Salesmaster es una app de punto de venta (POS) para cafeterías en Android, iPhone y iPad, Windows y Mac. Configuras las bebidas con variedades como caliente y fría o vaso y botella, vendes extras como un shot extra o leche de avena como complementos, y dejas que la receta de cada bebida descuente del inventario el café para espresso, la leche, los jarabes y los vasos automáticamente. También puedes dejar abierto el pedido de un cliente que se queda con Guardar pedido, premiar a tus clientes frecuentes con puntos de fidelidad y ver tu ganancia neta en el reporte de Finanzas.
Problemas que toda cafetería conoce
Las cafeterías pequeñas tienen su propio ritmo. Si alguno de estos te suena, esta página es para ti.
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La hora pico de la mañana en el mostrador
Los pedidos se acumulan, el barista está en la máquina y quien cobra tiene que acordarse de qué latte era frío y cuál llevaba shot extra. Se te pasa uno y sale una taza sin cobrar.
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Sin leche en el peor momento
Te das cuenta de que abriste el último cartón de leche en plena hora pico. El café se compra por kilo, pero nadie sabe cuántos gramos se fueron de verdad en tazas esta semana.
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Precios puestos al tanteo
El precio del latte se copió de la cafetería de enfrente. Mientras tanto, el café, la leche, los jarabes y los vasos siguen subiendo, y nadie sabe cuánto cuesta realmente preparar una taza.
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Clientes que se quedan, cuentas que se descuadran
Un cliente pide un latte, una hora después agrega un croissant, luego llega un amigo y pide otra cosa. Sin un pedido abierto, siempre se escapa algo de la cuenta.
Arma tu menú de bebidas: categorías y variedades
Empieza con el menú que ya tienes en el pizarrón. En Salesmaster, cada bebida y cada platillo es un artículo del Catálogo. Usa categorías que tu equipo ubique rápido, como Café, Sin café, Panadería y Comida, así cualquier artículo está a uno o dos toques en la Pantalla de venta.
Una bebida que viene en varias presentaciones solo necesita un artículo con variedades. El americano, el caffe latte, el matcha latte y el chocolate normalmente vienen Caliente y Frío con precios distintos. Un latte frío con piloncillo se puede vender por vaso y en botella de 1 litro para llevar. El café de filtro puede ser un V60 caliente o un japonés frío. El cajero elige la variedad y el precio se ajusta solo.
Cada variedad también puede tener su propia receta. Un latte frío lleva menos leche para dejar espacio al hielo, y una botella de 1 litro lleva cinco veces el café y la leche de un vaso, así lo que se descuenta del inventario coincide con lo que se preparó.
- Paso 1: Abre Catálogo → Categorías y crea categorías como Café, Sin café, Panadería y Comida.
- Paso 2: Abre Catálogo → Lista de Artículos y agrega cada bebida como artículo Preparado al momento, con su nombre y unidad, por ejemplo vaso.
- Paso 3: Agrega variedades como Caliente y Frío, o Vaso y Botella de 1 litro, cada una con su propio precio.
- Paso 4: Llena la receta de cada variedad para que los ingredientes se descuenten en la cantidad correcta.
Shots extra, leche de avena y nivel de dulzor como complementos
A quienes toman café les gusta personalizar: un shot más, leche de avena en lugar de leche de vaca, o menos azúcar. Si cada combinación fuera un artículo del menú, la lista no terminaría nunca. En Salesmaster, este tipo de opciones son complementos.
Crea un grupo Extras de café con Shot extra y Leche de avena con su precio adicional, y asígnalo al latte frío, al caffe latte y al capuchino. Para las bebidas sin café, crea un grupo Dulzor con Normal, Poco dulce y Sin azúcar, sin costo extra. La opción elegida se imprime en el recibo y se guarda con la venta, así el barista sabe exactamente qué preparar.
Los complementos también pueden descontar inventario: un shot extra usa café para espresso y la leche de avena usa leche de avena, así esa leche más cara también queda controlada.
- Paso 1: Abre la bebida en Catálogo → Lista de Artículos y entra a la configuración de complementos.
- Paso 2: Crea un grupo de complementos, como Extras de café, y agrega cada opción con su precio adicional.
- Paso 3: Asigna el mismo grupo a todas las bebidas que lo usan.
- Paso 4: Si controlas inventario, agrega los ingredientes que usa cada opción.
Inventario de café, leche y vasos calculado con recetas
Una cafetería no vende café por kilo. Lo vende por taza, así que lo que tienes que controlar son los ingredientes. En Salesmaster, registra el café para espresso y el de origen en gramos, la leche fresca y la de avena en mililitros, los jarabes en mililitros, y los vasos y botellas para llevar en piezas. Luego escribe una receta para cada bebida.
Por ejemplo, un latte frío con piloncillo en vaso: 18 g de café para espresso, 150 ml de leche fresca, 25 ml de jarabe de piloncillo y 1 vaso para llevar. Cada vaso vendido descuenta esos cuatro del inventario. Al cerrar puedes ver cuánta leche y cuánto café te quedan sin pesar nada, y sabes cuándo volver a pedir a tu tostador o a tu proveedor de lácteos.
