Salesmaster ist eine Kassen-App für Mini-Tankstellen auf Android, iPhone & iPad, Windows und Mac. Kraftstoff wird als Artikel mit Preis pro Liter verkauft und der Bestand in Litern geführt, Kraftstoff in Flaschen, Öl und Getränke sind normale Produkte, und schnelle Arbeiten wie Reifenluft, Reifenflicken und Ölwechsel sind Service-Artikel ohne Bestand. Tankwarte melden sich mit eigener PIN auf einem Mitarbeitergerät an, und Kraftstoffeinkäufe, Löhne und die Wartung der Zapfsäule kommen unter Finanzen, sodass Sie den echten Nettogewinn sehen.
Probleme, die jede Mini-Tankstelle kennt
Kraftstoff geht schnell und mit knapper Marge über den Tresen, und Bargeld wechselt viele Male am Tag den Besitzer. Saubere Aufzeichnungen machen den Unterschied.
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Eine sehr knappe Marge pro Liter
Der Abstand zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis ist klein. Eine Kasse mit Fehlbetrag oder ein paar nicht erfasste Liter können den Gewinn eines ganzen Tages auffressen.
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Kleine Services, die nie erfasst werden
Reifenluft, Reifenflicken und Ölwechsel gehen schnell und werden bar bezahlt. Werden sie nicht gebucht, taucht diese Einnahme nie in Ihren Berichten auf.
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Kraftstofffahrten und Wartung der Zapfsäule
Kanister holen, den Zähler kalibrieren und die Pumpe mit Strom versorgen sind laufende Kosten. Ohne sie zu erfassen, kennen Sie Ihren Nettogewinn nie wirklich.
Ihren Katalog aufbauen: Kraftstoff, Öl, schnelle Services und Getränke
In Salesmaster ist jede Kraftstoffsorte ein Artikel im Katalog mit Liter als Einheit, zum Beispiel „Normalbenzin (ROZ 90), pro Liter“, „Superbenzin (ROZ 92), pro Liter“ und „Petroleum, pro Liter“. Kraftstoff in Flaschen ist ein eigener Artikel, der pro Flasche verkauft wird. Motoröl, Rolleröl, Getriebeöl, Kühlmittel und Batteriewasser sind normale Produkte mit eigenem Bestand.
Ordnen Sie die Artikel in Kategorien wie Kraftstoff, Öle & Flüssigkeiten, Schnelle Services und Getränke. Auf dem Verkaufsbildschirm tippt der Tankwart auf eine Kategorie und dann auf den Artikel, und die Summe erscheint sofort. Verpackte Produkte mit Barcode, etwa Öl und Getränke in Flaschen, lassen sich mit einem Barcodescanner scannen.
Kalte Getränke wie Wasser, Kaffee in der Flasche und isotonische Getränke kaufen oft Fahrer, die zum Tanken anhalten. Nehmen Sie sie in den Katalog auf, damit sie zum Umsatz zählen und ihr Bestand verfolgt wird.
- Schritt 1: Öffnen Sie Katalog → Kategorien und legen Sie Kraftstoff, Öle & Flüssigkeiten, Schnelle Services und Getränke an.
- Schritt 2: Öffnen Sie Katalog → Artikelliste und fügen Sie jede Kraftstoffsorte mit Liter als Einheit und ihrem Preis pro Liter hinzu.
- Schritt 3: Fügen Sie Öle, Flüssigkeiten und Getränke als Produkte mit eigenem Preis und Bestand hinzu.
- Schritt 4: Öffnen Sie den Verkaufsbildschirm und prüfen Sie, ob jede Kategorie die richtigen Artikel zeigt.
Kraftstoff nach Liter oder nach Betrag verkaufen
Beim Verkauf nach Liter tippt der Tankwart auf den Kraftstoffartikel und gibt die Anzahl der Liter ein. Mengen im Warenkorb sind in Salesmaster ganze Zahlen, daher wird Kraftstoff in ganzen Litern erfasst, etwa 1, 2 oder 3. Die Summe wird aus dem Preis pro Liter berechnet.
