Sữa yến mạch kèm giá cộng thêm, rồi gắn cho latte đá, cà phê latte và cappuccino. Với đồ uống không cà phê, tạo nhóm Độ ngọt với Bình thường, Ít ngọt và Không đường, không tính thêm tiền. Lựa chọn được in trên hóa đơn và lưu cùng đơn hàng, nên barista biết chính xác cần pha gì.

Món thêm cũng có thể trừ kho: thêm shot dùng hạt espresso, sữa yến mạch dùng sữa yến mạch, nên loại sữa đắt tiền này vẫn được theo dõi.

1. 1Bước 1: Mở đồ uống trong Danh mục → Danh sách mặt hàng và vào phần cài đặt món thêm.
2. 2Bước 2: Tạo một nhóm món thêm, như Thêm cho cà phê, và thêm từng lựa chọn với giá cộng thêm.
3. 3Bước 3: Gắn cùng nhóm đó cho mọi đồ uống có dùng.
4. 4Bước 4: Nếu bạn theo dõi tồn kho, thêm nguyên liệu mà mỗi lựa chọn sử dụng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Tồn kho hạt cà phê, sữa và ly tính từ công thức

Quán cà phê không bán cà phê theo ký. Quán bán theo ly, nên thứ cần theo dõi là nguyên liệu. Trong Salesmaster, hãy ghi hạt espresso và hạt single origin theo gram, sữa tươi và sữa yến mạch theo ml, siro theo ml, còn ly và chai mang đi theo cái. Rồi viết công thức cho từng đồ uống.

Ví dụ, một ly Latte đường thốt nốt đá: 18 g hạt espresso, 150 ml sữa tươi, 25 ml siro đường thốt nốt và 1 ly mang đi. Mỗi ly bán ra trừ bốn thứ đó khỏi kho. Lúc đóng cửa, bạn thấy còn bao nhiêu sữa và bao nhiêu hạt mà không cần cân, và biết khi nào cần đặt thêm từ xưởng rang hay nhà cung cấp sữa.

Khi mua nguyên liệu, hãy ghi lại lần nhập hàng kèm giá. Salesmaster dùng giá đó để tính giá vốn của từng đồ uống. Bạn sẽ biết một ly latte đá tốn bao nhiêu so với một ly cappuccino, và đặt giá dựa trên con số thật thay vì đoán.

1. 1Bước 1: Bật Món pha chế, rồi mở Danh mục → Tồn kho → Nguyên liệu.
2. 2Bước 2: Thêm nguyên liệu với đơn vị: hạt cà phê (g), sữa và siro (ml), ly và chai (cái).
3. 3Bước 3: Nhập tồn kho đầu kỳ và giá nhập của từng loại.
4. 4Bước 4: Mở từng đồ uống và điền công thức cho mọi biến thể.
5. 5Bước 5: Ghi lại mỗi lần nhập hàng để tồn kho và giá vốn luôn chính xác.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Đơn hàng mở cho khách ngồi lâu và đơn đặt trước

Nhiều khách ngồi quán cả mấy tiếng: cà phê trước, bánh ngọt sau, rồi đến bữa trưa. Lưu đơn hàng sinh ra là để làm việc đó. Thu ngân nhập đơn, đặt tên theo khách và bàn, ví dụ "Chị Thảo, bàn 4", rồi lưu lại. Khi khách gọi thêm, mở đơn đã lưu, thêm món và lưu lại lần nữa.

Đơn đặt trước cũng làm y như vậy: ba chai latte đá hẹn lấy lúc bốn giờ có thể lưu dưới tên khách kèm ghi chú giờ lấy, rồi mở ra và thanh toán khi khách đến.

Đơn đã lưu chưa được tính là doanh số và chưa trừ kho cho đến khi thanh toán, nên báo cáo vẫn sạch nếu đơn bị hủy. Đơn hàng đã lưu chỉ nằm trên máy đã tạo ra nó, nên hãy thanh toán trên đúng máy đó.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Thanh toán, thuế và hóa đơn

Cài đặt các phương thức thanh toán quán nhận: tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, hoặc bất kỳ phương thức nào bạn tự tạo. Báo cáo cho thấy số tiền thu được qua từng phương thức, nên cuối ngày dễ đối chiếu ngăn kéo tiền và số dư ngân hàng.

Thuế và phí phục vụ (nếu có) chỉ cần cài đặt một lần trong Phí hoặc Thuế rồi được cộng vào mọi đơn. Các chương trình khuyến mãi, như giá giờ vàng hay giảm giá cho sinh viên, được cài trong Khoản khấu trừ và chọn lúc tính tiền.

Hóa đơn in bằng máy in nhiệt Bluetooth khổ giấy 58 mm hoặc 80 mm, có thể tự in sau mỗi đơn nếu bạn muốn. Khách không cần giấy có thể nhận hóa đơn qua WhatsApp, email, hoặc đường link hóa đơn web mang logo, màu sắc và các trang mạng xã hội của quán.

Barista và máy ở quầy

Chủ quán dùng tài khoản chính trên máy của mình. Barista và thu ngân được thêm làm nhân viên, và máy tính bảng hay điện thoại ở quầy pha chế được đăng ký làm máy của nhân viên. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN, và bạn quyết định họ được xem và sửa những gì. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Khách quen: điểm thưởng và thẻ thành viên

Quán cà phê sống nhờ những người sáng nào cũng ghé. Thay vì thẻ tích dấu bằng giấy dễ mất, hãy bật Điểm thưởng trong Salesmaster. Bạn tự đặt quy tắc: khách chi bao nhiêu thì được một điểm, một điểm trị giá bao nhiêu khi đổi, số điểm tối thiểu để đổi, và tỷ lệ tối đa của hóa đơn được trả bằng điểm.