Cuando compres insumos, registra la compra con su precio. Salesmaster usa esos precios para calcular el costo de la mercancía de cada bebida. Vas a saber cuánto te cuesta un latte frío comparado con un capuchino, y puedes poner precios con números reales en lugar de tantear.
- Paso 1: Activa los artículos preparados al momento y luego abre Catálogo → Ingredientes.
- Paso 2: Agrega los ingredientes con su unidad: café (g), leche y jarabes (ml), vasos y botellas (pzas).
- Paso 3: Captura el inventario inicial y el precio de compra de cada uno.
- Paso 4: Abre cada bebida y llena la receta de cada variedad.
- Paso 5: Registra cada compra para que el inventario y el costo de la mercancía estén al día.
Pedidos abiertos para clientes que se quedan, y encargos
Muchos clientes de cafetería se quedan horas: primero un café, luego un pan, después la comida. Para eso está Guardar pedido. El cajero captura el pedido, le pone el nombre del cliente y la mesa, por ejemplo "Dita, mesa 4", y lo guarda. Cuando el cliente pide otra vez, abre el pedido guardado, agrega los artículos y vuelve a guardarlo.
Lo mismo sirve para encargos: tres botellas de latte frío para recoger a las cuatro se pueden guardar a nombre del cliente con una nota de recolección, y se abren y cobran cuando llega.
Un pedido guardado no cuenta como venta ni descuenta inventario hasta que se paga, así tus reportes quedan limpios si se cancela un pedido. Los pedidos guardados viven en el dispositivo donde se crearon, así que termina el cobro en ese mismo dispositivo.
Pagos, impuestos y recibos
Configura los métodos de pago que aceptas: efectivo, transferencia, billeteras digitales o cualquier otro método que crees. Los reportes muestran cuánto entró por cada uno, así es fácil cuadrar la caja y tu saldo del banco al final del día.
El impuesto y cualquier cargo por servicio se configuran una vez en Cargos / Impuesto y luego se suman a cada venta. Las promociones, como un precio de happy hour o un descuento para estudiantes, se configuran en Deducciones y se eligen al cobrar.
Los recibos se imprimen en una impresora térmica Bluetooth con papel de 58 mm u 80 mm, automáticamente después de cada venta si así lo quieres. Los clientes que no quieren papel pueden recibir su recibo por WhatsApp, correo o un enlace de recibo web con el logo, los colores y las redes sociales de tu cafetería.
Baristas y dispositivos del mostrador
El dueño usa la cuenta principal en su propio dispositivo. Los baristas y cajeros se agregan como personal, y la tablet o el celular de la barra se registra como dispositivo del personal. El personal entra con un PIN, y tú decides qué pueden ver y cambiar. Las cuentas de personal vienen con Bronce Pro (1 persona) y Plata Pro (2 personas).
Clientes frecuentes: puntos de fidelidad y tarjetas de socio
Las cafeterías viven de la gente que llega todas las mañanas. En lugar de tarjetas de sellos de papel que se pierden, activa los Puntos de fidelidad en Salesmaster. Tú pones las reglas: cuánto gasta un cliente por cada punto, cuánto vale un punto al canjearlo, el mínimo de puntos para canjear y qué parte máxima de la cuenta se puede pagar con puntos.
Guarda el nombre y el teléfono del cliente al cobrar y los puntos se suman solos. Cuando un cliente frecuente los quiere usar, el cajero activa Usar puntos y se aplica el descuento. Los clientes frecuentes también pueden tener una tarjeta de socio a su nombre, y se guarda su historial de compras, así sabes quién siempre pide latte frío con shot extra.
Reportes de ventas y la ganancia real de tu cafetería
Hay reportes por día, semana, mes y año. Ves los ingresos totales, los descuentos, el impuesto cobrado, los métodos de pago y los ingresos por artículo. Así sabes si los lattes fríos siguen sosteniendo el negocio, o si el pan y la comida ya empiezan a aportar lo suyo.
Para conocer la ganancia real, registra tus gastos en Finanzas: café y leche, tu proveedor de pan, sueldos de los baristas, renta, luz e internet, hasta el servicio del molino. Cada gasto lleva una categoría y la billetera de donde se pagó, como el efectivo de la cafetería, una cuenta de banco o una billetera digital.
Luego el reporte de Finanzas muestra los ingresos menos el costo de la mercancía calculado con tus recetas y los gastos de operación: la ganancia neta de tu cafetería. Los reportes se exportan a Excel o PDF para tu socio o tu contador.
Empieza sin cerrar ni un día
No necesitas cerrar un día para cambiarte a Salesmaster. Antes de abrir, instala la app en la tablet o el celular del mostrador y crea una cuenta. Captura primero lo que más vendes, normalmente de diez a quince bebidas, con sus variedades caliente y fría y el complemento de shot extra. Conecta la impresora térmica Bluetooth si usas una.