Manche Kunden verlangen statt einer Literzahl einen festen Betrag. Kommt das an Ihrer Tankstelle häufig vor, legen Sie einen eigenen Artikel an, etwa „Normalbenzin, nach Betrag“, mit einer Variante für jeden Betrag, den Sie üblicherweise verkaufen. Beachten Sie, dass jede Variante ihren eigenen Bestand hat und nicht in Liter umgerechnet wird. Lassen Sie die Lagerverfolgung für den Betragsartikel also ausgeschaltet und gleichen Sie Ihre Liter mit dem Zähler der Zapfsäule ab.
Salesmaster ist nicht mit der Zapfsäule oder einem digitalen Zähler verbunden. Zählerstände und Verkäufe in der App werden getrennt erfasst und am Ende jeder Schicht oder jedes Tages verglichen.
Kraftstoffbestand in Litern, dazu Öl und Getränke
Schalten Sie für jeden Kraftstoffartikel pro Liter die Lagerverfolgung ein und tragen Sie den Anfangsbestand aus Ihrem Tank oder Ihren Fässern ein. Jeder Verkauf nach Liter bucht den Bestand automatisch ab. Kommt eine Lieferung, zum Beispiel 300 Liter, tragen Sie sie unter Katalog → Lager ein.
Bei Kraftstoff gibt es immer etwas Verdunstung und kleine Abweichungen. Vergleichen Sie den Bestand in der App regelmäßig mit dem, was tatsächlich im Tank ist, und erfassen Sie die Differenz als Bestandskorrektur. Der Bestandsverlauf zeigt, ob die Abweichung normal ist oder ob Sie genauer hinsehen sollten.
Öl, Kühlmittel und Getränke werden pro Flasche geführt. „Motorrad-Motoröl 4T“ kann Varianten nach Viskosität haben, etwa SAE 10W-30 und SAE 10W-40, jede mit eigenem Preis und Bestand. Speichern Sie Ihre Kraftstoff- und Öllieferanten unter Katalog → Lieferant.
- Schritt 1: Öffnen Sie Katalog → Artikelliste, wählen Sie „Normalbenzin (ROZ 90), pro Liter“ und schalten Sie die Lagerverfolgung ein.
- Schritt 2: Öffnen Sie Katalog → Lager und tragen Sie den Anfangsbestand in Litern aus Ihrem Tank ein.
- Schritt 3: Fügen Sie bei jeder Kraftstofflieferung die erhaltenen Liter hinzu.
- Schritt 4: Vergleichen Sie am Ende jeder Woche den Bestand mit dem Tank und erfassen Sie eine Differenz als Bestandskorrektur.
Reifenluft, Reifenflicken und Ölwechsel als Service-Artikel
Schnelle Services bringen an einer Mini-Tankstelle echte Einnahmen. In Salesmaster sind sie Service-Artikel ohne Bestand. „Reifen aufpumpen“ hat die Varianten Motorrad und Auto, „Motorradreifen flicken“ die Varianten Schlauch und Schlauchlos, und „Arbeitslohn Ölwechsel“ hat einen einzigen Preis.
Lässt ein Fahrer das Öl wechseln, legt der Tankwart die Flasche Öl und „Arbeitslohn Ölwechsel“ in denselben Warenkorb. Der Ölbestand sinkt, der Arbeitslohn wird als Einnahme erfasst, und die Summe stimmt. In den Berichten erscheinen Service-Einnahmen getrennt vom Kraftstoffverkauf.
Wenn ein Service Material wie Flicken oder Kleber verbraucht, tragen Sie dessen Kosten als Einkaufspreis des Service-Artikels ein, damit der Bruttogewinn der Services in Ihren Berichten nah an der Wirklichkeit bleibt.
- Schritt 1: Öffnen Sie Katalog → Artikelliste und legen Sie „Reifen aufpumpen“ als Service an.
- Schritt 2: Fügen Sie die Varianten Motorrad und Auto mit ihren Preisen hinzu.
- Schritt 3: Legen Sie „Motorradreifen flicken“ und „Arbeitslohn Ölwechsel“ auf dieselbe Weise als Service-Artikel an.
- Schritt 4: Probieren Sie es auf dem Verkaufsbildschirm aus: Legen Sie eine Flasche Öl und „Arbeitslohn Ölwechsel“ in einen Warenkorb.
