Salesmaster est une application de caisse (point de vente) pour cafés et coffee shops, sur Android, iPhone & iPad, Windows et Mac. Vous créez les boissons avec des variantes comme chaud et glacé ou tasse et bouteille, vendez les extras comme un shot supplémentaire ou le lait d'avoine en suppléments, et laissez la recette de chaque boisson déduire automatiquement du stock les grains d'espresso, le lait, le sirop et les gobelets. Vous pouvez aussi garder ouverte la commande d'un client qui s'attarde avec Enregistrer la commande, récompenser les habitués avec des points de fidélité et voir le bénéfice net dans le rapport Finances.
Les problèmes que tous les coffee shops connaissent
Les petits cafés et coffee shops vivent à leur propre rythme. Si l'une de ces situations vous parle, cette page est pour vous.
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Le rush du matin au comptoir
Les commandes s'empilent, le barista est à la machine, et la personne qui encaisse doit se souvenir quel latte était glacé et lequel avait un shot en plus. Un oubli, et une tasse part sans être payée.
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Plus de lait au pire moment
Vous découvrez en plein rush que la dernière brique de lait est entamée. Le café s'achète au kilo, mais personne ne sait combien de grammes sont vraiment partis dans les tasses cette semaine.
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Des prix fixés au hasard
Le prix du latte a été copié sur le café d'à côté. Pendant ce temps, les grains, le lait, le sirop et les gobelets augmentent, et personne ne sait ce que coûte vraiment une tasse.
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Des clients qui restent, des additions qui dérapent
Un client commande un latte, ajoute un croissant une heure plus tard, puis un ami le rejoint et commande à son tour. Sans commande ouverte, il y a toujours quelque chose qui passe à la trappe.
Construire votre carte de boissons : catégories et variantes
Partez de la carte que vous affichez déjà. Dans Salesmaster, chaque boisson et chaque plat est un article du Catalogue. Utilisez des catégories que votre équipe repère d'un coup d'œil, comme Café, Sans café, Viennoiseries et Plats, pour que chaque article soit à un ou deux gestes sur l'écran Vente.
Une boisson proposée sous plusieurs formes n'a besoin que d'un article avec des variantes. L'americano, le caffe latte, le matcha latte et le chocolat existent souvent en Chaud et Glacé à des prix différents. Un latte glacé au sucre de palme peut se vendre à la tasse et en bouteille d'1 litre à emporter. Le café filtre peut être un V60 chaud ou un Japanese iced. Le caissier choisit la variante et le prix suit.
Chaque variante peut aussi avoir sa propre recette. Un latte glacé utilise moins de lait pour laisser de la place à la glace, et une bouteille d'1 litre utilise cinq fois plus de café et de lait qu'une tasse : le stock déduit correspond à ce qui a été préparé.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Catégories et créez des catégories comme Café, Sans café, Viennoiseries et Plats.
- Étape 2: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez chaque boisson comme article Fait sur commande, avec son nom et son unité, par exemple tasse.
- Étape 3: Ajoutez des variantes comme Chaud et Glacé, ou Tasse et Bouteille d'1 litre, chacune avec son prix.
- Étape 4: Remplissez une recette pour chaque variante afin que les ingrédients soient déduits du stock dans la bonne quantité.
Shots supplémentaires, lait d'avoine et niveau de sucre en suppléments
Les amateurs de café aiment personnaliser : un shot de plus, du lait d'avoine à la place du lait de vache, ou moins de sucre. Si chaque combinaison était un article de la carte, la liste serait sans fin. Dans Salesmaster, ces choix sont des suppléments.
Créez un groupe Extras café avec Shot supplémentaire et Lait d'avoine à leurs prix, et associez-le au latte glacé, au caffe latte et au cappuccino. Pour les boissons sans café, créez un groupe Sucre avec Normal, Peu sucré et Sans sucre, sans surcoût. Le choix s'imprime sur le reçu et est enregistré avec la vente : le barista sait exactement quoi préparer.