Durante la primera semana, atiende el mostrador como siempre y cada noche compara el reporte del día con el efectivo de la caja. Cuando ya sea rutina, agrega los ingredientes y las recetas, empezando por el café, la leche y los vasos, y luego empieza a registrar tus gastos en Finanzas. Si se cae el internet de la cafetería, las ventas se guardan en el dispositivo y se sincronizan cuando vuelve la conexión; el modo sin conexión funciona hasta 7 días.
Hay guías paso a paso en el Centro de Ayuda de Salesmaster, y nuestro equipo está en WhatsApp si necesitas ayuda con tu menú y tus recetas.
Ejemplo de menú para una cafetería
Usa esta tabla como punto de partida. Cambia las bebidas, variedades y precios por los tuyos.
| Categoría | Artículo | Variedades | Complementos | Tipo de artículo |
|---|---|---|---|---|
| Café | Latte frío con piloncillo | Vaso, Botella de 1 litro | Shot extra, Leche de avena | Preparado al momento |
| Café | Americano | Caliente, Frío | Shot extra | Preparado al momento |
| Café | Caffe latte | Caliente, Frío | Shot extra, Leche de avena | Preparado al momento |
| Café | Café de filtro | V60 caliente, Japonés frío | - | Preparado al momento |
| Sin café | Matcha latte | Caliente, Frío | Normal, Poco dulce, Sin azúcar | Preparado al momento |
| Sin café | Té helado de lichi | - | Normal, Poco dulce, Sin azúcar | Preparado al momento |
| Panadería | Croissant de mantequilla | - | - | Producto |
| Comida | Tazón de arroz con pollo | - | Huevo estrellado, Salsa extra | Preparado al momento |
El pan que compras ya hecho es un Producto con su propio conteo de inventario. Las bebidas y platillos que se preparan en la barra o en la cocina son artículos Preparados al momento, así que lo que se descuenta del inventario es su café, su leche y sus vasos.
Qué plan le queda a tu cafetería
Empieza por contar los pedidos al día. Una cafetería pequeña que atiende de 20 a 30 pedidos al día registra alrededor de 600 a 900 transacciones al mes.
| Plan | Precio | Ventas / mes | Cuentas de personal | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratis | 30 | Solo el dueño | Para probar el cobro y armar tu menú antes de arrancar. |
| Solo Pro | $4.90/mes | 3,000 | Solo el dueño | Cafeterías donde el dueño atiende la barra y la caja. |
| Bronze Pro | $6.90/mes | 5,000 | 1 empleado | Cafeterías con un barista en su propio dispositivo del mostrador. |
| Silver Pro | $9.90/mes | 8,000 | 2 empleados | Cafeterías con más movimiento y dos personas en dispositivos separados. |
Todos los planes incluyen cobro, catálogo, recibos, reportes y modo sin conexión. Puedes cambiar de plan cuando quieras. Ver precios →
Preguntas frecuentes
- ¿Salesmaster puede descontar el café y la leche del inventario con cada taza?
- Sí. Configura las bebidas como artículos Preparados al momento con una receta, por ejemplo 18 g de café y 150 ml de leche por taza. Cada taza vendida descuenta esos ingredientes según la variedad elegida, incluidos los ingredientes de complementos como un shot extra.
- ¿Cómo configuro bebidas calientes y frías con precios distintos?
- Crea un artículo, como Caffe Latte, y agrega las variedades Caliente y Frío, cada una con su precio. Cada variedad puede tener su propia receta, así la versión fría puede llevar menos leche que la caliente.
- ¿Puedo dejar abierto el pedido de un cliente que pide varias veces?
- Sí, con Guardar pedido. Guarda el pedido con el nombre del cliente y el número de mesa, y ábrelo de nuevo cada vez que agregue algo. Los pedidos guardados viven en el dispositivo donde se crearon y solo cuentan como venta cuando se pagan. Salesmaster no tiene mapa de mesas, así que la mesa va en el nombre del pedido.
- ¿Mi barista puede usar su propia tablet sin mi cuenta?
- Sí, con cuentas de personal. Una cuenta inicia sesión en un solo dispositivo a la vez, así que los baristas usan un dispositivo del personal y entran con un PIN. Las cuentas de personal vienen con Bronce Pro (1 persona) y Plata Pro (2 personas).
- ¿La cafetería sigue vendiendo si se cae el internet?
- Sí. Las ventas se guardan en el dispositivo y se sincronizan cuando vuelve la conexión. El modo sin conexión funciona hasta 7 días antes de que la app necesite conectarse para sincronizar.
- ¿Puedo tener un programa de lealtad para mis clientes frecuentes?
- Sí. Activa los Puntos de fidelidad y pon tus propias reglas: cuánto se gasta por punto, cuánto vale un punto, el mínimo para canjear y el descuento máximo. Los clientes frecuentes también pueden tener una tarjeta de socio.
¿Necesitas ayuda para armar tu catálogo? Escríbele a nuestro equipo por WhatsApp →