Früh- und Nachtschicht
Der Inhaber meldet sich mit dem Hauptkonto an, und ein Konto kann immer nur auf einem Gerät gleichzeitig angemeldet sein. Tankwarte werden als Mitarbeiter hinzugefügt, und das Handy an der Zapfsäule wird als Mitarbeitergerät registriert. Mitarbeiter melden sich mit einer PIN an, und Sie entscheiden, was sie sehen und ändern dürfen. Mitarbeiterkonten gibt es mit Bronze Pro (1 Mitarbeiter) und Silver Pro (2 Mitarbeiter), sodass Früh- und Nachtschicht jeweils ein eigenes Konto haben können.
Jeder Tankwart meldet sich mit seiner eigenen PIN auf dem Mitarbeitergerät an. Vom Gerät des Inhabers aus können Sie die Verkäufe jedes Tages prüfen, ohne zur Tankstelle fahren zu müssen.
Zahlungen und Quittungen
Die meisten Kunden zahlen bar, aber viele auch mit Karte oder mobiler Wallet. Legen Sie die Zahlungsmethoden an, die Sie akzeptieren. Salesmaster erfasst die genutzte Methode; es ist nicht mit einem Kartenterminal verbunden. Kartenzahlungen laufen also über Ihr Terminal, und der Tankwart wählt in der App „Karte“. Bei Barzahlung gibt der Tankwart den erhaltenen Betrag ein, und das Wechselgeld wird berechnet. Die Berichte zeigen, wie viel über jede Methode hereinkam, so lassen sich Kassensturz und Kontostand leicht abgleichen.
Nicht jeder Tankkunde möchte eine Quittung. Wenn doch, lässt sie sich auf einem Bluetooth- oder USB-Thermodrucker drucken oder als Web-Quittungslink senden. Jeder Verkauf bleibt unter Transaktionen gespeichert, mit oder ohne Quittung.
Kraftstoffeinkauf, Löhne, Wartung der Zapfsäule und Gewinn
Erfassen Sie unter Finanzen jede Ausgabe mit einer Kategorie und der Geldbörse, aus der sie bezahlt wurde: Kraftstoff- und Wareneinkauf, Öl und Kühlmittel, Getränke, Löhne der Tankwarte, Wartung der Zapfsäule und Kalibrierung des Zählers, Strom sowie Kraftstofffahrten. Der Finanzbericht zeigt dann Umsatz, Warenkosten, Betriebskosten und Nettogewinn.
Weil die Marge pro Liter knapp ist, aktualisieren Sie den Einkaufspreis pro Liter, sobald sich Ihr Einkaufspreis ändert. Der Einkaufspreis wird zur Berechnung des Bruttogewinns genutzt, so bleiben die Berichte nah an dem, was Sie wirklich verdienen.
- Schritt 1: Öffnen Sie Finanzen und richten Sie Geldbörsen wie Ladenkasse, Bankkonto und E-Wallet ein.
- Schritt 2: Legen Sie Ausgabenkategorien wie Kraftstoff & Ware, Löhne Tankwarte, Wartung Zapfsäule, Strom und Kraftstofffahrten an.
- Schritt 3: Erfassen Sie jede Ausgabe mit Betrag, Kategorie, Geldbörse und einer Notiz.
- Schritt 4: Öffnen Sie am Monatsende die Finanzübersicht, um Ihren Nettogewinn zu sehen.
Tagesberichte: verkaufte Liter, Services und Produkte
Berichte gibt es nach Tag, Woche, Monat und Jahr. Sie sehen Gesamtumsatz, Brutto- und Nettoverkäufe, Bruttogewinn, ein Tagesdiagramm und den Umsatz pro Artikel. So ist klar, wie viel aus Kraftstoff, aus Öl, aus Getränken und aus Services kam, und Sie wissen, welcher Teil des Geschäfts am meisten einbringt.
Berichte lassen sich nach Excel oder PDF exportieren, für Ihre Unterlagen oder für Familienmitglieder, die beim Betrieb der Tankstelle helfen.
An Tankstellen am Straßenrand ist der Empfang oft schwach. Verkäufe werden auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist. Der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage, und die erste Synchronisierung nach der Anmeldung braucht eine Internetverbindung.
