Salesmaster là app bán hàng (POS) cho quán trà sữa và đồ uống, chạy trên Android, iPhone & iPad, Windows và Mac. Size ly là biến thể, còn topping, mức đường và mức đá là món thêm, nên tổng tiền luôn đúng. Mỗi ly bán ra tự trừ ly, màng ép, ống hút, sữa và trân châu theo công thức, và báo cáo Tài chính cho thấy lợi nhuận ròng sau tiền mặt bằng, lương nhân viên và phí app giao hàng.
Những chuyện quán trà sữa nào cũng gặp
Menu đồ uống trông đơn giản, cho đến khi một ly có hàng chục cách kết hợp. Đó là lúc quầy bị nghẽn.
- 01
Một ly, vô số lựa chọn
Size L, ít đường, ít đá, thêm trân châu và kem phô mai. Khi thu ngân phải cộng nhẩm, topping bị quên tính tiền và ly pha ra bị sai.
- 02
Giờ tan học và giờ xế chiều
Khách đến theo nhóm, đơn giao hàng đổ về cùng lúc, và một người vừa lắc trà vừa thu tiền. Từng giây ở quầy đều quý.
- 03
Hết ly, hết trân châu giữa ca
Ly size L hay màng ép sắp cạn đúng vào ngày đông khách nhất. Trân châu nấu rồi không để lâu được, nên bạn cần biết mình thật sự dùng bao nhiêu.
- 04
Quầy đông, lời không rõ
Giá sữa tăng, app giao hàng lấy hoa hồng, còn tiền thuê ki-ốt thì tháng nào cũng phải trả. Không biết giá vốn mỗi ly thì không thể biết món nào thật sự có lời.
Dựng menu: nhóm món và size ly
Hãy bắt đầu từ bảng menu bạn đang có. Trong Salesmaster, mỗi đồ uống là một mặt hàng trong menu Danh mục. Chia nhóm giống bảng menu của quán, ví dụ Trà sữa, Trà trái cây, Đá xay và Đồ ăn vặt, để thu ngân tìm được món nào cũng chỉ với một hai lần chạm trên màn hình Bán hàng.
Size ly là biến thể. Sữa tươi trân châu đường đen là một mặt hàng duy nhất với hai biến thể Size M và Size L, mỗi size một giá. Thu ngân chạm vào món, chọn size, giá tự đổi theo. Bạn không cần tạo riêng một mặt hàng cho từng size của từng vị.
Đồ ăn vặt như gà viên chiên và khoai tây chiên có thể có nhóm riêng. Vì được chiên tại quán, chúng cũng có thể có công thức, nên hàng đông lạnh và hộp đựng được trừ kho khi bán.
- Bước 1: Mở Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm như Trà sữa, Trà trái cây, Đá xay và Đồ ăn vặt.
- Bước 2: Mở Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng đồ uống với tên và nhóm của nó.
- Bước 3: Thêm biến thể size, ví dụ Size M và Size L, và đặt giá cho từng size.
- Bước 4: Kiểm tra màn hình Bán hàng và đảm bảo nhóm nào cũng chỉ cách một lần chạm.
Topping, mức đường và mức đá là món thêm
Đây là chỗ hầu hết các quán trà sữa bị thất thoát. Trong Salesmaster, bất cứ thứ gì khách thêm vào hay điều chỉnh đều là món thêm. Tạo một nhóm Topping với các lựa chọn như trân châu, sương sáo, pudding trứng, kem phô mai và thạch dừa, mỗi loại có giá cộng thêm. Khi thu ngân chọn một topping, giá của nó được cộng ngay vào tổng tiền.
Mức đường và mức đá cũng là nhóm món thêm, với các lựa chọn không tính thêm tiền: Đường bình thường, Ít đường, Không đường, rồi Đá bình thường, Ít đá, Không đá. Lựa chọn được lưu cùng đơn hàng, nên người pha biết chính xác cần làm gì mà không phải hỏi lại.
Một nhóm món thêm có thể gắn cho nhiều đồ uống cùng lúc. Tạo nhóm Topping một lần rồi gắn cho mọi ly trà sữa, trà trái cây và đá xay. Nếu kem phô mai tăng giá, chỉ cần sửa ở một chỗ, mọi đồ uống đều theo.
