Ứng dụng POS cho cửa hàng gạo & nhu yếu phẩm

Những nỗi lo quen thuộc của tiệm gạo, nhu yếu phẩm

Nếu bạn thấy mình trong những điều dưới đây, trang này dành cho bạn.

• 01

  Một sản phẩm, nhiều quy cách và nhiều giá

  Gạo bán theo ký, bao 5 kg và bao 10 kg. Dầu ăn có loại túi và loại chai. Nếu giá chỉ nằm trong đầu người bán hay trên tấm bìa các-tông, nhầm lẫn là chuyện khó tránh, nhất là vào tuần nhà cung cấp tăng giá.

• 02

  Hết hàng mà không hay

  Gas, gạo và trứng ngày nào cũng có người mua. Bạn chỉ biết hết hàng khi khách đã đứng ở quầy, và vị khách đó đi sang tiệm cuối đường.

• 03

  Sáng chiều đông khách, sổ sách lộn xộn

  Người ta mua đồ nấu bữa sáng rồi lại mua trước bữa tối. Những lúc đông như vậy là cuốn sổ bị bỏ qua, và tiền trong ngăn kéo không bao giờ khớp hẳn với số hàng đã bán.

• 04

  Doanh thu lớn, lãi mỏng và mù mờ

  Hàng nhu yếu phẩm lời rất ít trên mỗi lần bán. Trả tiền nhà máy xay xát, người bốc vác, xe tải nhỏ chở hàng và nhân viên xong, còn lại bao nhiêu? Không ghi chi phí thì lợi nhuận chỉ là đoán.

Một sản phẩm, nhiều quy cách: dùng biến thể

Tiệm gạo, nhu yếu phẩm hiếm khi bán món nào chỉ một quy cách. Gạo thơm loại ngon có người mua theo ký cho bữa tối nay, có người mua cả bao 5 kg hay 10 kg cho cả tuần. Trong Salesmaster, hãy tạo một mặt hàng tên Gạo thơm loại ngon và thêm các biến thể: Theo ký, Bao 5 kg và Bao 10 kg, mỗi biến thể có giá riêng.

Cả tiệm đều làm như vậy được. Dầu ăn 1 lít có biến thể Túi và Chai. Đổi bình gas có biến thể 3 kg và 12 kg. Trên màn hình Bán hàng, thu ngân chạm vào mặt hàng, chọn biến thể, và đúng giá tự theo. Không ai phải nhẩm giá một bao từ giá theo ký nữa.

Biến thể cũng giúp đổi giá thật đơn giản. Khi nhà cung cấp tăng giá, chỉ cần sửa giá trên biến thể đó và lần bán tiếp theo sẽ dùng giá mới. Sản phẩm chỉ có một quy cách, như Đường cát trắng 1 kg hay Nước mắm 500 ml, là mặt hàng thường không có biến thể.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm mặt hàng mới, ví dụ Gạo thơm loại ngon.
2. 2Bước 2: Điền đơn vị, như bao, và bật Theo dõi tồn kho.
3. 3Bước 3: Thêm các biến thể Theo ký, Bao 5 kg và Bao 10 kg, mỗi biến thể có giá riêng.
4. 4Bước 4: Lưu mặt hàng, rồi mở màn hình Bán hàng và chạm vào để kiểm tra các biến thể đã hiện.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Thiết lập danh mục

Chia sản phẩm theo cách khách hay hỏi mua. Ví dụ: Gạo, bột & mì; Dầu ăn, đường & sữa; Trứng & gia vị; và Gas, nước & đồ gia dụng. Các nhóm hàng hiện thành tab trên cùng màn hình Bán hàng, nên thu ngân chỉ cần một lần chạm là tới bất kỳ sản phẩm nào.

Hàng đóng gói sẵn từ nhà máy thường có mã vạch. Nhập mã vào mặt hàng là thu ngân quét được lúc thanh toán. Hàng bán xá như gạo, trứng hay hành tím không có mã vạch, nên thu ngân chọn trong lưới sản phẩm hoặc tìm bằng Tìm kiếm.