Ein Beispielkatalog für eine Mini-Tankstelle
Passen Sie ihn an den Kraftstoff und die Produkte an, die Sie verkaufen.
| Kategorie | Artikel | Varianten | Einheit | Bestand |
|---|---|---|---|---|
| Kraftstoff | Normalbenzin (ROZ 90), pro Liter | - | Liter | Ja, in Litern |
| Kraftstoff | Superbenzin (ROZ 92), pro Liter | - | Liter | Ja, in Litern |
| Kraftstoff | Benzin in der Flasche 1 L | - | Flasche | Ja |
| Kraftstoff | Petroleum, pro Liter | - | Liter | Ja, in Litern |
| Öle & Flüssigkeiten | Motorrad-Motoröl 4T 0,8 L | SAE 10W-30, SAE 10W-40 | Flasche | Pro Variante |
| Öle & Flüssigkeiten | Kühlmittel 1 L | - | Flasche | Ja |
| Schnelle Services | Reifen aufpumpen | Motorrad, Auto | Reifen | Kein Bestand |
| Schnelle Services | Motorradreifen flicken | Schlauch, Schlauchlos | Service | Kein Bestand |
| Getränke | Wasser 600 ml | - | Flasche | Ja |
Mengen im Warenkorb sind ganze Liter. Wenn Sie auch nach Betrag verkaufen, legen Sie einen eigenen Betragsartikel mit ausgeschalteter Lagerverfolgung an und gleichen Sie Ihre Liter mit dem Zähler der Zapfsäule ab.
Welches Paket zu Ihrer Tankstelle passt
Zählen Sie zuerst die Verkäufe pro Tag. Eine Mini-Tankstelle mit etwa 50 Fahrern am Tag kommt auf rund 1.500 Transaktionen im Monat.
| Tarif | Preis | Verkäufe / Monat | Mitarbeiterkonten | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Free | Kostenlos | 30 | Nur Inhaber | Um den Kassiervorgang an der Zapfsäule auszuprobieren, bevor Sie ihn im Alltag nutzen. |
| Solo Pro | $4.90/Monat | 3,000 | Nur Inhaber | Kraftstoffstände, die der Inhaber allein führt. |
| Bronze Pro | $6.90/Monat | 5,000 | 1 Mitarbeiter | Tankstellen mit einem Tankwart am Handy der Zapfsäule, während der Inhaber aus der Ferne nachsieht. |
| Silver Pro | $9.90/Monat | 8,000 | 2 Mitarbeiter | Tankstellen, die von früh bis spät geöffnet sind, mit Früh- und Nachtschicht. |
Jedes Paket enthält Kasse, Katalog, Quittungen, Berichte und Offline-Modus. Sie können das Paket jederzeit wechseln. Preise ansehen →
Häufige Fragen
- Kann Salesmaster Kraftstoffverkäufe nach Liter erfassen?
- Ja. Legen Sie den Kraftstoff als Artikel mit Liter als Einheit und einem Preis pro Liter an und geben Sie dann die Liter im Warenkorb ein. Die Mengen sind ganze Liter, und der Bestand in Litern sinkt automatisch, wenn die Lagerverfolgung eingeschaltet ist.
- Ist Salesmaster mit der Zapfsäule oder einem digitalen Zähler verbunden?
- Nein. Verkäufe werden in der App erfasst, Zählerstände separat notiert. Vergleichen Sie am Ende jeder Schicht oder jedes Tages die Liter auf dem Zähler mit den verkauften Litern im Bericht.
- Was, wenn ein Kunde einen Euro-Betrag statt Liter verlangt?
- Legen Sie einen eigenen Betragsartikel mit einer Variante für jeden Betrag an, den Sie üblicherweise verkaufen, und lassen Sie die Lagerverfolgung ausgeschaltet, da Varianten nicht in Liter umgerechnet werden. Halten Sie Ihren Literbestand mit dem Zähler und Bestandskorrekturen aktuell.
- Kann ich Reifenluft und Reifenflicken erfassen?
- Ja. Legen Sie jeden Service als Service-Artikel ohne Bestand an, mit Varianten wie Motorrad und Auto. Service-Einnahmen erscheinen in den Berichten getrennt.
- Arbeitet die Kasse weiter, wenn das Netz wegfällt?
- Ja. Verkäufe werden auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist. Der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage, bevor sich die App zum Synchronisieren verbinden muss.
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