App POS cho điểm bán xăng mini

Những nỗi lo điểm bán xăng mini nào cũng gặp

Bán lẻ xăng quay vòng nhanh mà lời mỏng, tiền mặt qua tay nhiều lần mỗi ngày. Sổ sách rõ ràng tạo ra khác biệt.

• 01

  Lời mỗi lít rất mỏng

  Chênh lệch giữa giá nhập và giá bán rất nhỏ. Két tiền hụt một chút hay vài lít không được ghi là có thể mất trắng lợi nhuận cả ngày.

• 02

  Dịch vụ nhỏ không bao giờ được ghi

  Bơm bánh, vá xe và thay nhớt làm nhanh, trả tiền mặt. Nếu không tính tiền trên máy, khoản thu đó không bao giờ hiện trong báo cáo.

• 03

  Chuyến lấy xăng và bảo trì cây bơm

  Chở can xăng, kiểm định đồng hồ và tiền điện chạy cây bơm là chi phí thường xuyên. Không ghi lại thì bạn không bao giờ thực sự biết lợi nhuận ròng.

Xây dựng danh mục: xăng, nhớt, dịch vụ nhanh và nước uống

Trong Salesmaster, mỗi loại xăng là một mặt hàng trong menu Danh mục với đơn vị là lít, ví dụ Xăng E5 RON 92, theo lít, Xăng RON 95, theo lít và Dầu hỏa, theo lít. Xăng chai là mặt hàng riêng bán theo chai. Nhớt máy, nhớt xe tay ga, nhớt hộp số, nước làm mát và nước bình ắc quy là sản phẩm thường có tồn kho riêng.

Chia mặt hàng vào các nhóm như Xăng, Nhớt & dung dịch, Dịch vụ nhanh và Nước uống. Trên màn hình Bán hàng, nhân viên chạm vào nhóm rồi chạm vào mặt hàng, tổng tiền hiện ngay. Sản phẩm đóng gói có mã vạch, như nhớt và nước đóng chai, có thể quét bằng máy quét mã vạch.

Nước uống lạnh như nước suối, cà phê đóng chai và nước bù khoáng thường được người đi xe mua khi ghé đổ xăng. Hãy đưa chúng vào danh mục để được tính vào doanh thu và theo dõi tồn kho.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm Xăng, Nhớt & dung dịch, Dịch vụ nhanh và Nước uống.
2. 2Bước 2: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng loại xăng với đơn vị là lít và giá mỗi lít.
3. 3Bước 3: Thêm nhớt, dung dịch và nước uống dưới dạng sản phẩm có giá và tồn kho riêng.
4. 4Bước 4: Mở màn hình Bán hàng và kiểm tra mỗi nhóm hiện đúng mặt hàng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Bán xăng theo lít, hoặc theo số tiền

Khi bán theo lít, nhân viên chạm vào mặt hàng xăng và nhập số lít. Số lượng trong giỏ của Salesmaster là số nguyên, nên xăng được ghi theo lít chẵn, như 1, 2 hay 3 lít. Tổng tiền được tính từ giá mỗi lít.

Có khách lại muốn đổ theo số tiền thay vì số lít. Nếu ở điểm của bạn chuyện này phổ biến, hãy tạo một mặt hàng riêng như “Xăng E5 RON 92, theo số tiền” với một biến thể cho mỗi mức tiền bạn hay bán. Lưu ý rằng mỗi biến thể có tồn kho riêng và không được quy đổi ra lít, nên hãy tắt theo dõi tồn kho cho mặt hàng theo số tiền và đối chiếu số lít với đồng hồ cây bơm.

Salesmaster không kết nối với cây bơm hay đồng hồ điện tử. Số đồng hồ và việc bán hàng trong ứng dụng được ghi riêng, rồi so với nhau vào cuối mỗi ca hoặc mỗi ngày.

Tồn kho xăng tính bằng lít, cùng nhớt và nước uống

Bật theo dõi tồn kho cho từng mặt hàng xăng bán theo lít và nhập tồn kho ban đầu từ bồn chứa hoặc thùng phuy. Mỗi lần bán theo lít tự trừ tồn kho. Khi xăng về, ví dụ 300 lít, hãy cộng vào trong menu Tồn kho.

Xăng lúc nào cũng có hao hụt do bay hơi và chênh lệch nhỏ. Hãy định kỳ so tồn kho trong ứng dụng với lượng thực tế trong bồn và ghi phần chênh lệch thành một lần điều chỉnh tồn kho. Lịch sử tồn kho cho thấy chênh lệch là bình thường hay cần xem xét.

