Salesmaster est une application de caisse pour mini-stations-service, sur Android, iPhone & iPad, Windows et Mac. Le carburant est vendu comme un article au prix du litre avec un stock en litres, le carburant en bouteille, les huiles et les boissons sont des produits classiques, et les petits travaux comme le gonflage, les rustines et les vidanges sont des articles de type Service sans stock. Les pompistes se connectent avec leur propre code PIN sur un appareil du personnel, et les achats de carburant, les salaires et l'entretien de la pompe vont dans Finances pour que vous voyiez votre vrai bénéfice net.
Les problèmes que toutes les mini-stations connaissent
Le carburant se vend vite avec une marge mince, et l'argent liquide change de mains de nombreuses fois par jour. Des comptes propres font toute la différence.
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Une marge très mince par litre
L'écart entre ce que vous payez et ce que vous facturez est faible. Une caisse qui manque ou quelques litres non enregistrés peuvent effacer le bénéfice d'une journée entière.
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Les petits services jamais enregistrés
Gonflage, rustines et vidanges vont vite et se paient en espèces. S'ils ne passent pas en caisse, ce revenu n'apparaît jamais dans vos rapports.
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Approvisionnement et entretien de la pompe
Transporter les jerricans, étalonner le compteur et alimenter la pompe sont des frais réguliers. Sans les enregistrer, vous ne connaissez jamais vraiment votre bénéfice net.
Construire votre catalogue : carburant, huiles, petits services et boissons
Dans Salesmaster, chaque type de carburant est un article du Catalogue avec le litre comme unité, par exemple Essence ordinaire (RON 90), au litre, Essence premium (RON 92), au litre et Kérosène, au litre. Le carburant en bouteille est un article séparé vendu à la bouteille. L'huile moteur, l'huile de scooter, l'huile de boîte, le liquide de refroidissement et l'eau de batterie sont des produits classiques avec leur propre stock.
Regroupez les articles en catégories comme Carburant, Huiles & liquides, Petits services et Boissons. Sur l'écran Vente, le pompiste touche une catégorie puis l'article, et le total s'affiche aussitôt. Les produits emballés avec un code-barres, comme les huiles et les boissons en bouteille, peuvent être scannés avec un lecteur de code-barres.
Les boissons fraîches comme l'eau en bouteille, le café en bouteille et les boissons isotoniques sont souvent achetées par les conducteurs qui s'arrêtent faire le plein. Mettez-les au catalogue pour qu'elles comptent dans le chiffre d'affaires et que leur stock soit suivi.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Catégories et créez Carburant, Huiles & liquides, Petits services et Boissons.
- Étape 2: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez chaque carburant avec le litre comme unité et son prix au litre.
- Étape 3: Ajoutez les huiles, liquides et boissons comme produits avec leur prix et leur stock.
- Étape 4: Ouvrez l'écran Vente et vérifiez que chaque catégorie affiche les bons articles.
Vendre le carburant au litre, ou au montant
Pour une vente au litre, le pompiste touche l'article carburant et saisit le nombre de litres. Dans Salesmaster, les quantités du panier sont des nombres entiers : le carburant est donc enregistré en litres entiers, comme 1, 2 ou 3. Le total se calcule à partir du prix au litre.
Certains clients demandent un montant précis plutôt qu'un nombre de litres. Si c'est courant dans votre station, créez un article séparé comme « Essence ordinaire, au montant » avec une variante pour chaque montant que vous vendez habituellement. Gardez en tête que chaque variante a son propre stock et n'est pas convertie en litres : laissez le Suivi du stock désactivé pour l'article au montant et rapprochez vos litres du compteur de la pompe.
Salesmaster ne se connecte ni à la pompe ni à un compteur numérique. Les relevés du compteur et les ventes dans l'application sont enregistrés séparément, puis comparés à la fin de chaque service ou de chaque journée.
Le stock de carburant en litres, plus les huiles et les boissons
Activez le Suivi du stock pour chaque carburant vendu au litre et saisissez le stock initial d'après votre cuve ou vos fûts. Chaque vente au litre retire automatiquement du stock. Quand une livraison arrive, par exemple 300 litres, ajoutez-la dans Catalogue → Stock.
Le carburant a toujours un peu d'évaporation et de petits écarts. Comparez régulièrement le stock de l'application avec ce qu'il y a réellement dans la cuve et enregistrez la différence comme ajustement de stock. L'historique du stock montre si l'écart est normal ou s'il mérite qu'on s'y intéresse.
Les huiles, le liquide de refroidissement et les boissons sont suivis à la bouteille. L'Huile moteur moto 4T peut avoir des variantes par grade, comme SAE 10W-30 et SAE 10W-40, chacune avec son prix et son stock. Enregistrez vos fournisseurs de carburant et d'huile dans Catalogue → Fournisseur.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles, choisissez Essence ordinaire (RON 90), au litre, et activez le Suivi du stock.
- Étape 2: Ouvrez Catalogue → Stock et saisissez le stock initial en litres d'après votre cuve.
- Étape 3: À chaque livraison de carburant, ajoutez les litres reçus.
- Étape 4: À la fin de chaque semaine, comparez le stock avec la cuve et enregistrez tout écart comme ajustement de stock.
Gonflage, rustines et vidanges en articles de type Service
Les petits services apportent un vrai revenu à une mini-station. Dans Salesmaster, ce sont des articles de type Service sans stock. Gonflage des pneus a les variantes Moto et Voiture, Réparation de pneu moto a les variantes Chambre à air et Tubeless, et Main-d'œuvre vidange a un prix unique.
Quand un motard fait sa vidange, le pompiste ajoute la bouteille d'huile et Main-d'œuvre vidange au même panier. Le stock d'huile baisse, la main-d'œuvre est enregistrée comme revenu, et le total est juste. Dans les rapports, le revenu des services apparaît séparément des ventes de carburant.
Si un service utilise des fournitures comme des rustines ou de la colle, saisissez leur coût comme coût de l'article de service : la marge brute des services dans vos rapports reste proche de la réalité.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et créez Gonflage des pneus comme service.
- Étape 2: Ajoutez les variantes Moto et Voiture avec leurs prix.
- Étape 3: Créez de la même façon Réparation de pneu moto et Main-d'œuvre vidange comme articles de type Service.
- Étape 4: Essayez sur l'écran Vente : ajoutez une bouteille d'huile et Main-d'œuvre vidange dans un même panier.
Pompistes du matin et du soir
Le propriétaire se connecte avec le compte principal, et un compte ne peut être connecté que sur un appareil à la fois. Les pompistes sont ajoutés dans Personnel, et le téléphone de la pompe est enregistré comme appareil du personnel. Le personnel se connecte avec un code PIN, et vous décidez de ce qu'il peut voir et modifier. Les comptes du personnel sont inclus dans Bronze Pro (1 personne) et Silver Pro (2 personnes) : le pompiste du matin et celui du soir peuvent donc avoir chacun le leur.
Chaque pompiste se connecte avec son propre code PIN sur l'appareil du personnel. Depuis l'appareil du propriétaire, vous consultez les ventes de chaque jour sans vous déplacer jusqu'à la station.
Paiements et reçus
La plupart des clients paient en espèces, mais beaucoup paient par carte ou portefeuille mobile. Créez les modes de paiement que vous acceptez. Salesmaster enregistre le mode utilisé ; il n'est pas relié à un terminal de paiement : les paiements par carte passent sur votre terminal et le pompiste choisit Carte dans l'application. Pour les espèces, le pompiste saisit le montant reçu et la monnaie à rendre se calcule. Les rapports montrent combien est entré par chaque mode : le comptage de la caisse et le solde bancaire se rapprochent facilement.
Tous les clients ne veulent pas de reçu. Quand l'un d'eux en demande, il s'imprime sur une imprimante thermique Bluetooth ou USB, ou part sous forme de lien de reçu web. Chaque vente reste enregistrée dans Transactions, avec ou sans reçu.
Achats de carburant, salaires, entretien de la pompe et bénéfice
Dans Finances, enregistrez chaque dépense avec une catégorie et le portefeuille d'où elle provient : achats de carburant et de stock, huiles et liquide de refroidissement, boissons, salaires des pompistes, entretien de la pompe et étalonnage du compteur, électricité, et approvisionnement en carburant. Le rapport Finances montre ensuite le chiffre d'affaires, le coût des marchandises, les frais de fonctionnement et le bénéfice net.
Comme la marge par litre est mince, mettez à jour le coût au litre chaque fois que votre prix d'achat change. Le coût sert à calculer la marge brute : vos rapports restent fidèles à ce que vous gagnez réellement.
- Étape 1: Ouvrez Finances et créez des portefeuilles comme Caisse du magasin, Compte bancaire et Portefeuille électronique.
- Étape 2: Créez des catégories de dépenses comme Carburant & stock, Salaires des pompistes, Entretien de la pompe, Électricité et Approvisionnement.
- Étape 3: Enregistrez chaque dépense avec son montant, sa catégorie, son portefeuille et une note.
- Étape 4: À la fin du mois, ouvrez le résumé Finances pour voir votre bénéfice net.
Rapports quotidiens : litres vendus, services et produits
Les rapports sont disponibles par jour, semaine, mois et année. Vous voyez le chiffre d'affaires total, les ventes brutes et nettes, la marge brute, un graphique journalier et le chiffre d'affaires par article. Vous voyez clairement ce qui vient du carburant, des huiles, des boissons et des services : vous savez quelle partie de l'activité rapporte le plus.
Les rapports s'exportent en Excel ou en PDF pour vos archives ou pour les membres de la famille qui aident à tenir la station.
En bord de route, le réseau est souvent faible. Les ventes sont enregistrées sur l'appareil et se synchronisent au retour de la connexion. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours, et la première synchronisation après la connexion nécessite Internet.
Exemple de catalogue pour une mini-station-service
Adaptez-le au carburant et aux produits que vous vendez.
| Catégorie | Article | Variantes | Unité | Stock |
|---|---|---|---|---|
| Carburant | Essence ordinaire (RON 90), au litre | - | litre | Oui, en litres |
| Carburant | Essence premium (RON 92), au litre | - | litre | Oui, en litres |
| Carburant | Essence en bouteille 1 L | - | bouteille | Oui |
| Carburant | Kérosène, au litre | - | litre | Oui, en litres |
| Huiles & liquides | Huile moteur moto 4T 0,8 L | SAE 10W-30, SAE 10W-40 | bouteille | Par variante |
| Huiles & liquides | Liquide de refroidissement 1 L | - | bouteille | Oui |
| Petits services | Gonflage des pneus | Moto, Voiture | pneu | Sans stock |
| Petits services | Réparation de pneu moto | Chambre à air, Tubeless | prestation | Sans stock |
| Boissons | Eau en bouteille 600 ml | - | bouteille | Oui |
Les quantités du panier sont des litres entiers. Si vous vendez aussi au montant, créez un article séparé au montant avec le Suivi du stock désactivé, et rapprochez vos litres du compteur de la pompe.
Quel forfait pour votre station
Commencez par compter les ventes par jour. Une mini-station qui sert environ 50 conducteurs par jour enregistre à peu près 1 500 transactions par mois.
| Formule | Prix | Ventes / mois | Comptes employés | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratuit | 30 | Propriétaire seul | Pour essayer l'encaissement à la pompe avant de l'utiliser pour de vrai. |
| Solo Pro | $4.90/mois | 3,000 | Propriétaire seul | Points de vente de carburant tenus par le propriétaire seul. |
| Bronze Pro | $6.90/mois | 5,000 | 1 employé | Stations avec un pompiste sur le téléphone de la pompe, pendant que le propriétaire suit à distance. |
| Silver Pro | $9.90/mois | 8,000 | 2 employés | Stations ouvertes du matin tôt au soir tard, avec un pompiste du matin et un du soir. |
Chaque forfait inclut l'encaissement, le catalogue, les reçus, les rapports et le mode hors ligne. Vous pouvez changer de forfait à tout moment. Voir les tarifs →
Questions fréquentes
- Salesmaster peut-il enregistrer les ventes de carburant au litre ?
- Oui. Créez le carburant comme un article avec le litre comme unité et un prix au litre, puis saisissez les litres dans le panier. Les quantités sont des litres entiers, et le stock en litres baisse automatiquement quand le Suivi du stock est activé.
- Salesmaster se connecte-t-il à la pompe ou à un compteur numérique ?
- Non. Les ventes sont enregistrées dans l'application et les relevés du compteur sont notés à part. Comparez les litres du compteur avec les litres vendus dans le rapport à la fin de chaque service ou de chaque journée.
- Et si un client demande un montant en euros plutôt qu'un nombre de litres ?
- Créez un article séparé au montant, avec une variante pour chaque montant que vous vendez habituellement, et laissez le Suivi du stock désactivé, car les variantes ne sont pas converties en litres. Gardez votre stock en litres juste grâce au compteur et aux ajustements de stock.
- Puis-je enregistrer le gonflage et les réparations de pneus ?
- Oui. Créez chaque prestation comme un article de type Service sans stock, avec des variantes comme Moto et Voiture. Le revenu des services apparaît à part dans les rapports.
- La caisse continue-t-elle de fonctionner quand le réseau coupe ?
- Oui. Les ventes sont enregistrées sur l'appareil et se synchronisent au retour de la connexion. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours avant que l'application doive se connecter pour synchroniser.
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