Salesmaster ist eine Kassen-App (POS) für Cafés und Coffeeshops auf Android, iPhone & iPad, Windows und Mac. Sie legen Getränke mit Varianten an, etwa heiß und eisgekühlt oder Becher und Flasche, verkaufen Zusätze wie einen Extra-Shot oder Hafermilch als Extras und lassen das Rezept jedes Getränks Espressobohnen, Milch, Sirup und Becher automatisch vom Bestand abbuchen. Außerdem können Sie die Bestellung eines Gastes, der länger bleibt, mit Bestellung speichern offen halten, Stammgäste mit Treuepunkten belohnen und den Nettogewinn im Finanzbericht sehen.
Probleme, die jeder Coffeeshop kennt
Kleine Cafés und Coffeeshops haben ihren eigenen Rhythmus. Wenn Ihnen etwas davon bekannt vorkommt, ist diese Seite für Sie.
- 01
Morgendlicher Ansturm an der Theke
Die Bestellungen stapeln sich, der Barista steht an der Maschine, und wer kassiert, muss sich merken, welcher Latte eisgekühlt war und welcher einen Extra-Shot hatte. Einmal vergessen, und eine Tasse geht unbezahlt raus.
- 02
Die Milch geht im ungünstigsten Moment aus
Mitten im Ansturm merken Sie, dass die letzte Packung Milch angebrochen ist. Bohnen kaufen Sie kiloweise, aber niemand weiß, wie viele Gramm diese Woche tatsächlich in die Tassen gegangen sind.
- 03
Preise nach Gefühl
Den Latte-Preis haben Sie vom Laden die Straße runter übernommen. Dabei werden Bohnen, Milch, Sirup und Becher immer teurer, und niemand weiß, was eine Tasse wirklich kostet.
- 04
Gäste, die bleiben, Rechnungen, die verrutschen
Ein Gast bestellt einen Latte, eine Stunde später ein Croissant, dann kommt eine Freundin dazu und bestellt noch etwas. Ohne offene Bestellung fällt immer etwas von der Rechnung.
Ihre Getränkekarte aufbauen: Kategorien und Varianten
Beginnen Sie mit der Menütafel, die Sie schon haben. In Salesmaster ist jedes Getränk und jedes Gericht ein Artikel im Katalog. Verwenden Sie Kategorien, die Ihr Team schnell überblickt, etwa Kaffee, Ohne Kaffee, Gebäck und Speisen, damit jeder Artikel auf dem Verkaufsbildschirm nur ein, zwei Fingertipps entfernt ist.
Ein Getränk in mehreren Formen braucht nur einen Artikel mit Varianten. Americano, Caffè Latte, Matcha Latte und Schokolade gibt es meist heiß und eisgekühlt zu unterschiedlichen Preisen. Ein Iced Latte mit Palmzucker lässt sich als Becher und als 1-Liter-Flasche zum Mitnehmen verkaufen. Filterkaffee kann es als heißen V60 oder als Japanese Iced geben. Der Kassierer wählt die Variante, und der Preis passt sich an.
Jede Variante kann auch ihr eigenes Rezept haben. Ein Iced Latte braucht weniger Milch, damit Platz fürs Eis bleibt, und eine 1-Liter-Flasche braucht fünfmal so viel Kaffee und Milch wie ein Becher. So entspricht der abgebuchte Bestand dem, was zubereitet wurde.
- Schritt 1: Öffnen Sie Katalog → Kategorien und legen Sie Kategorien wie Kaffee, Ohne Kaffee, Gebäck und Speisen an.
- Schritt 2: Öffnen Sie Katalog → Artikelliste und fügen Sie jedes Getränk als Artikel auf Bestellung mit Name und Einheit hinzu, etwa Becher.
- Schritt 3: Fügen Sie Varianten wie Heiß und Eisgekühlt oder Becher und 1-Liter-Flasche hinzu, jede mit eigenem Preis.
- Schritt 4: Füllen Sie für jede Variante ein Rezept aus, damit die Zutaten in der richtigen Menge abgebucht werden.
Extra-Shots, Hafermilch und Süße als Extras
Kaffeetrinker passen gern an: ein Shot mehr, Hafermilch statt Kuhmilch oder weniger Zucker. Wäre jede Kombination ein eigener Artikel, hätte die Liste kein Ende. In Salesmaster sind solche Wünsche Extras.
Legen Sie eine Gruppe Kaffee-Extras mit Extra-Shot und Hafermilch zu ihren Aufpreisen an und verknüpfen Sie sie mit Iced Latte, Caffè Latte und Cappuccino. Für Getränke ohne Kaffee legen Sie eine Gruppe Süße mit Normal, Weniger süß und Ohne Zucker ohne Aufpreis an. Die Auswahl steht auf der Quittung und wird mit dem Verkauf gespeichert, sodass der Barista genau weiß, was er zubereiten soll.