Nếu tiệm có nhiều mặt hàng, hãy dựng danh mục trước trên laptop (Windows hoặc Mac) rồi dùng trên điện thoại hoặc máy tính bảng ở quầy. Ngày đầu không cần có đủ mọi thứ. Bắt đầu với 20 đến 30 sản phẩm khách mua nhiều nhất, phần còn lại thêm dần lúc vắng khách.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh mục và tạo bốn hoặc năm nhóm hàng chính.
2. 2Bước 2: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm những món bán chạy trước, kèm giá bán và giá vốn.
3. 3Bước 3: Nhập mã vạch cho hàng đóng gói để thu ngân quét được.
4. 4Bước 4: Gán nhóm hàng cho từng mặt hàng để món hiện đúng tab.

Phục vụ khách lúc đông

Trên màn hình Bán hàng, thu ngân chạm vào sản phẩm hoặc quét mã vạch, và món được thêm vào giỏ hàng bên phải. Chạm thêm lần nữa để thêm một cái. Tổng tiền tự cập nhật, kể cả thuế nếu bạn đã cài, nên không cần máy tính cầm tay cạnh ngăn kéo.

Với khách quen, hãy thêm tên khách để lưu lịch sử mua hàng. Chọn phương thức thanh toán, như tiền mặt, chuyển khoản hay ví điện tử, nhập số tiền nhận, và Salesmaster tự tính tiền thối.

Thanh toán xong, hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth hoặc USB, hoặc gửi qua WhatsApp hay đường link hóa đơn web. Khách chỉ mua một gói muối thì bạn không cần in gì cả; lần bán vẫn được ghi lại trong Giao dịch.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Để mắt đến gạo, gas và trứng

Bật Theo dõi tồn kho cho những sản phẩm bạn muốn theo dõi. Mỗi lần bán tự trừ tồn kho, và menu Tồn kho cho thấy còn lại bao nhiêu, nên bạn thấy món nào sắp hết trước khi khách hỏi.

Khi nhà máy xay hay đại lý gas giao hàng, hãy ghi số hàng nhập vào. Lưu luôn các nhà cung cấp trong Tồn kho → Nhà cung cấp, như đại lý gas, nhà máy xay xát và nhà phân phối dầu ăn, để biết phải gọi ai khi hàng sắp hết.

Nếu bạn mua gạo bao lớn rồi bán lẻ theo ký, thỉnh thoảng hãy kiểm kho. Cân hoặc đếm phần còn trong kho rồi sửa con số trong ứng dụng. Như vậy hao hụt do rơi vãi hay hụt cân được ghi lại thay vì âm thầm biến mất.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và đảm bảo đã bật Theo dõi tồn kho cho những sản phẩm cần theo dõi.
2. 2Bước 2: Mở menu Tồn kho để xem mỗi sản phẩm còn bao nhiêu.
3. 3Bước 3: Khi hàng về, cộng số hàng nhập vào sản phẩm.
4. 4Bước 4: Thêm đại lý và nhà phân phối vào Tồn kho → Nhà cung cấp.

Đơn ghé lấy sau: Lưu đơn hàng

Khách của tiệm gạo hay gọi điện trước: “Để giùm chị một bao gạo 5 kg, hai chục trứng với hai chai dầu ăn, chiều chị ghé lấy nha.” Lưu đơn hàng sinh ra là để làm việc này. Cho hàng vào giỏ, chạm Lưu đơn hàng và đặt tên, ví dụ “Chị Sri, ghé lấy sau”. Thu ngân có thể phục vụ ngay khách tiếp theo.

Khi chị Sri tới, mở Đơn hàng đã lưu, chọn đơn của chị, thêm món gì chị muốn mua thêm, rồi nhận tiền. Đơn đã lưu dùng giá của ngày hôm nay, nên hãy luôn cập nhật giá trong danh mục.

