Salesmaster adalah aplikasi kasir (POS) untuk studio foto, self photo studio dan jasa videografi di Android, iPhone & iPad, Windows dan Mac. Paket sesi dibuat sebagai item dengan varian durasi dan harganya sendiri, tambahan seperti makeup artist atau busana adat dibuat sebagai add-on, cetak foto dan bingkai dijual dalam transaksi yang sama, pesanan yang dibayar saat hasil diambil disimpan dengan Bayar Nanti, dan biaya fotografer, editor, sewa studio serta iklan dicatat di Keuangan untuk melihat laba bersih.
Masalah yang biasa dihadapi studio foto
Kalau salah satu dari ini terjadi di studio Anda, halaman ini untuk Anda.
- 01
Paket banyak, tambahannya lebih banyak
Foto keluarga satu jam atau dua jam, tambah orang, pakai busana adat, pakai makeup artist, lalu cetak 10R dan bingkai. Satu tambahan terlupa di nota berarti uang yang hilang.
- 02
Sesi hari ini, bayar minggu depan
Klien memotret hari ini, memilih foto nanti, dan mengambil cetakan beberapa hari lagi. Kalau catatannya ada di chat dan buku, mudah lupa siapa yang belum membayar dan berapa.
- 03
Stok bingkai dan album tidak jelas
Bingkai kayu 10R ternyata habis saat klien sudah memilih, sementara bingkai 16R menumpuk di gudang. Stok per ukuran tidak pernah dihitung dengan rapi.
- 04
Omzet besar, biaya juga besar
Satu liputan acara terlihat mahal, tapi ada fotografer lepas, editor, lab cetak, sewa studio, iklan online dan perawatan kamera. Tanpa catatan pengeluaran, laba studio hanya perkiraan.
Menyusun paket foto: item, kategori dan varian durasi
Mulailah dari daftar harga yang Anda kirim ke klien lewat WhatsApp. Di Salesmaster, setiap paket adalah satu item di Katalog: Pas Foto, Self Photo Studio 15 Menit, Foto Keluarga Studio, Paket Foto Wisuda, Foto Bayi & Maternity, Foto Produk, Foto Prewedding, sampai Liputan Acara Foto + Video. Kelompokkan dengan kategori seperti Foto studio, Acara & videografi, dan Cetak & bingkai.
Paket yang punya beberapa pilihan cukup dibuat satu item dengan varian. Foto Keluarga Studio bisa punya varian 1 jam dengan 10 foto edit dan 2 jam dengan 25 foto edit, masing-masing dengan harga sendiri. Foto Prewedding bisa punya varian Studio dan Outdoor 1 lokasi. Kasir cukup memilih variannya, dan harga yang benar langsung masuk ke keranjang.
Karena setiap paket dan variannya punya nama yang jelas, rincian di struk juga jelas bagi klien: apa yang dibeli, berapa lama sesinya, dan berapa foto edit yang termasuk.
- Langkah 1: Buka Katalog → Kategori dan buat kategori seperti Foto studio, Acara & videografi, dan Cetak & bingkai.
- Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item dan tambahkan setiap paket dengan nama, satuan (sesi, paket atau foto) dan kategorinya.
- Langkah 3: Untuk paket dengan beberapa pilihan durasi atau lokasi, tambahkan varian dengan harganya masing-masing.
- Langkah 4: Periksa paket di layar Penjualan dan cocokkan dengan daftar harga yang Anda kirim ke klien.
Tambah orang, busana adat dan makeup artist sebagai add-on
Hampir setiap sesi punya tambahan. Daripada membuat Foto Keluarga + Makeup sebagai paket tersendiri, buat satu grup add-on bernama Tambahan dengan pilihan Tambah orang, Busana adat dan Makeup artist, masing-masing dengan harga tambahannya. Grup ini bisa dipasang ke beberapa paket sekaligus, misalnya Foto Keluarga Studio, Paket Foto Wisuda, Foto Bayi & Maternity dan Foto Prewedding.
Saat mencatat sesi, kasir memilih paket, lalu mencentang tambahan yang dipakai klien. Harga add-on ditambahkan ke total secara otomatis, dan add-on yang dipilih tercetak di struk. Klien melihat rinciannya, dan Anda tidak lagi lupa menagih makeup artist.
- Langkah 1: Buka item paket di Katalog → Daftar Item, lalu pilih Kelola add-on.
- Langkah 2: Buat grup Tambahan dan isi pilihannya: Tambah orang, Busana adat, Makeup artist, dengan harga tambahan masing-masing.
- Langkah 3: Pasang grup yang sama ke paket lain yang memakai tambahan serupa.
- Langkah 4: Coba satu transaksi di layar Penjualan untuk memastikan harga tambahan masuk ke total.
Cetak foto, bingkai dan album dalam satu transaksi
Klien jarang hanya membayar sesi. Setelah memilih foto, mereka menambah cetak 4R, 10R atau 16R, bingkai kayu, album kolase atau flashdisk berisi file. Semua ini bisa masuk ke transaksi yang sama dengan paket fotonya, jadi klien menerima satu struk untuk semuanya.