Auch Extras können Bestand abbuchen: Ein Extra-Shot verbraucht Espressobohnen und Hafermilch verbraucht Hafermilch, sodass die teurere Hafermilch erfasst bleibt.
- Schritt 1: Öffnen Sie das Getränk unter Katalog → Artikelliste und gehen Sie zu seinen Extra-Einstellungen.
- Schritt 2: Legen Sie eine Extra-Gruppe an, etwa Kaffee-Extras, und fügen Sie jede Option mit ihrem Aufpreis hinzu.
- Schritt 3: Verknüpfen Sie dieselbe Gruppe mit jedem Getränk, das sie nutzt.
- Schritt 4: Wenn Sie den Bestand verfolgen, tragen Sie die Zutaten ein, die jede Option verbraucht.
Bohnen-, Milch- und Becherbestand aus Rezepten berechnet
Ein Café verkauft Kaffee nicht kiloweise, sondern tassenweise. Deshalb müssen Sie die Zutaten verfolgen. Erfassen Sie in Salesmaster Espresso- und Single-Origin-Bohnen in Gramm, Frischmilch und Hafermilch in Millilitern, Sirupe in Millilitern und Becher und Flaschen zum Mitnehmen in Stück. Dann schreiben Sie für jedes Getränk ein Rezept.
Zum Beispiel ein Iced Latte mit Palmzucker im Becher: 18 g Espressobohnen, 150 ml Frischmilch, 25 ml Palmzuckersirup und 1 Becher zum Mitnehmen. Jeder verkaufte Becher bucht diese vier vom Bestand ab. Beim Schließen sehen Sie, wie viel Milch und wie viele Bohnen noch da sind, ohne etwas zu wiegen, und Sie wissen, wann Sie bei Ihrer Rösterei oder Ihrem Milchlieferanten nachbestellen müssen.
Wenn Sie Vorräte einkaufen, erfassen Sie den Einkauf mit Preis. Salesmaster berechnet daraus den Wareneinsatz jedes Getränks. Sie wissen, was Sie ein Iced Latte im Vergleich zu einem Cappuccino kostet, und können Preise anhand echter Zahlen festlegen statt nach Gefühl.
- Schritt 1: Aktivieren Sie Artikel auf Bestellung und öffnen Sie dann Katalog → Zutaten.
- Schritt 2: Fügen Sie Zutaten mit ihren Einheiten hinzu: Bohnen (g), Milch und Sirupe (ml), Becher und Flaschen (Stk.).
- Schritt 3: Geben Sie für jede den Anfangsbestand und den Einkaufspreis ein.
- Schritt 4: Öffnen Sie jedes Getränk und füllen Sie das Rezept für jede Variante aus.
- Schritt 5: Erfassen Sie jeden Einkauf, damit Bestand und Wareneinsatz stimmen.
Offene Bestellungen für Gäste, die bleiben, und Vorbestellungen
Viele Café-Gäste bleiben stundenlang: erst ein Kaffee, später ein Gebäck, danach das Mittagessen. Dafür gibt es Bestellung speichern. Der Kassierer gibt die Bestellung ein, benennt sie nach Gast und Tisch, zum Beispiel „Dita, Tisch 4“, und speichert sie. Bestellt der Gast nach, öffnen Sie die gespeicherte Bestellung, fügen die Artikel hinzu und speichern erneut.
Genauso funktionieren Vorbestellungen: Drei Flaschen Iced Latte, die um vier Uhr abgeholt werden, speichern Sie unter dem Namen des Kunden mit einer Abholnotiz, öffnen sie bei seiner Ankunft und kassieren.
Eine gespeicherte Bestellung zählt erst nach der Bezahlung als Verkauf und bucht erst dann Bestand ab. So bleiben Ihre Berichte sauber, wenn eine Bestellung storniert wird. Gespeicherte Bestellungen liegen auf dem Gerät, auf dem sie erstellt wurden, schließen Sie die Zahlung also auf demselben Gerät ab.
Zahlungen, Steuer und Quittungen
Richten Sie die Zahlungsmethoden ein, die Sie akzeptieren: Bargeld, Überweisung, E-Wallets oder jede andere Methode, die Sie anlegen. Die Berichte zeigen, wie viel über jede eingegangen ist, sodass sich Kassenschublade und Kontostand am Ende des Tages leicht abgleichen lassen.
Umsatzsteuer und eine eventuelle Servicegebühr legen Sie einmal unter Katalog → Gebühren & Kosten (Steuer) fest, danach werden sie jedem Verkauf hinzugefügt. Aktionen wie ein Happy-Hour-Preis oder ein Studentenrabatt richten Sie unter Abzüge ein und wählen sie beim Bezahlen aus.