Đơn đã lưu chưa được tính là một lần bán và chưa trừ tồn kho cho đến khi thanh toán. Đơn được lưu trên thiết bị đã tạo ra nó, nên hãy mở và hoàn tất trên chính thiết bị đó. Vì tồn kho chỉ bị trừ lúc thanh toán, hãy để riêng hàng ra một chỗ để không bị bán cho người khác.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Nhân viên bán hàng và thiết bị thu ngân

Nhiều tiệm gạo, nhu yếu phẩm được trông theo ca: chủ tiệm buổi sáng, người nhà hoặc nhân viên buổi chiều. Chủ tiệm đăng nhập bằng tài khoản chính. Nhân viên không cần tài khoản của bạn: hãy thêm họ vào Nhân viên, đăng ký thiết bị thu ngân cho họ, và họ đăng nhập bằng mã PIN. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một thiết bị tại một thời điểm. Nếu muốn hai người cùng bán trên hai máy một lúc, máy thứ hai sẽ dùng tài khoản nhân viên.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Nhập hàng, chi phí vận hành và lợi nhuận ròng

Hàng nhu yếu phẩm lãi mỏng, nên khoản chi nào cũng cần ghi lại. Trong Tài chính, ghi từng khoản chi với danh mục chi phí và ví mà tiền được chi ra. Ví dụ: Nhập hàng cho gạo từ nhà máy xay hay gas từ đại lý, Vận chuyển cho xe tải nhỏ và người bốc vác, Lương nhân viên, Tiền thuê mặt bằng và Tiền điện. Ví có thể là Tiền mặt ở tiệm, Tài khoản ngân hàng hoặc Ví điện tử.

Phần tổng quan Tài chính khi đó cho thấy tiền vào, tiền ra và lợi nhuận của bạn: doanh thu trừ giá vốn hàng bán và chi phí vận hành. Vì giá vốn của mỗi sản phẩm được lưu trong danh mục, giá vốn hàng bán được tính theo số hàng thực sự đã bán chứ không phải ước chừng.

Với những con số đó, bạn thấy được khi nhà cung cấp tăng giá thì giá bán trên kệ đã tăng theo chưa, và chi phí vận chuyển tháng này có quá cao so với doanh số nó mang lại không.

1. 1Bước 1: Mở Tài chính và tạo các danh mục chi phí như Nhập hàng, Vận chuyển, Lương nhân viên, Tiền thuê mặt bằng và Tiền điện.
2. 2Bước 2: Ghi từng khoản chi với số tiền, danh mục và ví, kèm một ghi chú ngắn.
3. 3Bước 3: Mở tổng quan Tài chính và chọn Tháng này để xem doanh thu, giá vốn, chi phí vận hành và lợi nhuận.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Báo cáo bán hàng và lịch sử giao dịch

Trong Giao dịch, bạn thấy mọi lần bán với ngày giờ, khách hàng, sản phẩm, biến thể, giảm giá, thuế và phương thức thanh toán. Khi khách quay lại hỏi về món mua hôm qua, chỉ mất vài giây để tìm.

Trong Báo cáo, bạn có tổng hợp theo ngày, tuần, tháng và năm: tổng doanh thu, doanh số gộp và doanh số thuần, giảm giá, thuế, phương thức thanh toán, và sản phẩm nào mang về nhiều doanh thu nhất. Chỉ cần liếc qua là biết gạo, gas hay dầu ăn mới thực sự là thứ nuôi sống cửa hàng.

Báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF, hoặc in trên máy in nhiệt, để đối chiếu với sổ thu chi hay chia sẻ với người nhà cùng trông tiệm.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Vẫn bán được khi mất sóng

Không phải khu phố nào sóng điện thoại cũng ổn định. Mọi lần bán trong Salesmaster được lưu trên thiết bị trước rồi mới gửi lên đám mây khi có mạng trở lại. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày; sau đó ứng dụng cần kết nối mạng một lúc để đồng bộ và xác minh tài khoản. Việc đăng ký và lần đồng bộ đầu tiên cần có internet.

Vì dữ liệu nằm trong tài khoản của bạn chứ không chỉ trên một chiếc điện thoại, máy hỏng hay đổi máy cũng không mất gì. Cài Salesmaster trên máy mới, đăng nhập cùng tài khoản, và dữ liệu cửa hàng đi theo bạn.

Ví dụ danh mục cho cửa hàng gạo & nhu yếu phẩm

Dùng bảng này làm điểm khởi đầu, rồi thay tên, quy cách và giá bằng sản phẩm của bạn.

Hàng đóng gói sẵn từ nhà máy thường đã có mã vạch, chỉ cần nhập vào là thu ngân quét được. Hàng bán xá và hàng bán nhiều quy cách thì dùng biến thể, mỗi biến thể có giá riêng.

Gói nào hợp với cửa hàng của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc đếm số khách mỗi ngày. Một tiệm gạo, nhu yếu phẩm phục vụ khoảng 50 khách mỗi ngày sẽ ghi nhận khoảng 1.500 giao dịch mỗi tháng.

Gói nào cũng có bán hàng, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ offline. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Tôi có bán gạo theo ký và theo bao với giá khác nhau được không?

Được, bằng biến thể. Tạo một mặt hàng gạo và thêm các biến thể như Theo ký, Bao 5 kg và Bao 10 kg, mỗi biến thể có giá riêng. Thu ngân chọn biến thể lúc thanh toán.

Phần mềm bán hàng này có quét mã vạch không?

Có. Nhập mã vạch cho hàng đóng gói và thu ngân quét lúc thanh toán. Hàng bán xá không có mã vạch, như gạo hay trứng, thì chọn trên màn hình Bán hàng hoặc tìm bằng Tìm kiếm.

Tôi có giữ được đơn mà khách sẽ ghé lấy và trả tiền sau không?

Được, bằng Lưu đơn hàng. Đặt tên cho đơn, ví dụ “Chị Sri, ghé lấy sau”, và mở lại từ Đơn hàng đã lưu khi khách tới. Đơn được lưu trên thiết bị đã tạo ra nó, chưa được tính là một lần bán và chưa trừ tồn kho cho đến khi thanh toán.

Tôi có dùng Lưu đơn hàng làm sổ ghi nợ cho khách được không?

Không. Salesmaster không có sổ ghi nợ khách hàng. Lưu đơn hàng là giỏ hàng được giữ lại cho những đơn sắp thanh toán: nó nằm trên một thiết bị và tồn kho chỉ bị trừ lúc thanh toán. Nếu hàng đã ra khỏi tiệm, tốt hơn hãy hoàn tất lần bán ngay để tồn kho và báo cáo luôn đúng.

Khi nhà cung cấp tăng giá gạo hay dầu ăn thì sao?

Sửa giá bán và giá vốn trên mặt hàng hoặc biến thể trong menu Danh mục → Danh sách mặt hàng. Lần bán tiếp theo dùng giá mới, còn các lần bán trước vẫn giữ giá lúc bán.

Tiệm có bán tiếp được khi mất mạng không?

Được. Các lần bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày trước khi ứng dụng cần kết nối để đồng bộ.

Hai người có cùng bán trên hai điện thoại một lúc được không?

Được, bằng tài khoản nhân viên. Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một thiết bị tại một thời điểm, nên chủ tiệm dùng tài khoản chính và nhân viên dùng tài khoản nhân viên trên máy riêng. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Cửa hàng tiện lợiĐọc hướng dẫn
• Tạp hóa trong xómĐọc hướng dẫn
• Đồ làm bánh & nấu ănĐọc hướng dẫn
• Điểm bán xăng nhỏĐọc hướng dẫn