Les suppléments peuvent aussi déduire du stock : un shot supplémentaire utilise des grains d'espresso et le lait d'avoine utilise du lait d'avoine, qui coûte plus cher et reste ainsi suivi.
- Étape 1: Ouvrez la boisson dans Catalogue → Liste des Articles et allez dans ses réglages de suppléments.
- Étape 2: Créez un groupe de suppléments, par exemple Extras café, et ajoutez chaque option avec son prix.
- Étape 3: Associez le même groupe à toutes les boissons concernées.
- Étape 4: Si vous suivez le stock, ajoutez les ingrédients utilisés par chaque option.
Stock de grains, de lait et de gobelets calculé par les recettes
Un café ne vend pas son café au kilo. Il le vend à la tasse : ce qu'il faut suivre, ce sont les ingrédients. Dans Salesmaster, enregistrez les grains d'espresso et de pure origine en grammes, le lait frais et le lait d'avoine en millilitres, les sirops en millilitres, et les gobelets et bouteilles à emporter à la pièce. Rédigez ensuite une recette pour chaque boisson.
Par exemple, un latte glacé au sucre de palme en tasse : 18 g de grains d'espresso, 150 ml de lait frais, 25 ml de sirop de sucre de palme et 1 gobelet à emporter. Chaque tasse vendue retire ces quatre éléments du stock. À la fermeture, vous voyez combien il reste de lait et de grains sans rien peser, et vous savez quand recommander à votre torréfacteur ou à votre fournisseur de lait.
Quand vous achetez des fournitures, enregistrez l'achat avec son prix. Salesmaster s'en sert pour calculer le coût de revient de chaque boisson. Vous savez ce que vous coûte un latte glacé par rapport à un cappuccino, et vous fixez vos prix à partir de vrais chiffres plutôt qu'à l'intuition.
- Étape 1: Activez les articles faits sur commande, puis ouvrez Catalogue → Ingrédients.
- Étape 2: Ajoutez les ingrédients avec leurs unités : grains (g), lait et sirops (ml), gobelets et bouteilles (pièce).
- Étape 3: Saisissez le stock initial et le prix d'achat de chacun.
- Étape 4: Ouvrez chaque boisson et remplissez la recette de chaque variante.
- Étape 5: Enregistrez chaque achat pour que le stock et le coût de revient restent justes.
Commandes ouvertes pour les clients qui restent, et précommandes
Beaucoup de clients s'installent pour des heures : un café d'abord, une viennoiserie ensuite, puis le déjeuner. C'est à cela que sert Enregistrer la commande. Le caissier saisit la commande, la nomme d'après le client et la table, par exemple « Dita, table 4 », et l'enregistre. Quand le client recommande, ouvrez la commande enregistrée, ajoutez les articles et enregistrez à nouveau.
Cela fonctionne aussi pour les précommandes : trois bouteilles de latte glacé à récupérer à 16 h peuvent être enregistrées au nom du client avec une note de retrait, puis ouvertes et payées à son arrivée.
Une commande enregistrée ne compte pas comme une vente et ne déduit pas le stock tant qu'elle n'est pas payée : vos rapports restent propres si elle est annulée. Les commandes enregistrées restent sur l'appareil qui les a créées, terminez donc le paiement sur le même appareil.
Paiements, taxes et reçus
Configurez les modes de paiement que vous acceptez : espèces, virement, porte-monnaie électroniques ou tout autre mode que vous créez. Les rapports montrent combien est entré par chacun, ce qui facilite le rapprochement entre le tiroir-caisse et votre compte bancaire en fin de journée.
La taxe sur les ventes et les éventuels frais de service se configurent une fois dans Frais et charges (Taxe), puis s'ajoutent à chaque vente. Les promotions, comme un prix happy hour ou une réduction étudiante, se créent dans Déductions et se choisissent à l'encaissement.