Cetak Foto dibuat sebagai item jasa dengan varian ukuran. Barang fisik seperti Bingkai Foto Kayu, Flashdisk 32 GB Berisi File dan Album Saku 4R isi 36 dibuat sebagai barang dengan stok. Kalau bingkai punya varian 10R dan 16R, setiap varian punya harga, harga beli dan stoknya sendiri, sehingga Anda tahu persis berapa bingkai 10R yang tersisa.
Sisa stok terlihat di Katalog → Inventaris → Stok. Saat barang dari pemasok datang, tambahkan stoknya; kalau ada bingkai yang rusak, catat sebagai penyesuaian stok supaya angka di aplikasi tetap sama dengan yang ada di rak.
Sesi hari ini, dibayar saat hasil diambil
Banyak studio membiarkan klien membayar saat mengambil cetakan atau file. Untuk itu ada Bayar Nanti. Setelah sesi, masukkan paket, tambahan, cetak dan bingkai ke keranjang, lalu tekan Bayar Nanti dan beri nama pesanan, misalnya Kel. Pak Andi, sesi 2 jam, dengan catatan Bayar saat ambil cetak.
Pesanan masuk ke daftar Pesanan Belum Dibayar dan belum dihitung sebagai penjualan. Saat klien datang, buka pesanannya, tambahkan edit foto tambahan kalau mereka memilih lebih banyak foto, lalu selesaikan pembayaran. Pesanan Bayar Nanti tersimpan di perangkat tempat dibuatnya, jadi selesaikan di perangkat yang sama.
Bayar Nanti bukan buku utang pelanggan. Ia hanya keranjang yang disimpan sampai dibayar. Kalau klien membayar uang muka saat booking, jual item Jasa Uang Muka / DP seharga uang yang diterima. Saat pelunasan, jual paketnya dengan harga penuh dan tambahkan potongan sebesar DP lewat Tambah Potongan. Nama klien tetap bisa ditulis di nama pesanan Bayar Nanti, dan laci serta laporan cocok di kedua hari.
Transfer, QRIS, tunai dan struk untuk klien
Paket prewedding dan liputan acara biasanya dibayar lewat transfer, sedangkan pas foto dan self photo dibayar tunai atau QRIS. Buat metode pembayaran sesuai yang Anda terima, dan kasir tinggal memilihnya. Di laporan, setiap metode punya totalnya sendiri, jadi transfer masuk mudah dicocokkan dengan mutasi rekening.
Salesmaster tidak terhubung langsung ke mesin EDC atau aplikasi pembayaran; pembayaran lewat perangkat itu dicatat sebagai metode pembayaran. Setelah lunas, struk bisa dicetak di printer thermal Bluetooth atau dikirim lewat WhatsApp, email atau link struk web dengan logo dan warna studio Anda. Untuk klien perusahaan yang memesan foto produk atau video profil, struk ini bisa menjadi bukti pembayaran.
PPN, kalau studio Anda memungutnya, diatur sekali di Pajak, Biaya, Ongkos lalu dihitung otomatis. Ongkos transport ke lokasi liputan bisa diatur di tempat yang sama.
Klien yang kembali: poin loyalitas dan riwayat sesi
Studio foto hidup dari klien yang kembali: keluarga yang foto setiap Lebaran, orang tua yang dulu memotret bayinya lalu datang lagi untuk foto wisuda anak. Simpan klien di Pelanggan dengan nama dan nomor telepon, dan setiap transaksi masuk ke riwayatnya.
Nyalakan Poin loyalitas di Bisnis → Poin loyalitas dan tentukan aturannya sendiri: berapa belanja untuk 1 poin, nilai 1 poin saat ditukar, minimum poin untuk ditukar, dan batas potongan dari total. Poin bertambah otomatis, dan saat klien ingin memakainya, potongannya langsung dihitung. Klien tetap juga bisa diberi kartu member.
Fotografer lepas, lab cetak, sewa dan iklan: laba bersih
Biaya studio foto banyak yang tidak terlihat di nota: honor fotografer dan editor lepas, cetak di lab foto, pembelian bingkai, sewa studio, listrik dan internet, iklan online, dan perawatan kamera serta lampu. Catat semuanya di Keuangan dengan kategori seperti Cetak & bingkai, Fotografer & editor, Sewa studio, Listrik & internet, Iklan online, dan Perawatan alat.
Setiap pengeluaran juga dicatat dari dompet asalnya, misalnya kas toko, rekening bank atau dompet digital. Laporan Keuangan lalu menunjukkan omzet dikurangi modal barang dan biaya operasional, yaitu laba bersih studio bulan ini. Anda bisa melihat apakah iklan online bulan ini sebanding dengan sesi yang masuk.
Laporan bulanan dan musim ramai
Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, diskon, pajak, metode pembayaran, dan distribusi pendapatan per item, sehingga jelas paket mana yang paling menyumbang omzet: foto wisuda, prewedding, liputan acara atau cetak dan bingkai.
Studio foto punya musim yang jelas: wisuda, menjelang Lebaran, akhir tahun dan musim pernikahan. Grafik harian di laporan bulanan membantu Anda melihat kapan perlu fotografer tambahan, kapan menambah stok bingkai, dan kapan memasang promosi. Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF untuk partner atau akuntan.
Mulai dari daftar harga yang sudah ada
Anda tidak perlu menutup studio untuk mulai. Install Salesmaster di HP, tablet atau laptop di meja depan, daftar akun, lalu masukkan paket-paket dari daftar harga Anda, lengkap dengan varian dan grup Tambahan. Barang seperti bingkai dan album bisa dimasukkan dengan stok awalnya setelah itu.
Transaksi tersimpan di perangkat dulu dan tersinkron saat internet kembali, jadi kasir tetap jalan saat Anda bekerja di lokasi liputan dengan sinyal lemah. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung untuk sinkronisasi. Kalau studio punya admin di meja depan, tambahkan sebagai staf dengan perangkatnya sendiri; akun staf tersedia di Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).
Contoh susunan paket studio foto
Pakai tabel ini sebagai titik awal, lalu ganti nama dan harganya dengan paket studio Anda.
| Kategori | Item | Varian | Add-on | Tipe item |
|---|---|---|---|---|
| Foto studio | Pas Foto (3x4 & 4x6, cetak) | - | - | Jasa |
| Foto studio | Self Photo Studio 15 Menit | - | - | Jasa |
| Foto studio | Foto Keluarga Studio | 1 jam 10 foto edit, 2 jam 25 foto edit | Tambah orang, Busana adat, Makeup artist | Jasa |
| Foto studio | Paket Foto Wisuda | - | Tambah orang, Busana adat, Makeup artist | Jasa |
| Acara & videografi | Foto Prewedding | Studio, Outdoor 1 lokasi | Tambah orang, Busana adat, Makeup artist | Jasa |
| Acara & videografi | Liputan Acara Foto + Video (4 jam) | - | - | Jasa |
| Cetak & bingkai | Cetak Foto | 4R, 10R, 16R | - | Jasa |
| Cetak & bingkai | Bingkai Foto Kayu | 10R, 16R | - | Barang |
| Cetak & bingkai | Flashdisk 32 GB Berisi File | - | - | Barang |
Sesi, edit dan cetak dibuat sebagai item jasa tanpa stok. Bingkai, album saku dan flashdisk dibuat sebagai barang, dan setiap varian ukurannya punya stok sendiri.
Paket yang cocok untuk studio Anda
Studio foto yang melayani dua sampai tiga klien sehari mencatat kira-kira 60 transaksi sebulan; self photo studio dan pas foto bisa jauh lebih banyak.
| Paket | Harga | Transaksi / bulan | Akun staf | Cocok untuk |
|---|---|---|---|---|
| Gratis | Gratis | 30 | Pemilik saja | Untuk mencoba alur kasir dengan paket dan add-on studio Anda. |
| Solo Pro | Rp49.000/bulan | 3.000 | Pemilik saja | Fotografer atau studio kecil yang kasirnya dipegang pemilik sendiri. |
| Bronze Pro | Rp69.000/bulan | 5.000 | 1 staf | Studio dengan satu admin di meja depan yang memakai perangkat sendiri. |
| Silver Pro | Rp99.000/bulan | 8.000 | 2 staf | Studio yang lebih ramai, dengan dua staf di perangkat terpisah. |
Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →
Pertanyaan yang sering ditanya
- Apakah Salesmaster bisa mencatat jadwal booking sesi foto?
- Tidak. Salesmaster tidak punya kalender booking. Atur jadwal di kalender atau chat Anda, lalu catat sesinya di kasir. Untuk sesi yang dibayar belakangan, pakai Bayar Nanti dan tulis tanggal ambil di nama pesanan.
- Bagaimana mencatat uang muka (DP) untuk paket prewedding?
- Pakai dua transaksi. Saat klien membayar DP, jual item Jasa Uang Muka / DP seharga uang yang diterima. Saat pelunasan, jual paket prewedding dengan harga penuh dan tambahkan potongan sebesar DP lewat Tambah Potongan. Dengan begitu kas dan laporan cocok di hari booking maupun hari pelunasan.
- Bisakah makeup artist dan busana adat ditambahkan ke paket?
- Bisa, sebagai add-on. Buat grup Tambahan berisi Tambah orang, Busana adat dan Makeup artist, lalu pasang ke paket yang memakainya. Harganya ditambahkan ke total otomatis dan tercetak di struk.
- Apakah stok bingkai bisa dihitung per ukuran?
- Bisa. Buat Bingkai Foto Kayu sebagai barang dengan varian 10R dan 16R. Setiap varian punya harga, harga beli dan stok sendiri, dan stoknya berkurang setiap kali terjual.
- Bisakah pesanan belum lunas dicatat sebagai piutang klien?
- Tidak. Salesmaster tidak punya buku piutang per pelanggan. Bayar Nanti menyimpan keranjang di perangkat tempat dibuatnya, dan pesanan itu baru menjadi penjualan saat dibayar.
- Apakah bisa dipakai saat liputan di lokasi tanpa sinyal?
- Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung ke internet.
Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →
