Salesmaster es una app de punto de venta para expendios de combustible en Android, iPhone y iPad, Windows y Mac. El combustible se vende como un artículo con precio por litro e inventario en litros; la gasolina embotellada, el aceite y las bebidas son productos normales, y los servicios rápidos como el aire de llantas, los parches y los cambios de aceite son artículos de tipo Servicio sin inventario. Los despachadores entran con su propio PIN en un dispositivo del personal, y las compras de combustible, los sueldos y el mantenimiento de la bomba se registran en Finanzas para que veas tu ganancia neta real.
Problemas que todo expendio de combustible conoce
El combustible al menudeo se mueve rápido con un margen muy delgado, y el efectivo cambia de manos muchas veces al día. Llevar registros limpios hace la diferencia.
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Un margen muy delgado por litro
La diferencia entre lo que pagas y lo que cobras es pequeña. Un faltante en la caja o unos cuantos litros sin registrar pueden borrar la ganancia de todo un día.
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Servicios pequeños que nunca se registran
El aire de llantas, los parches y los cambios de aceite son rápidos y se pagan en efectivo. Si no se registran en caja, ese ingreso nunca aparece en tus reportes.
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Viajes por combustible y mantenimiento de la bomba
Acarrear bidones, calibrar el medidor y la luz de la bomba son costos de siempre. Si no los registras, nunca sabes de verdad tu ganancia neta.
Arma tu catálogo: combustible, aceite, servicios rápidos y bebidas
En Salesmaster, cada tipo de combustible es un artículo en el Catálogo con litro como unidad, por ejemplo Gasolina regular (RON 90), por litro; Gasolina premium (RON 92), por litro, y Queroseno, por litro. La gasolina embotellada es un artículo aparte que se vende por botella. El aceite de motor, el aceite para motoneta, el aceite de transmisión, el anticongelante y el agua para batería son productos normales con su propio inventario.
Agrupa los artículos en categorías como Combustible, Aceites y líquidos, Servicios rápidos y Bebidas. En la Pantalla de venta, el despachador toca una categoría y luego el artículo, y el total aparece de inmediato. Los productos empacados con código de barras, como el aceite y las bebidas embotelladas, se pueden escanear con un lector de código de barras.
Las bebidas frías, como agua embotellada, café embotellado y bebidas isotónicas, las compran seguido los motociclistas que se detienen a cargar. Ponlas en el catálogo para que cuenten en los ingresos y se controle su inventario.
- Paso 1: Abre Catálogo → Categorías y crea Combustible, Aceites y líquidos, Servicios rápidos y Bebidas.
- Paso 2: Abre Catálogo → Lista de Artículos y agrega cada tipo de combustible con litro como unidad y su precio por litro.
- Paso 3: Agrega aceites, líquidos y bebidas como productos con su propio precio e inventario.
- Paso 4: Abre la Pantalla de venta y revisa que cada categoría muestre los artículos correctos.
Vender combustible por litro o por monto
Para vender por litro, el despachador toca el artículo de combustible y captura el número de litros. Las cantidades del carrito en Salesmaster son números enteros, así que el combustible se registra en litros enteros, como 1, 2 o 3. El total se calcula con el precio por litro.
Algunos clientes piden un monto fijo en lugar de un número de litros. Si eso es común en tu expendio, crea un artículo aparte, como "Gasolina regular, por monto", con una variedad para cada monto que vendes seguido. Toma en cuenta que cada variedad tiene su propio inventario y no se convierte a litros, así que deja apagado el control de inventario en el artículo por monto y cuadra tus litros con el medidor de la bomba.
Salesmaster no se conecta a la bomba ni a un medidor digital. Las lecturas del medidor y las ventas en la app se registran por separado, y luego se comparan al final de cada turno o de cada día.
Inventario de combustible en litros, más aceite y bebidas
Activa el control de inventario en cada artículo de combustible por litro y captura el inventario inicial de tu tanque o tambos. Cada venta por litro descuenta el inventario automáticamente. Cuando llegue una entrega, por ejemplo de 300 litros, agrégala en Catálogo → Inventario.
El combustible siempre tiene algo de evaporación y pequeñas diferencias. Compara con regularidad el inventario de la app con lo que realmente hay en el tanque y registra la diferencia como ajuste de inventario. El historial de inventario muestra si la diferencia es normal o si vale la pena revisarla.
El aceite, el anticongelante y las bebidas se controlan por botella. El Aceite de motor para moto 4T puede tener variedades por grado, como SAE 10W-30 y SAE 10W-40, cada una con su propio precio e inventario. Guarda a tus proveedores de combustible y aceite en Catálogo → Proveedor.
- Paso 1: Abre Catálogo → Lista de Artículos, elige Gasolina regular (RON 90), por litro, y activa el control de inventario.
- Paso 2: Abre Catálogo → Inventario y captura el inventario inicial en litros de tu tanque.
- Paso 3: Cada vez que te entreguen combustible, agrega los litros recibidos.
- Paso 4: Al final de cada semana, compara el inventario con el tanque y registra cualquier diferencia como ajuste de inventario.
Aire, parches de llanta y cambios de aceite como servicios
Los servicios rápidos suman ingresos reales en un expendio pequeño. En Salesmaster, son artículos de tipo Servicio sin inventario. Aire para llantas tiene las variedades Moto y Auto, Parche de llanta de moto tiene las variedades Con cámara y Sin cámara, y Mano de obra de cambio de aceite tiene un solo precio.
Cuando un motociclista pide cambio de aceite, el despachador agrega la botella de aceite y la Mano de obra de cambio de aceite al mismo carrito. El inventario de aceite baja, la mano de obra se registra como ingreso y el total queda correcto. En los reportes, los ingresos por servicios aparecen aparte de las ventas de combustible.
Si un servicio usa insumos como parches o pegamento, captura su costo como el costo del artículo de servicio, así la ganancia bruta de los servicios en tus reportes se acerca a la realidad.
- Paso 1: Abre Catálogo → Lista de Artículos y crea Aire para llantas como servicio.
- Paso 2: Agrega las variedades Moto y Auto con sus precios.
- Paso 3: Crea de la misma forma Parche de llanta de moto y Mano de obra de cambio de aceite como servicios.
- Paso 4: Pruébalo en la Pantalla de venta: agrega una botella de aceite y la Mano de obra de cambio de aceite a un mismo carrito.
Despachadores de la mañana y de la noche
La dueña o el dueño entra con la cuenta principal, y una cuenta puede estar activa en un solo dispositivo a la vez. Los despachadores se agregan como personal, y el celular de la bomba se registra como dispositivo del personal. El personal entra con un PIN, y tú decides qué puede ver y cambiar. Las cuentas de personal vienen con Bronce Pro (1 persona) y Plata Pro (2 personas), así el despachador de la mañana y el de la noche pueden tener cada uno la suya.
Cada despachador entra con su propio PIN en el dispositivo del personal. Desde el dispositivo de la dueña o el dueño, puedes revisar las ventas de cada día sin tener que ir hasta el expendio.
Pagos y recibos
La mayoría de los clientes pagan en efectivo, pero muchos pagan con tarjeta o billetera digital. Crea los métodos de pago que aceptas. Salesmaster registra el método usado; no se conecta a una terminal bancaria, así que los pagos con tarjeta se cobran en tu terminal y el despachador elige Tarjeta en la app. En efectivo, el despachador captura el monto recibido y el cambio se calcula solo. Los reportes muestran cuánto entró por cada método, así es fácil cuadrar el corte de caja y tu saldo en el banco.
No todos los clientes de combustible quieren recibo. Cuando alguien lo pide, se puede imprimir en una impresora térmica Bluetooth o USB, o enviarse como enlace de recibo web. Cada venta se guarda de todos modos en Transacciones, con recibo o sin él.
Compras de combustible, sueldos, mantenimiento de la bomba y ganancia
En Finanzas, registra cada gasto con una categoría y la billetera de donde salió: compras de combustible y mercancía, aceite y anticongelante, bebidas, sueldos de despachadores, mantenimiento de la bomba y calibración del medidor, luz y viajes por combustible. Después, el reporte de Finanzas muestra los ingresos, el costo de la mercancía, los costos de operación y la ganancia neta.
Como el margen por litro es delgado, actualiza el costo por litro cada vez que cambie tu precio de compra. El costo se usa para calcular la ganancia bruta, así los reportes reflejan lo que de verdad ganas.
- Paso 1: Abre Finanzas y configura billeteras como Efectivo de la caja, Cuenta bancaria y Billetera digital.
- Paso 2: Crea categorías de gasto como Combustible y mercancía, Sueldos de despachadores, Mantenimiento de la bomba, Luz y Viajes por combustible.
- Paso 3: Registra cada gasto con su monto, categoría, billetera y una nota.
- Paso 4: Al final del mes, abre el resumen de Finanzas para ver tu ganancia neta.
Reportes diarios: litros vendidos, servicios y productos
Hay reportes por día, semana, mes y año. Ves los ingresos totales, las ventas brutas y netas, la ganancia bruta, una gráfica diaria y los ingresos por artículo. Queda claro cuánto vino del combustible, del aceite, de las bebidas y de los servicios, así sabes qué parte del negocio deja más.
Los reportes se exportan a Excel o PDF para tus registros o para los familiares que te ayudan a llevar el expendio.
Los expendios a pie de carretera suelen tener mala señal. Las ventas se guardan en el dispositivo y se sincronizan cuando vuelve la conexión. El modo sin conexión funciona hasta 7 días, y la primera sincronización después de iniciar sesión necesita conexión a internet.
Un catálogo de ejemplo para expendio de combustible
Ajústalo al combustible y los productos que vendes.
| Categoría | Artículo | Variedades | Unidad | Inventario |
|---|---|---|---|---|
| Combustible | Gasolina regular (RON 90), por litro | - | litro | Sí, en litros |
| Combustible | Gasolina premium (RON 92), por litro | - | litro | Sí, en litros |
| Combustible | Gasolina embotellada 1 L | - | botella | Sí |
| Combustible | Queroseno, por litro | - | litro | Sí, en litros |
| Aceites y líquidos | Aceite de motor para moto 4T 0.8 L | SAE 10W-30, SAE 10W-40 | botella | Por variedad |
| Aceites y líquidos | Anticongelante 1 L | - | botella | Sí |
| Servicios rápidos | Aire para llantas | Moto, Auto | llanta | Sin inventario |
| Servicios rápidos | Parche de llanta de moto | Con cámara, Sin cámara | servicio | Sin inventario |
| Bebidas | Agua embotellada 600 ml | - | botella | Sí |
Las cantidades del carrito son litros enteros. Si también vendes por monto, crea un artículo aparte por monto con el control de inventario apagado, y cuadra tus litros con el medidor de la bomba.
Qué plan le conviene a tu expendio
Empieza contando tus ventas por día. Un expendio pequeño que atiende a unos 50 motociclistas al día registra unas 1,500 transacciones al mes.
| Plan | Precio | Ventas / mes | Cuentas de personal | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratis | 30 | Solo el dueño | Para probar el cobro en la bomba antes de usarlo en serio. |
| Solo Pro | $4.90/mes | 3,000 | Solo el dueño | Puestos de combustible que atiende solo la dueña o el dueño. |
| Bronze Pro | $6.90/mes | 5,000 | 1 empleado | Expendios con un despachador en el celular de la bomba mientras la dueña o el dueño revisa a distancia. |
| Silver Pro | $9.90/mes | 8,000 | 2 empleados | Expendios que abren de temprano a tarde, con un despachador en la mañana y otro en la noche. |
Todos los planes incluyen cobro, catálogo, recibos, reportes y modo sin conexión. Puedes cambiar de plan cuando quieras. Ver precios →
Preguntas frecuentes
- ¿Salesmaster puede registrar ventas de combustible por litro?
- Sí. Crea el combustible como un artículo con litro como unidad y un precio por litro, y luego captura los litros en el carrito. Las cantidades son litros enteros, y el inventario en litros baja automáticamente cuando el control de inventario está activado.
- ¿Salesmaster se conecta a la bomba o a un medidor digital?
- No. Las ventas se registran en la app y las lecturas del medidor se anotan por separado. Compara los litros del medidor con los litros vendidos en el reporte al final de cada turno o de cada día.
- ¿Y si un cliente pide un monto en pesos en lugar de litros?
- Crea un artículo aparte por monto con una variedad para cada monto que vendes seguido, y deja apagado el control de inventario, porque las variedades no se convierten a litros. Mantén tu inventario en litros al día con el medidor y los ajustes de inventario.
- ¿Puedo registrar el aire y los parches de llanta?
- Sí. Crea cada servicio como artículo de tipo Servicio sin inventario, con variedades como Moto y Auto. Los ingresos por servicios aparecen aparte en los reportes.
- ¿La caja sigue funcionando cuando se va la señal?
- Sí. Las ventas se guardan en el dispositivo y se sincronizan cuando vuelve la conexión. El modo sin conexión funciona hasta 7 días antes de que la app necesite conectarse para sincronizar.
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