Quittungen werden auf einem Bluetooth-Thermodrucker mit 58-mm- oder 80-mm-Papier gedruckt, auf Wunsch automatisch nach jedem Verkauf. Gäste, die kein Papier möchten, bekommen die Quittung per WhatsApp, E-Mail oder als Link zu einer Web-Quittung mit Logo, Farben und Social-Media-Konten Ihres Cafés.
Baristas und Thekengeräte
Der Inhaber nutzt das Hauptkonto auf seinem eigenen Gerät. Baristas und Kassierer werden als Mitarbeiter angelegt, und das Tablet oder Smartphone an der Bar wird als Mitarbeitergerät registriert. Mitarbeiter melden sich mit einer PIN an, und Sie bestimmen, was sie sehen und ändern dürfen. Mitarbeiterkonten gibt es mit Bronze Pro (1 Mitarbeiter) und Silver Pro (2 Mitarbeiter).
Stammgäste: Treuepunkte und Mitgliedskarten
Coffeeshops leben von den Menschen, die jeden Morgen hereinkommen. Statt Papier-Stempelkarten, die verloren gehen, schalten Sie in Salesmaster die Treuepunkte ein. Sie legen die Regeln fest: wie viel ein Kunde pro Punkt ausgeben muss, was ein Punkt beim Einlösen wert ist, die Mindestpunktzahl zum Einlösen und den Höchstanteil eines Bons, den Punkte abdecken dürfen.
Speichern Sie beim Bezahlen Name und Telefonnummer des Kunden, und die Punkte werden automatisch gutgeschrieben. Möchte ein Stammgast sie einlösen, schaltet der Kassierer Punkte verwenden ein, und der Rabatt wird angerechnet. Stammgäste können außerdem eine Mitgliedskarte auf ihren Namen erhalten, und ihre Einkaufshistorie wird gespeichert. So wissen Sie, wer immer einen Iced Latte mit Extra-Shot bestellt.
Verkaufsberichte und der echte Gewinn Ihres Cafés
Berichte gibt es nach Tag, Woche, Monat und Jahr. Sie sehen Gesamtumsatz, Rabatte, eingenommene Steuern, Zahlungsmethoden und Umsatz pro Artikel. So erkennen Sie, ob Iced Lattes das Geschäft noch tragen oder ob Gebäck und Speisen allmählich ihren Teil beitragen.
Für den echten Gewinn erfassen Sie Ihre Ausgaben unter Finanzen: Kaffee und Milch, Ihren Gebäcklieferanten, Barista-Löhne, Miete, Strom und WLAN, sogar die Wartung der Mühle. Jede Ausgabe hat eine Kategorie und das Konto, aus dem bezahlt wurde, etwa die Ladenkasse, ein Bankkonto oder eine E-Wallet.
Der Finanzbericht zeigt dann den Umsatz abzüglich des Wareneinsatzes aus Ihren Rezepten und Ihrer Betriebskosten: den Nettogewinn Ihres Cafés. Berichte lassen sich als Excel oder PDF für Geschäftspartner oder Steuerberater exportieren.
Starten, ohne einen Tag zu schließen
Für den Umstieg auf Salesmaster brauchen Sie keinen Ruhetag. Installieren Sie die App vor der Öffnung auf dem Tablet oder Smartphone an der Theke und legen Sie ein Konto an. Tragen Sie zuerst Ihre Bestseller ein, meist zehn bis fünfzehn Getränke, mit ihren Varianten heiß und eisgekühlt und dem Extra-Shot als Extra. Verbinden Sie den Bluetooth-Thermodrucker, falls Sie einen nutzen.
In der ersten Woche läuft die Theke wie gewohnt, und Sie gleichen jeden Abend den Tagesbericht mit der Kassenschublade ab. Sobald das Routine ist, fügen Sie Zutaten und Rezepte hinzu, zuerst Bohnen, Milch und Becher, und beginnen dann, Ausgaben unter Finanzen zu erfassen. Fällt das WLAN im Café aus, werden Verkäufe auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, sobald die Verbindung wieder da ist; der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie im Salesmaster-Hilfe-Center, und unser Team ist per WhatsApp für Sie da, wenn Sie Hilfe bei Karte und Rezepten brauchen.