Nhớt, nước làm mát và nước uống được theo dõi theo chai. Nhớt xe máy 4T có thể có biến thể theo cấp nhớt, như SAE 10W-30 và SAE 10W-40, mỗi biến thể có giá và tồn kho riêng. Lưu các nhà cung cấp xăng và nhớt trong Tồn kho → Nhà cung cấp.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng, chọn Xăng E5 RON 92, theo lít, và bật Theo dõi tồn kho.
2. 2Bước 2: Mở menu Tồn kho và nhập tồn kho ban đầu bằng lít theo lượng trong bồn.
3. 3Bước 3: Mỗi lần xăng về, cộng thêm số lít đã nhận.
4. 4Bước 4: Cuối mỗi tuần, so tồn kho với bồn và ghi mọi chênh lệch thành một lần điều chỉnh tồn kho.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Bơm bánh, vá xe và thay nhớt là mặt hàng Dịch vụ

Dịch vụ nhanh mang lại khoản thu thật cho điểm bán xăng mini. Trong Salesmaster, chúng là mặt hàng Dịch vụ không tính tồn kho. Bơm bánh có biến thể Xe máy và Ô tô, Vá vỏ xe máy có biến thể Ruột xe và Không ruột, còn Công thay nhớt có một giá duy nhất.

Khi khách thay nhớt, nhân viên thêm chai nhớt và Công thay nhớt vào cùng một giỏ. Tồn kho nhớt giảm, tiền công được ghi thành khoản thu, và tổng tiền đúng. Trong báo cáo, thu nhập dịch vụ hiện riêng với doanh số xăng.

Nếu một dịch vụ dùng vật tư như miếng vá hay keo, hãy nhập chi phí đó làm giá vốn của mặt hàng Dịch vụ, để lợi nhuận gộp của dịch vụ trong báo cáo sát với thực tế.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và tạo Bơm bánh dưới dạng Dịch vụ.
2. 2Bước 2: Thêm biến thể Xe máy và Ô tô kèm giá.
3. 3Bước 3: Tạo Vá vỏ xe máy và Công thay nhớt thành mặt hàng Dịch vụ theo cách tương tự.
4. 4Bước 4: Thử trên màn hình Bán hàng: thêm một chai nhớt và Công thay nhớt vào cùng một giỏ.

Nhân viên ca sáng và ca tối

Chủ đăng nhập bằng tài khoản chính, và một tài khoản chỉ đăng nhập được trên một thiết bị mỗi lúc. Nhân viên bơm xăng được thêm làm nhân viên, và điện thoại ở cây bơm được đăng ký làm thiết bị nhân viên. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN, và bạn quyết định họ được xem và sửa những gì. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên), nên nhân viên ca sáng và ca tối mỗi người có thể có tài khoản riêng.

Mỗi nhân viên đăng nhập bằng mã PIN riêng trên thiết bị nhân viên. Từ thiết bị của chủ, bạn xem được doanh số từng ngày mà không cần chạy ra tận điểm bán.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Thanh toán và hóa đơn

Phần lớn khách trả tiền mặt, nhưng cũng nhiều người trả bằng thẻ hoặc ví điện tử. Tạo các phương thức thanh toán bạn nhận. Salesmaster ghi lại phương thức đã dùng; nó không kết nối với máy quẹt thẻ, nên thanh toán thẻ chạy trên máy của bạn và nhân viên chọn Thẻ trong ứng dụng. Với tiền mặt, nhân viên nhập số tiền nhận và tiền thối được tự tính. Báo cáo cho thấy mỗi phương thức thu về bao nhiêu, nên đối chiếu tiền mặt với số dư ngân hàng rất dễ.

Không phải khách đổ xăng nào cũng cần hóa đơn. Khi khách cần, hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth hoặc USB, hoặc gửi bằng đường link hóa đơn web. Mọi lần bán vẫn được lưu trong Giao dịch, dù có hóa đơn hay không.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Tiền nhập xăng, lương, bảo trì cây bơm và lợi nhuận

Trong Tài chính, ghi mỗi khoản chi kèm nhóm chi phí và ví đã dùng để trả: tiền nhập xăng và hàng hóa, nhớt và nước làm mát, nước uống, lương nhân viên, bảo trì cây bơm và kiểm định đồng hồ, tiền điện, và các chuyến lấy xăng. Báo cáo Tài chính khi đó cho thấy doanh thu, giá vốn, chi phí vận hành và lợi nhuận ròng.

Vì lời mỗi lít mỏng, hãy cập nhật giá vốn mỗi lít mỗi khi giá nhập thay đổi. Giá vốn được dùng để tính lợi nhuận gộp, nên báo cáo luôn phản ánh đúng số tiền bạn thực sự kiếm được.

1. 1Bước 1: Mở Tài chính và thiết lập các ví như Tiền mặt tại điểm bán, Tài khoản ngân hàng và Ví điện tử.
2. 2Bước 2: Tạo các nhóm chi phí như Xăng & hàng hóa, Lương nhân viên, Bảo trì cây bơm, Tiền điện và Chuyến lấy xăng.
3. 3Bước 3: Ghi mỗi khoản chi kèm số tiền, nhóm chi phí, ví và ghi chú.
4. 4Bước 4: Cuối tháng, mở bảng tổng hợp Tài chính để xem lợi nhuận ròng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Báo cáo hằng ngày: số lít đã bán, dịch vụ và sản phẩm

Báo cáo có theo ngày, tuần, tháng và năm. Bạn thấy tổng doanh thu, doanh số gộp và thuần, lợi nhuận gộp, biểu đồ theo ngày và doanh thu theo mặt hàng. Thấy rõ bao nhiêu đến từ xăng, từ nhớt, từ nước uống và từ dịch vụ, nên bạn biết mảng nào kiếm nhiều nhất.

Báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF để lưu sổ sách hoặc gửi người nhà cùng trông coi điểm bán.

Điểm bán ven đường thường sóng yếu. Việc bán hàng được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ ngoại tuyến hoạt động đến 7 ngày, và lần đồng bộ đầu tiên sau khi đăng nhập cần có kết nối internet.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Ví dụ danh mục cho điểm bán xăng mini

Hãy điều chỉnh theo loại xăng và sản phẩm bạn bán.

Số lượng trong giỏ là lít chẵn. Nếu bạn cũng bán theo số tiền, hãy tạo một mặt hàng theo số tiền riêng và tắt theo dõi tồn kho, rồi đối chiếu số lít với đồng hồ cây bơm.

Gói nào hợp với điểm bán của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc đếm số lần bán mỗi ngày. Một điểm bán xăng mini phục vụ khoảng 50 lượt xe mỗi ngày sẽ ghi khoảng 1.500 giao dịch mỗi tháng.

Gói nào cũng có thanh toán, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ ngoại tuyến. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Salesmaster có ghi bán xăng theo lít được không?

Được. Tạo xăng thành một mặt hàng với đơn vị là lít và giá mỗi lít, rồi nhập số lít vào giỏ. Số lượng là lít chẵn, và tồn kho tính bằng lít tự giảm khi bật theo dõi tồn kho.

Salesmaster có kết nối với cây bơm hay đồng hồ điện tử không?

Không. Việc bán hàng được ghi trong ứng dụng, còn số đồng hồ được ghi riêng. Hãy so số lít trên đồng hồ với số lít đã bán trong báo cáo vào cuối mỗi ca hoặc mỗi ngày.

Nếu khách muốn đổ theo số tiền thay vì số lít thì sao?

Tạo một mặt hàng theo số tiền riêng với một biến thể cho mỗi mức tiền bạn hay bán, và tắt theo dõi tồn kho, vì biến thể không được quy đổi ra lít. Giữ tồn kho tính bằng lít cho đúng bằng đồng hồ cây bơm và các lần điều chỉnh tồn kho.

Tôi có ghi được việc bơm bánh và vá xe không?

Được. Tạo mỗi dịch vụ thành một mặt hàng Dịch vụ không tính tồn kho, với các biến thể như Xe máy và Ô tô. Thu nhập dịch vụ hiện riêng trong báo cáo.

Máy tính tiền có chạy tiếp khi mất sóng không?

Có. Việc bán hàng được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ ngoại tuyến hoạt động đến 7 ngày trước khi ứng dụng cần kết nối để đồng bộ.

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Cửa hàng tiện lợiĐọc hướng dẫn
• Tạp hóa trong xómĐọc hướng dẫn
• Cửa hàng gạo & nhu yếu phẩmĐọc hướng dẫn
• Nhà thuốc & cửa hàng dược mỹ phẩmĐọc hướng dẫn