Lưu tên và số điện thoại của khách khi tính tiền, điểm sẽ được cộng tự động. Khi khách quen muốn dùng điểm, thu ngân bật Dùng điểm và khoản giảm được áp dụng. Khách quen còn có thể nhận thẻ thành viên mang tên mình, và lịch sử mua hàng được lưu lại, nên bạn biết ai lúc nào cũng gọi latte đá thêm shot.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Báo cáo doanh số và lợi nhuận thật của quán

Báo cáo có theo ngày, tuần, tháng và năm. Bạn thấy tổng doanh thu, giảm giá, thuế đã thu, phương thức thanh toán và doanh thu theo từng mặt hàng. Nhờ đó bạn biết latte đá có còn đang gánh quán không, hay bánh ngọt và đồ ăn đã bắt đầu góp phần.

Để biết lợi nhuận thật, hãy ghi chi phí trong Tài chính: cà phê và sữa, tiền bánh của nhà cung cấp, lương barista, tiền mặt bằng, tiền điện và Wi-Fi, cả tiền bảo dưỡng máy xay. Mỗi khoản chi có loại chi phí và ví đã dùng để trả, như tiền mặt tại quán, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử.

Báo cáo Tài chính khi đó cho thấy doanh thu trừ giá vốn tính từ công thức và chi phí vận hành: lợi nhuận ròng của quán. Báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF để gửi người góp vốn hay kế toán.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Bắt đầu mà không cần nghỉ bán một ngày

Bạn không cần nghỉ một ngày để chuyển sang Salesmaster. Trước giờ mở cửa, cài app lên máy tính bảng hoặc điện thoại ở quầy và tạo tài khoản. Nhập các món bán chạy trước, thường là mười đến mười lăm đồ uống, cùng biến thể nóng và đá và món thêm Thêm shot. Kết nối máy in nhiệt Bluetooth nếu bạn có dùng.

Trong tuần đầu tiên, cứ bán ở quầy như bình thường và mỗi tối đối chiếu báo cáo ngày với ngăn kéo tiền. Khi đã quen tay, thêm nguyên liệu và công thức, bắt đầu từ hạt cà phê, sữa và ly, rồi bắt đầu ghi chi phí trong Tài chính. Nếu Wi-Fi của quán chập chờn, đơn hàng được lưu trên máy và đồng bộ khi có mạng trở lại; chế độ ngoại tuyến hoạt động tối đa 7 ngày.

Hướng dẫn từng bước có trong Trung tâm trợ giúp của Salesmaster, và đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng trên WhatsApp nếu bạn cần hỗ trợ dựng menu và công thức.

Ví dụ cài đặt menu quán cà phê

Dùng bảng này làm điểm khởi đầu. Thay bằng đồ uống, biến thể và giá của quán bạn.

Bánh ngọt nhập về làm sẵn là Sản phẩm với số lượng tồn kho riêng. Đồ uống và món ăn làm tại quầy hay trong bếp là Món pha chế, nên thứ được trừ kho là hạt cà phê, sữa và ly của chúng.

Gói nào phù hợp với quán của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc đếm số đơn mỗi ngày. Một quán cà phê nhỏ bán 20 đến 30 đơn mỗi ngày sẽ có khoảng 600 đến 900 giao dịch mỗi tháng.

Gói nào cũng có tính tiền, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ ngoại tuyến. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Salesmaster có trừ kho hạt cà phê và sữa theo từng ly không?

Có. Tạo đồ uống là Món pha chế có công thức, ví dụ 18 g hạt cà phê và 150 ml sữa mỗi ly. Mỗi ly bán ra trừ các nguyên liệu đó khỏi kho theo biến thể đã chọn, kể cả nguyên liệu của món thêm như thêm shot.

Cài đặt đồ uống nóng và đá với giá khác nhau thế nào?

Tạo một mặt hàng, như Cà phê latte, và thêm biến thể Nóng và Đá với giá riêng. Mỗi biến thể có thể có công thức riêng, nên bản đá có thể dùng ít sữa hơn bản nóng.

Có giữ đơn mở cho khách gọi món nhiều lần được không?

Được, bằng Lưu đơn hàng. Lưu đơn dưới tên khách và số bàn, rồi mở lại mỗi lần khách gọi thêm. Đơn hàng đã lưu chỉ nằm trên máy đã tạo ra nó và chỉ được tính là doanh số khi đã thanh toán. Salesmaster không có sơ đồ bàn, nên số bàn được ghi vào tên đơn.

Barista có dùng máy tính bảng riêng mà không cần tài khoản của tôi được không?

Được, thông qua tài khoản nhân viên. Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một máy tại một thời điểm, nên barista dùng máy của nhân viên và đăng nhập bằng mã PIN. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Wi-Fi của quán bị mất thì có bán tiếp được không?

Được. Đơn hàng được lưu trên máy và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ ngoại tuyến hoạt động tối đa 7 ngày trước khi app cần kết nối để đồng bộ.

Tôi có thể làm chương trình khách hàng thân thiết không?

Được. Bật Điểm thưởng và tự đặt quy tắc: số tiền chi cho mỗi điểm, giá trị của một điểm, số điểm tối thiểu để đổi và mức giảm tối đa. Khách quen còn có thể nhận thẻ thành viên.

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Quán trà sữa & nước uốngĐọc hướng dẫn
• Tiệm bánh mì & bánh ngọtĐọc hướng dẫn
• Nhà hàngĐọc hướng dẫn
• Quầy ăn & khu ẩm thựcĐọc hướng dẫn