Les reçus s'impriment sur une imprimante thermique Bluetooth en papier de 58 mm ou 80 mm, automatiquement après chaque vente si vous le souhaitez. Les clients qui ne veulent pas de papier peuvent recevoir leur reçu par WhatsApp, par e-mail ou via un lien de reçu en ligne aux couleurs de votre café, avec votre logo et vos réseaux sociaux.
Baristas et appareils du comptoir
Le propriétaire utilise le compte principal sur son propre appareil. Les baristas et caissiers sont ajoutés au personnel, et la tablette ou le téléphone du bar est enregistré comme appareil du personnel. Le personnel se connecte avec un code PIN, et vous décidez de ce qu'il peut voir et modifier. Les comptes du personnel sont inclus avec Bronze Pro (1 membre) et Silver Pro (2 membres).
Les habitués : points de fidélité et cartes de membre
Un coffee shop vit grâce à ceux qui passent tous les matins. Plutôt que des cartes à tampons en papier qui se perdent, activez les Points de fidélité dans Salesmaster. Vous fixez les règles : combien un client dépense par point, ce que vaut un point utilisé, le minimum de points pour en profiter et la part maximale d'un ticket que les points peuvent couvrir.
Enregistrez le nom et le numéro de téléphone du client à l'encaissement et les points s'ajoutent automatiquement. Quand un habitué veut les utiliser, le caissier active Utiliser des points et la remise s'applique. Les habitués peuvent aussi recevoir une carte de membre à leur nom, et leur historique d'achats est conservé : vous savez qui prend toujours un latte glacé avec un shot en plus.
Rapports de ventes et vrai bénéfice de votre café
Les rapports sont disponibles par jour, semaine, mois et année. Vous voyez le chiffre d'affaires total, les remises, les taxes perçues, les modes de paiement et le chiffre d'affaires par article. Vous savez ainsi si les lattes glacés portent encore l'activité, ou si les viennoiseries et les plats commencent à peser dans la balance.
Pour le vrai bénéfice, enregistrez vos dépenses dans Finances : café et lait, votre fournisseur de viennoiseries, salaires des baristas, loyer, électricité et Wi-Fi, jusqu'à l'entretien du moulin. Chaque dépense a une catégorie et le portefeuille qui l'a payée, comme la caisse, un compte bancaire ou un porte-monnaie électronique.
Le rapport Finances affiche alors le chiffre d'affaires moins le coût de revient issu de vos recettes et vos frais de fonctionnement : le bénéfice net de votre café. Les rapports s'exportent en Excel ou en PDF pour un associé ou votre comptable.
Démarrer sans fermer une journée
Pas besoin d'un jour de fermeture pour passer à Salesmaster. Avant l'ouverture, installez l'application sur la tablette ou le téléphone du comptoir et créez un compte. Saisissez d'abord vos meilleures ventes, généralement dix à quinze boissons, avec leurs variantes chaudes et glacées et le supplément shot. Connectez l'imprimante thermique Bluetooth si vous en utilisez une.
La première semaine, tenez le comptoir comme d'habitude et comparez chaque soir le rapport du jour au tiroir-caisse. Une fois que c'est devenu une routine, ajoutez les ingrédients et les recettes, en commençant par les grains, le lait et les gobelets, puis commencez à enregistrer vos dépenses dans Finances. Si le Wi-Fi du café coupe, les ventes sont enregistrées sur l'appareil et se synchronisent au retour de la connexion ; le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours.
Les guides pas à pas se trouvent dans le Centre d'aide de Salesmaster, et notre équipe est disponible sur WhatsApp si vous avez besoin d'aide pour votre carte et vos recettes.
