L'application de caisse pour bars à bubble tea et boissons

Les problèmes que tous les bars à bubble tea connaissent

Une carte de boissons paraît simple, jusqu'au jour où un seul gobelet offre des dizaines de combinaisons. C'est là que le comptoir se bloque.

• 01

  Une boisson, des options à n'en plus finir

  Grand, moins sucré, moins de glace, avec perles et cheese foam. Quand le caissier calcule de tête, des toppings ne sont pas facturés et des boissons sont mal préparées.

• 02

  Le rush de la sortie des cours et de l'après-midi

  Les clients arrivent en groupe, les commandes de livraison tombent au même moment, et la même personne secoue les boissons et encaisse. Chaque seconde au comptoir compte.

• 03

  Plus de gobelets ni de perles en plein service

  Les grands gobelets ou le film d'operculage manquent le jour le plus chargé. Les perles cuites ne se conservent pas, vous devez donc savoir combien vous en utilisez réellement.

• 04

  Un comptoir plein, des marges floues

  Le prix du lait augmente, les applis de livraison prennent une commission, et le loyer du kiosque tombe quoi qu'il arrive. Sans coût par gobelet, impossible de savoir quelles boissons rapportent vraiment.

Construire votre carte : catégories et tailles de gobelet

Partez de la carte que vous affichez déjà. Dans Salesmaster, chaque boisson est un article du Catalogue. Reprenez les mêmes groupes que sur votre carte, par exemple Thé au lait, Thé aux fruits, Smoothies et Snacks, pour que le caissier trouve n'importe quelle boisson en un ou deux gestes sur l'écran Vente.

Les tailles de gobelet sont des variantes. Le Brown Sugar Boba Milk est un seul article avec les variantes Moyen et Grand, chacune avec son prix. Le caissier touche la boisson, choisit la taille, et le prix suit. Inutile de créer un article pour chaque taille de chaque parfum.

Les snacks comme le popcorn chicken et les frites peuvent avoir leur propre catégorie. Comme vous les faites frire sur place, ils peuvent aussi avoir une recette : le stock de surgelés et les boîtes à snacks diminuent au fil des ventes.

1. 1Étape 1: Ouvrez Catalogue → Catégories et créez des catégories comme Thé au lait, Thé aux fruits, Smoothies et Snacks.
2. 2Étape 2: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez chaque boisson avec son nom et sa catégorie.
3. 3Étape 3: Ajoutez les variantes de taille, par exemple Moyen et Grand, et fixez un prix pour chacune.
4. 4Étape 4: Vérifiez l'écran Vente : chaque catégorie doit être accessible en un geste.

Toppings, niveau de sucre et niveau de glace en suppléments

C'est là que la plupart des bars à bubble tea perdent de l'argent. Dans Salesmaster, tout ce qu'un client ajoute ou ajuste est un supplément. Créez un groupe Toppings avec des options comme boba, gelée d'herbe, pudding aux œufs, cheese foam et nata de coco, chacune avec son prix en plus. Quand le caissier coche un topping, son prix s'ajoute directement au total.

Le niveau de sucre et le niveau de glace sont aussi des groupes de suppléments, avec des options sans surcoût : Sucre normal, Moins de sucre, Sans sucre, puis Glace normale, Moins de glace, Sans glace. Les choix sont enregistrés avec la vente : la personne qui prépare sait exactement quoi faire sans redemander.

Un groupe de suppléments peut être associé à plusieurs boissons d'un coup. Créez Toppings une fois et associez-le à tous les thés au lait, thés aux fruits et smoothies. Si le cheese foam augmente, changez le prix à un seul endroit et toutes les boissons suivent.

1. 1Étape 1: Créez un groupe de suppléments Toppings et saisissez chaque topping avec son prix en plus.
2. 2Étape 2: Créez les groupes Niveau de sucre et Niveau de glace avec des options sans surcoût.
3. 3Étape 3: Associez les trois groupes aux boissons concernées.
4. 4Étape 4: Faites une vente test : Grand, Moins de sucre, avec boba, et vérifiez le total.

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Stock de gobelets, film, lait et perles grâce aux recettes

Un bar à bubble tea ne vend pas de produits finis. Il vend des boissons faites de lait, de thé, de sirop, de perles et d'emballages. Dans Salesmaster, ce sont des articles faits sur commande avec une recette. Saisissez vos ingrédients une fois, emballages compris : gobelets moyens, grands gobelets, film d'operculage, couvercles dôme et pailles à boba.

Remplissez ensuite une recette pour chaque taille. Un Brown Sugar Boba Milk moyen, par exemple, utilise 1 gobelet moyen, 1 film d'operculage, 1 paille à boba, 180 ml de lait frais, 30 ml de sirop de sucre brun et 50 g de perles de tapioca. Le grand utilise un grand gobelet et des doses plus importantes. Chaque boisson vendue retire tout cela du stock.

Vous surveillez ce qui s'épuise vraiment. Le lait frais qui baisse, les grands gobelets presque finis avant le week-end ? Vous le voyez dans la liste des ingrédients, pas quand un client attend déjà. Les doses de la recette aident aussi une nouvelle recrue à préparer chaque boisson avec le même goût.

1. 1Étape 1: Activez les articles faits sur commande, puis ouvrez Catalogue → Ingrédients.
2. 2Étape 2: Ajoutez chaque ingrédient et emballage avec son unité : pièce pour les gobelets et pailles, ml pour le lait et les sirops, g pour le thé, les poudres et les perles.
3. 3Étape 3: Créez chaque boisson comme article fait sur commande et remplissez une recette pour chaque taille.
4. 4Étape 4: Enregistrez chaque achat avec son prix pour que le stock et le coût par gobelet restent justes.

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Commandes de bureau et commandes à emporter plus tard

Les bars à boissons reçoivent souvent de grosses commandes, comme dix boissons pour un bureau à récupérer après le déjeuner. C'est à cela que sert Enregistrer la commande. Saisissez chaque boisson avec sa taille et ses toppings, puis enregistrez le panier sous un nom clair, par exemple « Commande bureau, Dewi », avec une note indiquant l'heure de retrait.

Le caissier passe directement au client suivant. Au moment du retrait, ouvrez Commandes enregistrées, choisissez la commande, ajoutez ce qui a été commandé entre-temps et terminez le paiement.

Une commande enregistrée ne compte pas comme une vente et ne déduit pas le stock tant qu'elle n'est pas payée : vos rapports restent propres si elle est annulée. Les commandes enregistrées restent sur l'appareil qui les a créées, terminez donc le paiement sur le même appareil.

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Paiements, taxes, commandes de livraison et reçus

Configurez les modes de paiement que vous acceptez : espèces, virement, porte-monnaie électroniques ou tout autre mode que vous créez. En espèces, le caissier saisit le montant reçu et la monnaie à rendre est calculée pour lui. Les rapports montrent combien est entré par chaque mode, ce qui facilite le rapprochement entre le tiroir-caisse et votre compte bancaire.

Si vous appliquez une taxe sur les ventes, configurez-la une fois dans Frais et charges (Taxe) et elle s'ajoute à chaque vente. Les commandes des applis de livraison s'enregistrent comme n'importe quelle vente, avec leur propre mode de paiement, pour que les ventes en livraison apparaissent à part dans vos rapports. La commission de l'appli va dans Finances comme une dépense.

Une fois le paiement fait, le reçu peut s'imprimer sur une imprimante thermique Bluetooth en papier de 58 mm ou 80 mm, ou partir par WhatsApp, par e-mail ou via un lien de reçu en ligne. Le reçu en ligne affiche votre logo, vos couleurs et vos réseaux sociaux : vos clients retrouvent votre Instagram au lancement de la prochaine boisson de saison.

Personnel et appareils de caisse

Le propriétaire se connecte avec le compte principal sur son propre appareil. Les baristas et caissiers sont ajoutés au personnel, et le téléphone ou la tablette du comptoir est enregistré comme appareil du personnel. Le personnel se connecte avec un code PIN et ne voit que ce que vous autorisez. Les comptes du personnel sont inclus avec Bronze Pro (1 membre) et Silver Pro (2 membres).

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Les habitués : points de fidélité et cartes de membre

Il y a souvent un autre bar à bubble tea quelques portes plus loin qui vend à peu près la même chose. Le plus simple pour gagner la visite suivante, c'est de donner aux clients une raison de revenir. Enregistrez le client à l'encaissement avec simplement un nom et un numéro de téléphone, et activez les points de fidélité.

Vous fixez les règles : combien un client dépense pour gagner 1 point, ce que vaut un point utilisé, le minimum de points pour en profiter et la part maximale d'un ticket que les points peuvent couvrir. Les points s'ajoutent automatiquement à chaque vente, le caissier n'a rien à calculer. Vos clients les plus fidèles peuvent aussi recevoir une carte de membre à leur nom.

Les cartes à tampons en papier se perdent et se falsifient facilement. Dans Salesmaster, les points sont liés à la fiche client, avec l'historique d'achats : vous découvrez aussi quels parfums vos habitués commandent encore et encore.

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Rapports de ventes et vrai bénéfice net

Les rapports sont disponibles par jour, semaine, mois et année. Vous voyez le chiffre d'affaires total, les remises, les taxes, les modes de paiement et le chiffre d'affaires par boisson. Vous savez ainsi quels parfums se vendent le mieux, quelle taille les clients choisissent le plus et à quelles heures il vous faut une paire de bras en plus.

Pour le vrai bénéfice, enregistrez vos dépenses dans Finances : fournitures pour boissons, lait frais, gobelets et film d'operculage, loyer du kiosque, salaires, électricité et commissions des applis de livraison. Chaque dépense a une catégorie et le portefeuille d'où elle provient, comme la caisse, un compte bancaire ou un porte-monnaie électronique. Le rapport Finances affiche alors le chiffre d'affaires moins le coût des recettes et les frais de fonctionnement : le bénéfice net de votre bar.

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Démarrez en une journée, vendez même hors ligne

Pas besoin de fermer pour passer à Salesmaster. Avant l'ouverture, installez l'application sur le téléphone ou la tablette du comptoir et créez votre compte. Ajoutez d'abord vos meilleures ventes avec leurs tailles, puis créez les groupes Toppings, Niveau de sucre et Niveau de glace. Connectez une imprimante thermique Bluetooth si vous en utilisez une.

Quand le comptoir tourne bien, passez aux ingrédients et aux recettes, en commençant par les emballages et le lait, qui s'épuisent le plus vite. En une ou deux semaines, vous avez un suivi complet du chiffre d'affaires, du stock d'ingrédients et du bénéfice par gobelet.

Le réseau peut couper dans un centre commercial ou dans un kiosque en bord de route. Les ventes sont enregistrées sur l'appareil et envoyées dans le cloud au retour de la connexion. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours ; au-delà, l'application doit se connecter pour se synchroniser.

Exemple de carte de bubble tea

Partez de cet exemple et remplacez-le par vos propres boissons et prix.

Ajoutez les emballages (gobelets par taille, film d'operculage, couvercles dôme, pailles à boba, boîtes à snacks) comme ingrédients dans chaque recette. Dans un bar à boissons, ce sont généralement les emballages qui manquent en premier.

Quel forfait pour votre bar à boissons

Partez du nombre de gobelets vendus par jour. Un bar qui sert environ 30 commandes par jour enregistre à peu près 900 transactions par mois ; près d'une école ou dans un centre commercial, ce peut être bien plus.

Chaque forfait comprend l'encaissement, le catalogue, les reçus, les rapports et le mode hors ligne. Vous pouvez changer de forfait à tout moment. Voir les tarifs →

Questions fréquentes

Comment configurer les tailles, le niveau de sucre, le niveau de glace et les toppings ?

Les tailles sont des variantes de chaque boisson, chacune avec son prix. Les toppings, le niveau de sucre et le niveau de glace sont des groupes de suppléments ; les toppings peuvent avoir un prix en plus, tandis que les niveaux de sucre et de glace peuvent être gratuits. Le caissier choisit, et le total se calcule tout seul.

Salesmaster peut-il suivre le stock de gobelets, de film d'operculage et de pailles ?

Oui. Ajoutez les gobelets par taille, le film d'operculage et les pailles comme ingrédients dans la recette de chaque taille. Chaque boisson vendue retire les emballages du stock, en même temps que le lait, le thé, le sirop et les perles.

Les toppings peuvent-ils aussi déduire du stock ?

Oui. Les suppléments peuvent avoir leur propre recette : un boba en plus retire des perles de tapioca et un cheese foam retire du cheese foam à chaque fois qu'il est choisi.

Comment enregistrer les commandes des applis de livraison ?

Encaissez-les comme n'importe quelle vente et créez un mode de paiement pour chaque appli de livraison, pour que les ventes en livraison apparaissent à part dans vos rapports. Enregistrez la commission de l'appli comme dépense dans Finances pour garder un bénéfice net juste. Salesmaster ne se connecte pas directement aux applis de livraison, c'est donc le caissier qui saisit ces commandes.

Une grosse commande peut-elle être enregistrée et payée au retrait ?

Oui, avec Enregistrer la commande. La commande est enregistrée sous un nom, par exemple « Commande bureau, Dewi », et ne compte pas comme une vente tant qu'elle n'est pas payée. Les commandes enregistrées restent sur l'appareil qui les a créées, terminez donc le paiement sur le même appareil.

Est-ce que ça continue de fonctionner si Internet coupe ?

Oui. Les ventes sont enregistrées sur l'appareil et se synchronisent au retour de la connexion. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours avant que l'application doive se connecter.

Deux baristas peuvent-ils utiliser leurs propres appareils ?

Oui, avec des comptes du personnel. Un compte ne se connecte que sur un appareil à la fois, donc les appareils supplémentaires sont enregistrés comme appareils du personnel. Les comptes du personnel sont inclus avec Bronze Pro (1 membre) et Silver Pro (2 membres).

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