Beispiel für eine Café-Karte
Nutzen Sie diese Tabelle als Ausgangspunkt. Ersetzen Sie Getränke, Varianten und Preise durch Ihre eigenen.
| Kategorie | Artikel | Varianten | Extras | Artikeltyp |
|---|---|---|---|---|
| Kaffee | Iced Latte mit Palmzucker | Becher, 1-Liter-Flasche | Extra-Shot, Hafermilch | Auf Bestellung |
| Kaffee | Americano | Heiß, Eisgekühlt | Extra-Shot | Auf Bestellung |
| Kaffee | Caffè Latte | Heiß, Eisgekühlt | Extra-Shot, Hafermilch | Auf Bestellung |
| Kaffee | Filterkaffee | V60 heiß, Japanese Iced | - | Auf Bestellung |
| Ohne Kaffee | Matcha Latte | Heiß, Eisgekühlt | Normal, Weniger süß, Ohne Zucker | Auf Bestellung |
| Ohne Kaffee | Eistee Litschi | - | Normal, Weniger süß, Ohne Zucker | Auf Bestellung |
| Gebäck | Buttercroissant | - | - | Produkt |
| Speisen | Reisschale mit Hähnchen | - | Spiegelei, Extra Sambal | Auf Bestellung |
Gebäck, das Sie fertig einkaufen, sind Produkte mit eigenem Bestand. Getränke und Gerichte, die an der Bar oder in der Küche zubereitet werden, sind Artikel auf Bestellung, bei denen stattdessen Bohnen, Milch und Becher abgebucht werden.
Welches Paket zu Ihrem Café passt
Zählen Sie zuerst Ihre Bestellungen pro Tag. Ein kleiner Coffeeshop mit 20 bis 30 Bestellungen am Tag kommt auf rund 600 bis 900 Transaktionen im Monat.
| Tarif | Preis | Verkäufe / Monat | Mitarbeiterkonten | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Free | Kostenlos | 30 | Nur Inhaber | Um den Kassenablauf auszuprobieren und Ihre Karte aufzubauen, bevor Sie live gehen. |
| Solo Pro | $4.90/Monat | 3,000 | Nur Inhaber | Coffeeshops, in denen der Inhaber Bar und Kasse selbst übernimmt. |
| Bronze Pro | $6.90/Monat | 5,000 | 1 Mitarbeiter | Cafés mit einem Barista an einem eigenen Thekengerät. |
| Silver Pro | $9.90/Monat | 8,000 | 2 Mitarbeiter | Gut besuchte Cafés mit zwei Mitarbeitern an getrennten Geräten. |
Jedes Paket enthält Kasse, Katalog, Quittungen, Berichte und Offline-Modus. Sie können das Paket jederzeit wechseln. Preise ansehen →
Häufige Fragen
- Kann Salesmaster Kaffeebohnen und Milch mit jeder Tasse vom Bestand abbuchen?
- Ja. Legen Sie Getränke als Artikel auf Bestellung mit einem Rezept an, zum Beispiel 18 g Bohnen und 150 ml Milch pro Becher. Jeder verkaufte Becher bucht diese Zutaten entsprechend der gewählten Variante ab, einschließlich der Zutaten aus Extras wie einem Extra-Shot.
- Wie lege ich heiße und eisgekühlte Getränke zu unterschiedlichen Preisen an?
- Legen Sie einen Artikel an, etwa Caffè Latte, und fügen Sie die Varianten Heiß und Eisgekühlt mit eigenen Preisen hinzu. Jede Variante kann ihr eigenes Rezept haben, sodass die eisgekühlte Version weniger Milch verbrauchen kann als die heiße.
- Kann ich eine Bestellung für einen Gast offen halten, der mehrmals bestellt?
- Ja, mit Bestellung speichern. Speichern Sie die Bestellung unter dem Namen und der Tischnummer des Gastes und öffnen Sie sie jedes Mal wieder, wenn er etwas nachbestellt. Gespeicherte Bestellungen liegen auf dem Gerät, auf dem sie erstellt wurden, und zählen erst nach der Bezahlung als Verkauf. Salesmaster hat keinen Tischplan, daher kommt der Tisch in den Bestellnamen.
- Kann mein Barista sein eigenes Tablet ohne mein Konto nutzen?
- Ja, über Mitarbeiterkonten. Ein Konto ist immer nur auf einem Gerät angemeldet, daher nutzen Baristas ein Mitarbeitergerät und melden sich mit einer PIN an. Mitarbeiterkonten gibt es mit Bronze Pro (1 Mitarbeiter) und Silver Pro (2 Mitarbeiter).
- Kann das Café weiterverkaufen, wenn das WLAN ausfällt?
- Ja. Verkäufe werden auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, sobald die Verbindung wieder da ist. Der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage, bevor sich die App zum Synchronisieren verbinden muss.
- Kann ich ein Treueprogramm für Stammgäste anbieten?
- Ja. Schalten Sie die Treuepunkte ein und legen Sie Ihre eigenen Regeln fest: Umsatz pro Punkt, Wert eines Punktes, Mindestpunktzahl zum Einlösen und maximaler Rabatt. Stammgäste können außerdem eine Mitgliedskarte erhalten.
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