- Bước 1: Tạo nhóm món thêm Topping và nhập từng loại topping với giá cộng thêm.
- Bước 2: Tạo nhóm Mức đường và Mức đá với các lựa chọn không tính thêm tiền.
- Bước 3: Gắn cả ba nhóm cho những đồ uống có dùng.
- Bước 4: Thử bán một đơn: Size L, Ít đường, thêm trân châu, rồi kiểm tra tổng tiền.
Tồn kho ly, màng ép, sữa và trân châu theo công thức
Quán trà sữa không bán hàng làm sẵn. Quán bán đồ uống pha từ sữa, trà, siro, trân châu và bao bì. Trong Salesmaster, đó là các Món pha chế có công thức. Nhập nguyên liệu một lần, tính cả bao bì: ly size M, ly size L, màng ép, nắp cầu và ống hút trân châu.
Sau đó điền công thức cho từng size. Ví dụ, một ly Sữa tươi trân châu đường đen size M dùng 1 ly size M, 1 màng ép, 1 ống hút trân châu, 180 ml sữa tươi, 30 ml siro đường đen và 50 g trân châu. Size L dùng ly size L và định lượng lớn hơn. Mỗi ly bán ra trừ tất cả những thứ đó khỏi kho.
Thứ bạn theo dõi chính là thứ thật sự sắp hết. Sữa tươi sắp cạn, hay ly size L gần hết trước cuối tuần? Bạn thấy ngay trong danh sách nguyên liệu, chứ không phải lúc khách đang đứng chờ. Định lượng trong công thức còn giúp nhân viên mới pha ly nào cũng đúng vị.
- Bước 1: Bật Món pha chế, rồi mở Danh mục → Tồn kho → Nguyên liệu.
- Bước 2: Thêm từng nguyên liệu và bao bì với đơn vị của nó: cái cho ly và ống hút, ml cho sữa và siro, g cho trà, bột và trân châu.
- Bước 3: Tạo mỗi đồ uống là một Món pha chế và điền công thức cho từng size.
- Bước 4: Ghi lại mỗi lần nhập hàng kèm giá để tồn kho và giá vốn mỗi ly luôn chính xác.
Đơn văn phòng và đơn hẹn lấy sau
Quán đồ uống hay nhận đơn lớn, như mười ly cho một văn phòng ghé lấy sau giờ trưa. Lưu đơn hàng sinh ra là để làm việc đó. Nhập từng ly với size và topping, rồi lưu giỏ hàng dưới một cái tên dễ nhận ra, ví dụ "Đơn văn phòng, chị Lan", kèm ghi chú giờ lấy.
Thu ngân chuyển ngay sang khách tiếp theo. Khi khách đến lấy, mở Đơn hàng đã lưu, chọn đơn, thêm món nào khách gọi thêm, rồi hoàn tất thanh toán.
Đơn đã lưu chưa được tính là doanh số và chưa trừ kho cho đến khi thanh toán, nên báo cáo vẫn sạch nếu đơn bị hủy. Đơn hàng đã lưu chỉ nằm trên máy đã tạo ra nó, nên hãy thanh toán trên đúng máy đó.
Thanh toán, thuế, đơn giao hàng và hóa đơn
Cài đặt các phương thức thanh toán quán nhận: tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, hoặc bất kỳ phương thức nào bạn tự tạo. Với tiền mặt, thu ngân nhập số tiền khách đưa và app tự tính tiền thối. Báo cáo cho thấy số tiền thu được qua từng phương thức, nên dễ đối chiếu ngăn kéo tiền và số dư ngân hàng.
Nếu quán thu thuế, chỉ cần cài đặt một lần trong Phí hoặc Thuế và thuế được cộng vào mọi đơn. Đơn từ app giao hàng có thể nhập như mọi đơn khác với phương thức thanh toán riêng, nên doanh số giao hàng hiện riêng trong báo cáo. Hoa hồng của app được ghi vào Tài chính như một khoản chi phí.
Sau khi thanh toán, hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth khổ giấy 58 mm hoặc 80 mm, hoặc gửi qua WhatsApp, email hay đường link hóa đơn web. Hóa đơn web mang logo, màu sắc và các trang mạng xã hội của quán, để khách tìm thấy quán khi có món mới theo mùa.