Exemple de carte de café
Partez de ce tableau, puis remplacez-le par vos propres boissons, variantes et prix.
| Catégorie | Article | Variantes | Suppléments | Type d'article |
|---|---|---|---|---|
| Café | Latte glacé au sucre de palme | Tasse, Bouteille d'1 litre | Shot supplémentaire, Lait d'avoine | Fait sur commande |
| Café | Americano | Chaud, Glacé | Shot supplémentaire | Fait sur commande |
| Café | Caffe latte | Chaud, Glacé | Shot supplémentaire, Lait d'avoine | Fait sur commande |
| Café | Café filtre | V60 chaud, Japanese iced | - | Fait sur commande |
| Sans café | Matcha latte | Chaud, Glacé | Normal, Peu sucré, Sans sucre | Fait sur commande |
| Sans café | Thé glacé au litchi | - | Normal, Peu sucré, Sans sucre | Fait sur commande |
| Viennoiseries | Croissant au beurre | - | - | Produit |
| Plats | Bol de riz au poulet | - | Œuf au plat, Sambal en plus | Fait sur commande |
Les viennoiseries achetées toutes prêtes sont des Produits avec leur propre stock. Les boissons et plats préparés au bar ou en cuisine sont des articles Fait sur commande : ce sont leurs grains, leur lait et leurs gobelets qui sont déduits du stock.
Quel forfait pour votre café
Commencez par compter vos commandes par jour. Un petit coffee shop qui sert 20 à 30 commandes par jour enregistre environ 600 à 900 transactions par mois.
| Formule | Prix | Ventes / mois | Comptes employés | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratuit | 30 | Propriétaire seul | Pour essayer l'encaissement et construire votre carte avant de vous lancer. |
| Solo Pro | $4.90/mois | 3,000 | Propriétaire seul | Coffee shops où le propriétaire tient à la fois le bar et la caisse. |
| Bronze Pro | $6.90/mois | 5,000 | 1 employé | Cafés avec un barista sur son propre appareil au comptoir. |
| Silver Pro | $9.90/mois | 8,000 | 2 employés | Cafés plus fréquentés avec deux membres du personnel sur des appareils séparés. |
Chaque forfait comprend l'encaissement, le catalogue, les reçus, les rapports et le mode hors ligne. Vous pouvez changer de forfait à tout moment. Voir les tarifs →
Questions fréquentes
- Salesmaster peut-il déduire du stock le café en grains et le lait à chaque tasse ?
- Oui. Créez les boissons comme articles Fait sur commande avec une recette, par exemple 18 g de grains et 150 ml de lait par tasse. Chaque tasse vendue retire ces ingrédients du stock selon la variante choisie, y compris les ingrédients des suppléments comme un shot en plus.
- Comment créer des boissons chaudes et glacées à des prix différents ?
- Créez un article, par exemple Caffe Latte, et ajoutez les variantes Chaud et Glacé avec leurs propres prix. Chaque variante peut avoir sa propre recette : la version glacée peut utiliser moins de lait que la chaude.
- Puis-je garder une commande ouverte pour un client qui commande plusieurs fois ?
- Oui, avec Enregistrer la commande. Enregistrez la commande au nom du client avec son numéro de table, puis rouvrez-la à chaque ajout. Les commandes enregistrées restent sur l'appareil qui les a créées et ne comptent comme une vente qu'une fois payées. Salesmaster n'a pas de plan de salle, le numéro de table va donc dans le nom de la commande.
- Mon barista peut-il utiliser sa propre tablette sans mon compte ?
- Oui, grâce aux comptes du personnel. Un compte ne se connecte que sur un appareil à la fois, donc les baristas utilisent un appareil du personnel et se connectent avec un code PIN. Les comptes du personnel sont inclus avec Bronze Pro (1 membre) et Silver Pro (2 membres).
- Le café peut-il continuer à vendre si le Wi-Fi coupe ?
- Oui. Les ventes sont enregistrées sur l'appareil et se synchronisent au retour de la connexion. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours avant que l'application doive se connecter pour se synchroniser.
- Puis-je proposer un programme de fidélité aux habitués ?
- Oui. Activez les Points de fidélité et fixez vos propres règles : la dépense par point, la valeur d'un point, le minimum pour les utiliser et la remise maximale. Les habitués peuvent aussi recevoir une carte de membre.
Besoin d'aide pour créer votre catalogue ? Écrivez à notre équipe sur WhatsApp →