Nhân viên và máy thu ngân
Chủ quán đăng nhập bằng tài khoản chính trên máy của mình. Nhân viên pha chế và thu ngân được thêm làm nhân viên, và điện thoại hay máy tính bảng ở quầy được đăng ký làm máy của nhân viên. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN và chỉ thấy những gì bạn cho phép. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).
Khách quen: điểm thưởng và thẻ thành viên
Thường chỉ cách vài căn là đã có một quán trà sữa khác bán món na ná. Cách đơn giản nhất để khách quay lại là cho họ một lý do. Lưu khách khi tính tiền, chỉ cần tên và số điện thoại, rồi bật điểm thưởng.
Bạn tự đặt quy tắc: khách chi bao nhiêu thì được 1 điểm, một điểm trị giá bao nhiêu khi đổi, số điểm tối thiểu để đổi, và tỷ lệ tối đa của hóa đơn được trả bằng điểm. Điểm được cộng tự động trên mọi đơn, nên thu ngân không phải tính gì. Khách trung thành nhất còn có thể nhận thẻ thành viên mang tên mình.
Thẻ tích dấu bằng giấy dễ mất và dễ làm giả. Điểm trong Salesmaster nằm trong hồ sơ khách hàng, cùng với lịch sử mua hàng, nên bạn còn biết khách quen hay gọi những vị nào.
Báo cáo doanh số và lợi nhuận ròng thật
Báo cáo có theo ngày, tuần, tháng và năm. Bạn thấy tổng doanh thu, giảm giá, thuế, phương thức thanh toán và doanh thu theo từng đồ uống. Nhờ đó bạn biết vị nào bán chạy nhất, khách hay chọn size nào, và khung giờ nào cần thêm người.
Để biết lợi nhuận thật, hãy ghi chi phí trong Tài chính: nguyên liệu pha chế, sữa tươi, ly và màng ép, tiền thuê ki-ốt, lương nhân viên, tiền điện và phí app giao hàng. Mỗi khoản chi có loại chi phí và ví đã dùng để trả, như tiền mặt tại quán, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử. Báo cáo Tài chính khi đó cho thấy doanh thu trừ giá vốn theo công thức và chi phí vận hành, tức là lợi nhuận ròng của quán.
Bắt đầu trong một ngày, mất mạng vẫn bán được
Bạn không cần đóng cửa quán để chuyển sang Salesmaster. Trước giờ mở cửa, cài app lên điện thoại hoặc máy tính bảng ở quầy và tạo tài khoản. Thêm các món bán chạy trước cùng size của chúng, rồi tạo các nhóm Topping, Mức đường và Mức đá. Kết nối máy in nhiệt Bluetooth nếu bạn có dùng.
Khi quầy đã chạy trơn tru, chuyển sang nguyên liệu và công thức, bắt đầu từ bao bì và sữa vì đó là thứ hết nhanh nhất. Trong một hai tuần, bạn sẽ có đầy đủ số liệu về doanh thu, tồn kho nguyên liệu và lợi nhuận mỗi ly.
Sóng điện thoại trong trung tâm thương mại hay ở ki-ốt ven đường có thể chập chờn. Đơn hàng được lưu trên máy và gửi lên đám mây khi có mạng trở lại. Chế độ ngoại tuyến hoạt động tối đa 7 ngày; sau đó app cần lên mạng để đồng bộ.
Ví dụ cài đặt menu quán trà sữa
Dùng bảng này làm điểm khởi đầu rồi thay bằng đồ uống và giá của quán bạn.
| Nhóm món | Mặt hàng | Biến thể | Món thêm | Loại mặt hàng |
|---|---|---|---|---|
| Trà sữa | Sữa tươi trân châu đường đen | Size M, Size L | Topping, Mức đường, Mức đá | Món pha chế |
| Trà sữa | Trà sữa truyền thống | Size M, Size L | Topping, Mức đường, Mức đá | Món pha chế |
| Trà sữa | Trà sữa Thái | Size M, Size L | Topping, Mức đường, Mức đá | Món pha chế |
| Trà sữa | Sữa tươi matcha | Size M, Size L | Topping, Mức đường, Mức đá | Món pha chế |
| Trà trái cây | Trà xanh vải | Size M, Size L | Topping, Mức đường, Mức đá | Món pha chế |
| Trà trái cây | Sữa chua xoài | Size M, Size L | Topping, Mức đường, Mức đá | Món pha chế |
| Đá xay | Cookie kem đá xay | Size M, Size L | Topping | Món pha chế |
| Đồ ăn vặt | Gà viên chiên | - | - | Món pha chế |
| Đồ ăn vặt | Khoai tây chiên | - | - | Món pha chế |
Thêm bao bì (ly theo từng size, màng ép, nắp cầu, ống hút trân châu, hộp đựng đồ ăn vặt) làm nguyên liệu trong mỗi công thức. Ở quán đồ uống, bao bì thường là thứ hết đầu tiên.
Gói nào phù hợp với quán của bạn
Hãy bắt đầu từ số ly bán mỗi ngày. Một quán bán khoảng 30 đơn mỗi ngày sẽ có khoảng 900 giao dịch mỗi tháng; quán cạnh trường học hay trong trung tâm thương mại có thể nhiều hơn hẳn.
| Gói | Giá | Giao dịch / tháng | Tài khoản nhân viên | Phù hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Free | Miễn phí | 30 | Chỉ chủ cửa hàng | Để dùng thử quy trình tính tiền và dựng menu trước khi bán thật. |
| Solo Pro | $4.90/tháng | 3,000 | Chỉ chủ cửa hàng | Quán nhỏ, chủ quán tự đứng quầy. |
| Bronze Pro | $6.90/tháng | 5,000 | 1 nhân viên | Quán có một nhân viên pha chế hoặc thu ngân dùng máy ở quầy, chủ quán theo dõi từ máy riêng. |
| Silver Pro | $9.90/tháng | 8,000 | 2 nhân viên | Quán đông khách, hoặc mở cửa nhiều giờ, với hai nhân viên trên hai máy riêng. |
Gói nào cũng có tính tiền, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ ngoại tuyến. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →
Câu hỏi thường gặp
- Cài đặt size, mức đường, mức đá và topping thế nào?
- Size là biến thể của từng đồ uống, mỗi size một giá. Topping, mức đường và mức đá là nhóm món thêm; topping có thể cộng thêm tiền, còn mức đường và mức đá có thể miễn phí. Thu ngân chỉ cần chọn, tổng tiền được tính sẵn.
- Salesmaster có theo dõi tồn kho ly, màng ép và ống hút không?
- Có. Thêm ly theo từng size, màng ép và ống hút làm nguyên liệu trong công thức của mỗi size. Mỗi ly bán ra trừ bao bì khỏi kho cùng với sữa, trà, siro và trân châu.
- Topping có trừ kho được không?
- Được. Món thêm có thể có công thức riêng, nên mỗi lần được chọn, thêm trân châu sẽ trừ trân châu và kem phô mai sẽ trừ kem phô mai.
- Ghi đơn từ app giao hàng thế nào?
- Nhập như mọi đơn bán khác và tạo một phương thức thanh toán cho mỗi app giao hàng, để doanh số giao hàng hiện riêng trong báo cáo. Ghi hoa hồng của app thành một khoản chi phí trong Tài chính để lợi nhuận ròng luôn chính xác. Salesmaster không kết nối trực tiếp với app giao hàng, nên thu ngân tự nhập các đơn đó.
- Đơn lớn có lưu lại để thanh toán khi khách đến lấy được không?
- Được, bằng Lưu đơn hàng. Đơn được lưu dưới một cái tên, như "Đơn văn phòng, chị Lan", và chưa tính là doanh số cho đến khi thanh toán. Đơn hàng đã lưu chỉ nằm trên máy đã tạo ra nó, nên hãy thanh toán trên đúng máy đó.
- Mất mạng thì app có chạy tiếp không?
- Có. Đơn hàng được lưu trên máy và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ ngoại tuyến hoạt động tối đa 7 ngày trước khi app cần lên mạng.
- Hai nhân viên pha chế có dùng máy riêng được không?
- Được, với tài khoản nhân viên. Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một máy tại một thời điểm, nên các máy khác được đăng ký làm máy của nhân viên. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).
Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →
